公司内部管理制度目录11仓库用.doc

江苏某某机械公司内部管理制度编制部门：财务部 办公室编制日期：2011年月日总经理审批： 内部管理制度为了加强内部管理，规范业务操作流程，完善运作手续，现制定以下管理制度：一、物资收发存管理规定(一)物资采购管理 采购业务必须经过请购、批准、订货（或采购）、验收、货款结算等环节。采购业务的全过程不得由一个部门完全办理，相关部门之间应该相互牵制，为加强物资采购管理，规范公司物资采购流程，明确相关岗位职责，确保公司物资采购正常、有序，特制订本规定。1、根据公司下达的生产任务，根据生产经营需要， 编制月度生产产品耗用物资需求表经生产副总审核，仓库保管员签字确认查询仓库原有库存情况，公司总经理批准所需采购物资数量，报至物资的采购部门向采购部门发出采购通知单。采购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。 2、采购部门根据采购通知单，填制订购单，订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等，预先予以编号，并经被授权的采购员签字。订购单同时应致送仓储部门作为将来验收的依据。 3、物资的采购，要尽可能与供应公司签订合同。重大合同应提请财务部门会签。合同一经签订，必须及时将合同副本送财务部备案。 4、批量物资采购，应采取竞价方式确定供应商，采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成，经供应部门负责人审核后，进行采购。以保证供货的质量、及时性和经济性。 5、购物资到达之后，采购部门要及时通知仓储部门验收入库。仓储部门要严格按订购单上要求的名称、规格、数量、质量、到货时间等进行验收，物资验收后，仓储部门应填制验收单。验收单应及时送交财务部门进行记账。 6、物资使用部门对供应部门供货价格及质量有疑义的，应及时向公司领导提出，由公司领导根据情况进行相应的处理。达不到质量要求的原辅材料，生产、使用部门有权拒绝使用。 （二）物资验收入库管理 为规范公司物资入库，确保公司购进物资符合要求，减少入库物资的非正常损失，特制订本规定。 1、公司所有采购的物资包括办公用品低值易耗品均实行统一入库制度，采购的物资由验收人员检验合格后填制检验合格单，凭合格单及货物一起交相应的仓库保管员点收入库，仓库保管员根据检验合格的材料名称、规格、数量和检化验报告，开具验收单，验收单要素填写齐全（一式三联：一、存根；二、财务），其中第二联交经办人附合格的发票后面办理报销手续，第一联存根作仓库记账依据。 2、对于经检验不合格的采购物资，采购部门必须及时与供货商进行联系，采取退货、换货或索赔措施。 3、严禁仓库保管员不见货物就开具空头入库单，见次罚款50元，严禁采购员采购货物不经仓库验收就投入生产销售程序使用，见次采购部及生产销售部均承担违纪责任，采购货款财务部门也因无入库单视同无货不予报销，一切经济损失采购者自负。（三）物资领用出库管理为规范公司物资领用行为，确保物资领用正常有序，特制订本规定。公司所有物资领用，均必须凭经使用部门负责人审批方可领料出库。领料单各个项目均必须填写完整。公司必备材料或核算会计，月末材料会计必须对当月领料单及消耗报表进行复核，查验领料单是否规范，物资出库数量及台账登记的准确性。所有领料单都不得涂改，不得在上面随意增减名称和数量，若因仓库存货不足确需修改时，也只能大改小，由小改大的领料单一律不得作领料依据。仓库保管员对领料单是否规范负责，发现一次领料单不规范，对仓库保管员处50元罚款。具体领用程序：1、车间生产领用原材料及配件，由车间主管人员开具领料单，领料单由公司生产部负责人审批。2、新增工具凭领料单领用，报废工具除凭经审核过的领料单外，还必须凭已报废的工具换取。仓库建立、健全工具发放台账，按部门逐笔登记发放。3、公司机修工、电工领用工具、器具；由本部门负责人开具领料单，维修物资领用，由需维修部门负责人开具领料单(库区及公共设施维修，由机修车间负责人开具领料单)，领料单由生产部门负责审核。所有维修用物资领用，除凭经审核过的领料单外，还必须凭换下的废旧物资领用。若领用部门不能交回原废旧物资，仓库有权拒绝发货，若仓库未按本条规定执行，发现一次扣仓库保管员50元。