003公司费用管理制度2010年修订版.doc

财务管理文件文件名称：公司费用管理制度编 号：M-AC-003版本/修改：A/1生效日期：2010年3月1日页 码：第 18 页 共 19 页1.0 目的：为明确费用审批权限及审核责任、规范费用报销业务流程、报销标准，完善费用审核机制，特制定本规定。2.0 编制：东莞蒙自源餐饮有限公司（以下简称“蒙自源”）财务中心3.0 范围：本制度适用于蒙自源公司及各管理中心（含“蒙自源”、“茶马驿站”品牌）4.0 职责：蒙自源财务中心负责公司费用报销凭证的审核与终审，监督费用管理制度的执行；公司各中心负责本中心及属下部门费用报销凭证的复核和费用管理制度的执行。5.0 内容5.1 审批权限(略)5.2付款审批流程 5.2.1应付帐款审批流程 1）经手人填写“费用报销单”或“付款审批单”或“请款单”； 2）中心副总裁或授权人审核；3）总裁审批（如超出审批权限） 4）财务中心审核经理审核； 5）财务经理审批； 6）出纳付款。5.2.2借款审批流程 1）借款人填写“借款审批单”或“预付款单”； 2）中心副总裁审核或授权人审核；3）总裁审批（如超出审批权限）； 4）财务中心审核经理审核； 5）财务经理审批（财务经理审批权限内）； 6）出纳付款。5.2.3报销审批流程 1）经手人填写“费用报销单”或“付款审批表”； 2）中心总裁或授权人审核； 3）财务中心审核经理审核； 4）财务经理审批； 5）出纳付款。5.3费用类报销标准5.3.1工资及工资性支出5.3.1.1各职等、职级工资标准，见人力资源部门相关文件规定；5.3.1.2工资中合并发放的岗位津贴、绩效工资、点餐奖标准等，见人力资源部门相关文件规定；5.3.2福利补助5.3.2.1住宿补助 1）不享受公司统一提供住宿人员，按月定额享受住宿补助，补助额合并在其每月应付工资总额中计发，不执行报销；2）住宿补助标准，参见人力资源部门相关文件。5.3.2.2通讯补助1）按月定额享受个人通讯补助人员，补助额合并在其每月应付工资总额中计发，不执行报销；2）异地出差通讯补助按人力资源部门相关文件标准；3）通讯补助标准，参见人力资源中心相关文件。4）新店开办通讯补助：以所属总部为参照点，市内店100元/店；市外省内店150元/店；省外店200元/店。补助人员为开办店长/工程监理，在新店开业当月工资中发放。资讯员、品控员市外店5元/天话费补助（限新店开办，未享受跨省、市话费标准人员）。5.3.3差旅费5.3.3.1交通费标准工 具级 别市外交通工具市内交 通工具备 注飞机汽车火车轮船总裁经济仓豪华大巴软卧2等仓的士副总裁经济仓豪华大巴软卧3等仓的士1、标准范围内实报实销；2、超出标准的，一律事前申请,中心副总裁确认,行政副总裁或总裁批准； 3、一律凭有效票据报销。4、特殊路段无公交车乘坐， 经中心副总裁批准可酌情乘坐摩托车。5、20：00后连续乘坐超6小时方可乘坐卧铺。总经理/总监级经济仓豪华大巴软卧3等仓的士高级经理级经济仓豪华大巴硬卧3等仓的士中级经理级/豪华大巴硬卧3等仓公共汽车初级经理级/豪华大巴硬卧3等仓公共汽车部门主管级/豪华大巴硬卧4等仓公共汽车职员级/豪华大巴硬卧4等仓公共汽车5.3.3.2住宿费标准项 目级 别A类地区B类地区C类地区备 注总裁450元/天400元/天350元/天1、标准范围内实报实销；2、超出标准的，一律事前申请, 中心副总裁确认, 行政副总裁或总裁批准；3、一律凭有效票据报销；4、原则上同性2人同行同宿1人标准,3人同性同行1.5倍*1人标准；副总裁400元/天350元/天300元/天总经理/总监级300元/天280元/天260元/天高级经理级200元/天180元/天160元/天中级经理级150元/天140元/天130元/天初级经理级130元/天120元/天110元/天部门主管级120元/天110元/天100元/天职员级100元/天90元/天80元/天5.3.3.3餐费标准项 目级 别A类地区B类地区C类地区内部餐厅(非A类/A类)备 注总裁80元/天.