办公室管理制度汇编.doc

一、物品采购程序及报销流程为了保障公司生产经营的正常运行，外协办公室本着“物美价廉、优质高效、综合服务”的原则，结合公司实际，特制订物品采购程序及报销流程。一、采购范围1、办公类：办公用品、复印纸、文件柜、印刷品、打印机、复印机以及耗材。2、电器类：电扇、饮水机、对讲机、电开水器、保温桶、电视机、电视接受器、空调。3、家具类：床、沙发、桌椅、窗帘、沙发套、门帘、被褥、床单、被罩。4、招待类：桶装水、水果、土特产、烟酒、瓶装水。5、标识制度类：制度牌、刻章、警示牌、科室门牌、名片、标语条幅。6、生活类：脸盆、暖瓶、塑料水壶、玻璃、门锁、煤球火、烟筒、煤球。7、福利类：月饼、面、油等过节福利；各种活动先进奖品；夏茶、防暑用品；8、其他与生产生活相关的用品。二、申请程序1、按照谁申请谁负责的原则，申请人为所购物品第一责任人，使用人为第二负责人，申请人所在单位负责人为第三负责人。若出现物品损坏或丢失，按照顺序分摊责任以及赔偿金额。分厂购买物品，须统一由分厂综合科上报。2、办公用品由申请部门正职签字后，报外协办公室。外协办公室采购员汇总出具办公用品采购单，经外协办公室主任、总经理办公室主任签字购买，交保管员发放。3、新印刷品由申请部门正职、总经理办公室主任经签字后，报外协办公室，并附样本及数量。常用物品经外协办公室主任签字后采购。4、对外招待需购买水果、娃哈哈矿泉水等物品经本部门正职签字，总经理办公室主任批准后，报外协办公室。5、土特产、礼品等需总经理办公室主任签字批准后，报外协办公室。6、各部门其他物品申请由本部门正职、主管部长签字后，到外协办公室采购员处核实其原有物品使用情况、需购物品分配情况以及该物品估价后，由总经理办公室主任签字后购买。超过500元以上物品，需常务副总经理签字。三、采购员、保管员职责及物品发放程序1、采购员要时常了解市场行情，注意物品价格变化，把握物品质量，采购物美价廉的物品。2、建立采购物品价格表，价格变动后及时更改。3、采购员要建立采购台账，采购时间、物品价格、数量、使用单位等要登记清楚，每月汇总存档。4、定点单位采购物品要做到一月一结算。5、采购物品后，采购员负责通知申请部门，并召集物品申请单位人员和保管员，三方对证无误后，签字发放。对于外协办公室购买的物品，各单位要建立用品登记台账，外协办公室定期核查。分厂由综合科负责，其他单位指定专人负责。 办公用品每月6日、7日、16日、17日定时发放，印刷品每月5日、15日、25日定时发放（如遇法定节假日放假，顺延至照常上班第一个工作日）。 三、报销程序采购员对采购物品每月进行汇总，持物品详单、发票等有关手续，经采购员、保管员、外协办公室主任、总经理办公室主任、财务总监签字后，到财务处报销。 4、各分厂、科职工如因工作调动或离职，须按公司规定将个人保管的所有办公用品全部交回外协办公室，需要本部门继续留用的，确定使用人报外协办公室，便于外协办公室跟踪办公用品的使用情况。 四、办公用品及耗材的盘点及费用分摊 1、保管员在每月底前应对办公用品按各部门领用情况，将费用分解到各部门，进行费用核定，填写办公用品明细表，明确各部门费用，报主管经理及企划科。2、每月月底，保管员与采购人员核对后，持办公用品采购清单报销。3、对于不能按时提报办公用品月度申请表的部门，外协办公室有权认为该部门当月无办公用品申请，不予采购相应用品。 附件1：办公桌椅配备和管理制度附件2：2013年各单位办公用品定额及办公用品价格表附件3：电脑配备和管理制度附件4：对讲机配备和管理制度附件5：民用空调配备和管理制度附件1办公桌椅配备和管理制度 为加强管理，减少费用支出，提高办公用品的利用率。