公司组织机构与其管理职能.doc

Q/dxcm G 00.01-2011公司组织机构及其管理职能1 范围本标准规定了组织机构设置、管理职能与权限划分以及内部沟通与管理要求等。本标准适用于公司内部管理工作的开展。2 管理职责2.1 综合管理部是公司管理体系建设的归口管理部门，在总经理的领导下，进行组织机构的设计、部门管理职能的划分，并监督、检查各部门管理工作的具体开展情况。2.2 公司其他部门根据本标准的规定，落实本部门的管理职能，开展各项管理工作。3 管理内容与要求3.1 组织机构设置公司设综合管理部、商务部、技术转化部、生产部、研发部、质监部与财务部七个管理部室，其中生产部下设生产车间与原材料成品仓库，质监部下设质检中心。公司组织机构的具体设置见附录A。3.2 决策层的职能与权限3.2.1 公司执行董事a) 负责与股东的沟通，召集股东会会议，向股东会报告工作；b）负责推行并监督股东会的决议执行情况；c）制订并决策公司的总体经营计划与投资方案；d）制订公司的年度财务预算方案、决算方案；e）制订公司的利润分配方案与弥补亏损方案；f）制订公司增加或者减少注册资本以及发行公司债券的方案；g）制订公司合并、分立、解散或者变更公司形式的方案；h）决定公司内部管理机构的设置；i）决定聘任或者解聘公司总经理及其报酬事项，并根据总经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项；j）制定公司的基本管理制度；k）公司章程规定的其他职权。3.2.2 总经理a） 根据股东会决议、公司总体经营计划与投资方案、年度财务预算案制订公司管理方针与管理目标，决定有关管理方针与管理目标的实施措施。b） 向组织内部传达满足顾客与法律、法规要求的重要性，通过增强员工意识、积极性与参与程度，在整个公司内促进管理方针与管理目标的实现。c） 确定各部门与各级人员的管理职责、权限与沟通方式，并确保各项管理活动能够获得必要的资源。d） 批准公司管理手册、各项标准性文件，签发方针目标、人事任免等重大行政性文件，确保建立、实施与保持一个有效的管理体系。e） 确定管理者代表，定期评审管理体系，决定改进管理体系的措施，以实现管理目标。3.2.3 生产副总经理a） 分管生产、质量、职业健康、安全与环境管理工作，参与管理方针、管理目标的制订，并在各项管理工作中带头贯彻执行。b） 贯彻执行国家质量、安全与环保方面的法律法规以及公司的管理标准，落实各项质量、安全与环保措施，对公司生产活动的质量、安全与环境保护全面负责。c） 审批生产所需的原材料、设备、备品配件以及相关物资的需求计划。d） 协助总经理主持日常工作，审批、签发生产系统上报报表材料。e） 参与管理体系的策划与管理职责的确定，参加管理评审活动，参与重大管理决策。3.2.4 总工程师a） 分管公司技术方面工作，参与管理方针、管理目标的制订，并在技术管理工作中带头贯彻执行。b） 贯彻国家技术法规与政策，领导公司的技术开发、技术改造与技术管理等技术业务工作,对项目的质量、环保与职业健康安全技术负责。c） 协助总经理审批新建、扩建与改建化工生产项目以及质量、环保与职业健康安全措施项目，批准工艺规程、原料标准、产品标准等标准性技术文件以及其他方面的重要的技术文件。d） 审批设计开发方面所需的材料、设备以及相关物资的需求计划，审核相关的资源需求。e） 参与管理体系的策划与管理职责的确定，参加管理评审活动，参与重大管理决策。3.2.5 管理者代表在完成本职所承担的职责外，承担以下方面的职责与权限：a） 确保管理体系所需的所有过程得到建立、实施与保持，对管理体系的有效运行负全责；b） 具体组织管理体系的策划，体系的测量、分析与改进以及管理体系事宜的外部联络工作；c） 协调管理体系运行中出现的问题，确保在公司内提高满足法律法规、顾客及相关方要求的意识；d） 参加管理评审活动，向决策层报告管理体系的业绩与任何改进的需求。