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秋葵软件OA-ERP简明操作手册 1前言 第一章 系统安装 第二章 系统初始化 第三章 基本操作 第四章 销售系统 第五章 采购系统 第六章 应收,应付,材料进出财务核算使用说明 第七章 生产系统 第八章 人事,考勤,工资管理 第九章 人员安排与权限分配基本原则 第十章 人员安排与权限分配(品佳示例) 第十一章 各部门操作员职责与操作要点(恒大示例) 第十二章 培训计划(品佳示例) 前言 本手册重点在于原理,方案,实施的基本说明;基本操作,高级设计请见相应文件. 1.OA-ERP是一个强大的多方案支持系统. 所谓多方案,指物料规范的多方案,流程设定的多方案.物料设计方案包括一物一码,规格方案,包装规格方案,颜色-尺码方案,混合使用的方案,以便满足各种不同的需求. 2.OA-ERP是彻底的DIY系统. 允许用户更改几乎所有东西,例如界面,背景,字段及其显示以及业务计算,报表,打印,流程等等. 3.OA-ERP高度集成众多行业管理经验,包括经典行业,服装,电子,食品,煤矿,玩具,机械,化工,商业等等,因而可以让不同企业不同行业的用户共享优秀的管理经验. 4.OA-ERP的实施成功率为100%,支持自定义业务流程,支持所有语言,同时自动支持繁简间的自动转换,支持所有数据库,将ISO质量管理的理念溶于软件的业务处理之中. 5.OA-ERP 开创性地支持快速上线,最快速的案例为 15 天上线成功.充分体现一流的技术提供一流的服务.全球第一品牌绝对不浪费客户的一分钱,绝对不浪费客户的一秒时间. 本手册目的介绍 (1) 最基本的操作 (2) 最基本的要点,难点 (3) 基本原理 (4) 选择合适的方案 (5) 实施安排指南 手册一方面做到概括性指导,同时为深入应用OA-ERP作一个导引.请结合其它文档,以及系统帮助F1学习本手册 服装行业的使用手册请参考服装使用手册,财务部分请参考简明财务手册,关于其它方面请参考软件本身的帮助系统(F1),或者从我公司网站下载其它资料获取. 第一章 系统安装 秋葵软件OA-ERP简明操作手册 21 安装,升级 运行安装程序 bsd_erp.exe(可以从网站 下载),此时出现英文界面,主要是选择安装压缩包展开的临时目录,按install后自动展开压缩包,进入安装系统. 然后是选择安装项目,以及某些设置,可以跳过设置而使用默认选项. 最后是安装.选择最终的安装目录,并复制系统文件. 安装完毕后启动ERP网络服务器,ERP管理控制中心.首次启动ERP网络服务器时,系统要创建数据库,需要几分钟的时间. 注意: 1. 安装工作站时,需要选择不安装服务器. 2. 升级安装与上面步骤相同. 3. 交叉升级指数据目前在某种数据库(如 Access),希望升级到另外一种数据库(如MSSQL),操作方法也比较简单,具体步骤请见网站资料: /faq013.htm 4. 许可证的使用.OA-ERP 许可证是一个 1-5KB 尺寸的小文件,一般通过电子邮件形式发送给用户.系统在没有许可证情况下可以正常使用,仅限制关键模块录入数据量100-5000 条.在用户正式购买后开发公司立即发放使用授权许可证.此后购买模块再没有任何限制.许可证使用非常简单:将其复制到ERP的安装目录下即可. 要了解许可证的其它方面请见帮助系统,以及网站常见问题. 2 数据库的选择说明 一般不必在意当初选择何种数据库,OA-ERP 提供非常方便交叉升级功能,允许用户从任意数据库,随时切换到任意其它数据库,操作说明请见: /faq013.htm 选择数据库的标准是 数据量(条) 推荐数据库 极限数据量 可以获得的性能 维护方便性 100万条内 Access 2G 最佳 方便 1000万条内 MSSQL 不限 较佳 专业性 上亿条记录 Oracle/DB2/Sybase 50年 较佳 专业性 其它可选数据库:Firebird,Interbase,MYSQL等都是性能非常好的选择 更详细的说明,请见OA-ERP高级指南. 第二章 系统初始化 (一)基本过程如下: 1. 录入部门,并正确设置 部门结构(见帮助系统).特别是仓库. 