特制定以下管理办法： 1、确定各厂部办公室和操作室需配备的各种办公用品，桌、椅、柜，落实到人头。 2、爱护公物，办公人员要做到使用好，保管好，要勤检、勤修。 3、公共财物，任何人不得转借，转给他人，调出人员必须上报外协办公室，收回或调整，不得个人带走。4、各部门需要购置新的办公设施的，要指定专人申领，提出书面申请，由正厂、主管部长签字，新聘请员工需出示人劳科实习表或调动表，报外协办公室，经公司领导同意后，统一采购。5、外协办公室每年要对办公桌椅配备情况和使用情况进行实地摸查登记，对所配备的桌、椅、柜如有意损坏者，按原价赔偿。6、具体配备标准如下：（一）总经理和常务副总经理2.8米板台1个，转椅1把，板前椅2把，7门书柜1组（褐色，高档），高档沙发1套，大小茶几各一套，电视1台，电视柜1个，机顶盒1个，木制衣架1个，床1个，床头柜1个，更衣柜1个，卧室办公桌椅1套，台灯2个，饮水机1台，木制脸盆架1个，高档床上用品1套，2间办公室50柜机空调1台，卧室35挂机1台，其他物品根据实际情况，另行配置。（二）正部长2.4米板台1个，转椅1把，板前椅2把，5门书柜1组（褐色），沙发1套，大小茶几各一套，电视1台，电视柜1个，机顶盒1个，木制衣架1个，床1个，床头柜1个，台灯1个，木制脸盆架1个，饮水机1台，床上用品1套，2间办公室50柜机空调1台，卧室35挂机1台，其他物品根据实际情况，另行配置。（三）分厂厂长1.8米板台1个，转椅1个，沙发1套，普通5门书柜1组，大小茶几各1个，饮水机1个，铁制衣架1个，铁制脸盆架1个，床上用品1套，2间办公室50柜机空调1台，1间办公室35挂机1台，其他物品根据实际情况，另行配置。（四）分厂副厂长1.6米板台，网纱办公椅1把，铁皮文件柜2个，单人沙发2个，小茶几1个，铁制衣架1个，铁制脸盆架1个。（五）副部长、科长1.6米办公桌1个，弓型椅1把，普通沙发1套，文件柜2个。（七）办公楼办公室办公桌（1.6米白色办公桌或1.4米棕色办公桌），办公椅（弓形椅、网状椅、港椅或木板椅），普通沙发（防皮沙发或铁木沙发），铁皮文件柜、5节文件柜或3门白色书柜，小茶几。保卫各门岗配置黄色办公桌，黄色木板椅（机修制作）。其他物品根据实际情况，另行配置。（八）生产办公室1、主任、科级、统计等办公室1.4米棕色办公桌，黄色木板椅（机修制作），铁皮文件柜，其他物品根据实际情况，另行配置。2、各工段、车间操作室黄色3连桌，黄色木板椅（机修制作），9门更衣柜，操作室按实际情况可以配备皮面办公桌椅。其他物品根据实际情况，另行配置。附件2各单位办公用品定额及种类办公用品明细表序号部门金额/元序号部门金额/元1总经理办公室10012东区炼铁厂3002项目管委会35013西区炼铁厂3003技术中心40014东区炼钢厂3004管理部8015西区炼钢厂3005财务部15016烧结厂3006经营部40017轧钢厂3007生产安全部15018动力厂808冷轧厂80019机修厂709督查室1020发电厂8010运输公司3021设备部8011宣传科1022西湖选厂20后勤：2560元生产：2050元合计：4610元 注明：后勤不包括复印纸费用，分厂定额包括领用复印纸费用， 