会议管理_高效团队会议培训教材

Confidential内部资料保密 高效团队会议 Seite2 成果 本期研讨会结束时 你将能够 识别团队会议的好处识别如何积极参与团队会议描述团队会议的结构和记录要求列举高效团队会议的特征 Seite3 事故报告 破冰方式 事故报告 事故报告 事故报告 时间 20分钟目的 1 说明人与人之间的沟通信息存在损耗2 为了清晰沟通的重要性说明 需要5名志愿者 从一人复述到另一个人会发生什么呢 你团队中是否曾发生这种沟通中断 本练习只由5个人进行 现场有多少人 这么多人参加本练习时 是否有可能会使信息更加歪曲 在本次团队高效沟通的必要性的练习中 你学到什么 事故报告 破冰方式 Seite5 讨论 举行团队会议有什么好处 什么是团队会议 Seite6 什么是团队会议 团队成员为了一个具体的目的聚集到一起 并就对于团队未来成功至关重要的问题进行讨论和表达想法的讨论会 Seite7 什么是团队会议 团队成员为了一个具体的目的聚集到一起 并就对于团队未来成功至关重要的问题进行讨论和表达想法的讨论会 Seite8 回顾之前承诺的工作任务的进展回顾每个关键绩效 KPI 的表现 班 日 周 月 生产计划与目标的达成公司新闻通告 通告 讨论影响团队及团队成员的任何重要话题输出工作计划任务和具体责任人员 团队会议的内容 团队会议的好处 给团队固定的时间集中讨论目标达标情况 明确差距 促进团队成员及团队领导之间的沟通 促进团队的持续改进 解决生产问题 明确团队工作任务的分派 Seite10 沉船 练习 沉船 沉船 沉船 Seite11 沉船练习 情况汇报 你的团队决定登陆哪个岛及为什么 你是如何做此决定的 观察者的行为使你更容易或更难做决定 观察者行为的哪些具体方面影响了团队的绩效 是如何影响的 现在观察者可以解释自己分配到的角色以及角色的说明 你是否在团队会议中看到有人的行为像这些观察者一样 如果是 这些人有其它什么行为 以及他们如何影响团队协作 问题解决及群策群力 什么会有助于使会议更高效 Seite12 积极参与和消极参与 Seite13 谁对成功的团队会议负责 我们指的团队会议参与是什么意思呢 为什么所有团队成员应当参与会议 团队所有人 1 分享我们独特的技巧 知识及想法 便于帮助团队做决定2 参与讨论 参与解决问题及做决定 1 每个员工对自己的岗位掌握第一手资料 信息反馈更准确2 改进和想法使企业不断提高并一直领先对手3 如果团队每个人能参与作出会影响他们工作的决策 他们会为自己的工作而感到骄傲并逐渐会产生兴趣 积极参与和消极参与 思考在沉船练习中发生了什么 哪种行为有利于会议的成功 积极参与和消极参与 思考在沉船练习中发生了什么 哪种行为有利于会议的成功 积极参与和消极参与 提问题 提建议及产生想法参与制定团队决策及在重大团队问题上寻求一致就采取的措施达成或取得一致意见讨论及定义问题及提供建议的解决方案讨论重大问题及团队目标检查对信息的理解是否正确要求提供更多有关团队衡量指标或问题的信息总结之前讨论或决定的内容总结并作出团队决策 积极参与和消极参与 哪种行为会使会议不成功或不愉快 积极参与和消极参与 关注不满及抱怨而不是团队目标退出讨论并拒绝承担责任支配讨论及试图控制会议打断其他团队成员的讲话侮辱其他团队成员的想法或建议或持续表示不同意不参加会议讨论隐私问题及不倾听其它团队成员的想法转变其他人更有兴趣讨论的话题与坐在旁边的人低声说话 哪种行为会使会议不成功或不愉快 结构化团队会议 你有参加定期团队会议吗 参加会议的人多吗 会议结构化如何 在团队会议中 你一般讨论什么 Seite19 目的 会议议程 时间地点参会名单会议主持人任务跟进行动列表 结构化团队会议 结构化会议所包含的内容 结构化团队会议 范例 Seite21 每日团队会议议程 每日团队会议的理想团队议程是 出勤率 2分钟任何环境 健康与安全事故 3分钟对行动要点的反馈 2分钟回顾过去的绩效 与纠正措施一起 6分钟生产力 停工期质量 废品数量成本 浪费交付 生产与计划安全 EHS审核得分士气 5S与出勤率下一轮班计划或工作周期 2分钟生产计划特别事件 如维护 审核操作员的分配组织新闻 如适用 2分钟团队提出的一般问题 3分钟更新行动计划 2分钟 Seite22 行动列表的重要性 没有行动列表的会议 只是一个演讲课程 而不会产生实质性的计划 行动或变化 Seite23 持续改进循环 利用可视化 使问题暴露无遗 通过团队会议 就解决措施达成一致 利用行动计划落实改进措施 Seite24 行动列表 团队 会议日期 会议时间 Seite25 出席名单 会议日期 会议时间 出席名单 为什么所有团队成员参加团队会议如此重要 团队信息会得到良好的沟通和传递团队成员可以分享决策制定团队成员可以与团队分享他们的想法团队成员了解了当天团队的计划是什么 因此会与团队其他人共同致力于同一个目标 Seite27 会议的基本规则 出席准时会议地点与时间参与基本的会话礼貌行动列表其它规范和基本规则 Seite28 团队会议中的角色 团队领导在会议中的角色 团队成员在会议中的角色 团队会议中的角色 团队领导 使团队关注其绩效目标推动持续改进以实现绩效目标 团队会议中的角色 团队成员在会议中的角色积极参与提问题提建议分享想法负责实现行动等 Seite31 问题解决会议 如果在每日会议中发现了问题 那么可以根据问题的性质 在几天内解决 Seite32 现场问题解决 大多数团队识别的问题需要由个别团队成员立即采取措施解决 重要的是这些问题尽快得以解决 以继续生产 我们称其为现场问题解决 如果在每日团队会议中发现问题 操作员应当在会议之后尽快进行以下方面 1 根据证据找出原因团队成员应当检查所有的问题实物证据 比如 标签变形 并使用 5个为什么 方法找出问题的根本原因 2 采取纠正措施识别原因后 操作员需要采取适当的措施来解决问题并让生产继续 3 记录事故当问题发生时 重要的是记录与之相关的信息 以备将来使用和参考 4 使用故障排查图解决问题制定故障排查图后 操作员可用它来识别问题的原因并加以解决 5 检查 在解决方案付诸实施后 团队成员需要随后进行检查 以确保行动成功 并且所有设备都运转良好 对于反复出现或团队成员不能独立解决的问题 要报告给团队领导 这样 这些问题将会在每周问题解决会议中由团队解决 现场问题解决 Seite34 故障排查图 Seite35 每周问题解决会议 每日会议得到有效地开展后 才会开始每周问题解决会议 在开始问题解决会议之前 团队不能解决的任何问题都应当上传至每日管理层或生产会议 Seite36 评估团队会议 效率 我们所作的事情是否正确 我们提出的问题是否正确 我们解决的问题是否正确 我们处理的问题是否与团队目标相关 效率 我们所作的事情是否正确