仓库保管员必须建立回收物资登记台账，做好回收物资的登记。回收物资和副产品，定期由财务、生产、设备、供应等部门联合商定变价价格后方可进行处置。4、其他正常领用物资，由领用部门负责人开具领料单，如领用办公用品低值易耗品及劳保用品，由公司办公室按照办公用品计划及劳保用品发放规定审核后发放。月初公司办公室月初抄写办公用品及劳保用品使用发放计划，计划表经财务部审核报总经理审批。仓库应建立、健全办公用品劳保用品发放台账，按人逐笔登记发放。（四）仓储管理 为加强仓库人员管理，做好物资的收发和保管工作，确保公司物资的安全、完整，特制订本规定。 1、保证物资管理的安全，严防贪污盗窃，严防一切事故发生，严禁无关人员进入仓库，不准在仓库内吸烟。仓库保管员应做好防火、防盗等管理工作，且定期检查确保库存物资的安全。 2、物资进、出库必须有严格验收及领用手续，对所收发物资的名称、规格、数量、质量等做到准确无误，仓库保管同应及时做好仓库物资台账的登记，确保账物相符，入库单及出库存单财务联必须及时交财务入账。 3、仓库保管员不得私自外借物品或出现白条领用抵货的情况，也不准代私人或其他单位保管物品。若发现一次将给予50元以上500元以下的罚款，屡教不改或情节特别严重者给予调离其岗位或行政处罚。 4、仓库保管人员对于所保管的物品应予经常稽核清点，仓库应随时接受单位主管或财务部稽核人员的抽检。保证账账相符，财务人员一年将不定期组织抽查或盘点四次，其中年底必须进行全面盘点。每次盘点后应由盘点人员填具盘存报告表由仓管人员签名负责。同时，将实物盘点数与财务、仓库实物账数核对，如有差错应在“盘点表”中相关栏内注明。无差错的盘点表，一份仓库留 存、一份财务部留存、一份交分管副总经理。有差错的盘点表，属串规、串户的经财务部核实后做调账处理；属正常短少、破损的应查明原因，并提出处理意见报总经理批准后作调账处理。以保证财务、仓库实物账和实物相符。未按规定办理出、入库手续而造成的短少，以及不符合质量要求的物资出入库而形成的损失，由仓库保管员承担一切经济责任。公司因仓库存紧张有存放库存外物现象，对于库外物资要做到每天进行检查，管理方法视同库内物资，以便能及时发现物资的去向。 5、仓库系物资保管重地，除仓管人员外其他人员未经允许不得擅自进入，因业务工作确需进入仓库时，必须先办理登记手续，并要有仓库人员陪同，不得独自进入，工作完毕出来时应主动请仓管人员检查。 6、直接保管产品的仓管人员变动时，应由其所属的部门主管查对库存商品的移交清册后，再由交接双方会同监交人员实地盘点。7、仓库保管员不定期抄报库存现存量，以便公司采购决策，工作中应不断创新，改善仓库的物资管理工作，做到科学管理仓库，提高工作效率，使物资尽快地投入生产，充分发挥物资的作用，必要时向公司及出合理化建议。二、采购发票报销付款规定针对采购业务进行财务监督与付款，是财务部门的职责，为了准确的核算财务费用账、库存账及应付账款，确何符合国家税法规定特制定本规定： 1、物资入库后采购员必须及时向供应商索取正规报销发票，大件金额在2000元以上必须提供增值税票。2、进入财务报销程序的采购发票必须采购入库存单及检验合格单，入库单上的有的数量及物品应与发票数量及采购内容相符，经办人必须在发票上签字，经仓管员及财务部审核，仓管员负责任入库数量与发票数量是否相符，相符后签字交经办人送财务部审核，财务审核发票采购价格与采购合同是否相符，如不符发票价只可小于合同价不可大于合同价。财务部审核发票是否合规合法，如发票是否开具完整，是否过期，供应商户头与采购户是否一致等等 。 审核合格后交总经理审批入账。如不符财务部提出相应整改措施，不能整改全票退回不予入账。3、为了准确的核算费用账、库存账及应付账款财务人员不允许做错账更不允许做假账，虚账，一旦发现一笔扣财务经办人50元。4、2000元以下的采购金额如对方提供不出增值税票，一定要索取正规发票，不许以收据和白条入账，如发现财务人员接受，见次扣经办人50元。 5、财务部门严格遵守发票先入账后付款管理，应对已经入账的应付账款实行及时有效的对账管理，向供货商索取往来对账单，并定期与应付账款明细账相核对。如有差异，及时上理，暂缓付款，待原因查明后履行付款程序。 6、除了不足转帐起点金额的采购可以支付现金外，购货款必须通过银行办理转帐。任何部门和个人不得以任何借口，以现金或现金支票支付货款，付款时用付款申请单流转，经办人申请，财务部签字总经理审批，出纳会计办理。