有限公司公文管理办法 专业.doc

文件名称：公司公文管理办法制定部门：企业管理部生效日期：文件编号：文件版本：A/0页码：第8页 共16页公文编号：JJ/QG/2011-A/0-08受控标识：分发编号：保密等级：公司公文管理办法（试行）（A/0）编制人： 编制日期： 审核人： 审核日期： 审批人： 审批日期： 年 月 日发布 年 月 日实施*有 限 公 司公司公文管理办法1 目的：为加强公司外来公文、内部公文的管理工作，保证相应公文得到及时收发与转达，特制定本办法。2 范围：本办法适用于*有限公司（以下简称“公司”）内各种公文的管理。3 定义：3.1 外来公文：指与公司业务相关的外部单位提供或下发的正式公文，包括但不限于政府部门、事业单位、专业技术单位发放的法律、法规以及相关技术性文档；3.2 内部公文：指公司针对重大事项统一进行的通知或规定，一般特指公司红头文件。4 权责：4.1 外来公文的管理权责：4.1.1 公司各职能部室负责其分管业务对应的外来公文的接收、审核、下发与更新；4.1.2 公司行政部负责全公司外来公文的清单管理与建档；4.1.3 二级单位职能处室负责其分管业务与专业的外来公文接收、审核、下发与更新；4.1.4 各二级单位办公室或综合办负责本单位外来公文的清单管理与建档。4.2 内部公文管理权限：4.2.1 公司各职能部室根据业务需求，草拟公文，发放申请；4.2.2 行政部负责公司公文的编号、套红头、打印、下发与存档；4.2.3 公司副总经理负责对公文进行审核；4.2.4 公司总经理负责对公司公文的审批；4.2.5 二级单位各业务单元根据业务需求，草拟公文，发放申请；4.2.6 二级单位办公室或综合办负责本单位公文的编号、套红头、下发与存档；4.2.7 二级单位副总经理负责对公文进行审核；4.2.8 二级单位总经理负责本单位公文的审批；5 公文管理程序：5.1 公文起草：5.1.1 起草部门根据实际需要，起草公文；公司级公文由公司职能部门负责起草，同时填写公司级公文发放申请表（附表1），经本部门领导审核后上报公司副总经理审核，公司总经理审批，提交行政部编号；二级单位公文由二级单位相关部门起草，同时填写二级单位公文发放申请表（附表2）上报二级单位副总经理审核，二级单位总经理审批，提交办公室或综合办编号。5.1.2 A类制度会签完毕，由职能部门拟定“关于XXXXX流程（制度）下发的通知” 同时填写公司级公文发放申请表，提交行政部编号；C类制度会签完毕由办公室综合办拟定“关于XXXXX流程（制度）下发的通知” 同时填写二级单位公文发放申请表提交办公室或综合办编号，公司制度分类，参见公司规章制度管理办法中6.1.1。5.2 公文的编号5.2.1 公司级文件由行政部负责编号；二级单位文件由办公室或综合办负责编号。5.2.2 公司公文的编码规则：河九字【20XX】X号其中20XX为年份代码， X为流水号：5.2.3 二级单位公文编码规则： XX字【20XX】X号其中 XX字为二级单位简码，其他参照公司公文编码；各二级单位代码对应如下：线材一公司-线材一；焦化公司-焦化；白灰公司-白灰；气体公司-气体；电能公司-电能；铁合金公司-铁合金；煤炭储运公司-储运；物流公司-物流；煤焦油精制公司-煤焦油；供应公司-供应；销售公司-销售。5.3 公文的下发5.3.1 外来公文分发：公司需要分发的外来公文，由接收管理部门提供给行政部通过OA下发，各单位接收以OA为准，无法通过OA下发的，由行政部通过纸质公文分发，分发处理时填写公文发放登记表（附表3）；不需要分发的，由各职能部门存档并使用。