物资招标采购办法.doc

物资招标采购办法第一章 总 则第一条:为了认真贯彻执行中华人民共和国招投标法和四川省煤炭产业集团物资集中招标管理（试行）办法，建立健全规范的集团公司物资采购招标管理运行机制，促进集团公司范围内采购活动公正，公开，公平和诚实信用有序地进行，根据有关法律和法规，制定本办法。第二条：本办法严格遵循集团公司物资招标采购“集中与分散相结合”，“二级权限划分”的总体原则，即规定物资采购招标在集团公司集中统一管理下按照相应程序实行分级分权管理，严禁违反规定程序越级越权采购。第三条：本办法适用集团公司（包括分公司，子公司，直属机关处部室等）各类物资采购：生产物资采购，固定资产购置，基本建设投资采购，安全技措投入采购，国债项目物资采购，办公用品采购等范围（详见附一集团公司招标采购范围及采购目录，明确了招标采购管理的行为规范，操作程序，权限划分，货款支付，监督管理及奖惩条例，是集团公司实行物资采购招标管理的基本制度。第四条：各项专项投入，包括基本建设项目投资，固定资产购置，维检费使用，技术改造，安全措施投入等（国家专项投入纳入政府招标的除外），所形成的批量采购或单项采购，其金额一次性或计划累计超过10万元及以上采购项目，必须纳入招标，确因特殊原因，如危及安全生产，生命危险的抢险物资，设备及器材，以及专利产品，技术专一产品且有特殊要求的产品可不纳入招标，但应实行询价或竞争性谈判采购，按规定程序报集团公司一级采购机构批准。第二章 组织机构设立与管理第五条：集团公司物资招标采购实行集中与分散两级管理，并设立领导决策机构，执行机构，监督机构，评审机构相互制衡。在领导决策机构指导下独立开展工作，其领导决策机构由集团公司领导及相关部门领导组成；执行机构由集团公司物资分公司（供应处，简称一级采购执行机构）及各分公司，子公司（供应科，简称二级执行机构）组成；评审机构由业主代表，进入集团公司专家库的相关技术经济人员组成；监督机构由财务，纪监审部门人员组成。第六条：集团公司物资招标采购领导决策机构由集团公司分管副总裁，供应处，财务处，审计处，纪委，监察处，法律顾问室等负责人组成；一级采购执行机构由供应处负责人为组长，成员由财务，相关科室的科长以及有关专业人员组成；二级采购执行机构由各分公司，子公司的分管领导和相关专业人员，科室以及纪监审负责人组成；由一级采购机构执行的招标，其评审机构的人员由业主代表，进入集团公司专家库的相关技术经济等方面的专家随机抽取组成，成员人数为五人以上的单数，其中技术，经济等方面的人员不少于成员总数的三分之二。由二级单位或部门组织的招标，评审人员由各单位或各部门抽取相关人员组成。三是成立监督机构，监督机构由集团公司纪委书记任组长，纪监审，财务，法律部门人员组成。第七条：组织机构的职责（一） 领导决策机构1、 领导和指导各单位相应机构的工作。2、 负责审查，批准招标采购的招标形式，内容及结果。3、 负责处理物资招标采购中的违纪行为及审批奖励。4、 负责物资招标采购的资金平衡。（二） 执行机构1、 一级采购执行机构（1） 组织实施已批准的招标采购工作。（2） 负责整理各二级采购执行机构编制的采购计划，并汇总，编制集团公司招标采购计划。（3） 负责目录范围内招标会的筹备，组织和具体实施。（4） 负责目录外二级采购执行机构提交招标采购计划审批及组织，协调招标会议的召开。（5） 负责中标合同的草拟，签订以及合同执行情况统计。（6） 负责招标合同到货的验收，发放，管理以及退货，索赔。（7） 负责中标合同履约金和投标保证金的收缴上交及清退。2、 二级采购执行机构（1） 负责编制，审定，提交本单位目录范围内全年招标采购计划以及目录外采购申请计划。