会议管理_商务会议礼仪课件2

商务会议礼仪 商务会议礼仪 知识点 职业素质 知识点 掌握公司会议的工作流程了解会议准备的内容掌握会议座次安排的原则了解商务谈谈判的礼仪规范 职业素质 组织能力策划能力协调能力沟通能力 本讲内容 第一节公司会议第二节商务谈判第三节签约礼仪第四节庆典礼仪 第一节公司会议 公司会议的工作流程安排 工作会议的会前工作流程工作会议的会中工作流程工作会的会后工作流程 会务工作流程图 会前 会务工作流程图 会中 会务工作流程图 会后 会议准备工作 指导会务工作的原则 准备充分 组织严密 服务周到 确保安全 1 2 确定会议名称会议名称一般由 单位 内容 类型 构成 应根据会议的议题或主题来确定 会前准备工作1 确定会议主题与议题要有切实的依据 必须要结合本单位的实际 要有明确的目的 4 确定会议时间 会期会议的最佳时间 要考虑主要领导是否能出席 确定会期的长短应与会议内容紧密联系 3 确定会议规模与规格本着精简效能的原则会议的规模有大型 中型 小型 会议的规格有高档次 中档次和低档次 5 确定会议所需用品和设备 1 必备用品是指各类会议都需要的用品和设备 包括文具 桌椅 茶具 扩音设备 照明设备 空调设备 投影和音像设备等 2 特殊用品是指一些特殊类型的会议 例如谈判会议 庆典会议 展览会议等所需的特殊用品和设备 6 建立会议组织机构会务组 宣传组 秘书组 文件组 接待组 保卫组 7 确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员 应根据会议的性质 议题 任务来确定与会人员 9 安排会议议程与日程会议日程是指会议在一定时间内的具体安排 对会议所要通过的文件 所要解决的问题的概略安排 并冠以序号将其清晰地表达出来 8 确定会议地点要根据会议的规模 规格和内容等要求来确定 有时也考虑政治 经济 环境等因素 10 制发会议通知会议通知的内容包括名称 时间 地点 与会人员 议题及要求等 会议通知的种类有书信式和柬帖式 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知 会议通知的方式有书面 口头 电话 邮件 11 制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称 与会者单位 姓名 职务 证件号码等 有些重要证件还贴上本人照片 加盖印章 12 准备会议文件资料主要有议程表和日程表 会场座位分区表和主席台及会场座次表 主题报告 领导讲话稿 其他发言材料 开幕词和闭幕词 其他会议材料等 会场内外的布置 会标 会徽 台幕 标语 桌签 坐签 色调 灯光 气味 旗帜 花卉 第二节商务谈判 主方谈判的接待准备 一 主方谈判的接待准备 1 主座谈判的接待准备主座谈判 作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时 一定要在迎送 款待 场地布置 座次安排等各方面精心周密准备 尽量做到主随客便 主应客求 以获得客方的理解 信赖和尊重 成立接待小组成员由后勤保障 食宿方面 交通 通讯 医疗等各环节的负责人员组成 涉外谈判还应备有翻译 了解客方基本情况 收集有关信息可向客方索要谈判代表团成员的名单 了解其性别 职务 级别及一行人数 以作食宿安排的依据 掌握客方抵离的具体时间 地点 交通方式 以安排迎送的车辆和人员及预订 预购返程车船票或飞机票 拟订接待方案根据客方的意图 情况和主方的实际 拟订出接待计划和日程安排表 日程安排还要注意时间上紧凑 日程安排表拟出后 可传真给客方征询意见 待客方无异议确定以后 即可打印 如涉外谈判 则要将日程安排表译成客方文字 日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发 亦可将其放在客方成员住房的桌上 主座谈判时 东道主可根据实际情况举行接风 送行 庆祝签约的宴会或招待会 客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的 