发票报销细则.doc

上海帕特泵业制造有限公司发票报销实施细则为严格执行公司规章制度，加强财务支出管理，规范费用报销程序，根据上海帕特泵业制造有限公司财务管理办法，特制定本报销细则。第一条 发票必须印有税务机关统一发票监制章，并加盖发票使用单位发票专用章或财务专用章。税务局已经停止使用的旧版发票，视同废票，不能报销。第二条 严禁报销假发票及其他单据，一旦发现，按照国家的相关规定处理；另外复印件不得作为报销凭证。第三条 发票正面所有项目，包括顾客名称、时间、开票人、收款人、大小写金额等所有项目必须全部填写，并且字迹清楚。第四条 单据金额不得涂改、挖补，大小写金额必须一致，否则无效。原始单据有错误的，应由开出单位重开或者更正，更正处须加盖开出单位的公章。第五条 发票上必须加盖开具单位发票专用章或者财务专用章，漏项者不能报销，尤其是定额发票，例如出租车票、餐饮发票。第六条 “顾客名称”一栏，必须填写“上海帕特泵业制造有限公司”或“上海帕特泵业”或“上海帕特”或“帕特泵业”。汽车加油发票、洗停车票可以填写具体的车辆牌号，例如“沪FR1057”。 购买固定资产、大型周转材料或金额较大的各项发票，顾客名称一栏，必须填写“上海帕特泵业制造有限公司”，不能简写成“上海帕特”等。第七条 发票报销，不能一次性累计集中报销，应做到随时发生随时报销。发票要按月报销冲帐，从发票开具时间起，超过二个月的过期发票，原则上不能再报销。跨年的所有发票均不能报销，必须在年底全部清理报销做帐，超期不报销者由经办人自行承担费用。第八条 行政事业单位开具的“行政事业收据”，可以报销，但必须有相关单位加盖的公章。“中国人民解放军通用收费票据”可以报销，但必须有相关单位加盖的公章。第九条 对于确实不能取得发票的，例如补胎等小金额白条，可以报销，但必须有相应单位的盖章或收款人签名的收据，并且，在一次报销时，白条的总金额不能超过50元。第十条 发票报销，必须严格依照以下程序：报销人收集原始单据（业务招待费需有证明人，其他费用需部门主管签字确认及相关人员证明验收）部门主管领导审核（主要审核发生业务内容的真实性）财务科审核（主要审核票据的合规合理性）总经理签字同意会计制凭证出纳付款或冲帐。第十一条 发票报销，由经办人自己分类粘贴、填写，计算金额，统计原始单据总张数，财务进行复核和审核。第十二条 发票背面，经办人、验收人（或证明人）及审批人等，必须填明，漏项者不能报销。如果一次性取得多张定额发票（如餐饮发票、住宿发票），可以在其中一张上注明总的发票张数及总金额，同时注明以上事项。第十三条 对于支出金额在2000元以上的，要提前一天通知财务科，以便备款；对于支出金额在1000元以上的费用，无特殊情况下，必须以支票的形式支付。 第十四条 发票报销，必须先进行归类整理。可以分为以下几类：办公费：办公用耗材费、办公用品购置费、通信电话费、文明施工费、水电费等；招待费：分填为餐费、烟、酒、茶等；交通差旅费：分填为车费、出差住宿费、出差途中餐费等；车辆使用费：分填为修理费、洗停车及过路费、油料费用、规费等；第十五条 车辆使用费的报销，应进行分类填写，可分为加油票、洗停车及过路费、汽车修理费等几类；油票必须按照时间的先后顺序进行粘贴，且油票不能在同一天或者无间距日期发生，驾驶人员不能报销与车辆使用费无关的费用。非专职驾驶员者擅自开车，发生任何费用本项目部一律不给予报销，由非专职驾驶员自行承担。车辆使用费发票，必须附详细清单并加盖开具发票单位发票专用章或业务专用章。车辆发生修车时，须报办公室主任审核，然后报部门经理审批同意，方可进行维修。大金额（一般超过1000元）汽车修理费用，应该通知财务以转账方式进行结算，不能支付现金，否则发生的费用由修理经办人员自行承担，财务不予以报销，特殊情况除外。第十六条 办公用品等采购，须填具物品采购申请表，经部门负责人同意，后报项目经理审批方可办理，原则上只能由行办或指定的专门人员进行购买，但金额较大的办公用品，必须由行政办公室统一上报计划，总经经理审批后方能购买。开具发票的同时必须附有详细的清单，发票金额与其附件清单总金额必须一致，不一致者，按照金额小的报销，且发票及购货清单上必须同时加盖采购单位的发票专用章或其他业务公章。购买的办公用品、烟酒、日用品等，必须经行办主任或指定专人签字验收，行办主任购买以上物品，需经行办其它相关人员签字验收。同时行办应做好办公用品、招待用品等物品的收发领用登记台帐。第十七条 交通差旅费报销必须填写差旅费报销表，写明出差天数、出差事由等事项，经部门经理领导签字，办公室主任审批同意。出差人员应本着节约的原则，为公司节约开支。住宿标准和误餐标准：部门主管住宿标准不超过 元,一般人员不超过 元,特殊情况除外。部门主管出差每日伙食补贴不超过 元，一般人员不超过 元，凭发票实报实销，超过部分自行负责。一般人员乘坐火车不得超过硬卧标准，飞机不得超过经济舱标准，超过部分由个人自行负责。出差途中的出租车票无特殊情况不予报销，产生者由个人自行承担。差旅费报销，应结合行办的考勤制度，由行办签字，检查是否超假，对于公差超假者，超时部份的住宿费、误餐费、交通费不能报销。行办应本着实事求是的态度认真做好考勤工作，每月不定期的查看考勤情况,。因私事请假发生的费用一律不予报销。 第十八条 公司员工若享受电话费（手机费）补贴，由出纳根据公司规定的标准，一般每月月初或者月底统一交纳，原则上个人不能再报销电话费，特殊情况，可由部门主管领导批准，经办人可以自己先交纳费用，再将发票交出纳统一报帐，个人不能将手机发票混在其他发票中报销。第十九条 发生业务招待需经部门主管领导同意，并签