办公室管理职能的认识和应该规避的问题.doc

办公室管理职能的认识和应该规避的问题 企业的办公室管理体系是以总经理为最高领导，由专门部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。企业综合办公室有别于其他的具体职能管理工作，在企业内部起着枢纽作用。在现代企业中办公室是企业重要的管理部门，企业通过它对事务性信息进行有效的管理，从而使技术部门、生产部门、财务部门等其他职能部门能更有效地运转。因此做好办公室的工作是企业有效运转的重要前提，也是经营者提高企业管理水平的一个主要切入点。由于企业各自的需要和所面临的情况不同，企业办公室管理究竟包括哪些内容，难以有统一的界定。 从个人目前实践中企业办公室所管辖的内容来看办公室统管生产与经营业务以外的各种事务，包括会议管理、办公物品管理、档案管理、公关管理、各种实物资产管理、车辆管理、内部监察事务，以及人力资源管理等等，甚至还参与企业的监督、控制、决策工作；而另一些企业则把文书管理、会议管理等放在办公室进行管理，而大量行政性事务工作，包括人力资源、资产管理等，按职能统一的原则，集中设置职能部门管辖。总的说来，有点是共同的，即行政事务管理必须纳入办公室管理的范畴。因此企业办公室管理的基础内容主要是行政事务的管理。事务是相对职能而言的，是指职能之外但却为实现职能所必须的、例行的、程序性的、辅助性的事情的总体。事务活动是指那些为确保企业职能实现，为职能活动的有效开展奠定基础、提供服务、创造条件的条件性、辅助性、技术性的活动。如文件工作活动、会务活动、档案信息工作活动、组织保障制度规范保障活动，以及企后勤服务保障等活动都属于事务活动。 所以，企业办公室管理可简单地定义为以保持或者放大事物的功效为行目的，对事物的构成要素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制、协调。据此，企业办公室管理就可以理解为：以全面提高组织效能，提供必要管理保障为目的，而对企业内部办公事务、后勤事务活动的构成要素及其管理流通过程所作的规划、组织、监控、控制、协调。 企业办公室管理的功能就在于：它可以使企业内部的办公事务、后勤事务的功效得到放大和充分发挥，之所以如此，就在于它能使这些事务的要素构成及流通过程达到最佳状态。 企业内部的各种事务也是由多种要素构成的，人、财、物、信息、制度方法等等都要参与其中，共同发挥作用，这就需要保持构成要素的齐全、有效，使要素之间有最佳的配合关系，而企业办公室管理的规划、组织职能的使命正在于此，能力更在于此。 企业内部各种事务的构成要素并不是静止的，而是处于不断运动变化之中的，它需要通过要素有秩序、有实效的流通来创造工作成果，需要通过流通来适应不断变化着的客观环境，满足同样在不断运动变化着的企业职能活动提出的需求。这一特点就需要以有效的方式，保证各种要素的流通方向正确，流通过程有秩序、有效率，能保持对客观环境和企业职能活动需求的动态性适应。而我们知道，企业行政管理的监督、控制、协调职能正可以满足这些方面的需求。 办公室管理的任务就是通过对事务活动的构成要素及其流通过程实施科学有效的规划、组织、监督、控制、协调，为企业职能活动的高效开展创造条件、奠定基础、提供保障。要使企业做到： 人尽其才，即为事务活动的有效运行提供人力资源保证，要通过科学分工、优化组合、完善行为规范、教育培训与激励、合理配置各类从事事务处理工作的人员，明确其职位，提高其素质，充分调动他们的积极性，充分发挥他们的作用。 物畅其流，即为企业职能活动提供必需的物质条件，要合理分配，正确使用各种设备、工具、材料和能源，充分发挥其作用，厉行节约，努力降低消耗，力争供求平衡。 财尽其用，即为企业职能活动提供基本的财力保证，要量入为出，量力而行，讲究成本效益，讲究核算，使有限的资金得到合理利用。 时尽其能，即为企业职能活动的有效性提供必要的时间资源，要维护事务的时效，以有力措施充分发掘时间的利用价值，合理配置时间，充分利用时间。 文尽其效，即为企业职能活动提供包括文件在内的各种信息资源，要创造、充分利用、有效维护信息资源，使信息流通过程有序、顺畅、有效。办公室管理功能还有： 办公室管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业办公室人员每人都企面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管业理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，办公室在企业中主要有管理、协调、服务三大功能：其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。 专门的综合办公室担负着企业管理的组织实施、具体操作。办公室应该兢兢业业、认真细致地做好各种行政事务工作，把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，研究国内外市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。为了做好纷繁复杂的行政工作，行政部门的领导不能东一榔头西一棒子，漫无头绪地整天瞎忙；或是被领导一会儿支到东，一会儿支到西；结果村村起火，处处冒烟，吃力不讨好，不知道自己整天都忙了些什么。综合办公室的领导应该有“泰山崩于前而色不变”的定性，不管风吹浪打，胜似闲庭信步，有自已的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好安排，指挥若定。为了能达到这种境界，必须建立健全和认真执行办公室的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格等，从而建立起办公室的“法治”秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍；同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦系统的一系列硬件（如办公设施、生活设施）、软件（如规章制度、工作程序）、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个办公室管理体系在很大程度上就会像一部自动机器一样运转，只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以“人治”。一个办公室的管理能够做到这种程度，可以算是有一定水平了。然而，办公室如果仅仅满足于这样一种管理水平，那还是不够的。还必须在“管理”、“协调”和“服务”三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的管理者。 从“管理”方面来说，办公室不仅能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。这就要求办公室的领导者不仅能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把办公室工作做得更好，做得再上一个档次。 从“协调”方面来说，办公室负责人不仅能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门指手画脚，以权压人。办公室应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。 从“服务”上说，办公室要甘当幕后英雄的角色。因为办公室服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。办公室的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的“中心”。不但不可能，而且不应该。办公室管理的理想境界应该是“润物细无声”。办公室最忌讳处处显示自己的存在，与其他部门抢镜头，争荣誉。办公室应该像一部自动化程度很高的机器，这头原料（任务）进去，那头成品（结果）出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精企力和感情。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利业或便利的行为，特别要反对把行政部门变成“门难进，脸难看，事难办”的官府衙门。管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定政要搞得剑