中旗档案管理制度.doc

科右中旗永林生态能源有限公司档案管理制度（讨论稿）目 录第一章 总 则第二章 归档管理第三章 档案统计第四章 档案保管第五章 档案保密第六章 档案的鉴定和销毁第七章 附 则第一章 总则第一条 为了加强本公司档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，增强公司档案的实用性和有效性，根据中华人民共和国档案法和有关文件精神，结合本公司实际情况，制定如下档案管理制度。第二条 定义公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第二章 归档管理第三条 归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、周讯月讯、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等文件资料，主要包括：（1）法规性文件。上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。（3）本企业的各种规划。年度、工作计划、总结、报告、请示、批复、批示以及接收的传真、图表、书信、公文等。（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 1、生态方面：承包、购买苗木、造林、作业、围封、验收等。 2、工程方面：承包、监理、工程联系单及资质文件等。 3、与其他单位签订的合同、协议文件等。（5）证件性文书资料。法人营业执照、土地许可证、取水许可证、资质证书、施工许可证、规划许可证、选址意见书、营业执照、组织机构代码证、企业获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）财务、会计及其管理方面的制度及文件材料（由财务室负责按规定保管）。（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的制度及党群文件材料。 1、入职、培训、薪酬、福利、奖惩、绩效考核、离职、劳动合同等人事档案。 2、党务，包括党的组织、宣传、纪检等方面的文件。群众团体,指工会、职工代表大会等群众工作中形成的文件。（8）仪器、设备方面的文件材料。购进设备仪器的全套随机文件及开箱记录、安装调试、检查维修记录及改装、报废文件。（9）基本建设。招投标文件、工程设计、工程图纸、地勘资料、施工、验收、竣工、维修方面的文件材料。（10）科研、技术引进、转让方面的材料。（11）声像制品资料。企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复（可研、环评、能评等）。第四条收集整理要求1、公司的档案管理由办公室档案管理员负责，保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整，安全保密和使用方便，按照归档范围及时、完整、准确收集本公司工作中形成的各种文件材料。2、重要的归档文件应分原件、复印件及扫描件，原件、复印件应以实物形式提现，扫描件应保存在电脑上，归档后应填写归档登记表。3、卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。4、案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。6、卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。7、档案分类、组卷科学，便于保管和利用。8、应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。第三章 档案统计第五条要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。第六条要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。第七条对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，并按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。第八条对本公司档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报上级有关部门。第九条档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，执行中华人民共和国统计法，用科学的标准和方法使统计工作科学化。第四章 档案保管第十条 对接收进综合档案室的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。第十一条 加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。第十二条 积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记，凡查阅档案材料，应办理查阅登记手续。具体办法为：（1）查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请；其次，上级部门盖章，负责人签字。最后，由人事档案部门审核批准。 （2）外借手续。首先，借档单位写出借档报告；其次，借档单位盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准；然后，进行借档登记。 （3）出具证明材料的手续。单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 第十三条 未办理查阅手续和发现查阅手续不全者，档案室拒绝提供查阅档案。第十四条 查阅档案只限在指定场所进行，未经批准不得将案卷带出档案室。 第十五条 在借阅过程中，应保持档案资料完整无缺，不得擅自涂改、拆页、撕毁、污损、划杠、拆角、添字等，对无故损坏档案者视情节轻重酌情处理。 第十六条 严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案，不准转借，必须专人专用，用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第十七条 档案员认真对归还的档案进行复查其完整程度，办理注销手续，并视情况及时追究。第十八条 查阅档案者应及时将利用效果反馈档案室，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为本公司各项工作服务。第十九条 加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。第二十条 对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过鉴定小组和领导批准，造具清册后进行销毁。第二十一条 对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。第五章 档案保密第二十二条 不该说的机密，绝对不说。 第二十三条 不该问的机密，绝对不问。 第二十四条 不该记录的机密，绝对不记录。第二十五条 不得在公共场所传播与机密有关的事项。 第二十六条 不得在不保密的地方存放机密文件。第二十七条 不得随意向他人提供机密材料。第二十八条 不准把档案资料带出档案室第二十九条 严格执行查阅规定和各种管理制度。第三十条 复印机密文件、资料，严格按复印有关规定办理。第三十一条 档案员调动工作时，应认真办好移交手续。第六章 档案的鉴定和销毁第三十二条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。第三十三条 根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的档案，重新进行审查，作出鉴定，提出销毁意见。第三十四条 经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的由上级领导提出意见，编造销毁清册