3.3 管理层的职能与权限3.3.1综合管理部综合管理部是公司管理体系建立的组织者，是管理制度与管理标准落实的监督、协调部门，是公司劳动人事管理、行政后勤管理、CI策划、公共关系管理等具体管理工作的归口管理部门。3.3.1.1管理体系管理与维护在总经理与管理者代表的领导下，对公司的整体管理体系建设实施归口管理，确定包括质量、环境、职业健康安全与经营效益等方面在内的管理方针与目标以及实施管理所需的组织机构、职责、过程与资源，确定各管理过程的计划活动及其控制要求，建立健全公司的管理体系，并根据实际情况进行必要的修订。主要工作包括：a） 管理体系的策划、管理职能的划分；b） 管理信息的收集、整理与反馈；c） 管理过程的监督、检查与考核；d） 负责办理包括商标、广告在内的公司综合性执照、证明以及许可证等；e） 公司形象策划、办公自动化与网络建设等工作。3.3.3.1 人力资源管理在总经理的领导下，建立与健全人力资源保障体系，主要工作包括：a） 明确岗位责任制，制订各级人员岗位工作标准，组织定岗定编工作；b） 根据各部门需要，组织人员的招聘、录用、培训与调配；c） 组织进行员工的考核、考查、激励与奖惩；d） 负责劳动合同、工资与福利待遇、员工档案等方面的管理工作。3.3.3.2 文秘工作与宣传工作作为公司董事会、经理班子以及工会等群众团体的常设办事机构，主要负责以下工作：a） 负责各项日常工作的组织、协调与信息传递；b） 各类文件与各种记录的审查、登记、备案、印刷、传递或发放；c） 公司保密、印信以及档案的归口管理，负责公司档案室的日常管理；d） 对外联络、人员接待、重大会议组织与车辆管理、车辆调度以及公司综合性报表的统计上报。3.3.3.3 行政管理a） 办公场所、办公设备等非生产性固定资产的统一调配；b） 通讯器材、办公用品等非生产性低值易耗品的供给，通讯费用与办公费用的监督与管理；c） 厂区绿化、卫生与清洁文明工作；d） 员工食堂、宿舍、生活福利等服务工作。3.3.4 商务部3.3.4.1 物资供应在副总经理经理的领导下，对所有采购物资的质量、价格与到货期负责。主要工作包括：a） 开发供货渠道、收集供方与市场信息，提供采购物资的资料以及质量、安全与环境数据；b） 制订供方管理办法，组织合格供方的评定，对供方资格实施控制；c） 确定采购需求与采购资料，规定采购的权限与采购过程的要求，参与采购物资的验收，协助相关部门建立物资档案。3.3.4.2 产品销售在总经理领导下，负责产品与物资的销售，对服务质量与销售资金回笼负责。主要工作包括：a） 收集产品市场信息，组织市场调研、客户开发、包装设计以及产品广告宣传等工作；b） 确定顾客对产品的相关要求，组织公司各相关部门对顾客要求进行评审；c） 制订销售计划，组织销售资金回笼；d） 与顾客的沟通，收集顾客意见，组织用户服务与顾客满意度调查；e） 负责顾客提供产品的管理。3.3.4.3 物资管理a） 根据财务与审计方面的要求，负责采购物资与产成品出入库以及库存物资的贮存与防护管理，b） 建立物资统计台账，编制物资统计报表，分析研究物资消耗及库存变动情况；d） 负责废旧物资的回收、利用以及呆滞物资的清理工作。3.3.4.4 合同管理在总经理领导下，贯彻执行国家合同管理方面的法律、法规，组织制订公司的合同管理办法，负责产品销售、物资采购、加工订购合同的签订，参与其他合同、协议的谈判，并负责合同专用章的管理。对公司各类合同与协议具有审查权，对违反合同法或侵犯公司正常利益的合同有权制止。3.3.5 技术部3.3.5.13.3.5.2 质量管理(quality management,缩写QM)在总经理的领导下，对原料、中间产品与产成品质量行使监督与考核权，对行使独立的监督检验权，对违反质量方针、目标与管理要求的行为行使否决权。