人70元/天.人60元/天.人25/30元/餐.人1、标准范围内实报实销；2、超出标准的，一律事前 申请,中心副总裁确认, 行政副总裁或总裁批准；3、客户招待或公司招待用餐，不享受个人餐费报销；4、除本公司餐厅用餐外，凭有效票据报销。副总裁70元/天.人60元/天.人50元/天.人20/25元/餐.人总经理/总监70元/天.人60元/天.人50元/天.人20/25元/餐.人高级经理60元/天.人50元/天.人40元/天.人20/22元/餐.人中级经理50元/天.人40元/天.人30元/天.人20/22元/餐.人初级经理50元/天.人40元/天.人30元/天.人20/22元/餐.人部门主管40元/天.人30元/天.人20元/天.人20/22元/餐.人职员40元/天.人30元/天.人20元/天.人20/22元/餐.人5.3.3.4差旅费报销职位等级标准1）总裁指：董事会任命总裁； 2）副总裁指：董事会任命副总裁；3）总经理/总监：负责华南、华东市场营运的市场总经理和各中心总监。 4）高级经理级指：负责华南、华东、华中、华北营运的市场经理和七职等及以上的高级经理。 5）中级经理级指：人力、财务、营销、供应、发展中心部门经理及营运中心区域经理等中层管理职位； 4）初级经理级指：人力、财务、营销、供应、发展中心区域经理及营运中心督导等基层管理职位； 5）部门主管级指：人力、财务、营销、供应、发展中心部门主管及营运中心一副经理、餐厅经理等基层管理职位。5.3.3.5地区分类标准 1）A类地区：上海、北京、广州、深圳关内、南京、杭州； 2）B类地区：除A类地区以外的各省、自治区省会城市及直辖城市； 3）C类地区：A、B类地区以外的城镇及深圳关外城镇；5.3.3.6长期外驻或外勤员工报销标准 1）长期外驻人员指：由总公司统一招聘、培训或委托办事处代为招聘的，其行政关系隶属于总公司，但较长期限驻守在办事处或店铺的工作区域范围内，直接为办事处或店铺提供劳务，或为达成公司委派某一专项外驻工作任务，外驻时间一月及以上的人员； 2）长期外勤人员指：因工作需要，长期频繁外勤作业，达成任务时间短或能短时间内往返公司与作业区之间的人员；3）工资中统一计发差旅费补助的长期外驻员工，按人力资源中心薪资结构及标准执行，不重复享受差旅费报销； A工资中实行费用包干的人员除公司原因，使费用增加，可在标准内扣除包月基数后报销外； B其他人员，工资中统一计发住宿、伙食、通讯费补助，不享受住宿费、伙食费报销； 4）工资中不执行费用补助的其他长期外驻人员（一个月以上），其报销标准：A交通费报销按“交通费标准”执行；B住宿费报销按月执行项 目级 别A类地区B类地区C类地区备 注总裁2000元/月.人1600元/月.人1200元/月.人1、标准范围内补助报销；2、按月填写“支出证明单”，经中心副总裁确认，予以报销3、出差天数不足一个月的，按以上月标准折算成天数计算，统一按30天/月折算。副总裁1500元/月.人1200元/月.人1000元/月.人总经理/总监级1500元/月.人1200元/月.人1000元/月.人高级经理级1000元/月.人800元/月.人600元/月.人中级经理级900元/月.人600元/月.人500元/月.人初级经理级900元/月.人600元/月.人500元/月.人部门主管级900元/月.人600元/月.人500元/月.人职员级900元/月.人600元/月.人500元/月.