2 主座谈判迎送工作主方应确定与客方谈判代表团的身份 职位对等 准确掌握对方抵离的时间 主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候 主方应主动到机场 车站 码头迎接 在到达前15分钟赶到 对于客方身份特殊或尊贵的领导 还可以安排献花 迎接的客人较多的时候 主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接 双方人员互相握手致意 问候寒暄 如果主方主要领导陪同乘车 应该请客方主要领导坐在其右侧 最好客人从右侧门上车 主人从左侧门上车 避免从客人座前穿过 Nicetoseeyou 3 谈判室的布置与座次安排 谈判室的选择与布置小规模谈判还可在会客室 有条件的话最好安排二三个房间 一间作为主要谈判室外 另一间作为双方进行内部协商的密谈室 再配一个休息室 谈判室布置以高雅 宁静 和谐为宜 环境安静 没有外人和电话干扰 光线充足 室温适宜 装饰陈设简洁 实用 美观 谈判桌摆放及座次安排长方形或椭圆形 若谈判桌横放 则正面对门为上座 应属于客方 背面对门为下座 属于主方 若谈判桌竖放 则应以进门方向为准 右侧为上 属客方 左侧为下 属主方 双方主谈人 首席代表 各在己方一边的中间就坐 译员安排在主谈人右侧 其余人员则遵循右高左低的原则 依照职位高低自近而远地分别在主谈人两侧就坐 二 客座谈判的礼仪 入乡随俗 客随主便 对一些非原则性问题采取宽容的态度 以保证谈判的顺利进行 明确告诉主方自己代表团的来意目的 成员人数 成员组成 抵离的具体时间 航班车次 食宿标准等等 以方便主方的接待安排 可与主方协商提出自己的参观访问 游览观光等活动要求 但应尊重主方安排 谈判期间 对主方安排的各项活动要准时参加 通常应在约定时间的5分钟之前到达约定地点 到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约 对主方的接待 在适当的时间以适当的方式表示感谢 客座谈判有时也可视双方的情况 除谈判的日程外 自行安排食宿 交通 访问 游览等活动 三 出席商务谈判的仪表仪态要求 1 整洁的仪容仪容是指一个人的身体不着装的部位 主要是头发 面部和手部 商界人士仪容的要求是干净整齐 端庄大方 男性头发 发型简单大方 长短适当 干净整齐 不准留新潮 怪异的发型 不准蓬头乱发 亦不准染发 最好也不要烫发 手 谈判时 握手问候 交换名片和递送文件等都会将手展示于人 因此 及时修剪指甲 保持手的干净整齐也是必要的 面部 保持干净清爽 养成每天上班前必剃须的习惯 不准留胡子 也不能留大鬓角 谈判前 不要进食大蒜 葱 韭菜 洋葱 腐乳之类的食物 保持牙齿清洁 没有食品残留物 也没有异味 女性 出席商务谈判的女性 应选择端庄大方的发型 过于时髦 怪异的发型 染发和不加以固定的长发 都不适合出现在这种场合 选用的发卡 发箍以朴实素雅为佳 脸部应化淡雅的日妆 保持妆容的和谐清爽 一般不宜文眉 文眼线 唇膏和眼影也不要过于浓艳 要与服饰协调 可适当使用清新的淡香水 但香气不可过于浓烈 女性手部除保持干净整齐外 可适当使用指甲油美饰一下指甲 不宜涂抹彩色指甲油 2 规范的服饰 男性 应穿深色 蓝 黑 灰 棕 的三件套或两件套西装 白色 或与西装同色系 衬衣 打素色或条纹领带 配深色袜子和黑色皮鞋 除结婚戒指外 一般不戴其他首饰 最好能戴上一只有品味的手表 既能掌握时间 又是最好的装饰品 在商务谈判场合 男性不应穿着茄克衫 牛仔裤 T恤衫 旅游鞋 凉鞋等休闲服装出席 女性 端庄 典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选择 以体现着装者的稳重 端庄 配上肉色的长筒或连裤丝袜和黑色的高 中 跟鞋 与服饰配搭 适当点缀一两件首饰或胸针 花 丝巾等 出席商务谈判的女性 切忌穿得太紧 太透 太花 太露 太短的休闲装或牛仔装 运动装 也不要佩戴太多的首饰 