主要工作包括：a） 按照ISO 9000标准要求制订质量管理制度，对质量管理体系进行监视、测量、分析与改进；b） 负责用户质量申诉的调查与处理，协助销售部门开展用户服务工作；c） 负责产品标准、原料标准与相关分析方法标准的起草，经审批后执行；d） 编制检验计划与质量报表，对质量监督工作进行计划与总结；e） 对入厂原料、过程产品与产成品进行监督检验，并对检验分析用设备、药品、样品进行管理。3.3.5.3 职业健康安全管理（occupational health and safety management,缩写OHSM）在执行经理的领导下，负责职业健康安全管理体系的运行，对违反职业健康安全方针、目标与管理要求的行为行使否决权。主要工作包括：a） 根据GB/T 28001标准要求以及国家安全管理方面法律法规的规定，制订公司安全管理制度；b） 组织危险源的辨识与分析并进行风险评价、风险控制的策划，制定落实职业健康安全管理方案；c） 组织职业健康安全检查以及危险源的监视与测量，对公司各类事故实施归口管理；d） 负责安全教育、消防、危险品、劳保用品、气体防护、工业卫生等方面的管理，并对厂区交通、动火作业、高处作业、有限空间作业的等方面进行控制；e） 负责厂区的治安保卫工作。3.3.5.4 环境管理（environmental management,缩写EM）在执行经理的领导下，负责环境管理体系的运行，对违反环境管理方针、目标与管理要求的行为行使否决权。主要工作包括：a） 根据ISO 14000标准要求以及国家环境保护方面法律法规的规定，制订公司环境管理制度；b） 组织环境因素分析并进行控制策划，组织制订并落实环境管理方案；c） 编制环境监测计划与监测报表，组织环境因素的监视与测量，对废水、废气、废渣与噪声等环境因素进行的监视，并负责废渣处理的监督与控制。d） 制订公司污水处理方案，编制污水处理操作规程，负责污水处理站的正常运行与日常管理，对生产与生活污水进行处理，达标排放。3.3.6 生产技术部3.3.6.1 生产调度指挥在执行经理的领导下，建立健全公司的调度指挥系统，对生产作业活动行使计划权与指挥权，确保生产系统的安全、稳定、持续与高效运行。主要工作包括：a） 平衡供应、生产、检修、销售以及生产体系的资金计划，编制年度与月份的滚动作业计划；b） 组织生产计划的实施，统一调度与协调水、电、气、风等公用工程系统；c） 负责安全、环保装置与管理方案的实施、运行以及紧急事件的调度与处理；d） 负责生产事故、标识与可追溯性、产品防护等方面的管理工作；e） 编制生产统计报表，对产品产量、消耗定额以及其它经济技术指标进行统计分析，为生产经营决策提供事实依据；f） 组织制定并落实职业健康、安全与环保方面的应急准备与响应工作。3.3.6.2 技术管理在执行经理与总工程师的统一领导下，开展技术改进工作，对执行工艺纪律、提高工艺水平与生产能力以及节能降耗等方面行使监督与考核权。主要工作包括：a） 产品小试成果的消化与吸收、中试项目的计划与指挥；b） 根据公司发展规划，组织新建、扩建与改造项目的可行性研究、论证与审批；c） 组织项目招投标、委托设计或设计、建设施工、产品实现过程的策划、生产准备、实物试车、竣工验收等方面的工作；d） 组织编制包括质量、环保与职业健康安全措施在内的工艺规程、岗位操作法与技改、技措方案；e） 负责工艺技术培训以及工艺纪律、能源与消耗定额的管理。3.3.6.3 机动与计量管理在执行经理的领导下，制订设备管理指标，建立设备台帐与设备档案，组织机械、设备、计量器具以及建筑物与构筑物的维修与维护，行使机动计量管理方面的监督与考核权。主要工作包括：a） 负责设备以及计量器具的选择、验收、安装、维护、建档、检修、改造、报废；b） 锅炉、压力容器、起重设备等特殊设备以及仪器设备操作技能培训、维护与报验等方面的工作；c） 水、电、气、风等公用工程系统的运行控制以及动土作业、设备事故等方面的管理；d） 设备大、中、小修计划与组织实施；e） 建筑物、构筑物、设备基础以及生产用固定资产的统一管理；f） 计量仪表、监视与测量装置统一管理，组织计量器具的建帐、维修、检定与校准工作。