人新店/分公司开办人员原则上营运统一安排租房,详见5.3.3.7第6)项C餐费报销按月执行项 目级 别A类地区B类地区C类地区备 注总裁1500元/月.人1200元/月.人800元/月.人1、标准范围内补助报销；2、按月填写“支出证明单”，经中心副总裁确认，予以报销。3、出差天数不足一个月的，按以上月标准折算成天数计算，统一按30天/月折算。副总裁1200元/月.人1000元/月.人750元/月.人总经理/总监1000元/月.人850元/月.人700元/月.人高级经理800元/月.人650元/月.人600元/月.人中级经理650元/月.人600元/月.人500元/月.人初级经理650元/月.人600元/月.人500元/月.人部门主管650元/月.人600元/月.人500元/月.人职员650元/月.人600元/月.人500元/月.人新店/分公司开办人员750元/月.人650元/月.人600元/月.人新店/分公司开业前,15天以上 D以上费用按月填写“支出证明单”，经中心副总裁确认，予以报销。出差天数不足一个月的，按以上月标准折算成天数计算，统一按30天/月折算。5）华东、华北、粤东资讯人员、财务人员、营运人员，在办事处统一安排住宿及用餐条件下，不享受驻地办事处住宿费、伙食费个人报销。工作区域范围内出差或往返总公司、办事处之间的，按5.3.3.15.3.3.5执行报销；6）长期外勤人员，报销标准A华南市场营运中心督导或区域经理，原则上在公司店铺用餐，不享受店外就餐报销及非跨城镇夜间巡店或其他特殊活动等住宿费报销。特殊活动，由营运中心统一编制“专项活动费用预算”，按权限批准，财务中心执行报销审核； B采购岗位按5.3.3.35.3.3.5标准及5.3.3.7补充执行餐费报销，省内采购返回，不享受住宿及交通费报销； C出纳岗位、网络维护等岗位正常执行交通费、住宿费、伙食费报销。D维修岗位、配送岗位按承包合同执行。5.3.3.7补充说明 1）出差申请流程参照公司人事管理文件执行； 2）各中心、部门严格按标准限额，执行差旅费实报实销。所有超标准报销必须事前书面请示，经中心副总裁确认，行政副总裁或总裁批准。A总监及以上级别超标准报销，经总裁批准；B高级经理及以下级别超标准报销，行政副总裁批准；C针对超标准报销“飞机票”、“软卧火车票”、“的士票”、“餐费”、“住宿费”等重要费用项目，财务中心每月出具专项费用分析报告；D审核过程中，补办超标准审批手续的，一律无效。 3）差旅费原则上一律凭有效票据报销，票据丢失或取不到有效票据的， 填写“支出证明单”经中心副总裁核实确认，按不超过报销标准限额的70%，经行政副总裁批准报销； 4）新店/分公司开办期间工程监理、店长及其他开办人员原住宿原则上由营运督导统一安排，入场6天内可按出差标准报销，未能统一租房则按包月标准执行，工程监理可补助200元以内铺盖费用。 5.3.4业务招待费5.3.4.1公司店铺招待用餐 1）权限审批“招待费申请表”，注明招待原因、项目、时间、人数、标准、金额；2）全价消费，现款结算；3）收银员填写“支出证明单”并附电脑小票，店铺管理者确认；4）执行财务中心报销审批流程。5.3.4.2公司外部招待 1）权限审批“业务招待申请单”，注明招待原因、项目、时间、人数、标准、金额； 2）执行财务中心报销审批流程。5.3.5 伙食费标准5.3.5.1非出差或外驻、外勤期间，公司员工一律实行公司统一用餐制度，不另行计发用餐补助。其中公司食堂在伙食成本结算上，一律按7元/天/人结算伙食成本。伙食成本包括：原材料、消耗品、人工、煤气、水电费；5.3.5.2补充说明：1）原材料指米、油、菜、调料等食品材料；2）消耗品指：清洁用品、劳保用品、办公用品、维修用品、易耗小型餐具（碗筷、汤匙等）3）原材料统一向公司仓库开单领用，由仓库开单采购；4）原材料、消耗品按常用原材料，执行采购经理采购申请权限审批；5）煤气按后勤用品，执行采购申请权限审批；6）财务中心每月进行伙食费专项成本差异分析。