（2） 负责批准目录采购招标会的组织，实施工作。（3） 推荐或提供目录内实行招标采购的供货厂家联系人，联系电话以及详细地址。（4） 负责履行中标合同以及到货的验收，发放，保管以及退货，索赔等工作。（5） 负责草拟合同，签订合同以及中标合同执行情况统计上报工作。（6） 负责合同履约金，投标保证金收缴上交及清退。（三） 监督机构1、 全过程参与招标采购工作的监督，检查，考核。2、 负责投标厂商的资质审查认证。3、 审查招标合同的规范性，合法性。（四）评审机构1、负责投标文件的评审比较。2、负责各类物资标书的开标，汇总（委托其他人员汇总），滤标3、提出定标审理意见及建议，并推荐合格的中标候选人，完善合同签订。第三章 物资招标采购管理程序第八条：集团公司物资招标采购的主要程序及步骤: 各分公司,子公司集团公司直属机关处室每年均需按要求编制次年全年各类物资设备及器材计划,并将编制好的全年计划提交集团公司一级采购执行机构,由一级采购执行机构汇总编制相应计划并将测算的标底,推荐的供货厂商等相关资料报送集团公司招标采购领导决策机构, 领导决策机构批准计划后，由执行机构按照已确定的招标形式及相关内容发布公告并组织召开招标会议，按招标程序进行招标，评审机构选定中标厂商后报领导决策机构审查批准，由执行机构按职责组织招标合同的执行以及结算。第九条：目录外招标采购按照相应程序由一级采购机构汇总上报集团公司领导决策机构，计划批准后由一级采购机构将批准的计划批转到二级采购执行机构，各二级采购执行机构接到批转的计划后按相应程序组织招标。第十条：一级，二级采购执行机构接到领导决策机构批准的招标计划后，必须限定的时间，范围内按照招标采购形式程序具体负责组织实施，超过时限应重新审批。第四章 物资招标采购方式及操作程序第十一条：根据根据集团公司相关职能划分，招标采购可分为集中统一招标和联合招标即目录内必须集中统一由一级采购执行机构组织实施；目录外可由一级采购执行机构，二级采购执行机构联合组织实施，特殊情况下目录外可由一级采购执行机构委托，授权二级采购执行机构组织实施，但必须按程序审批。第十二条：集团公司招标采购实行公开招标，邀请招标。一、公开招标主要是指单项物资全年计划超过200万元，一次性集中分项计划且采购金额超过500万元及以上的采购。实行公开招标应在招标会的20天前通过报刊，信函等形式发布公告。二、邀请招标主要是指有全年计划，其单项采购金额在10万元以上，一次性集中分项计划且采购金额在10万元以上500万元以下的采购。实行邀请招标应在招标会召开的10天前并向三个以上的厂商发出招标 邀请书。同一招标项目的供应厂商每次不得少于三家参与。第十三条：招标采购的操作程序 一、招标采购计划的编制1、集团公司各分公司，子公司及直属机关处室必须根据暂行办法第八条，结合本单位生产经营及物资消耗，准确，全面，合理地编制好第二年全年物资申请采购计划（含目录内和目录外），计划的准确率应达到80%以上，采购计划量每个单项至少要占全年消耗量的75%以上。2、招标采购计划应按照物资类别，品种，规格，品牌，型号，质量标准和所要求的供货厂商编制，对生产厂商有特殊要求的应注明并说明理由。3、在编制招标采购计划时既要考虑采购过量造成积压，又要考虑采购量小无法满足生产而高价急抓，因此各类计划报送应严格按照有关文件规定实行签字盖章，中负其责。4、计划编制完毕后，应按规定时间报送一级招标采购执行机构，由一级执行机构整理汇总并根据现有库存和历年消耗规律，编制集团公司物资招标采购计划，提交集团公司领导决策机构确定招标量，招标形式及下达执行任务书。