秋葵软件OA-ERP简明操作手册 32. 录入员工或部分操作人员. 需要准备相关的资料:权限设置,配置人员的显示界面,显示模块 3. 录入客户,供应商资料. 4. 录入物料资料. (1) 需要准备相关的资料:单位,基本单位,仓库. (2) 录入物料清单(仅生产部分使用). (3) 录入工序(仅生产部分,需要启用工序时使用) 5. 准备财务会计科目,固定资产. 6. 启动流程导航可以设置企业自己的业务流程图,或者更改默认的流程图 7. 为用户制定显示模块,工作桌面. 操作:主菜单: 界面风格/为用户制定显示模块/为用户制定桌面 8. 为用户制定工作权限. 操作:启动权限窗口,录入权限组;然后在职员档案窗口中为相应员工设置权限组,再修改保存(或新增保存). 权限设置的要点是,(1)设置一些通用的权限组,给每个操作员赋予一个或多个权限组的权限.(2)对于需要特殊权限(如审核权限)的管理人员,再单独授权.具体操作是,在操作员管理中,选择特殊权限分配按钮,为各个窗口设置既可.(3)系统支持其它的一些高级权限设置,例如为每个字段设置权限,多极审核,数量的超出比例审核权限,金额的额度控制,以及其它的一些辅助权限. 9. 隐藏各个界面中不需要的字段. 操作:菜单: 综合处理/自定义字段/清单自定义字段 (二)选择合适的方案 以下方案需要在使用前确定,以免中途变更带来业务处理混乱. 1. 基本单位,包装单位,包装规格.每种物品只允许一种基本单位,但是允许使用多种包装单位,在每次使用包装单位时,必须指定包装规格,包装规格是包装单位与基本单位之间的换算关系,例如每桶15KG,那么包装规格就是15. 系统允许不使用包装单位与包装规格,此时自动默认为包装单位与基本单位相同,而包装规格为1. 在任何企业,销售部门趋于使用包装单位与包装规格,因为不同客户的需要不同,结算部门也趋于使用它们,因为系统自动换算,物品关系趋于简化;但是整个使用需要多一点换算,因此使用包装单位与包装规格,比不使用复杂一些,需要小心处理. 要点: 在每个窗口中,要么同时启用包装单位与包装规格,要么都不启用. 2. 参考规格,颜色,尺码的选择. 大多数ERP采用一物一码的方案,这中方案的优点是使用简便,OA-ERP支持用参考规格,颜色,尺码来区分物品的方案. 方案 优点 缺点 适合环境 典型环境一物一码 操作简单 物品资料可能庞大 物品资料不太多,规格预先确定 小型商贸 / :IEC 2$(53 1T 045 Np8F- (= Cm4 !EW ,X S*AEJ gE (= Cmr 5 NX.Bn,X AE (= 4 - )B4 ,XE (= 4 - ,X, ,X bS*Vp4 - AE bA S* 5 1 0 0c )9 02$(53 24 ,X)9 L81 0, 0k )9 C r -, C)9DBgNM, ,XY L U -, U L8 NM, E _ 审核 - 处理完毕(进入历史状态) 模式2: 录入 - 审核 - 进入下个环节 模式3: 录入 - 审核 - 其它业务操作 - 成为历史记录 例如业务咨询,入库单处理模式为模式1,采购订单处理模式为模式2,职员工资处理模式为模式3. 系统中的具体业务流程见导航界面,以及帮助系统中的相关主题. 系统的业务流程实现下面这种思想: 1) 所有指令从前到后下达. 2) 后面则是检查,核对前面的指令,以及实物的一致性而执行,否则拒绝执行,达/ :IEC 2$(53 1T 06!, -7,X0* 5r) / A f, , -7,X 0 24 onQ,XE *#/ V G CG CAv)!G CB !9gJ J Av)!J B ! g* 1T _*)!NZm)! g 9g!9gE:K*u!NZm)! g 9g!9gJ K9B Au 1u) 1cDA5B24 / L_,XDAAu 7 n2O_(FHO S2O_ JW(M!2O_)By ,X ) ,X ) ),X ) C-o C- D 524 6 7,XD 59)s6 A D 5!8 A5BQ(FHO S ,y 0G0k ,Xn!s6 UE E M6 / *9) 4 ) EYs6 / RM6S*9) E 5%4 024 ae ; 64/ A # L8F DBg; t 24 DBg S*24 ,X 2 s6 24 ,X 2 NIM6 L U 2 ,X+Eg94 Ee 2 J 24 # ,XNlF 9o K A/ :IEC 2$(53 1T 09G AEv(= Js6 4 S* ,XKA )hBoe! 4 +W9.BAxg)4 2bYF,X 24 YF,X$m1k11!8J ,X#/ AAuE *,X5 $ C / L 3 o(M! C E B ) g) g,5 C E B ) g)* ,X . B ) g) ) !J ,X6 oe7 |*!) 