5.3.6水费、电费、房屋租赁费等报销，参见相关合同或协议收费标准执行。5.4 借款标准5.4.1公务借款1）采购借款：不能通过银行转帐、且合同上未约定为现金付款的预付帐款，以合计采购额不超过经办人当月未计发工资为标准，特殊情况超额借支经行政副总裁或总裁审批；2）执行备用金岗位，不实行采购借款；3）差旅费借款：以往返程票务费和出差期间交通费、餐费以合计额为标准借支；4）出差办事处期间，住宿费可由办事处垫支；需自行支付的合并纳入以上限额控制范围内；5）因出差延期或其他原因费用不足的，书面向公司报批，执行借款补办手续，由财务中心出纳汇款到指定帐户；7）出纳工资发放借款以工资核算表实际发放数为限额，全额借款；8）备用金以总经理审批的备用金申请限额，全额借款。5.4.2个人借款1）在借款人半个月标准工资限额内办理，已出勤未计发工资部分小于半个月标准工资的，按其未计发部分的一半借支；超额报总裁批准。5.4.3借款责任 1）借款原则：前款不清，后款不借； 2）根据借款事由，公务借款手续由业务负责人填报，私人借款由其本人填报； 3）出差借款返回后7天内报销归还；采购借款、个人借款月底前报销归还，否则工资发放时按实全额扣除； 4）跨月借支款项，业务未办理完毕的，经财务经理批准，准允跨月归还；月末会计提供员工借款清单，经财务经理查存； 5）对违反借款管理制定，造成欠款不能收回的，其借款当事人主管负连带责任，并予以处罚或赔偿。5.5审核职责、凭证要求5.5.1报销审核职责 1) 业务部门主管：确认报销业务行为是否真实，报销事由是否经批示且与批示报告相符，审核费用开支标准是否合理； 2）审核专员：审核报销业务是否与原报批事项相符，审批手续是否完备，凭证附件是否齐全，报销单据是否有效，报销标准是否合规，报销金额是否正确，表单及项目填写是否规范、准确； 3）财务经理：审核报销业务行为的规范性、合法性、合理性及金额是否有效； 6）出纳：检查审批手续及数据是否完备、准确。5.5.2凭证附件要求1）固定资产购置：附“固定资产申购表”审批手续、“固定资产验收表”、入库单、发票或收款收据、盖收款方公章的对账函及付款资料（付款票据均为客户联）；2）在建工程或改扩建：工程合同及报价单（有效审批）、工程进度验收单或尾款工程验收清单及合格证、发票或收款收据、盖收款方公章的对账函及付款资料、延期或质量问题扣款报告； 2）原材料、辅料采购：供应商“销售发票”或“收款收据”、“采购合同”或“报价单”或“订购单”、验收签名的供应商“送货单”、入库单、盖收款方公章的对账函及付款资料并经采购部签名确认、退货或扣款报告（付款票据均为客户联）； 3）企划宣传用品、办公用品、劳保用品、打样材料、修理零配件、低值易耗品等采购：供应商“销售发票”或“收款收据”、“采购合同”或“报价单”或“申购单”、供应商“送货单”、仓库“原物料入库单”、退货或扣款报告（付款票据均为客户联）； 4）工资及工资性支出A. 月度在职员工工资结算：附工资汇总表、工资发放明细表；B. 