二、标书的编制和标底的确定1、一级、二级招标采购执行机构负责人按照批准的计划执行书，指定专人草拟标书及测算标底。2、拟标人员根据招标项目的需要编制招标文件，其中包括招标要求和条件以及拟定合同的主要条款。事前必须深入市场调查研究，广泛咨询，收集信息，全面掌握供需情况和价格变动情况，以科学合理的态度测算标底。3、标底草拟后报经集团公司领导决策机构审定后立即密封加盖骑缝章，由监督机构或执行机构负责人保存,评标时开封,凡掌握、了解标底的任何人员不得向其他人透露信息严禁与投标人接触与交流.4、标底密封后经批准由执行机构按照招标形式,时间要求发布相应公告或邀请书通知投标厂商,投标厂商应按文件要求编制投标文件,投标文件应按照招标文件的要求和条件作出实质性响应,并在要求提交投标文件截止时间内,将密封加盖骑缝章的投标文件送达招标地点.招标人收到投标文件后应签收保存,不得开封,超越时限的应原样退回.三、招标会程序1、集团公司招标采购会每年原则上举行14次，若特殊情况，按招标领导决策机构意见及时组织。2、招标会的时间，地点根据当年的工作安排决定。四、投标竞标程序1、集团公司招标会的竞标采取暗标或一次报价明标，二次报价暗标方式进行。2、招标时，执行机构可将采购总额或总量及类别划分成若干个包件，各投标厂商根据标书要求，可购买一个或多个包件分别进行投标报价；对批量大，金额高，厂商竞争大的物资或设备，原则上采用二次报价的方式，即第一次公开报价，第二次背靠背报价。之后再进行评审。五、开标，滤标，评标和定标程序 1、投标结束后，由评审机构（或委托执行机构的相关人员）将投标情况整理，汇总，再进行滤标，评标，和定标的审理。2、评审过程中要严格按照“公正，公平，公开”的原则和比质，比价，比交货期限，比付款方式和售后服务以及资质认证等总体原则，选择性价比最高的供货厂商。3、评标工作结束拉开距离评审机构应及时向决策机构报告，其中包括中标候选单位名单及定标结果。4、集团公司招标领导决策机构确定中标单位后，由执行机构当众宣布中标厂商或信函通知中标厂商并签订相应合同。六、合同签订及履行程序1、招标结果宣布后，执行机构应会同集团公司法律顾问室及时与中标单位订立书面合同。2、合同的签订必须按照招标的规格型号，数量，及价格填写，不得随意更改，也不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。填写合同时还应在付款方式栏写明“货到验收合格后付款”字样（特殊情况除外）。若厂商不履行合同，出现违约应扣罚合同履约金。厂商合同履行完毕，应按合同付款方式全额或按比例付款，有质保金约定的应扣除质保金，同时退还合同履约金。3、合同履行过程中，合同当事人应严格按照合同约定履行各自义务，任何一方不得自行变更或解除合同。对拖延供货的要严格按照合同条款处罚并追究相应责任。4、到货后应严格按照仓库管理制度办理入库验收手续，重要物资必须进行质量检测，集团公司纪监审机构或“物管委”应不定期进行抽查和监督。5、货物入库验收合格后，由相关部门出据验收报告或单据经采购执行机构负责人签字后，财务部门方能付款和退还相应定金。第五章 物资招标采购货款支付第十四条：招标采购货款的筹措由集团公司财务处在招标前根据拟定标底金额筹措资金，在招标会上作出相应陈述。第十五条：招标合同签订后原则上不实行预付款，特殊情况经相关部门认定，分管领导批准，可按双方约定预付部分货款，但最高不超过30%。合同履行后，采购执行机构应将合同复印件和执行机构负责人签审的付款单据，包括厂商开户银行，帐号传送到集团公司财务处。财务处审核无误后按合同约定一次或分次支付，同时退还合同履约金。