24 ,Xs6 9 E o 0A5BV $ A u0k A5B0k E J Av) a *E NMA5BE NM $ J Av) +! B 2O_VpE Z* B Fw$ AE *$ VpE Z) !J Fw$ *5 7 |*!)cJ cJ )bFwoL UA EQAv) ,XA S*E s6 U*b 96 ,X A L U5AE7 b 9B cJ NX!o B !L UNX n!_,X!NMv9CL UA5BA h AuL UA5B k/ 3L U 24 A ! Au1k C5 AuK hA A5B AuKC1u) 24 # S ,X + _V Au C*J J / :IEC 2$(53 1T 015Au 5 11A4 ,XS* A 24 r_DBgc _1u) _1u) F _7 6, A # 11u) 0 A4 ,XS* A 24 r_DBg110 ,f L$ G! s1 ,G!5B,X s B, ,X5AE 0+6 , ,X 2 L$ G!,X s $ C u ) , ,X5AE AE/ h, ,X +bOA-ERP,X&I# L$,X G! 8 E S* E AHB ,Xf 8B 0,X B9K ,X G !f 24 ,X#/ rL +L$A5Br) ,X 3 M64B+$ ,XL$G!5B 4 GAE )K ERP / ,XBB , f ( GAE )K f/_) 1u) ,4 ) 4 Au A ( Au)g B G C J *-NZm 9g / :IEC 2$(53 1T 0165 g gF U G!g +,X 9gL$ )9u ) ! 1 ,X 0 )9 g9g)Bu)B)B ) ! 2 VpM224 Fw a4 )9 ,u ,1J f, hL$ 3 BL U fg ,XJWL$VJWB g, , g, c11 6 B B ,X U 0 +B ) 0 )9B )rL 0 B ,XA4 A )9 +,X)B u ) ! 1 =A F ,X , JWL$ U ae DB_V,B 2O_A5BB 11 M64B+$,X B 7 G C G C ,X 0 B )9uG C)B)9uG CB ) 1 =A F ,X , JWL$ U , G u ) _V,G C !G CE B 11 2 G CF L!s$m P s$m,XBG ,X-A !824 ,XG CA F hA S*%0o,X!8 8 4 G C ,C ,XL$ EW ,XB 6 !E,X s4n . 8 J J F ,X A F ,X 0 J A )J Av)9uJ B )B)9u 1 =A F ,X , JWL$ U , G u ) _V,J 秋葵软件OA-ERP简明操作手册 17售收款,销售退货等等. 注意2:由于销售部分的重要作用,部分企业的销售由总经理亲手管理.因此一般会给销售人员足够的权限,同时较少的责任,以期能为其获取市场信息,获得客户反馈,提高企业利润,提高企业的竞争力. 9.领料,成品入库(生产系统) 这部分属于生产管理. 管理人员的责任:负责在制品原材料的使用,管理;成品的质量,入库.当然不同企业有不同的安排,而且责任可能也会稍稍不同,但是都是以节约生产,降低生产成本,提高产品质量为目的. 操作要点:录入,审核领料单;录入,审核成品入库单.同时负责与仓库管理人员合作,完成内部物资流动. 10.管理员,总经理,统计查询(会计) 由于这几部分人员需要查询,库存状况,出入库情况,监视整个系统的运行,调节各个部分操作人员的权限,补充录入一些基本信息,因此初期他们都赋予超级用户的权限. 随着系统的深入使用,以及整个系统的严格管理,这几部分人员的权限可能会作一些调整,以期做到安全,减少误操作,提高管理水平,增强操作效率. 