登记会计账簿.ppt

1 第九章会计记录方法5 登记会计账簿 本章内容框架 2 第九章会计账簿 第一节会计账簿概述第二节会计账簿的登记第三节记账规则第四节结账与对账第五节账簿的更换与保管 补充 3 本章学习内容和学习要求 本章主要内容 1 账簿的意义和种类2 账簿的设置与登记3 账簿登记和使用的规则 记账错误的更正方法 4 结账和对账5 账簿的更换与保管学习目的和要求 通过本章的学习 学生应了解设置会计账簿的意义 明确会计账簿的种类及格式 掌握设置账簿的原则 总分类账 明细分类账和各种日记账的登记依据 登记方法 掌握登记账簿的各种规则 包括错账更正的规则 本章重点和难点为各种账簿的登记依据 总账明细账的平行登记方法 登记账簿发生错误时更正的方法 登记账簿的各种规则 4 第九章会计账簿 5 第一节会计账簿的概述 一 会计账簿会计账簿 简称账簿 一般在手工记账的情况下是指是由具有一定格式 互有联系的若干账页所组成 可以全面 系统 序时 分类记录各项经济业务的簿册 6 二 设置和登记会计账簿的作用 补充 提供较全面 系统的会计信息 并为会计报表的编制提供依据 确保财产物资的安全完整及各项资金的合理使用 提供经营成果的详细资料 为财务成果的分配提供依据 提供会计分析的参考资料 为会计检查提供依据 7 三 设置账簿的原则 确保全面 系统地核算各项经济业务 为经营管理提供系统 分类的会计核算资料 在满足实际需要的前提下 尽量节约人力 物力 账簿格式要力求简明实用 提供经营管理所需要的各项指标 8 四 会计账簿的种类 一 会计账簿按用途分类 9 1 序时账簿 也称日记账 按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记 序时账簿按其经济业务范围不同 又可以分为特种序时账簿和普通序时账簿 特种日记账 专门用来登记某一类经济业务的序时账簿 应用较广的是 现金日记账 和 银行存款日记账 10 普通日记账 用来登记全部经济业务的序时账簿 对所有经济业务都要先在账簿中确定会计分录 予以全面 连续地登记 其内容类似于记账凭证 因此 这种日记账也叫 分录账 或 原始分类簿 普通日记账的格式和登记方法 分录簿 目前很少采用 11 普通日记账格式 两栏式和多栏式普通日记账登记说明 1 日期栏 登记经济业务发生的日期 2 摘要栏 登记经济业务的主要内容 3 会计科目栏 登记会计分录应借 应贷的科目名称 4 金额栏 登记会计分录的借方金额和贷方金额 5 过账栏 每日应根据日记账中的会计分录登记总分类账 在此栏做标记 12 普通日记账 两栏 会计分录 注意格式 13 普通日记账的优缺点 优缺点 普通日记账的优点主要有三个 第一 与将交易 事项直接记入分类账相比 它大大减少了发生错误的可能性 第二 每笔日记账分录都列示了相应交易与事项的完整借贷记录 此外 日记账还备有充分的空栏用来说明每一交易与事项 这有利于完整 全面地了解交易与事项的性质与来龙去脉 第三 日记账序时记录每笔交易与事项 是一部按时间排列的企业经济活动的完整档案 14 缺点 这种日记账只能由一个人进行登记 不便于记账工作的合理分工 同时将日记账中每一组会计分录逐笔过入总分类账的各个账户 工作量很大 15 16 2 分类账簿 按照分类会计科目设置的对各项经济业务进行分类登记的账簿 17 3 备查账簿 也称辅助账簿 它是对一些备忘事项为便于查考而登记的账簿 如 租入固定资产登记簿 等 备查账簿不是根据会计科目设置的 与其他账户之间不存在严密的依存关系 18 二 会计账簿按外表形式分类 19 第二节会计账簿的登记 1 设置账簿的基本原则 满足管理需要 保证组织严密 格式简便适用 一 会计账簿的基本内容 20 2 账簿的基本内容 21 二 日记账簿的设置和登记 序时账簿 也称日记账 是按照经济业务发生的时间先后顺序 逐日逐笔登记经济业务的账簿 序时账簿的格式现金日记账银行存款日记账 22 现金日记账的登记方法 现金日记账通常是由出纳人员根据审核后的现金收 付款凭证 逐日逐笔按顺序登记的 由于从银行提取现金的业务只填制银行存款付款凭证 不填制现金收款凭证 因而这种业务的现金收入数 应根据有关银行存款付款凭证登记 每日终了 应分别计算当日现金收入和付出的合计数以及账面的结余额 