5.3.1.1 公司各职能部室负责本部门业务内的外来公文接收与管理，公司未明确相应管理部门的外来公文，由行政部负责接收与管理；5.3.1.2 所有外来公文接收流转过程，每个环节不能超过两个工作日；5.3.1.3 外来公文的版本除非特别注明外，均以主管部门分发的最新版本为准，旧版本自动失效，各单位接收到新版本后，除非特别注明，应将旧版本删除或销毁；5.3.1.4 二级单位外来公文的分发：各二级单位需要分发的外来公文，仅涉及本二级单位业务的外来公文，由本二级单位负责分发并监督落实，涉及全公司业务的外来公文，由公司相应职能部室分发并监督落实。5.3.2 内部公文的打印、下发：公司级文件采用红头文件下发，红头文件格式参见附件公文格式说明（附件1）；二级单位下属的各厂以及业务单元一般不通过公文形式下发公文，如有重要公文需要下发，提请到二级单位办公室（或综合办）统一下发。5.3.2.1 公司级文件由行政部负责套红头，并按照公司级公文发放申请表确认的份数打印、下发。A类制度，由行政部负责将“关于XXXXX流程（制度）下发的通知”套红头，制度内容作为附件，并根据公司级公文发放申请表确认的份数打印、下发；5.3.2.2 二级单位文件由办公室或综合办负责采用黑头文件下发，并按照二级单位公文发放申请表确认的份数打印、下发；二级单位C类制度，由办公室或综合办负责将“关于XXXXX流程（制度）下发的通知”套黑头，制度内容作为附件，并根据二级单位公文发放申请表确认的份数打印、下发；。5.4 公文的存档5.4.1 外来公文的存档：5.4.1.1 所有外来公文接收都应进行登记，并接收部门填写外来公文登记表；5.4.1.2 各二级单位接收的外来公文，依据各二级单位的职能划分进行接收与管理，涉及到全公司业务范围的外来公文，由二级单位报公司相应职能部室备案，由公司相应职能部门依据5.2.1规定的流程处理；无明确相应管理部门的外来公文，向行政部备案并按流程处理；每年1月份，各二级单位各部门将本单位上年度外来公文登记表（附表4）提交到本单位综合办或办公室，由综合办或办公室汇总后，报公司行政部备案；5.4.1.3 外来公文保管期限一般为两年，超出2年范围的旧版本公文，公司由职能部室报请分管副总审批后，进行销毁；二级单位由各职能处室报请二级单位分管副总审批后，进行销毁。5.4.2 内部公文的存档：5.4.2.1 公司发行的公文由公司行政部备案保管，二级单位发行的公文由二级单位备案办公室保管，并报公司行政部备案。5.4.2.2 公司公文的保管期限为5年，超出5年的公文，由行政部报请公司总经理审批后进行销毁；各二级单位报请各二级单位总经理审批后进行销毁。5.5 公文回收与销毁5.5.1 定期回收：根据公文存档规定，行政部（二级单位办公室综合办）定期下达公文回收通知，公司(二级单位)各部门统计、整理到期回收公文，上交行政部（二级单办公室或综合办），并登记公文回收登记表附表5，统一装订保存5.5.2 不定期回收：根据实际需要公司行政部（二级单位办公室或综合办）下达公文回收通知，公司（二级单位）各部门按照要求，统计、整理需要回收公文，上交行政部（二级单位办公室综合办）,统一装订、保存。5.5.3 公文销毁：公司行政部对公司需要销毁的公文（已到保管年限、以更替的旧版本等）进行审核，造册，申请销毁，提交公司副总经理审核，公司总经理审批；二级单位由办公室综合办负责对二级单位需要销毁的公文（已到保管年限、以更替的旧版本等）进行审核，造册，提交二级单位副总经理审核，二级单位总经理审批。审批通过后，统一销毁（粉碎、焚化）。6 公文管理的考核6.1 所有外来公文的接收流转，要确保在第一时间内及时处理，不能超过两天。