原始记录及证书管理制度.doc

原始记录及证书管理制度1. 计量部门负责各类记录、报告、证书格式的设计、修订及出具；负责记录、证书、报告印证的管理及监督考核工作。2. 使用单位负责报告、证书的使用和保管；负责本单位相关记录的管理工作。3.管理要求记录及证书的分类：记录的分类包括计量管理工作记录；仪器设备收发记录；计量器具管理台帐；计量器具检定计划（时间安排表）；计量器具使用状态变更单以及其它计量管理工作的记录等。证书的分类包括计量确认证书、报告：校准证书；检定证书；测试（检测）报告；检定结果通知单；报废通知单；精密测量报告单等。记录、证书的格式a.记录、证书格式的设计、修改要遵循简便、清晰、易懂、内容齐全、可操作性强的原则，尽可能采用规程或标准中推荐格式，并应尽量降低被误解或误用的可能性。b.记录、证书需修改时，应由申请者提出修改说明，经专业室主任同意，计量部门技术负责人批准，统一印制。c.记录、证书的填写所有记录、证书、报告必须使用规定格式，采用钢笔、碳素笔填写（或打印机打印）。记录、证书、报告的填写必须字迹清晰；内容完整；结论明确；所用名词、术语、计量单位、数据修约等均符合国家标准规定。记录中需修改数据时，采用划改方式：作废数据上划两条水平线，将正确数据填在上方，由修改人盖名章。证书、报告不允许更改。记录中原始数据必须经校核者校验确认无误时，方可进行数据处理，发现异常应立即查找原因，记录填写完毕，由检定员（或试验员、测量者）、校核员签名。d.证书的出具所有证书、报告应由取得相应资格的人员出具，所有内容均与原始记录一致，并履行审批手续，否则无效。凡按照检定规程(或校准规范)确认合格的计量器具，出具“检定证书（或校准证书）”一式一份，交委托单位；不合格者依具体情况分别出具：“检定结果通知单”或“报废通知单”，一式二份，一份计量部门保存；一份交委托单位。产品零组件的精密测量出具：“精密测量报告单”一式二份，一份由检测部门保存；一份交委托单位；对只进行性能测试的仪器出具“检测报告”，一式一份，交委托单位。e.证书的审批手续 计量器具的检定使用的检定证书、报告需由检定员、校核员、审批人签字，审批人由计量部门负责人执行，并加盖本专业“仪器仪表检定”专用章。其中“检定结果通知单”和“报废通知单”应由检定员、计量部门负责人签字。零组件的“精密测量报告单”由测量者、校核员签字，并加盖本专业专用章。f.记录、证书的保存和销毁上一年度留存在各业务室，由各业务室负责编制记录保存；其他记录每年底前交计量管理员统一归档，保存期限五年。计量标准装置的检定证书需保存五个检定周期，原件由计量管理员统一存档，使用部门保存复印件。所有记录应保证安全和保密，无关人员需查询、复印记录时，必须经计量部门批准。超过保存期限的记录、报告由计量管理员办理销毁手续后，统一销毁。计量器具使用单位应妥善保管检定证书（校准证书）,进行量值溯源时应提供上一周期的检定证书（校准证书）。g 印章 计量部门各专业室均持有相同规格不同编号的“*公司仪器、仪表检定专用章”，“*公司仪器、仪表校准专用章”，印章由计量管理员留存底样，由各部门负责人领取，印章指定由专人管理， 检定证书（校准证书）、检定结果通知单、测试报告、计量器具报废单、测量报告单等均需加盖此印章。印章不满足要求时，由计量部门统一更换。计量人员人名印章只可在原始记录书写有误进行更改时使用，以示对更改数据或发生事件负责。h责任计量人员对检定（校准）、测试过程的操作、数据处理