并将现金日记账的账面余额与库存现金实有数核对 借以检查每日现金收入 支出和结存情况 23 1 现金日记账 格式 收 付 余三栏式 登记方法 逐日逐笔登记 24 1 现金日记账格式 25 银行存款日记账的登记方法 银行存款日记账通常也是由出纳人员根据审核后的银行存款收 付款凭证 逐日逐笔按顺序登记的 由于将现金存入银行的业务只填制现金付款凭证 不填制银行存款收款凭证 因而这种业务的存款收入数 应根据有关现金付款凭证登记 每日终了 应分别计算出当日银行存款收入 付出的合计数以及账面的结余额 以便检查监督各项收入 支出款项 并便于定期同银行送来的对账单逐笔核对 26 2 银行存款日记账 格式 收 付 余三栏式 登记方法 逐日逐笔登记 27 2 银行存款日记账格式 28 2 普通日记账的格式与登记方法 1 两栏式普通日记账 分录簿 格式 借 贷两栏式 登记方法 逐日逐笔登记 29 2 分栏式普通日记账 格式 按常用会计科目设置专栏 设借 贷方 登记方法 逐日逐笔登记 30 三 分类账的设置和登记 一 总分类账簿的格式和登记总分类账 简称总账 是根据总分类科目开设账户 用来分类登记全部经济业务 提供各种资产 负债 所有者权益 费用 成本 收入 利润等总括核算资料的分类账簿 31 2 总分类账簿的登记方法 总分类账登记的依据和方法 主要取决于所采用的会计核算形式 可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记 也可以把各种记账凭证先按一定方式进行汇总 然后据以登记 32 总分类账 格式 借 贷 余三栏式 登记方法 A 逐笔登记 根据专用记账凭证逐笔登记 B 汇总登记 对专用记账凭证进行汇总后 根据汇总的数字登记 33 1 总分类账格式 34 二 明细账簿的格式和登记方法 明细分类账 简称明细账 通常是根据总分类科目设置 按所属二级或明细科目开设账户 用来分类登记某一类经济业务 提供明细核算资料的分类账簿 明细分类账一般采用活页式账簿 也有的采用卡片式账簿 如固定资产明细账 35 1 明细分类账的格式 三栏式明细分类账数量金额式明细分类账多栏式明细分类账 36 1 三栏式 同总分类账 格式 借 贷 余三栏式 37 登记方法 逐笔登记 适用核算内容 往来款项等 特点 只提供价值指标 38 1 三栏式明细分类账 39 2 数量金额式 格式 借 贷 余三栏中分设数量 金额等栏 40 登记方法 逐笔登记 适用核算内容 实物资产等 特点 既提供价值指标 又提供实物指标 41 2 数量金额式明细分类账 42 3 多栏式 格式 按借方 贷方或借贷双方分别设置专栏 43 44 登记方法 逐笔登记 适用核算内容 成本费用和收入等 特点 只提供价值指标 减少数用红字登记 45 3 多栏式明细分类账 46 第三节记账规则 一 启用账簿的规则1 在启用账簿时 应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称 2 在账簿扉页上应附 账簿使用登记表 或 账簿启用表 其内容包括启用日期 账簿页数 记账人员和会计主管人员姓名 并加盖人名章和单位公章 记账人员或会计人员调动工作时 应注明交接日期 接办人员和监交人员姓名 由交接双方人员签名或盖章 47 3 启用订本式账簿 对于未印制顺序号的账簿 应从第一页到最后一页顺序编定页数 不得跳页 缺号 使用活页式账页应按账页顺序编号 并须定期装订成册 装订后再按实际使用的账页顺序编定页数 另加目录 记明每个账户的名称和页次 4 粘贴印花税票 应粘贴在账簿的右上角 并且划线注销 在使用缴款书缴纳印花税时 应在右上角注明 印花税已缴 及缴款金额 48 49 1 登记账簿时 逐项登记入账 做到数字准确 摘要清楚 登记及时 2 登记完毕后 要在会计凭证上签名或盖章 并在记账凭证中的 记账符号 栏注明已经登账的符号 如 表示已经记账 3 账簿中书写的文字和数字上面要留适当空距 不要写满格 一般应占格长的1 2 二 登记账簿的规则 50 4 登记账簿要用蓝黑或黑色墨水书写 不得使用圆珠笔 银行的复写账簿除外 或铅笔书写 但下列情况可以用红色墨水记账 1 按照红字冲账的记账凭证 冲销错误记录 2 在不设借贷等栏的多栏式账页中 登记减少数 3 