第十章 人员安排与权限分配(示例) 下面以品佳服装玩具公司为例说明人员安排与权限分配 1销售员: 1,接单 接到客户的订单后,由销售员和样品管理员给产品取统一名字和编号之后,输入销售订单并审核无误后自动转入生产计划单,生产部门根据生产情况编制生产计划单.(生产部门) 操作:点击销售系统 点击销售订单 输入后按系统提示填写缺少项,确定无误后点击新增式保存. 2,销售出货 根据订单的出货情况,查询仓库成品库存情况,然后填写销售发货单无误后审核,审核后的发货单会自动生成出库单,销售员打印出销售发货单,但是要和仓库打印的成品出仓单,数量,名称规格要一致.(仓库)(一次进仓的货品可能几次才出完,也可能一次出的货品分几次进仓,所有这些情况,要清晰的看得出来). 操作:在销售系统中点击销售发货单,按销售订单中的数量填写销售发货单,检查无误后审核,审核后的销售发货单会自动生成出仓单,然后由仓库把销售发货单和销售出仓单打印出来. 3,销售退货 根据客户的退货资料及仓库交的退货单,销售员输入电脑,审核后,自动转入质检检查(质检部门检验)如果合格的,品管审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据实收数量审核后打印出销售退货入仓单, 如经检验不合格后不能使用且不适宜入仓的,品管作不合格品待处理审核,自动转入财务变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是当作其他销售则按销售键自动终结(不用秋葵软件OA-ERP简明操作手册 18入仓),如批复是暂存仓库,作暂入仓审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据实收数量审核后打印出销售退货入仓单,但该物品库存单上备注上自动生成有(数量不合格品暂存)但备注可以待出了这单货后可以人工删除 4,输入有关的报价记录 操作:先由仓库清点数量后,把客户的退货资料交给销售员,销售员在销售退货单中录入,审核无误后,经质检检验后,仓库在入库单中输入相应的资料. 2 采购部门: 1,样品算料录入 每个样品经确定后,根据算料员计算出的各种材料的用量以及仓库的库存数量,包括材料的规格和单位,输入电脑,并确定无误. 2,样品的进出管理 样品管理员根据所需板房提供的样品,输入样品相关资料,并根据算料员报出价格,及哪个设计师设计的等输入系统 操作:在样品进出单中输入样品的进出情况,备注中写明原因和去向,以及品名规格和数量等资料.以便可能查询所有样品情况及某月新做样品情况 3,采购订单 采购部门根据订单情况和预算情况计算出每种材料的用量,系统根据输入的订单数量和每个产品的用量,损耗数量以及仓库的库存数量自动生成采购订单,(采购必须跟踪库存的物料,避免出现同种产品因色差等因素须不同客户使用),不过自动生成的采购订单审核前允许人工修改其中的数据,以便更切合实际(系统根据品名自动统计库存数量包括不同的规格,因为我们的布料规格不同但是仍然能用). 操作:在采购系统点击采购订单,然后,输入每种材料单个产品的用量,订单数量,系统自动查找库存数量等数据,经确定无误后审核.(采购) 4,采购收货 采购订单审核后会自动在采购收货单中显示,当供应商送来货物时,仓库根据采购订单来核对所送物品的规格和数量填写采购收货单,(没入仓的货)审核后单转入(品管)经品管部门检验合格并且审核后转入仓库,仓库根据实际数量填写收货数量,发现数量不相符找出原因. 品管检验不合格的报告(没入仓的货)及时通知采购及仓库,直接退回供应商,采购终结此采购收货单,仓库只凭检验报告退货,采购根据实际合格的数量填写采购收货单. 