财务报销请款制度.doc

财务报销请款制度 一、 目的为规范公司的财务管理，健全内部控制制度，保证费用核算的正确与完整，提高工作效率，保证公司的经济效益，保障员工的切身利益，特制订本制度，本制度适用于总部和下属分公司及厂部。二、范围适用于公司全体职员及分公司，厂部全体职员。三、 职责1. 费用申请与报销人本着成本节约的原则。要求自己在经营管理活动中严格各项费用的开支，不利用其他手段、措施或提供虚假报销凭证借故超越费用开支；2. 部门负责人对该部门所有经营管理活动各项费用支出的必要性和真实性负责；成为财务工作第一责任人，对报批的每项业务进行审核与审批，审核的内容有：业务的真实性和必要性，业务的价格是否合理。审批的内容有：是否在权限范围，是否超预算。如超预算，则需要附分析原因的报告。3. 财务会计对报批的业务进行合规性审核，包括合计数是否正确、发票是否合规、附件是否齐全、（非常规的请款和超预算的费用必须有总经理或副总签字后审批表，大额支出必需有合同， 采购必有入库单、领用必有出库单），使用单据类型是否正确，项目是否填写完整。预算是否有详细的明细清单。4. 财务总监 对该项 业务进行审批，审批的内容有：是否在权限范围，是否超预算。并可以随时抽查审核上述程序的内容。5. 副总对该项业务进行审批，审批的内容有：是否在权限范围。超预算的理由是否充足。并知悉费用的支出情况。6. 总经理在权限 内的业务进行最终的审批。7. 分公司总经理对该分公司所有的业务进行审批。8. 出纳检查所有的签字手续是否完备，如果不完备，有权拒绝付款，如遇审批人不在公司，而业务比较急的，可以以短信方式或电话沟通审批人，同意后方可付款。付款完成后需要及时补签。出纳付款完成后加盖现付和银付的章。四、 流程1. 申请人根据不同的业务需求选择相应的表格，按表格的要求填写完整。提交给申请人所在的部门审核。（特殊项目的请款或报销由该项目负责人进行审核）。的客服出差申请还需要业务经理签字（如业务经理是广州的，需要电话确认）。2. 部门负责人（项目负责人）在自己的权限内进行审批后，由申请人提交财务部进行审核和付款。超过权限的履行审核手续，由申请人提交给财务会计进行复核和财务总监进行审批。3. 财务会计复核合格后交财务总监审核和审批，不合格返回重新填写。4. 财务总监在权限内和预算内进行审批后，由出纳付款。超过权限或超预算的需要由副总审批。如果填写内容及附件缺失，则由申请人重新填与。5. 副总在相应的权限内进行审批。超过权限的提交给总经理进行最终的审批。6. 分公司费用采用先由总经理进行预算申请资金，财务总监审核后由相应的副总和总经理审批同意后支付。费用报销按总部的流程由分公司总经理审批后，每月将凭证寄回总部由财务总监进行审核。如下图所示：报销及请款要求1. 报销时间：每周一、周四14时至16时，其它时间原则上不予报销。2. 报销周期：本着高效的原则，以部门为单位，部门日常费用不多的每月集中报销一次，如果费用发生金额较大的部门每月报销二次或每周报销一次。差旅费原则上出差回来一周内进行报销。3. 粘贴原则：同类的费用发票（票据）整齐地粘贴在一起，在空白处注明张数和金额合计数。（发票与其他的票据分开）4. 考虑到报销频率减少，员工可适当借用备用金，每人每月以500元为限，由部门负责人进行审批，如果因此出现坏帐，由部门负责人进行赔偿。厂部与采购人员酌情放宽到每次1000-5000元。5. 正常情况下请款要求提前两天申请，以便财务提前做好资金的安排与调度。如遭特殊紧急情况，则需要在请款单上注明付款日期。（后附领导的审批 ），财务打完款后及时通知申请付款人。6. 各项交际应酬费用在报销之前，如果量少，须在发票的背面填写简单说明或用途，包括时间、地点、参加人员等。如果量多，需要填写业务招待费明细表。（见附表六）7. 厂部的运费需要填写运费明细表（见附表七）8. 出租车费多的话，需要填写交通费用明细表。（见附表八）五、 报销范围费用包括但不限于以下费用：1. 办公费：指公司行政管理人员日常使用的办公用品开支；办公用品需集中管理，并由专人负责登记发放，控制使用。2. 交通费：因正常上下班发生交通费用支出的一般不予报销，确因工作需要外出发生的交通费用，凭据据实报销，未经公司领导批准，不得报销出租车费。