3.3.7 研发中心在总工程师的领导下，对产品的设计开发工作实施归口管理，按照客户的需要、生产过程的需要以及公司经营发展战略的需要，组织并完成研发项目，并为公司的生产经营活动提供技术保障与支持服务，为公司的发展提供产品与技术储备。主要工作包括：a） 组织的新产品、新技术项目的研究与开发，编制设计开发方案，实施实验室研究，跟踪落实工程放大实验，并形成相应的技术报告。b） 负责整个设计开发过程中设计评审、设计验证、设计确认以及设计更改工作的组织。c） 负责公司引进项目的消化、吸收与验证，形成公司的技术资料与报告。d） 参与生产、安全、质量与环保技术方面的纠正预防措施的论证、评审工作，并根据具体需要配合进行小试试验，为生产活动提供必要的技术支持。e） 组织制定公司研发活动、研发成果与知识产权管理方面的规章制度，经审批后组织贯彻执行。3.3.8 财务部3.3.8.1 财务管理在首席执行官的领导下，建立与健全财务管理体系，审查各项费用支出，并在首席执行官授权的范围内审批货币资金的使用。主要工作包括：a） 负责外币的管理以及各项资金的集中控制、统一调度与收支两条线管理，办理现金收支、银行结算、差旅费支付与报销、产品销售收入、采购资金的给付以及进出口贸易结算、退税等业务；b） 负责生产经营所需资金的筹措与偿还，办理与金融机构的信贷业务；c） 在董事会的授权下，负责企业利润的分配以及三项基金的计提，并依法上缴各项税收与费用；d） 负责财务印章与原始凭证的管理。3.3.8.2 会计核算在首席执行官的领导下，建立公司核算体系，制订公司经营目标中的各项财务指标与成本计划，并对财务指标完成情况进行检查考核，对项目建设与生产经营活动进行内部审计。主要工作包括：a） 组织会计与成本核算工作，制订会计与成本核算标准，统一会计科目、会计凭证、会计帐簿与会计监督，编制财务报表，定期进行财务分析；b） 指导物资管理工作，组织库存物资与资产清查；c） 对项目建设、物资采购、财务管理等方面开展内部审计工作；d） 参与公司发展规划的制订，对新建项目的投资概算、经济效益及投资来源进行论证，提供领导决策依据。3.3.8.3 资产管理在首席执行官的领导下，对公司资产实施统一归口管理，明确固定资产、无形资产的范围、管理职责与审批权限，对各部门的资产管理工作进行监督、检查与考核。主要工作包括：a） 规定固定资产投资的计划、采购、领用、建帐、转移、维护、报废等方面的管理要求；b） 确定固定资产的计价、折旧方式以及净残值、折旧年限与折旧率的计算方法；c） 组织公司固定资产清查以及无形资产的评估、记帐与摊销等方面的工作；d） 在董事会的授权下负责股票投资、债券投资、联营投资与股权投资等对外投资工作。3.4 执行层通用职能与权限参与公司管理体系建设，落实公司管理方针、目标，贯彻执行公司质量、环境、安全、财务、成本、资产、劳动人事、物资、技术、设备、行政与总务等相关文件，在各部室部长与车间主任的统一领导与指挥下，根据各部门规定的职责范围，按照公司生产作业计划安排与技术规范的要求，充分利用各项资源，持续、稳定、安全、高效地生产与提供符合法律法规要求的、顾客满意的产品，满足公司内部与社会各方的要求与期望。对本部门的质量、安全、环保与效益负责，对各项专业管理具有建议权与监督权，对相关资源具有使用权，对违反公司管理制度、损害员工健康安全、危害公司利益的指挥与行为有权拒绝与制止。3.5 内部沟通与职能管理要求3.5.3 公司内部沟通的主要形式是电话联系与会议沟通，其中会议沟通是通过定期的经理办公会、计划平衡会、资金调度会、生产调度会、专业管理会、班前班后会、总结表彰大会以及不定期的管理工作会议与技术专题会等形式，以传达公司最高管理者的要求、传递各种生产经营信息、总结与改进各项管理与技术工作。