公文写作练习题

2 20 2020 江苏师范大学学生会干事培训 公文写作 主讲人 刘诗思江苏师范大学学生会副主席 2 20 2020 公文写作是学生会日常工作的重要内容 在学生会日常工作及社会活动中发挥着重要的作用 规范 严谨的文书材料不仅对工作人员开展工作意义重大 同时也体现着学生会的管理水平与文化底蕴 在学生会的工作历练也对学生会成员踏入社会起着不容忽视的作用 因此重视规范化培训十分必要 2 20 2020 一 通知 2 20 2020 一 通知通知一般由标题 正文和落款三部分组成 标题 分三种形式 发文机关 单位 名称 事由 通知 事由 通知 通知 正文 通知文书的正文由开头 主体和结尾三部分组成 在写正文之前要在标题之下顶格写出被通知对象的名称 在名称后加冒号 1 开头 主要交待通知缘由 背景 2 主体 说明通知事项 如内容较多最好分类分条开列 不必过分讲究文采 力求简洁 3 结尾 提出执行要求及期盼结果 落款 写发文机关和发文时间 用公文形式发出的通知要加盖公章 2 20 2020 二 会议记录 2 20 2020 二 会议记录会议记录 是在开会过程中把会议的情况和会上的议程 报告 讨论的问题 发言 决议等内容记录下来的书面文字材料 会议记录一般由标题 会议组织情况 会议内容 署名四个部分组成标题 部门名称 会议名称 会议记录 会议组成情况 要求写明下列内容 会议名称会议时间 具体写明年 月 日 时 会议地点出席人员 若出席人员不多 则应一一写出每个人的姓名职务 若人数较多 则只需写出人数 列席人员 记录方法与出席人员相同 缺席人员 写明缺席人姓名 职务 缺席原因 若是大型会议则只需写出缺席人数 主持人 写明姓名和职务 记录人 写明姓名和职务 以上八项应各自独立成段 2 20 2020 二 会议记录 会议内容 主要包括以下内容会议议题 会议发言 一般按发言先后顺序记录 要求依次写出发言人的姓名及发言内容 会议决议 在会议内容下另起段落 逐条写出决议内容 会议结束 记录完毕应另提一行写 散会 二字 署名 在全文结尾的右下方 主持人和记录人分别签名 并注明散会时间 2 20 2020 三 活动 会议总结 2 20 2020 三 活动 会议总结 总结是对已经完成的某项工作 专题总结 或某一阶段的工作 全面工作 进行全面系统的回顾和分析研究 明确所取得的经验 成绩及存在的问题 应当吸取的教训 并使之条理化 规范化的公文 总结一般由标题 正文 结尾三部分组成 2 20 2020 标题 常用的有两种 公文式标题单位名称 事由 总结 新闻式标题多用于专题总结正文 通常由开头和主体两个部分组成 1 开头 把总结的时间范围 工作的指导思想及背景 本部门 或个人 的基本情况作必要的说明 并对总结主要精神和主要内容作必要的提示 2 主体 包括工作的具体做法 经验教训以及今后的努力方向 工作的具体做法 成绩与经验是全文的重点 要求对所做工作采取的措施 方法和步骤 取得的效果 成绩及其主 客观原因 以及这些做法中的成功之处 经验和体会 问题与教训要根据总结类型的不同和行文整体要求有所侧重 篇幅不宜过长 今后的工作设想及努力方向是对今后工作提出改进措施 说明发展趋势 提出新目标 以起到展望前景 鼓舞斗志的作用 结尾 应注明总结者的部门 职务 姓名与总结日期 向上呈报的文件总结如有需要应加盖公章 2 20 2020 四 校园策划书的撰写 2 20 2020 四 校园策划书的撰写 大学生策划步骤 策划先行获得支持组织小组 分配职责赞助来源组合资源 2 20 2020 策划书内容 名称前言背景活动负责人 参与者活动概要活动开展后备方案 planB 经费预算 2 20 2020 一 策划书名称 尽可能具体地写出策划名称 如 年 月 大学 活动策划书 置于页面中央 