否则既显得没有教养 也显得没有品味 Yes No 3 文明得体的言谈举止 说话商务谈判人员要求说话表达准确 口齿清晰 言词有礼 要多用敬语和谦语 尽量采用委婉的表达方式 商务谈判时 还要善于倾听对方的意见 要求准确把握对方的意图 说话速度不宜太快 涉外谈判时 更应照顾到翻译的方便 说话的态度要友好 和善 面带微笑 以有助于促使问题的解决 举止出席谈判人员的举止要自然大方 优雅得体 站坐走握手 四 谈判过程中的礼仪 商务谈判过程中 自始至终都贯穿一定的礼仪规范 主方准时迎候 主方人员应先于客方到达谈判地点 当客方人员到达时 主方人员在大楼门口迎候 亦可指定专人在大楼门口接引客人 主方人员只在谈判室门口迎候 双方由主谈人介绍各自成员 互相握手 问候 致意 然后由客方先行进入谈判室或宾主双方同时进入谈判室 主方人员待客方人员落座后再坐下 重要的谈判 在正式开始前 双方作简短致辞 互赠纪念品 安排合影后再入座 合影位置排列 通常主方主谈人居中 其右侧是客方主谈人 客方其余代表依次排列 主方其余代表一般站在两端 双方人员入座后谈判正式开始 这时非谈判人员应全部离开谈判室 在谈判进行中 双方要关闭所有的通讯工具 或调到静音 人员也不要随便进出 谈判中 主方应提供茶水 咖啡等饮料 服务人员添茶续水要小心动作 可在休会或某一方密谈时进行 谈判结束后 主方人员应将客方人员送至电梯口或送到大楼门口上车 握手告别 目送客人汽车开动后再离开 如果安排了与谈判内容密切相关的参观考察活动 则应在参观点安排专门的接待人员 并悬挂欢迎性的标语横幅 签约仪式是组织与对方组织经过会谈 协商 形成某项协议或协定 再互换正式文本的仪式 它是一种比较隆重的活动 礼仪规范也比较严格 第三节签约礼仪 一 签约仪式的准备礼仪 1 要布置好签字厅签字厅有常设专用的 也有临时以会议厅 会客厅来代替的 布置的总原则是要庄重 整洁 清净 一间标准的签字厅 应当室内铺满地毯 除了必要的签字用桌椅外 其他一切的陈设都不需要 正规的签字桌应为长桌 横放在室内 其上最好铺设深绿色的台呢并在桌上摆好签字人姓名牌和待签的合同以及签字笔吸墨器等物品 与外商签署涉外合同时 还需在签字桌上按照礼宾顺序插放有关各方的国旗 其后可摆放适量桌椅 签双边性合同时 可放置两张座椅供签字人就座 签署多边合同时 可以仅放一张桌椅 供各方签字人签字时轮流就座 也可为每一位签字人各准备一张座椅 2 确定出席签约仪式的人数一般来说 参加签约仪式的双方或多方的人数应大致相同 但为了表示签约的协议 协定或条约的重视 往往由更高或更多的领导人出席签约仪式 此时就不应机械地坚持 对等 相当 的原则 3 要预备好待签的合同文本签约仪式是一桩严肃而庄重的大事 因此在决定正式签署合同时 就应当拟订定好正式的 不再进行更改的标准文本 负责提供合同文本的主办方应会同有关各方一道指定专人 共同负责合同的定稿 校对 印刷和装订 还应为在合同上正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文本 必要时 还要在向各方提供一份副本 签署涉外商务合同时 比照国际惯例 待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言或使用国际上通行的英文 法文 也可并用 待签的合同文本 应以精美的白纸印刷而成 按大8开的规格装订成册 并以高档质地 如真皮 金属 软木等作为其封面 4 要求签字人员的服饰按照规定 签字人 助签人以及随员 在出席签字仪式时 应当穿着具有礼服性质的深色西装套装 中山装套装或西服套裙 并且配以白色衬衫和深色皮鞋 男式还必须要系上单色领带 以示正规 在签字仪式上露面的礼仪人员 接待人员 可以穿自己的工作制服或旗袍一类的礼仪性服装 二 签字仪式的正式程序 1 签字仪式的正式开始有关各方人员进如签字厅 2 签字人正式签署合同文本在签署合同文本时每个签字人在由己方保留的合同文本签字时 按惯列应当名列首位 因此每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本 