7、预付货款流程（1）所有预付货款必须及时结帐。采购合同注明付款期限的，按合同期限结帐；未注明付款期限的，在预付货款后2个月内结帐。（2）凡逾期未结帐的，自逾期之日起按预付货款金额的月息6计算逾期罚息，其中经办人承担70，部门负责人承担30。（3）预付货款后如果货物或税票不能到帐，采供部承担全部损失，其中经办人承担70，部门负责人承担30。（4）上述罚息和损失，由财务部在发工资时扣除。 五、销售发货、应收帐款管理 销售业务通常应包括接受订单、批准赊销、开具发货票、仓库发货、发运、确认销售与记录应收账款、催收货款等环节。销售业务的全过程不得由一个部门完全办理，相关部门之间应该相互牵制，具体规范如下： （1）销售部门收到客户的订货要求后，应该依据公司的授权（制度授权）与特别授权，及时决定是否接受订单。一般授权是指公司董事会或经理办公会议授权销售部门对销售金额一定范围内的常规业务自行决定是否同意客户赊销或折扣与折让的权力。特别授权是指针对非常规业务和超过一般授权限制的常规业务，销售部门不能自行决定而需特别报请经理办公会议或董事会决定是否同意客户赊销或折扣与折让的权力。 （2）销售业务原则上要签订合同。对于重要的销售合同，要求财务部参加会签。对非合同销售及门市销售要实行定期检查制度。 （3）销售会计在收到货款或收到批准部门的赊销批准后，应填制内部销售发货单，内部发货单中的品名、数量、单价、金额以及付款方式，应与销售合同的内容一致，并经专人复核。发货联一式四联;仓库联、财务联、客户联、出门联。对外销售的货物应凭财务联及时开具销售发票。除不需开票及不能开票的除外。 （4）仓储部门只有在收到经批准的发货单，并将发货单与客户的提货单核对无误后，才能进行发货，发货人凭出门联从公司门房出货，门房间回收出门联，不再由财务开具出门联。 （5）对于销售退回，销售部门必须及时查明原因；收到退回的货物必须办理入库手续；所有单证必须经有关负责人批准签字后才可办理销帐和退款手续。 （6）财务部门在确认收入、应收款项或货币资金等入账之前，应进行以下必要的复核：与销售有关的原始凭证（如合同、销售单、发货票、货运文件等）是否齐全、是否合法。相关凭证（如合同、销售单、发货票、货运文件等）的内容是否一致；如不一致，应查明原因。是否有批准部门批准赊销或折扣与折让的书面文件或收款部门的收款凭据。发票的折扣是否与合同、销售单的要求一致；销售数量、价格、加总合计、税金的计算等是否正确。 （7）财务部门半年编制应收帐款、应收票据明细表和账龄分析表，并报送本单位销售部门核对与确认；财务部门半年寄发一次应收账款对账单，并根据客户的回函定期与应收账款明细账相核对。如有差异，应交销售部门查明原因，及时处理。销售部门应将差异原因及处理结果报告财务部门。应收账款由销售部负责清收，财务部督查。 （8）委托外加工的产品要严格执行收发手续，根据外发加工合同开具内部发货单或领料单从仓库存发货，加工完毕后开具外发产品检验合格单按产品采购程序办理入库手续，不许随便收发或直接销售。见者罚相关经办人100元到1000元不等 。 六、成本费用核算、固定资产管理规定为完善和加强成本与费用管理，提高公司经济效益，防止资产流失，特制定本规定如下：一、生产成本、管理费用管理：（1）生产车间必须依生产计划进行，领用材料必须办理领料手续，车间编产品核算报表 （2）只有依据计划部门下达的“生产通知单”，仓储部门才能发料。 （3）月末，车间应对材料耗用进行盘点，未用完的材料应办理退料或“假退料”手续。必须按成本计算对象对耗用材料进行适应的分配。车间编产品或关成品核算报表 。生产完工的成品办验收入库手续，不准直接用于销售。 （4）应该对费用开支实行总额控制，超过费用进行总额的开支，原则上不予报销。费用总额的控制标准在单位年度预算中确定。 （5）制定并实施健全有效的费用预算与控制标准是单位财务部门的职责。各单位必须建立费用核准制，严格费用开支的审批，特别是预算外的开支，必须履行特殊的审批手续。 （6）所有费用单据只有经过书面核准才能进行报销。 （7）必须制定并严格执行费用开支范围。 （8）财务部门在办理各项报销手续时，应该进行如下复核：成本、费用的开支是否合理、合法，有无相关人员的批准签字；成本、费用的开支是否超出开支标准范围；超标