对于重要的会议，会议的组织部门应准备签到表，组织人员签到，做好会议记录，及时整理会议纪要，发放到相关部门。3.5.4 各管理部门负责人应根据本标准中的管理职能与权限的划分，结合具体的情况与需要，按照公司文件控制要求，组织制订相关专业文件，并采用板报宣传、组织员工培训与具体业务指导的方式，确保在本部门以及整个公司能够明确专业管理要求，统一工作程序。3.5.5 公司内部的正常业务联系，应根据相关文件的要求，填写相应的单据，将信息传递到相关管理部门。专业管理没有明确规定的、重要的或特殊的业务联系，应以工作（业务）联系单的形式传递，并保留好记录。3.5.6 综合管理部与各级管理部门应通过员工调查、经理接待日以及提合理化建议等活动，了解员工需要与要求，及时收集、处理与反馈员工的需求信息与合理化建议表，使员工能够参与管理方针与程序的制定与评审，参与质量、工作环境与职业健康安全等各项事务，促进管理体系的有效运行。3.5.7 各管理部门应定期与不定期地组织专业人员对本专业职能范围内的各项工作进行监督检查，以加强沟通、促进各项要求的落实，与此同时综合管理部应定期组织所有专业管理部门对公司各项生产经营活动进行综合检查，并对检查结果进行通报。对检查中发现的问题，专业管理人员应责成责任部门予以纠正，并根据具体情况，以整改通知单（一式两份，检查部门与责任部门各一份）的形式督促责任单位进行整改，检查部门与责任部门均应对最终落实情况进行记录。3.5.8 公司各部门应根据各自的分工，按年、季、月编制质量报表、环境检测报表、生产统计报表、检查考核通报、财务报表、营销统计报表、劳动人事及工资报表等，做为公司内部沟通与考核的依据，并根据需要上报到政府主管部门。3.5.9 综合管理部应按照公司内部审核程序的规定，在管理者代表的领导下，定期组织管理体系内部审核，并协助首席执行官，组织管理评审工作，系统评价管理体系的适宜性、充分性、有效性与效率，持续改进公司的管理体系。4 形成的记录4.2 TYJ000101签到表4.3 TYJ000102工作（业务）联系单4.4 TYJ000103整改通知单4.5 TYJ000104合理化建议表13附 录 A（规范性附录）大连天源基化学有限公司组织机构图首席执行官总工程师执行经理研发中心财 务 部商 务 部原材料成品仓库综合管理部生产技术部QHSE中心污水处理站质 检 中 心生 产 车 间辅 助 车 间附 录 B（规范性附录）质量管理体系职能分配表GB/T19001条款号GB/T 19001-2000idt ISO 9001:2000条款名称主管领导各部门首席执行官管理者代表执行经理总工程师综合管理部QHSE中心生产技术部研发中心商务部财务部车间及其它4质量管理体系4.1总要求4.2文件要求4.2.1总则4.2.2质量手册4.2.3文件控制4.2.4记录控制5管理职责5.1管理承诺5.2以顾客为关注焦点5.3质量方针5.4策划5.4.1质量目标5.4.2质量管理体系策划5.5职责、权限与沟通5.5.1职责与权限5.5.2管理者代表5.5.3内部沟通5.6管理评审5.6.1总则5.6.2评审输入5.6.3评审输出6资源管理6.1资源提供6.2人力资源6.2.1总则6.2.2能力、意识与培训6.3基础设施6.4工作环境7产品实现7.1产品实现的策划7.2与顾客有关的过程7.2.1与产品有关的要求的确定7.2.2与产品有关的要求的评审7.2.3顾客沟通7.3设计与开发7.3.1设计与开发策划7.3.2设计与开发输入7.3.3设计与开发输出7.3.4设计与开发评审7.3.5设计与开发验证7.3.6设计与开发确认7.3.7设计与开发更改的控制7.4采购7.4.1采购过程7.4.2采购信息7.4.3采购产品的验证7.5生产与服务提供的控制7.5.1生产与服务提供的控制7.5.2生产与服务提供过程的确认7.5.3标识与可追溯性7.5.4顾客财产7.