也可以写出正标题后将此作为副标题写在下面 二 活动背景 根据策划书的特点在以下项目中选取以下内容重点阐述 具体项目有 基本情况简介 主要执行对象 近期状况 组织部门 活动开展原因 社会影响 以及相关目的动机 其次应说明问题的环境特征 主要考虑环境的内在优势 弱点 机会及威胁等因素 对其作好全面的分析 将内容重点放在环境分析的各项因素上 对过去现在的情况进行详细的描述 并通过对情况的预测制定计划 如情况不明 则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充 三 活动目的 意义和目标 活动的目的 意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚 在陈述目的要点时 该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义 经济效益 社会利益 媒体效应等 都应该明确写出 活动目标要具体化 并需要满足重要性 可行性 时效性 2 20 2020 四 资源需要 列出所需人力资源 物力资源 包括使用的地方 如教室或使用活动中心都详细列出 可以列为已有资源和需要资源两部分 五 活动开展 作为策划的正文部分 表现方式要简洁明了 使人容易理解 但表述方面要力求详尽 写出每一点能设想到的东西 没有遗漏 在此部分中 不仅仅局限于用文字表述 也可适当加入统计图表等 对策划的各工作项目 应按照时间的先后顺序排列 绘制实施时间表有助于方案核查 人员的组织配置 活动对象 相应权责及时间地点也应在这部分加以说明 执行的应变程序也应该在这部分加以考虑 2 20 2020 五 请示 2 20 2020 请示是向上级领导请求指示 批准的文书 请示要一文一事 内容单一 注意要逐级行文 不可越级 谁主管就向谁请示 不能多头请示 请示通常由标题 主送机关 正文 落款四部分构成 标题 三种方式 发文机关名称 事由 请示 事由 请示 请示 主送机关 只写一个上级机关 正文 正文一般由开头 主体和结尾三部分构成 1 开头 交待请示的原因和目的 它是主管部门批复的根据 2 主体 主要说明请示的具体事项 问题等 必须写得具体清楚 要考虑本部门的实际需要及被请示部门的具体情况 3 结尾 写请示的要求即 请予以批准 等文字 落款 注明请求者的部门 职务 姓名 并注明日期 必要时要加盖公章 五 请示 2 20 2020 六 新闻通讯 新闻通讯是新闻消息的深入论述及对外公布 是需要运用叙述 描写 议论等多种写作手法 生动 形象的反映活动 事件及典型人物的新闻文书 新闻通讯包括人物通讯 事件通讯 工作通讯等 新闻通讯一般包括标题 主体 结尾 落款四个部分 标题 XX活动通讯稿 或根据活动主题拟定 正文 具体写明活动时间 地点 人物 主题 经过 内容的叙述要概括 精简 可以穿插摄影组的资料照片以增加通讯稿可看性 最后点明活动的意义 达到的效果 字数在400至800字之间 结尾 通讯的结尾比较自然灵活 有的是提出召唤 引起读者的共鸣 有的是意犹未尽 给读者留有回味的余地 有的是用精辟议论结尾 解释和深化主题 落款 注明报道者部门 职位 姓名 注明日期 2 20 2020 写作要求 做到实效性 真实性 全面性 客观性的统一 实效性 当天的活动尽量于当天完成通讯稿 不得拖延 真实性 真实反映活动情况 不得写虚假内容 全面性 全方位 多角度概括活动情况 要求完整而简练 客观性 以第三人称客观叙述 不可添加作者本身的情感 2 20 2020 七 函 函是用于不相隶属的机关之间商洽工作 咨询和答复问题的公文 不具备指导作用 也无批准效力 函一般由标题 正文和结尾三个部分组成 标题 发文机关 事由 函 正文 由两个层次组成 制文的依据 缘由与背景 即为什么要发函 申请 商洽 