离职员工工资结算：离职员工工资结算表、工卡考勤记录、离职手续交接记录； 5）差旅费：附“差旅费报销清单”、“出差（外勤）申请表”（长期外驻市场开发或营运人员等按人力资源中心规定填写工作派遣单）、有效费用发票； 6）招待费：附“业务招待申请表”、费用发票；7）水电费：附收费通知单、本月水电表度数起止登记表、水电费发票或收款收据；8）房租及管理费：附收费通知单、房屋租赁合同复印件、营业发票或收款收据； 9）运输费：附交通费、运输费报销清单、 物品托运单、运费发票或收款收据；10）维修费：附维修申请单、维修验收记录、维修发票或收款收据； 11）燃料费：煤气送货结算单、本月天燃气度数起止登记表、销售发票或收款收据12）汽车用油费：附油卡记录（出车司机签名确认、主管审核）、销售发票或收款收据；13）税金：附纳税申报表、完税凭证； 14）政府规费：附收费通知单、发票或收款收据； 15）快递费：附快递清单（经手人签名）、收款收据； 16）通讯费等其他期间费用：附费用发票 17）食堂物资：原则上同生产加工用原物料合并购买，食堂开单领用，不单独购进结算（开单领用时，务必注明“员工膳食用”字样）； 18）预算或合同或申请或签呈报告必须经过有效权限审批； 19）所有凭证附件必须为原件有效凭证，严禁复印件、传真件。经批准的以下复印件有效：A加盖“受控文件”印章后的合同复印件；B集中申请，分批分次报销的“申请”复印件；C办事处或门店异地传真的文件；D由专业部门负责跟踪退回的押金或保证金单据复印件；E由专业部门负责跟踪索赔的保险发票复印件；F其他经财务经理审批确认的复印件。 20）送货单、收货单等收发货记录，必须由双方指定的责任人签名，加盖有与公司名称字样相符的印章。供应商送货单，执行两人及以上验收牵制签名。其中我司收货业务指定签名责任： A直接入仓货物，一般经物控员、仓库经理签名确认，企划、营运、IT等专项物资，还需专业部门主管人员签名确认； B新店筹建期间，供应商直接送货至店铺的筹建工程物资，经筹建监理、筹建总监签名确认； C新店筹建期间，供应商直接送货至店铺的发展工程物资，经公关专员、筹建监理签名确认；D新店筹建期间，供应商直接送货至店铺的企划物品，经设计专员、 筹建监理签名确认； E新店筹建期间，供应商直接送货至店铺的营运物品，经营运督导、筹建监理签名确认； F新店筹建期间，供应商直接送货至店铺的IT资产，经网络维护员、筹建监理签名确认；G加盟店筹建过程中，相关物资的收货确认，除按以上各类物资执行签名确认外，还需加盟店负责人签名确认。 21）凡从银行转帐支付的款项，能取得付款凭证的，须附银行付款证明； 22）除合同或申请或签呈报告中注明，以收据方式报销的事项、政府部门强制执行收据报销或公司指定不需提供发票的业务除外，必须取得当地税务部门认可的发票，否则不准予全额报销，只按审批报销金额的70%实际报销，30%由经办人自行承担。公司指定不需要提供发票报销的业务： A工资及工资性支出； B员工店铺用餐伙食费； C实行月度差旅费定额报销的外驻人员差旅费； D蔬菜、水果、办公用品、维修零配件等非超市商场零星采购； E其他经财务经理审批确认的不需提供发票报销的项目。 23）所有发票或收款收据、收费通知单等必须加盖有对方公司发票专用章或财务专用章或公章； 24）所有发票或收款收据经手人必须在票面右上角签名确认； 25）此通知未列示报销其他事项，以财务审核要求为准。5.5.3报销业务填报要求1）固定资产购置、在建工程新增或改扩建、原材料或辅料采购等资产类报销，由业务部门责任人填写“付款审批表”执行付款报批手续； 2）工资、水电费、维修费、办公用品等费用类报销，由业务部门责任人填写“费用报销单”执行付款报批手续； 3）凭证填报必须在公司规定的表单上清晰、准确、完整填写，顺序粘贴整齐，不得随意涂改、挖补（修改处，修改者签名或盖章，不得使用涂改液涂改），注明凭证张数、金额； 4）一律使用黑色或蓝色水珠笔或签字笔填写，不可使用圆珠笔、铅笔或其他彩色笔填写；5）会计复核无误，附件加盖“已审”印章；6）出纳付款后在“付款审批单”或“费用报销单” 及附件上加盖“现金付讫”或“转帐付讫”印章。5.5.4 审核重要事项 1）原则：各项费用报销必须有据可依、有章可循，不能超出各项审批权限，违返审批流程，不能超过费用报销标准，超出费用预算支出范围。 