社团办公室业务流程及规章制度(草案).doc

社团办公室业务流程及规章制度（草案）（一）社团财务制度 社团办公室财务组对社团70%会费进行统一管理和发放，并对社团30%自留经费使用情况进行定期不定期的审查，监督管理社团赞助经费的申报和使用。具体制度如下：一、 日常活动70%帐户报账制度：1、 每周周四晚9：1010：10为报账时间，其他时间不接受社团报账。活动结束两周内可以报账。2、 报账需携带盖团委印章的活动提案表复印件及该活动产生费用的正规票据。票据需为第二联，复写，加盖商家印章；票据后按时间、金额、事由、经手人顺序背书。票据用回形针别好，并用白纸附上总金额。超市小票及打印复印小票需换成正规票据，否则不予报销。食品、餐饮、通讯费不能报销。3、 每次报账金额上限为应报金额的110%，超过100%的作为超支处理，期末将予以扣分。4、 票据整理较好、准备零钱的社团，将根据每次报账记录，在期末予以适当加分奖励。二、 社团赞助申请制度：1、 为社团活动提供社会赞助分为现金和实物，现金和实物折合金额之一必须在600元（含600元）以上。社团只能为赞助公司提供非商业性质的海报宣传，展出横幅为其冠名（如某某杯比赛、某某公司预祝某活动区得圆满成功等），开展讲座等活动。若现金达2000（含2000）以上，赞助商可以在校内搭建站台进行宣传（经学校相关部门允许后，摆展台地点时间及展台大小都根据该公司提供现金金额而定）。2、 社团申请赞助需先在社团办财务组填写赞助申请表，详细说明赞助内容和活动方式。申请表经老师批准后，方可签约接受赞助。严禁未经批准，私自为商家提供宣传等活动。签订赞助协议书后，须将赞助合同复印件交到社团办财务组保存。所拉赞助为现金的，须在活动结束的两周内，将赞助金额的30%上交社团办纳入全校统筹。3、 严禁社团为赞助公司散发传单或开展有传销性质的活动4、 每个社团每学期限拉2次赞助。三、30%帐本记帐规范：1、按照会计记帐法则，期初进行上期余额结转，期末进行本期总计。支出记贷方，收入记借方。2、用黑笔记帐，红笔修改。应尽量保证记帐准确，清晰，不出错。3、当期票据用别针别好，粘于记录该事项的那页。票据规范同报账的票据规范。四、社团评优细则财务组年底评分在社团学期末评分中占30（即3分），根据评分制度评定社团。评分细则如下：1、 报账要及时，规定在活动搞完后两周内在报账工作日统一报账。如无故推延报账期，扣23分2、 报账时携带提案复印件，未带者扣23分3、 报账时未使用正规票据（发票或和盖章收据），故意涂改、伪造票据，扣47分4、 报账金额超过提案预算金额的10%，超出部分由社团负责人自行承担，并扣23分5、 故意隐瞒赞助情况，未到社团办财务组填写赞助申请表，迟交或不交现金30%的社团，扣47分6、 由社团办对社团30%账目进行定期不定期的审查，根据账目登记情况，对记录不清者扣47分 （二）社团档案制度一、日常档案管理制度1.及时上交换届后的社团负责人登记表和机构成员表。表格在社团办博客（swufestb）和社团办qq群共享里均可下载。此外，负责人登记表贴上相片，并交由学院审核盖章后方可入柜存档。 2.每周三的社团负责人大会，各社团代表应在档案组同学处签到。3.每周日上传当周活动简报电子档至社团办邮箱（swufellstb163），次周一将简报文字档交至竹园二楼。社团活动简报应包括当周所有活动的简介和总结以及下周活动策划。4.期末上交学期工作简报，电子档和文字档各一份。简报中应有学期重大活动回顾，社团机构成员（主要成员）工作总结，社团制度简介和本学期财务报表。5社团上交所有需存档的材料（返还的提案、工作总结、期末简报等）都须注明社团代码。二、期末评分细则档案组年底评分在社团学期末评分中占20（即2分），根据评分制度评定社团。评分细则如下：（1）每周三的社团负责人大会签到情况。基准分为5分，每缺席一次扣0.2分。（2）日常总结上交情况：分为电子档和文字档份。基准分为5分。未上交一次扣0.1分，不按时扣0.05分。内容丰富，进入月报的社团活动总结加0.2分。（3）学期简报情况：分为电子档和文字档两份。基准分为3分。未上交者无得分，未按时上交扣0.5分。另外根据内容和质量作相应的加分。（4）期末海报：未上交者无得分。及格分为3分。得分在此基础上依据内容作相应的浮动。