然后再交由他方签字人签字 这一做法被称为 轮换制 3 签字人正式交换正式签署的合同文本此时 各方签字人应热烈握手 互致祝贺 并相互交换各自一方使用过的签字笔以示纪念 全场人员应鼓掌 表示祝贺 4 共饮香槟互相道贺交换已签的合同文本后 有关人员 尤其是签字人当场干一杯香摈酒 是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法 5 礼毕退场主办方宣布仪式结束后 应让双方最高领导及宾客先退场 然后东道主再退场 在一般情况下 商务合同在正式签署后 应提交有关方面进行公证 此后才正式生效 仪式后 也可以安排与会者观看文艺节目 参观展览等 说明 应说明的是 签约仪式不一定非搞不可 尽管它可以制造声势 增添影响 但是对于签字本身 却是必须郑重对待 不可草草收场 商界人士对此必须切切注意 第四节庆典礼仪 庆典是围绕重大事件或重大节日 纪念日而举行的庆祝活动仪式 是各种庆祝仪式的统称 一 庆典仪式的准备1 做好舆论宣传工作2 拟出宾客人员名单思考 参加庆典仪式的人员应包括哪些 除媒体记者外 参加庆典仪式的人员还应包括 1 政府相关部门领导 主要是表达对上级机关的感谢并希望能继续得到支持 2 社会知名人士 通过他们的名人效应 更好地提升自身的形象层次 3 有功人士 4 友好单位人士 以增进友谊 共谋发展 5 本单位参加庆典仪式的领导 工作人员的名单 出席人员名单 a 上级领导b 社会名流c 大众传媒d 合作伙伴e 社区关系f 单位员工 3 布置庆典仪式现场庆典仪式的现场一般选在广场上或有意义建筑物的正前门 现场布置要突出喜庆 隆重的气氛 应备有标语 彩旗 横幅 气球等 此外 还可以准备鼓乐 飞鸽等加以烘托渲染气氛 布置仪式现场注意事项 a 地点的选择b 环境的美化c 场地的大小d 音箱的调试 注意的几点是 1 现场应有庆典仪式的主横幅 2 现场须有摆放来宾赠礼如花篮 贺匾 纪念物等的位置 3 音响或鼓乐声在节奏和音量上要加以控制 不可影响周边地区正常生活秩序 4 庆典仪式的规模可能会妨碍交通时 应约请交通管理部门来人协调指挥 4 具体事项 1 请柬的准备和发送 2 贺词 或答词 的撰写 讨论和审定 3 现场接待人员的安排 4 调试好设备 5 准备好还来宾的胸花 席卡 饮品 礼物等 二 庆典仪式的程序主要由这样几项构成 1 迎宾 2 开始 3 致词 4 致贺 5 致谢 安排来宾接待工作 a 来宾的迎送b 来宾的引导c 来宾的陪同d 来宾的招待 庆典程序 a 请来宾就座 介绍佳宾b 宣布庆典正式开始 全体起立 奏国歌 唱本单位之歌c 本单位主要负责人致辞d 邀请嘉宾讲话e 安排文艺演出 可有可无 三 参加者礼仪和宾客礼仪 1 对本单位人员的要求第一 仪容整洁 第二 着装规范 第三 遵守时间 第四 神态庄重 第五 态度亲切 第六 行为自律 2 宾客礼仪第一 服饰规范 第二 准时到场 第三 带上贺礼 第四 态度友善 第五 友好交流 第六 握手话别 四 剪彩仪式礼仪 剪彩仪式 严格地讲 指的是有关单位 为了庆贺新单位的成立 企业的开工 宾馆的落成 商店的开张 银行的开业 大型建筑物的启用 道路或航线的开通 展销会或博览会的开幕等等 而隆重举行的一项礼仪性程序 因其主要活动内容 是约请专人使用剪刀剪断被称之为 彩 的红色缎带上 故此被人们称为剪彩 返回 从操作的角度来进行探讨 目前所通行的剪彩的礼仪主要包括剪彩的准备 剪彩的人员 剪彩的程序 剪彩的作法等四个方面的内容 一 剪彩仪式的准备剪彩仪式可以单独举行 也可以在庆典中进行 是整个庆典仪式的高潮 剪彩仪式的准备工作与前面介绍的庆典仪式的准备工作相类似 如舆论宣传 拟定人员 请柬发送 现场布置等 但剪彩仪式也有自己特殊的准备工作 1 剪彩用品的准备 1 红色缎带 亦即剪彩仪式之中的 彩 2 新剪刀 是专供剪彩者在剪彩仪式上正式剪彩时所使用的 3 白色薄纱手套 是专为剪彩者所准备的 4 托盘 在剪彩仪式上是托在礼仪小姐手中 用作盛放红色缎