2）固定资产：购建申请及费用预算是否经过有效审批，实施进程及付款方式、付款时间是否按合同约定进行，验收手续是否齐全，检验是否合格； 3）存货：供应商送货单、采购发票（或正式收据）与“采购申请单”所示物料品名、规格、数量、金额是否一致；收货及领用手续是否完备；大宗采购、验收、付款与采购合同条款是否相符；4）工资：应付、应扣、实发工资或提成是否依据员工人事档案、考勤记录、产量记录、销售记录、底薪标准、绩效方案、提成方案、福利制度、未清理借支款等信息准确计算，离职员工手续是否完备。 5.5.5专业管理部门及采购业务执行部门界定序号项目描述专业管理部门采购执行部门1房屋、装修、机器及其他生产设备大筹建采购部2原材料、辅料仓库采购部3工具用具、修理配件维修部采购部4电脑、通讯、打印、网络设备或配件、耗材资讯部采购部5企划用品、促销广告用品营销中心采购部6新产品开发物资营销中心营销中心7办公用电器设备、家私用具行政部采购部8汽车维护、修理用品大筹建采购部9办公、劳保、清洁用品行政部采购部10燃料（煤气、天燃气）大生产采购部11食堂物资（米、油、菜）大生产采购部12各中心专业消耗零星用品各中心各中心5.6 其他需说明事项5.6.2除合同指定结算日期外，日常费用需在费用发生当月审批报销，非长期外勤员工差旅费在出差归来后七个工作日内报销，长期外勤员工按半月/月周期在下月度前报销。 5.6.3所有费用报销必须真实，如有多填多报、模仿签名、徇私舞弊、假单等弄虚作假行为，一经确认不予报销并对当事人按作假金额2倍，最高不超过200元/单.人予以罚款，其部门审核主管人负连带责任，按30元/单处罚。累计处罚三次以上者，交人力资源中心行政处理。5.6.4总公司财务结算相关规定见文件M-AC-004财务结算纪律；5.6.5办事处、店铺在执行公司费用管理制度有关规定同时，亦结合店铺管理需要，单独制定并执行办事处、店铺费用管理制度；5.6.6 本制度自签署公布之日起实施，此前有关规定与本制度相抵触者，以本制度为准。5.7附表1) 费用报销单 2)付款审批单3)借款审批单 4)业务招待申请单5)差旅费报销清单 6)原始凭证粘贴单表一：费用报销单东 莞 市 蒙 自 源 饮 食 有 限 公 司Dongguan mengziyuan restaurant CO., LTD费 用 报 销 单 部 门： 日期：200 年 月 日 编 号：费用项目摘 要附件张数金 额承担部门承担比例核定金额千百十万千百十元角分合 计人民币（大写）： 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分付款方式现金 支票 委托收款 汇票 汇兑 信用证 其他 结算周期月结 半月结 旬结 其他报销种类提现 转帐 冲帐收款单位付款日期200 年 月 日开户银行银行帐号财 务 核 准填 报 单 位收 付财务经理审核经理中心副总裁主 管经 手 人出 纳收 款 人注：此单用于工资、差旅费、广告宣传费等日常经营管理费用类报销项目， 表二：付款审批单东 莞 市 蒙 自 源 饮 食 有 限 公 司Dongguan mengziyuan restaurant CO., LTD付 款 审 批 单部 门： 日期：200 年 月 日 编 号：收款单位付款日期200 年 月 日开户银行银行帐号付款事由结算方式现金 支票 委托收款 汇票 汇兑 信用证 其他 结算周期月结 半月结 旬结 其他报销种类提现 转帐 冲帐 付款金额人民币（大写）： 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分（小写： ）审核意见财 务 核 准填 报 单 位收