回复的具体事项 结尾 属申请及商洽事项的函 通常结尾要写 可否 请审批 同意否 妄请复函 等 答复函一般可写作 特此复函 2 20 2020 八 倡议书 倡议书是个人或集体提出建议并公开发起 鼓励大家共同完成某项任务或开展公益活动所用的一种书信体 倡议书一般由标题 称呼 正文 结尾 落款五个部分组成 标题 倡议内容 倡议书 倡议书 称呼 依据对象选用适当的称呼 要求尊称或平等称谓 正文 首先总述倡议的根据 原因 目的和意义 然后分条列出倡议的具体内容 要求内容健康 积极向上 政治思想正确鲜明 结尾 结尾要表示倡议者的决心和希望 或者写出某种建议 倡议书一般不在结尾写出表示敬意的话 落款 右下方注明倡议者部门 职位 姓名及日期 如有必要需加盖公章 2 20 2020 九 条例 领导机关制定或批准规定某些事项或机关 团体的组织 职权等带有规范性质的条规性文件 条例一般由标题 签署 和正文三部分组成 标题 主要有三种写法发文部门名称 条例内容 条例 适用范围 条例内容 条例 条例内容 条例 签署 条例的签署一般在标题之下 写明该条例何时经何会议通过 以写明其程序及效力 正文后不再署发文机关名称和日期 正文 1 章断条连式 涉及面广 内容丰富 由总则 分则 附则构成 总则 分条说明制定缘由 目的 依据 适用范围或适用对象 基本原则等 分则 条例主体部分 要求按照条例所涉及的方面 分为若干章节和若干条写明相关内容 附则 条例的结尾 包括实施要求 生效日期 解释权与修订权归属等 力求多而不繁 少而不漏 2 条款贯通式 格式比较简单 内容单一 其正文写作只分条不分章 从开头第一条起到最后一条 均以条款形式写成 2 20 2020 十 电子文档处理具体要求 一 WORD文档格式 二 EXCEL表格格式 三 纸张型号与打印要求 2 20 2020 1 原始材料按照原形态存放2 新建文字材料采用WORD文档格式 题目原则上用二号 加粗 方正小标宋 行距为固定值32磅 居中 如有副标题 用小二号加粗楷体 标题可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 正文字号原则上用仿宋 三号 行距固定值28磅 表格内文字的字号可适当调整 页面设置 页边距 默认 上 下2 54厘米 左 右3 17厘米 1 5倍行距 文件资料如有附件 在正文下一行左空2字用小3号加粗仿宋体字或楷体 GB2312标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数字 如 附件1 附件名称后不加标点符号 2 20 2020 西文TimesNewRoman 正文中的标题序号为 一级标题序号 一 二 三 段前空一行 加粗 二级标题序号 一 二 三 三级标题序号 1 2 3 四级标题序号 1 2 3 五级标题序号 落款日期阿拉伯数字文件正文部分必须设置页眉 页脚 页眉统一标准 江苏师范大学 活动名称 页脚插入页码 形式为 第X页共Y页 字号小五 设置为居中 2 20 2020 二 EXCEL表格格式数据较多的部门要建立相应的数据库或EXCEL表格 原则上EXCEL表格标题栏用宋体14磅加粗 表头用宋体10 5磅加粗 数据栏用宋体10 5磅字 行高20磅左右 可根据实际内容有所调整 除单页外 必须添加页码 页码为阿拉伯数字 居页面底端 居中 需要上报给学校的表格统一使用学校制定并下发的表格样式 2 20 2020 三 纸张型号与打印要求 1 原始档案材料不要求纸的型号 但小于B5或纸质脆弱的材料可粘贴在A4复印纸上存放 2 非原始文字材料统一用A4纸 原则上单面打印 3 表格可根据具体情况用A4纸打印 4 装订位置 文件装订均为两枚订书针 在距纵向打印纸张上 下边缘8cm处各订一钉 书钉距纸张左边缘3mm 5m