若发现公文被拖延的情况，每次扣罚责任部门50元；若发生公文流失，每次扣罚责任部门200元。6.2 内部公文的分发，相关起草部门要严格审核把关，避免格式、文字、数据等错误。若发现明显格式错误，扣罚责任部门100元；文字、数据等其他错误超过1处，扣罚责任部门50元。6.3 所有公文的保管及销毁，要严格按照规定执行，若发现公文保管不当丢失或未到期限、未经相关领导批准擅自销毁，每次扣罚责任部门500元；情节严重者，请示领导后从严处罚。7 相关流程7.1 公司外来公文收发流程7.2 二级单位外来公文收发流程7.3 公司文件起草、审批、发放流程7.4 二级单位公文起草、审批、发放程序8 相关公文无9 附件9.1 公文格式说明10 表单10.1 公司级公文发放申请表10.2 二级单位公文发放申请表10.3 外来公文登记表10.4 公文发放登记表10.5 公文回收登记表11 其他11.1 本办法自2011年7月1日起实施；11.2 本办法解释权归公司行政部。 文件名称：公司公文管理办法制定部门：企业管理部生效日期：文件编号：文件版本：A/0页码：第14页 共16页附件1 公文格式说明1. 为统一规范公司及二级单位公文格式，特制订红头公文的相关编写规则：2. 页面设置：上下页边距为2.54cm，左右页边距为2.5cm，且页面方向为纵向3. 装订线设置：装订线设置在页面左侧，距离为1cm4. 发文: 4.1 公司级公文：如“*有限公司公文”，红头发文；4.2 二级单位：如“*一公司公文”、或“*公司公文”等，黑头发文；4.3 字体设置为华文中宋、40号字体、加粗、居中、红色字体。并且，根据发文红头名称字数适当调节字间距。（二级单位发文机构名称之间空一格）5. 发文字号，即河九字【2011】1号等，字号设置为宋体、四号、红色字体。6. 标题，即*有限公司关于XXXX的通知等，字体设置为华文中宋、加粗、三号字，段落行距为单位行距，位置在红线下，空一行。7. 正文部分，字体设置为仿宋、四号，段落行距为单倍行距。8. 时间，位置位于正文段尾空行2行、页面右侧边距3.5cm，日期为大写中文数字。9. “主题词、主送、抄送”字体设置为黑体、小四号；相关内容，包括如河北钢铁集团九江线材有限公司行政部等）为仿宋、小四号。主题词：文件内容的关键词主送：下级对上级行文时，需要报请批示的部门或领导；上级对下级发文时，文件内容涉及到的公司领导、职能部门和所属相关单位抄送：需要例行通知的上级部门或领导和平级部门或领导格式一： *有限公司文件 河九字【2011】1号 *有限公司 关于XXXX的通知XX单位： 公文正文 详见附件：*管理办法 XXXX年X月XX日 主题词：下发 通知主送： 抄送： *有限公司行政部 印发日期：XX年X月XX日 印发共份格式二： * 一 公 司 文 件线材一字【2011】1号关于XXXX的通知XX单位： 公文正文详见附件：*管理办法XXXX年X月XX日主题词：下发 通知主送： 抄送：*一公司办公室 印发日期：XX年X月XX日 印发共份附表1：公 司 级 公 文 发 放 申 请 表起草部门：起草日期：年 月 日起草人公文类别：制度 流程 决议 通告 通知 其他公文标题：主送抄送下发公司领导、公司职能部门、二级单位， 共 份部长审核年 月 日公司副总经理审核 年 月 日公司总经理 审批 年 月 日行政部公文编号印发数量 份完成时间年 月 日经办人备注注：公文内容作为附件，附在申请表之后附表2： 二 级 单 位 公 文 发 放 申 请 表起草部门：起草日期： 年 月 日起草人公文类别：制度 流程 决议 通告 通知 其他公文标题：主送抄送下发公司领导、公司职能处室及所属相关单位， 共 份处长审核年 月 日二