红旗，彩旗费用2013年常用办公用品种类及价格物品单位价格/元物品单位价格/元上好汶胶水瓶1小白点修改液瓶2旭升短笔芯支0.08飞雪圆珠笔支0.5旭升长笔芯支0.08晨齐碳素笔支1三木回形针盒1晨齐碳素笔芯支0.75三木大头针盒1A4封皮个0.8上海小号复写纸盒3.5B5封皮个0.6上海中号复写纸盒7A4手拉封皮个0.8上海大好复写纸盒14B5手拉封皮个0.6上海铅笔支0.2红蓝铅支0.5长城橡皮块0.5白板笔支2白板（45*60）个25白板水盒3亚信印台个3印油瓶2亚信原子印油瓶2皇冠钢笔水瓶2友谊白粉笔盒0.5久久墨汁瓶2.5友谊彩色粉笔盒1富日传真纸卷8三木订书针盒1渴望电话部45宏光2号红旗面18暖瓶个15宏光4号红旗面10暖瓶胆个10宏光彩旗面3台帐本5票据夹个2.5台帐皮付1鸢尾捏盒3文件框3组10标签张0.3黑板（30*45）个15文件夹个4小工作手册个1计算纸卷10纸篓个3.5三木订书机110石英钟个15优必通计算器个20塑料脸盆个6雅心档案盒个7.5双面胶个1德旺档案盒个5飞利浦传真机台950皮圈包3小胶布盘0.5宽胶带盘4附件3电脑配备和管理制度为有效控制电脑配备数量，防范公司财产不必要的占用，提高电脑工作效率，减少无谓的额外开支，特制定以下管理规定：一、配备原则：合理使用，能够满足工作需要。二、配备标准：1、标准版：联想启天M7160、显示器19寸液晶、2G内存、320G硬盘、无光驱、主板为普通办公型。2.1配备范围：常务副总经理、顾问组、部长、分厂厂长、副部长以及后勤科长，其他人员根据部门工作需要给予调动或配备新电脑普通型。 2.2生产和后勤各科室一般按照统计和科长人员配备，特殊情况，经本部门正职和常务副总签字批准后，按实际情况给予落实配备普通型。 2.3公司范围内的监控设施和设备仪器需要配备电脑的，根据使用频率或设备要求，经外协办公室现场核实之后，按实际情况给予相应配备。 2.4公司外聘工程师或高级技师，根据工作需求，核实后给予配备办公电脑或办公笔记本。三、日常管理及考核1、各单位综合科负责本单位电脑申请及日常管理工作。2、电脑配备由各单位写申请，外协办公室实地考察，由其单位正职、主管部长、总经理办公室主任、常务副总经理签字后交外协办公室。3、电脑使用人要掌握基本的电脑使用知识和技能，按照正确方法使用电脑；4、要爱护电脑，使用环境要防热、防潮、防尘，电压稳定，不要靠近热源，不要放置在封闭的小空间内，保证设备通风散热和正常运行；5、电脑的操作系统由公司信息科统一安装，电脑使用人未经信息科允许，不得替换原有操作系统，不得随意安装使用与工作无关的软件，如有违反，处罚责任人50-100元罚款；6、上班期间不得有工作之外的娱乐行为，包括：玩或下载电脑游戏、观看或下载影视、收听或下载音乐、网络聊天等，如有违反，处罚当事人200元；7、电脑IP地址由信息科统一指定，其他任何人不得擅自修改电脑IP地址，如有违反，处罚责任人200元罚款；8、任何人不得擅自修改电脑物理网卡地址，如有违反，处罚责任人200元罚款；9、擅自拆装电脑、改动网络，导致电脑、网络无法正常使用的，处罚责任人100-200元罚款；10、以上罚款金额标准，为第一次违反罚款金额标准，若第二次违反，按二倍罚款，若第三次违反，按三倍罚款，以此类推；11、以上针对责任人、当事人的处罚，如责任人、当事人不明确，则按相同金额处罚所属直接部门的负责人；12、使用人要保证相关设备的财产安全完整，如有丢失，责任人照价赔偿；13、对于故意破坏攻击网络、故意传播病毒等恶意行为，公司将对责任人严厉考核；附件4对讲机配备和管理制度为提高工作效率，充分发挥对讲机作用，并且保护公司财物不受损失，避免造成不必要的浪费，特制定对讲机配备及使用制度：一、配备标准1、生产 1.1各分厂调度室以及重要岗位员工根据工作需要，酌情上报办公室，办公室经过实际岗位调查、核实后给予相应数目的配备。