操作:在采购系统中点击采购收货单,从中选择相应的采购订单,如果数量不准,查清原因后,按实际数量填写,质检检验合格后,有仓库填写入库单,打印入库单(仓库) 5 采购退货(是指已入仓的货) 已经入仓的,发现有不合格的材料,已确认须要并且可以退货的,仓库提供详细退货数量,交采购输入采购退货单,审核后自动转入品管,品管作退货检验意见审核后,单转入仓库,仓库根据实际退货数量审核后打印出采购退货单, 操作:在采购系统中点击采购退货单,按所退物品填写各部分数据,根据检验结果处理 3 仓库: 1, 供应商原料进仓 当供应商送货到厂时,根据采购订单和送货单暂收货物,送货单一联交采购输入采购收货单,一联仓库留底,(只有一联送货单的仓库留复印件)如果一份采购订单中的货品分多批次进仓,是否能够方便的查找出来 秋葵软件OA-ERP简明操作手册 19采购部门审核后自动转入品管部,品管检验合格审核后自动转入仓库生成进仓单,仓库根据实际数量审核写入仓单,打印出来(仓库) 操作:在仓库系统中点击入库单,根据实际所收物品的名称,规格填写入库单 2,生产领料 生产部门根据生产订单和生产需要,输入领料单,审核后自动转入仓库出仓单,仓库根据实际出仓库数量,审核后打印出领料出仓单 操作: 3,生产退料 生产部门点清所退物料,输入生产退料单,审核后单自动入品管,品管作出检验报告,如合格作出审核后自动转入仓库变成生产物料退料单,仓库根据实收数量审核后,打印出退料单 如不合格或另作处理,品管作出不合格品检验报告交仓库,生产作不合格待处理审核自动转入财务,变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是当废料销售则按销售自动终结,如批复是暂存仓库,审核后自动转入仓库生产退仓单,备注自动生成有不合格品暂存(有数量)但备注可以待出了这单货后可以人工删除 操作: 4,裁片(外发出入仓) 裁床车间生产的裁片,直接给生产部门的不用填单,须外发加工的,作如下处理: 生产部门点清数量后,输入外发加工单,审核后动自转入仓库的生产委托加工入仓单,仓库审核后,打印出生产委托加工入仓单, 然后仓库根据实际外加工数量输入其他出货单,审核后打印出其他出货单(可以选择复制委托加工入仓单的内容,转换成其他出货单) 外发加工回厂后,根据外发加工单和送货单暂收货物,送货单一联交采购输入其他收货单,一联仓库留底,(只有一联送货单的仓库留复印件) 采购部门查询生产委托加工入仓单及送货单输入其他收货单,审核后自动转入品管部,品管检验合格审核后自动转入仓库生成进仓单,仓库根据实际数量审核进仓单,仓库打印出外发加工(其他)进仓单. 其他须外发(从仓库外发出去的布,半成品,其他材料等)照此方法进行 操作指南: 厂生产的裁片,由本厂刺绣部刺绣的可以在此记账,但是,要外发刺绣或者丝印的,要做外发加工单来处理,作用有: A:可以控制物料,如果外发厂超过我们的预算用料,查明原因超过用量的部分要扣外发单位款的 B:外发加工的费用也在此得以体现. 操作:点击其他收货按所收货品填写品名,数量,规格等. 4,成品进仓 生产出来的成品有生产部门写好成品入库单,审核后单据自动转入品管,经品管部门检验合格后,审核后自动转入仓库,仓库点清数量后,审核.如果发现不相符的情况查明原因后,根据实际数量审核成品入库单,仓库因出成品入库单. 操作:点击成品入库单,选择相应的销售订单,修改相关的数据(主要是数量),确定无误后, 交给仓库,仓库要审核无误 5,成品出仓 根据销售员的录入的销售出货单转入仓库的出仓单,根据实际出货数量审核后打印出销售出秋葵软件OA-ERP简明操作手册 20仓单.(其他非销售的成品出仓,用其他出货形式录入或打印出仓单) 6,成品退货 发生客户退货时,根据客户的退货资料,确认退货单,交销售员输入电脑,审核后,自动转入质检检查(质检部门检验)如果合格的,品管审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据实收数量审核后打印出销售退货入仓单, 如经检验不合格后不能使用且不适宜入仓的,品管作不合格品待处理审核,自动转入财务变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是当作其他销售则按销售键自动终结(不用入仓),如批复是暂存仓库,作暂入仓审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据实收数量审核后打印出销售退货入仓单,但该物品库存单上备注上自动生成有(数量不合格品暂存)但备注可以待出了这单货后可以人工删除 5,外发加工产品的进出仓 如果是原材料外发加工(如:布料外发丝印, 布料让外发厂自己裁成裁片然后丝印或者刺绣)这样不但要有加工费用,还有我们的原材料,这要做一份外协加工单,填写各种材料的品名,规格,数量等,还有外协加工费用. 