第六章 物资招标采购厂商行为规范第十六条：凡参加集团公司招标采购的各类厂商一律师事务所按以下行为规范要求执行。一、参加投标的厂商，应当具备承担招标项目的能力，且有合法有效的营业执照，税务登记证和法人代表证明书或授权委托书。招标时应提供齐全的复印件文件，包括产品生产许可证，安全标志，合格证等证书，否则各级执行机构不得受理。二、参加招标的厂商认证后,在参加招标会时,应按照招标人的安排向主办单位缴纳投标保证金,方可购买标书.中标后应缴纳合同履约金.投标保证金原则上按10005000元缴纳,合同履约金原则上按中标合同总额的510%缴纳.三、合同履约金可以用招标保证金充抵.即厂商中标,所要缴纳的合同履约金可以用参加投标会时缴纳的投标保证金抵扣。凡投标厂商拒绝签订合同，主办单位不退还投标保证金。签订合同后厂商不履行合同，主办单位不退还合同履约金。四、中标的付款方式：1、原则上不预付款；2、到货验收使用合格后按合同约定付款。其结算一律以17%的增值税发票为准，否则在货款支付时扣减17%的增值税款进行结算。五、供需双方在履行合同期间，若遇国家政策性调价，经双方协商，对涨跌部分按百分比适当调整。但超过合同供货期限，一律按违约处理。第七章 物资招标采购各机构及人员相关纪律及准则第十七条：凡参加集团公司招标采购的各个机构及人员在执行招标过程中必须按以下纪律及准则执行.一、不得向任何人透露标底和已获取招标文件的潜在投标厂商及相关情况。二、严禁与投标人进行任何形式的接触，交流，协商谈判和收受钱物及招待。三、严禁借招投标之机串通投标人损害企业利益谋取个人私利行为。四、严禁招标人代为投标人填写投标书和投标。五、中标结果一经公布任何人不得擅自更改中标数量，规格型号及价格。六、确定中标单位且招标工作结束后，任何人不得透露招标过程整个情况。第十八条：招标工作结束后，由于计划不周密且未纳入招标的部分物资的采购，各级执行机构必须严格按照有关文件规定执行并实行询价采购或竞争性谈判采购方式，严禁违反规定擅自采购。凡未纳入集中统一招标采购的不得超过全年采购总量的30%，超过部分一律按坭违纪处理（特殊物资除外）。零星计划的采购由招标执行机构一次性招标后分次采购，即由一级采购执行机构一次性招标确定质量，价格及厂商后，各使用单位按照招标质量，价格在确定的厂商进货，不得随意改变。第八章 监督管理第十九条：集团公司物资管理委员会对各级采购执行机构招标采购活动实行监督检查，即每年组织两次大检查，并提出奖惩意见，其监督检查的重点内容包括：一、招标采购活动是否符合有关法律，法规和本办法之程序及规定。二、招标采购是否严格按批准计划进行，有无超计划或无计划采购行为。三、招标采购的方式和程序以及货款支付是否符合本办法之要求。四、任何单位或个人有权对招标采购过程中违规违纪行为以书面形式集团公司举报或投诉。 第九章 奖励与处罚第二十条：对严格执行本办法，为企业降低采购成本，创造经济效益，挽回经济损失的单位或个人，集团公司给予一定奖励，其奖励标准，范围及审批程序如下：一、集团公司一级采购执行机构组织招标采购，其招标采购价格与市场价格（标底）的价差按其价差总额的10%在集团公司成本中提取奖金奖励相关人员。二、集团公司二级采购执行机构组织招标采购，其招标采购价格与市场价格（标底）的审核价差（审核价差指由一级采购执行机构稽核审查批准的价差），可按其价差总额的10%在本单位成本中提取奖金奖励相关人员，计入工资总额。三、招标采购奖金提成的审批招标工作结束后，由采购执行机构根据采购标书面材料的标底（市场价格）和中标厂商签订合同的标底计算出价差，经财务部门稽核确认后填写集团公