1.2配备规定三班共同使用同一台对讲机，并且做好交接工作，正常使用遵守“交班交对讲机”原则；使用一台能完成工作的，绝不配备两个。1.3生产单位如遇特殊情况需要多个对讲机同时使用的，分厂生产科长可以协调自行调配，办公室不再受理调配。2、后勤2.1保卫，巡防科负责人每人配备一台；保卫每个门岗只限配备一台；保卫巡逻组每个组只限配备一台；在厂区内比较偏远的重要保卫岗点，因无法安装电话线，每岗点只限配备一台，以便遇到突发事故及紧急情况时能够及时处理。2.2总调三班调度员，共配备3台对讲机，并严格遵守“交班交对讲机”原则。2.3 能源节能信息科、能源管控中心各配备2台对讲机。2.4项目管委会在工程筹建过程中需要对讲机的，给予调配。2.5项目管委会在工程筹建过程中需要使用对讲机的，给予临时调配。二、配备程序 1、各单位配备程序 1.1生产各单位：相关单位书面写出申请，上交本分厂安全科，安全科安排专人经分厂正厂长签字后经生产部长、总经理办公室主任审批后递交外协办公室，外协办公室给予办理。1.2后勤各单位配备程序：使用单位书面写出申请，由本部部长签字、总经理办公室主任审批后递交外协办公室，外协办公室给予办理。2、以旧换新程序2.1报废鉴定：对讲机损坏后,各单位要及时递交外协办公室报修，外协办公室将损坏的对讲机返回商家维修，商家经鉴定后确定某对讲机已报废,至此此机宣布报废。2.2以旧换新：使用单位若需要重新配备对讲机，将报废的对讲机上交办公室，并按照以上配备程序递交申请，办公室收到申请后给予以旧换新。3、新货验收程序3.1验收原则：三方(供应商、收货人、使用单位)同在、当场验收3.2验收注意事项：当供应商送来新货时，收货人、使用单位要同时在场进行验收，验收时注意检查信号、电池、外观、三证等相关产品情况，验收没问题后使用单位方可领用。三、日常管理及考核1、对讲机充电完成后，要及时把对讲机从充电器中取出，切除充电器电源。对于长时间接通充电器电源，外出使用时将对讲机从充电器中取出，不用时将对讲机放在充电器中充电的行为，对机器破坏极大，绝对禁止。发现一次，对使用单位罚款200元。2、严禁人为破坏对讲机或在对讲机上刻分厂、工段或使用者姓名，如有违反，除没收对讲机并责令使用单位赔偿。3、严禁各单位自行拆卸或修理对讲机，如有违反，除没收对讲机并责令使用单位赔偿。对讲机如出现问题，请交到外协办公室，由办公室送到供应商维修。4、对于维修单位签定对讲机被人为破坏或自行拆卸修理，除没收对讲机并责令使用单位赔偿。5、雨雪天要保护好对讲机，避免进水，损坏对讲机主板。请各使用单位采取措施，避免对讲机的表面磨损。6、根据对讲机供应商提供邯钢等其他单位的使用效果，将摩托罗拉A8对讲机的使用期限定为5年。在使用期限内，使用单位要保证对讲机的完好，公司将不再配备。如有损坏，由各使用单位自行补齐。如发现损坏后废弃不用，又不自行购买，将停止该单位一切物品申请。附件5民用空调配备和管理制度 为给职工提供一个良好办公环境，提高工作质量和工作效率，同时合理使用空调设备，延长空调使用寿命，现对空调夏季使用特做如下规定： 一、目的 1、加强对空调的启动、使用和责任管理，确保空调安全运行，更好地为全体员工提供良好的工作环境。 2、本着正确使用、安全管理、节能降耗的原则。 二、适用范围1、本制度所指空调仅为公司办公场所、车间设备制冷等民用空调2、本制度适用于公司全体员工。 三、配备标准1、 民用空调主要为人员办公和小型设备降温使用。