在三栏式账户的余额栏前 如未印明余额的方向 在余额栏内登记负数余额 4 会计制度中规定用红字登记的其他记录 51 5 各种账簿按页次顺序连续登记 不得跳行 隔页 如果发生跳行 隔页 应将空行 空页划线注销 或注明 此行空白 或 此页空白 字样 并由记账人员签名或盖章 6 凡需要结出余额的账户 结出余额后 应在 借或贷 等栏内写明 借 或 贷 等字样 没有余额的账户 应在 借或贷 等栏内写 平 字 并在余额栏内用 0 表示 现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额 52 7 每一账页登记完毕结转下页时 应结出本页合计数及余额 写在本页最后一行和下页第一行有关栏内 并在本页的摘要栏内注明 转后页 字样 在次页的摘要栏内注明 承前页 字样 8 由于记账凭证错误而导致账簿记录发生错误 应按已经更正的记账凭证登记账簿 进行更正 53 账页连续登记 不得隔页跳行 54 记账发生错误 按规定方法更正 说明简明扼要 书写适当留格 55 账页结转说明 56 注明余额方向 T 形账户中没有余额时的表示方法 57 做好记账标记 58 三 错账的更正规则 一 错账的基本类型1 账簿本身登记错误记账凭证正确 但依据正确的记账凭证登记账簿时发生过账错误 59 2 凭证错误而导致的账簿错误记账凭证错误 导致账簿登记也发生错误 这种类型的错误又包括三种情况 一是由于记账凭证上的会计科目用错而引发的错账 二是记账凭证上金额多写而引发的错账 三是记账凭证上金额少写而引发的错账 60 记账凭证 经济业务 记账凭证上会计科目用错 记账凭证上金额写多 记账凭证上金额写少 61 二 账簿错误的查找方法 1 顺查法 即按照会计核算程序 从经济业务 原始凭证 记账凭证 会计账簿 试算表 按顺序查找 在哪个环节发现错误 分析错误的原因及性质 然后采取正确的方法进行更正 2 逆查法 即按照与会计核算程序相反的步骤 从试算表 会计账簿 记账凭证 原始凭证 经济业务 逐步缩小错误的范围 直到找出错误为止 62 3 技术方法 即根据错账的数字 结合数字之间的某些规律运用数学知识来查找错误的方法 技术方法又具体分为差数法 除2法和除9法三种 错账一般通过编制 试算平衡表 而得以发现 如果借贷发生额的合计数不相等 二者之间会有差额 根据差额的具体情况 可进一步按照以上方法查找 见下面的几种情况 63 总分类账户发生额试算平衡表本期发生额借方贷方银行存款400000190000原材料14985固定资产100000短期借款20000应付账款800154985应付票据20015实收资本480000盈余公积80000合计695000695000 若借方漏记400000 借方合计295000 贷方合计695000 若借方80000记贷方 借方合计615000 贷方合计775000 若4985颠倒为4958 借方合计695000 贷方合计694973 账户名称 64 差数法 根据双方差额直接查找错账 例 若借方漏记400000 则借方合计295000 贷方合计695000 双方差额为400000 即可根据400000这个数字直接查找错账 除二法 以双方差额除以2 根据商数查找错账 例 若借方80000记入贷方 则借方合计615000 贷方合计775000 双方差额为160000 160000 2 80000 即可根据80000这个数字去查找错账 65 除九法 以双方差额除以9 根据商数特征查找错账 例 若4985颠倒为4958 则借方合计695000 贷方合计694973 双方差额为27 27 9 3 先考虑数字位移 30 300 3000等再考虑数字颠倒 求得的商数为被颠倒两数之差 本例为8 5 3 即可根据商数的这一特征去查找错账 66 二 更正错账的方法 1 划线更正法适用情况 使用如果发现账簿记录有错误 而其所依据的记账凭证无错误 即纯属账簿记录中的文字或数字上的笔误 可用划线更正法予以更正 更正方法 将错误的文字或数字上划一条红线横线注销 但必须使原有字迹仍可辨认 以备考察 然后 在划线的上方用蓝字或黑字将正确的文字或数字填写在同一行的上方位置 并由更正人员在更正处盖章 以明确责任 67 例 用银行存款3275元购买办公用品 记账凭证上编制的分录为 借 