操作:主要是在进仓单中选择(成品,半成品,外发加工,) 6,仓库的各个环节数量一定要准确,出现账物不一致的情况要及时反映,找出原因及时调账.找不出原因的相关的责任人要付相应的责任. 7,盘点出现盘盈盘亏的,仓库应写报告上去,填明盘盈盘亏物料或成品明细,向上审报处理,经批准后根据报告由财务录入盘盈盘亏资料,仓库根据财务录入并审核了的盘盈盘亏数据,自动转入仓库,变成出仓单或入仓单,单上相应有盘盈或盘亏字样,以便识别,仓库审核过后打印出盘盈或盘亏入仓单或出仓单 8,仓库在例行的超过保质期的或其他需重新检验的,由仓库在重检商品中,重输入需检验物品数量等资料由采购根不合格品或超期物品重检报告单),报送品管作检验安排,如品管检验仍可使用的,则在报告中签署检验意见,并一份留底,一份给回仓库,一份采购,一份财务,如不合格需退货处理的采购根据检验报告及仓库提供需退货的详细资料输入采购退货单,单自动转入品管,经品管审核后单转入仓库,仓库确认后,审核打印退货出仓单,然后退还给供应商, 如经检验不合格后不能使用且退不了货或者超过了可以退货的期限的情况,品管在报告中作不合格品无法退货待处理意见,根据经理以上批复意见作处理,并根据报告,在库存物品中作出不合格暂存标识,且根据在电脑设置的不合格品仓,作转仓处理,并在编号上作相应改变.(在仓库从重检物品中录入后转入品管,品管检验审核后自动转入仓库,如是可以使用的,仓库终结此单,如不合格的且不能使用的,选择转仓(不合格品仓),并打印出转仓单, 4 品管部门: 1材料入库前的检验 材料入库前的检验,根据各种材料的检验方法和要求,以及客户的要求检验合格后,自动转到入库单,品检部门要填写质检单,和检验方案,质检结果或等级.(仓库) 操作:在质量管理中单击各个按钮,质检类型是指哪种类的质检(材料,成品,半成品,外发加工材料等),质检结果或等级,是指品检合格还是不合给,等级是指要求各严格的检验结果.检验方案录入后,会在质检单里面自动出现供你选择. 点击质量管理 选择(质检类型,质检结果或等级,质检缺陷类别,质检缺陷原因,质检方案,质检单) 秋葵软件OA-ERP简明操作手册 212成品半成品的检验 质检部门根据检验方法和要求(国际标准或者客户要求) 对成品和半成品进行检验,检验合格的自动转入入库单,不合格的通知仓库,有仓库根据合格的数量对单据的数量进行修改. 3,超过保质期的或其他需重新检验的,需安排不重新抽检,以便清理不合格品 总之是根据其他部门仓库转入的须检验物品资料作检验,并作检验结果与报告审核 5 生产部门 1,生产计划单 根据销售部门审核转入的销售订单,生成生产计划单,然后根据实际生产计划情况,比如说须生产多一点作为库存,修改确认生产计划数量,并作审核 如无销售订单计划的,也可直接从生产计划单上输入生产数量,直接作生产订单 1 ,领料 生产部门根据生产计划填写领料单(也即应领数量),(输入领料单时,系统会自动显示该物料的库存数量)(仓库根据实发数量填写领料单上的数量)最后由仓库打印出领料单.(仓库) 操作:点击领料单,在相关业务中选择(车间生产任务,加工单, 简易生产单,外协加工,装配计划) 2,生产退料 生产部门点清所退物料,输入生产退料单,审核后单自动入品管,品管作出检验报告,如合格作出审核后自动转入仓库变成生产物料退料单,仓库根据实收数量审核后,打印出退料单 2,成品入仓 生产部门根据生产计划,订单或者实际生产完毕需要入仓的产品,或者需要出货的数量填写成品入仓单,质检部门检验合格后,仓库核对数量后,审核成品入仓单,自动生成成品入库单(仓库) 操作:点击成品入仓单,在相应单据中选择(相关的销售订单),根据实际入库的数量填写数量 2, 外协加工 生产部门根据生产计划,需要外发加工的,填写外发加工单,仓库看到外发加工单后,根据外发加工单,准备相应的原材料或者裁片. 6 管理员总经理 高级用户,拥有审核权, 7 会计部门 制作各类报表,提供各种数据. 