2、 人员办公需要按照每间屋只限配备1台空调，一间屋为35型号，二间屋为50型号，三间屋为72型号，其他部门按照实际面积和工作性质需要配备相应型号空调。3、 生产小型设备满足降温需求的按照实际情况进行配备。型号2632355072120面积12-19m215-23m216-25m224-37m234-53m257-88m24、 正常环境面积-型号标准对照表：四、管理责任划分 1、空调使用实行“专人负责制”，外协办公室负责监督管理，各厂、部要明确专门空调管理员，并承担本部门空调管理责任。五、空调使用条件 1、空调作为办公设施，仅限于办公期间使用，不允许在非工作时间使用，专为设备提供制冷的除外。2、使用空调时，应先关闭门窗，如需通风换气要先关闭空调。下班前15分钟关闭空调，坚决杜绝开窗使用空调现象。3、夏天室外温度在30以上方可开启空调制冷，温度设置不得低于26。晚上非工作加班或阴雨天气不能开机。4、办公人员离开预计20分钟以上的，应关闭空调，严禁室内无人开启空调。5、空调使用时间一般为早上9:0011:50，下午为14:0017:30。 6、夏季雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。在空调开启时，严禁抽烟。六、注意事项 1、全体员工必须增强节约用电、安全用电意识。任何人不得随意开启空调外壳，不得私自拆装空调开关，也不得在空调线路上乱接线。 2、空调需要按照使用说明规定进行操作，如发生故障应即时向外协办公室报修，不得自行拆卸，否则责任自负。 3、空调使用中不得随意改变风叶方向，因为人为因素造成空调设备或遥控器损坏的，所发生的维修费用由损坏人承担。 七、违规责任 1、凡违反上述“规定”开启空调或办公区域长时间无人且空调仍开启的，给予科室负责人罚款50元/次。2、凡发现私自拆装空调、挪动空调、开启空调外壳等情况的，给予违规操作者罚款200元/次。3、凡在空调开启房间抽烟的，给予当事人及科室负责人500元/次。 4、凡空调遥控器丢失或损坏的，当事人负责造价赔偿。如涉及使用不当或者故意损坏，由当事人负责赔偿，并根据实际情况给予相应处罚。四、关于民用空调购买的管理办法 为加强公司民用空调使用和管理，确保空调安全运行，为设备服务，本着安全管理、节能降耗的原则，特制订空调购买及维修管理办法。一、购买程序1、各分厂、各部指定专人（即空调管理员）负责本单位空调的购买申请及日常管理等工作。2、空调购买由各单位到外协办公室领取购买申请卡，由其单位正职、主管经理签字后,交外协办公室并到实地审查安装位置、型号等，外协办公室实地审查完毕由总经理办公室主任签字后方可购买。二、责任落实1、外协办公室将按照各单位空调安装位置底册，不定期检查。2、如发现内外勾结、弄虚作假等现象，取消维修厂家资格，追赔损失，并上报公司领导处理该单位空调管理员及其负责人。3、除保护设备和其他重要用途之外的空调，必须做到人走机停，如果发现空调空运转，一次罚款当班人员50元，找不出责任人的由当天所有值班人员平摊。4、若空调出现人为损伤或外力损伤，该空调的所有单位要及时向外协办公室汇报。查明原因后，对造成损失的人员按照损坏程度进行处罚。找不出损坏者的，由使用单位承担一切维修费用空调申请购买卡编号：申请单位申请时间申请理由申请空调台数申请空调安装位置申请空调规格型号外协办公室实地核查意见本单位空调管理员签字本单位正职签字主管经理签字管理副总签字常务副总经理签字空调到货后空调管理员签字接受总经办驾驶员岗位职责及考核标准 一、驾驶员必须严格遵守交通法规及交通安全规章制度