（三）社团外事制度一、日常外事管理制度1、 外事组同学在进行打分时会站在公平，公正的立场，同时对各个社团的活动起到监督，指导作用，并给各社团活动提出相应的改进意见。2、外事组同学将根据社团前一周提交的提案上的活动时间地点确定下一周的打分安排，如果活动时间地点临时有变动或者取消，请确认后立即通知外事组同学。3、请在活动前一天晚上把第二天的活动时间地点发给外事组同学，以便确认。4、若有临时会议或紧急通知，外事组同学会在最短时间内通知到各社团负责人。5、在本社团有活动期间，请确保至少有一位社团负责人的电话保持畅通，如有情况方便联系。6、外事组每次评分完后都会做好统计得分，以便期末对各社团进行综合测评。7、外事同学在打分中会听取各社团的意见，帮助于社团办工作的改进。8、打分细则二、期末评分细则外事组年底评分在社团学期末评分中占（即分），以社团活动打分表分数为基础，同时根据评分制度评定社团。（）社团外事组评分基础分为社团平时活动打分的算术平均数，同时按活动次数，每次加0.1分。（）社团参加校级活动或校团委活动者，每次加分，具体加分根据活动大小及影响确定。（）社团活动未于上一周周末前通知外事组者，每次扣分。（）社团活动时间、地点如有变化，未提前通知外事组者，每次扣分。（）社团活动中出现重大问题，或被学校老师、同学投诉者，每次扣分，同时社团办公室对社团及其负责人进行严肃审查。注意事项：在评分规章中未出现的其他事项，社团办公室根据详细情况与团委老师商议后作出相应处理。（四）社团提案制度一、日常提案管理制度社团举办活动都需填写和上交提案表，提案的流程分四步：填，交，返，还。1填提案：提案填写要规范，要用正规提案表。正规的提案表格式可以从社团办的群共享里找到。表中填写的活动内容和经费须详细，注明经费总额。2交提案：每周三下午5：40在F204召开社团负责人大会，会上统一收取下一周的活动提案，各社团同学需记住自己本周上交的提案编号。会后由社团议事会审议所有提案。合格者予以通过，周四上午社团办公室提案组同学会将议事会及社团办公室讨论认定合格的提案交给团委老师审阅批复。3返提案：每周四下午5点40至6点20在学生会竹园二楼返还提案。提案返还的时候社团请指派专人领取，并签字验收。申请多媒体使用券的社团须当场领取，过后社团办公室概不补发。社团没有按时领取提案，导致活动无法正常进行，后果自负。4还提案：活动举行以后，请将上周活动提案原件或复印件在周四返提案时间上交，以留给社团办做档案和备案。5除规定时间收取提案表外，其余时间一律不接受提案注意事项：小型活动提前一周上交提案，大型活动要提前两周预先上交活动的详细策划，经批准活动后，按时上交提案。二、期末评分细则提案组年底评分在社团学期末评分中占（即分），以扣分登记为评分手段，在保底分基础上减分统计。（）学期内社团如无活动，提案组评分为分；有一到两项活动者，提案组保底分为分；有三项或三项以上活动者，提案组保底分为分。（）除大型活动、校级活动等特殊情况外，社团不得提交紧急提案(注：社团凡不在规定时间提交提案均为“紧急提案”)，情况确实特殊者，每次扣分。（）大型活动或长期活动，社团未随提案表上交详细策划者，每次扣分。（）活动提案格式不规范的社团，以及活动有赞助资金却未标注者,每次扣0.分。（）需要活动传递单的社团，传递单未与提案表一同上交者，每次扣0.分（）不按时领取提案的社团，每次扣1.4分。（）不按时返还提案复印件的社团，每次扣0.6分。（）社团不遵守管理规定，越级上报者，提案组评分为分。注意事项：在评分过程中社团出现的存在争议的事项，社团办公室根据详细情况作出相应处理。（五）关于社团盖章和签字的若干事宜1社团的提案必须按规定时间交由社团办公室提案组同学，由提案组同学拿到校团委统一盖章。2.需要在活动传递单上签字盖章的社团，须将活动传递单与相关提案装订，按规定时间交给社团办公室提案组的同学。 3社团为宣传活动等绘制的海报、喷绘须持相关活动提案（已通过）自行到竹园二楼老师办公室陈家泉老师处盖章。4.社团申请使用展板，须书写申请书，由社团办副主任签字后，方可拿到勤工俭学中心申请展板.5需要社团办公室开出的相关工作证明，获奖情况等，遵循社团办公室的统一规定及安排。特殊情况下，在社团办公室办公时间到竹园二楼校团委办公室向社团办公室