1, 盘点出现盘盈盘亏的,根据仓库填写的报告并批准处理的由财务录入盘盈盘亏资料,审核后自动转入仓库,变成出仓单或入仓单,单上相应有盘盈或盘亏字样,以便识别,仓库审核过后打印出盘盈或盘亏入仓单或出仓单 2, 经检验不合格后不能使用且退不了货或者超过了可以退货的期限的情况,品管作不合格品待处理审核,自动转入财务变成待处理不合格品单,财务作批复处理,如批复是当废料销售则按销售键自动终结,如批复是暂存仓库,审核后自动终结此单,但该物品库存单上备注上自动生成有(数量不合格品暂存)但备注可以待出了这单货后可以人工删除 秋葵软件OA-ERP简明操作手册 22如不合格或另作处理,品管作出不合格品检验报告交仓库,生产作不合格待处理审核自动转入财务,变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是当废料销售则按销售自动终结,如批复是暂存仓库,审核后自动转入仓库生产退仓单,备注自动生成有不合格品暂存(有数量)但备注可以待出了这单货后可以人工删除 8 各个模块的放置 采购部门:把入库和领料单去掉,因为入库过程在仓库,领料单则在生产部门和仓库都可以出现. 销售部门:把出库去掉,只在仓库中有这个模块即可. 部门设置:这一部分的设置牵涉到以后的入库,出库,领料,成品入库,成品出库等各个环节,(现在可以放到人事部门固然合理,但是现在我们只是用一部分,所以先把它放在仓库模块,以后整个系统都用上之后,再放置到人事部门). 9 报表和单据 仓库要打印出,入仓单,领料单,成品进,出仓单,外发材料的进仓单,出仓单,以及其他需要提供的单据. 采购部门要提供出:采购订单,采购退货的单据. 质检部门要管理好质检档案以备查询.如果发现是检验环节出现错误,责任人要受到相应的处罚. 实现无纸化办公,各个部门要切实落实责任,发现有问题一定要及时解决,不然会影响到整个系统的顺利进行,各个环节不要有冲突. 原材料的领用:库存+采购数量=领用数量+剩余的库存 本系统是一单一清的,各种物料的用量也会得以控制,就是每种东西近来多少,出去多少,应该和产品的数量(预算用量)基本一致. 成品,这个是一对一 的关系,所以报表打印出来以后,应该数量一致. 下一个步骤如果对上一个步骤的数据发现错误或者产生怀疑,要及时查清,查出原因,责任人要付相应的责任. 仓库暂收货物时,如果是供应商或其他是样板或其他不收钱的,应在送货上注明,采购应在该单上单价输入为0,在备注上注明是样板不收钱,以免多付给供应商 第十一章 各部门操作员职责与操作要点(恒大) (本章是恒大化工示例) 一. 销售开单文员: 1.接到客户的订单后,输入销售订单并审核. 操作:起开销售订单窗口,逐项输入,以及输入清单销售项目,重点检查数量,单价,包装规格,单位,确定无误后点击新增式保存. 然后审核单据.万一发现单据有错误,必须先取消发货单,再修改销售订单(考虑使用功能:综合处理/辅助功能/允许临时修改记录). 2.销售出货 根据订单产生出货单.然后审核,打印. 操作:起开销售发货单窗口,选择销售订单,然后填写其它必须项目.确定无误后点击秋葵软件OA-ERP简明操作手册 23新增式保存. 3.销售退货 起开 销售退货窗口,填写必须项目,确认无误后新增保存. 警告: 1. 系统允许混合使用不同包装规格的方式销售,即带来方便,同时又为操作带来麻烦.操作员必须熟练掌握单位,基本单位,包装规格之间的关系,以及换算方法.具体情况请见帮助. 2.销售单价,数量的录入将影响到企业的收益,同时也影响系统的准确运转.操作员必须警惕! 查询: 起开报表中心,熟悉查询销售报表,应收帐款报表. 二.仓库 1.成品入库. 起开 成品入库窗口,填写必须项目,确认无误后新增保存. 要点:录入单据时必须留意仓库,产品编码,入库数量,单位,包装规格. 2.入库单 起开 入库单窗口,填写必须项目,确认无误后新增保存. 然后审核单据. 要点:帐面数量必须与实物数量相同.否则造成的任何差错操作员要承担责任. 3.出库单 起开出库单窗口,填写必须项目,确认无误后新增保存. 然后审核单据.对于无法处理完毕的单据,待库存足够后,再点击单据处理完毕菜单项. 警告: 1. 系统允许混合使用不同包装规格的方式销售,即带来方便,同时又为操作带来麻烦.操作员必须熟练掌握单位,基本单位,包装