管理费用3275贷 银行存款3275 错账 账户中登记为3257 更正方法为 划线更正法举例 68 注意问题 对错误的数字必须全部划掉 不能只划掉其中的部分数字 划掉的数字必须保持清晰可见 69 2 红字更正法 适用情况1 记账以后 发现记账凭证中的应借 应贷的会计科目或记账方向有错误 且记账凭证同账簿记录的金额相吻合 那么应用红字更正法予以更正 更正方法 应先用红字 金额用红字 填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证 并据以用红字登记入账 以冲销原错误的账簿记录 然后 再用蓝字或黑字填制一张正确的记账凭证 用蓝字或黑字据以登记入账 70 例 以转账支票支付下年度报纸杂志费600元 在填制记账凭证时误记入 管理费用 账户 并据以登记入账 错误分录为 借 管理费用600贷 银行存款600 错账 借方科目应为 待摊费用 更正方法为 红字更正法举例1 71 注意问题 对登记没有错误的账户也要重新登记 不能只登记原来错账的账户 72 2 红字更正法 适用情况2 记账以后 发现记账凭证中应借 应贷的会计科目 记账方向并无错误 记账凭证和账簿记录的金额相吻合 只是所记账金额大于应记的正确金额 也应用红字更正法予以更正 更正方法 更正时 将多记的金额用红字 金额用红字 填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向 应借 应贷会计科目相同的记账凭证 并据以登记入账 以冲销多记金额 求得正确金额 73 红字更正法举例2 原材料生产成本 4000400036003600 原来的错账 用红字编分录并记账 金额为正确数字与错误数字二者之差 冲销错账 借 生产成本3600贷 原材料3600 原来的错账 例 生产产品领用材料400元 在填制记账凭证时 误记金额为4000元 但会计科目 借贷方向均无错误 错误分录为 借 生产成本4000贷 原材料4000 错账 分录中金额写多 更正方法如下 74 3 补充登记法 适用情况 记账以后 发现记账凭证中应借 应贷的会计科目和记账方向并无错误 记账凭证和账簿记录的金额相吻合 只是所记金额小于应记的正确金额 应采用补充登记法 更正方法 将少记的金额用蓝字或黑字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向 应借应贷会计科目相同的记账凭证 并据以登记入账 以补充少记的金额 求得正确金额 75 预提费用管理费用 4040360360 原来的错账 编制正确分录并记账 金额为正确数字与错误数字二者之差360元 冲销错账 借 管理费用360贷 预提费用360 原来的错账 例 预提本月份银行借款利息400元 在填制记账凭证时 误记金额为40元 但会计科目 借贷方向均无错误 错误分录为 借 管理费用40贷 预提费用40 错账 会计分录中金额写少 更正方法如下 补充登记法举例 76 第四节结账与对账 一 对账1 对账的含义对账就是核对账目 为保证账簿记录真实 完整和准确对有关数据进行检查 核对的方法 2 对账的意义 账簿记录是编制财务报告的重要依据 账簿记录正确与否直接影响着财务报告的质量 因此 会计人员应做到账证相符 账账相符 账实相符 以保证各种账簿记录的真实 完整和正确 加强对经济活动的核算和监督 为编制财务报告提供真实可靠的数据资料 77 3 对账的主要内容 78 账证核对 各种账簿记录与有关会计凭证和记账凭证与所附原始凭证之间的核对 79 账账核对 各种账簿之间有关记录互相核对 具体核对内容主要有 总分类账各账户借方期末余额合计数与贷方期末余额合计数核对各明细账户的余额合计数与其有关总账账户余额核对现金日记账和银行存款日记账期末余额与有关总分类账户期末余额核对会计部门各种财产物资明细账期末余额与财产物资保管和使用部门的有关财产物资明细分类账的期末余额核对 80 账实核对 各种财产物资账面结余额与实物结存数额相核对 核对的主要内容 现金日记账账面余额与库存现金实存数额核对 银行存款日记账账面余额与银行实际余额核对 各种材料物资明细分类账账面余额与各种材料物资实际盘存数额相核对 各种应收 应付账款明细账账面余额与有关债务 债权单位的相关余额相核对 81 二 结账