3. 通讯费：指因工作需要配备通讯工具发生的费用；公司各部门办公电话、值班电话应由专人负责管理。因业务需要而给个人每月限额报销的手机费。4. 业务招待费：为便于分公司各项工作的正常开展，在业务交往及公关活动中发生的业务招待费用。5. 差旅费：指因公出差到分公司所在地以外地区所发生的交通费、住宿费、伙食费等费用开支。包括差旅补肋。6. 租赁费：各分公司租房的租金和物业管理费。7. 运费：包括原材料的采购运费及销售过程中及维修过程中所发生的运费。8. 汽车费用：是指公司汽车及经批准后的私车公用的油费、停车费、过路过桥费，维修费，不包括车辆保险。9. 其他：分公司申请，经过公司财务管理部报公司领导批准的其他费用开支。七、费用报销标准1.业务招待费报销:包括招待客户的餐费和住宿费，按实现收入的0.3%进行控制。2.差旅费报销:地区分类：按全国经济发达与不发达地区情况分A、B两类。A类：深圳、海南、上海、北京、杭州、广州、天津、青岛、重庆、厦门、昆明；B类：除A类以外的所有地区及城市。 报销与补助：住宿费按实报实销的方式，但酒店的选用由行政部门负责与出差地附近的快捷酒店签订协议，按协议价进行结算，如果没有协议价，按以下标准执行。原则上要求同性两人同住。总经理实报实销。以下标准是每晩每间房的标准。地区住宿报销补助/天经理以上普通员工经理以上普通员工A类150-250元100-180元40元40元B类100-150元50-120元40元40元出差餐费报销标准：普通情况：早餐：5元/餐，午餐15元/餐，晚餐15元/餐。动车用餐（以车票为据）：早餐5元/餐，午餐25元/餐，晚餐25元/餐。交通费报销：A普通员工1200公里以内报销硬座；1200公里以上的报硬卧。1200公里以内夜间等特殊情况下，可上报分公司经理酌情处理。B可报硬卧但实际买硬座，按中铺票面差价的30%补助给个人。C 普通员工乘坐飞机时，按卧铺的中铺价格报销。D如果遇到特殊紧急情况，经总经理批准可以乘坐飞机。3.机动车辆费用报销职员私车费用的报销按公司财务制度相关规定之标准执行，报销的范围包括油料费、停车费、洗车费、维修费、过路过桥费等日常费用，不包括保险费。因司机违犯交通法规或因工作失职而发生交通事故的赔偿费用、车辆修理费用、人工费、误工费、医药费、营养费等费用，在扣除应由保险公司赔偿部分后的剩余部分，全部由司机本人承担；因司机个人工作失职造成的违章停车、违章超速、违章驾驶、未及时年审等罚款费用，也全部由司机个人承担；分公司不承担因司机工作失职而造成的任何罚款、赔偿等支出。4.通讯费报销 公司规定享受报销通讯费用的为部门主管级以上人员或经公司批准的外勤人员。通讯费用报销标准： 职级 上限标准（元/月） 总经理（副总经理） 实报实销分公司总经理（总监） 200元 部门主管 50元经常出差的技术人员 10元/次（3天内）30元/次（3天和3天以上） 享受通讯费用报销的人员，须保证通讯工具的24小时工作状态，包括休息日及节假日。 八、审批权限审批权限内的金额是指每张报销单上的总额。原则上不允许费用采用化整为零的方式来报销。业务类别金 额部门负责人/主管副总财务部经理财务总监副总经理总经理各种预算内费用支出500元以下审批审核审核500元-2000元审核审核审批2000元-1万元审核审核审批审批1万元以上审核审核审批审批审批备用金支出1000元以下审批审核审核1000元-5000元审核审核审批5000元-2万元审核审核审批审批2万元以上审核审核审批审批审批物品采购付款1,000元以下审核审核审批1,000-5000元审核审核审批审批5000元以上审核审核审批审批审批往来款支付5,000元以下审核审核审批5,000-5万审核审核审批审批5万以上审核审核审批审批审批固定资产付款2,000元以下审核审核审批2,000-2万审核审核审批审批2万以上审核审核审批审批审批投资付款-审核审核审批审批审批外部借款支出-审核审核审批审批审批（2）预算外资金使用一律填写预算外资金追加流程单，报经财务总监和总经理签批后，按预算内资金签批权限办理。九、相关的表格（附表一）此表做为员工备用金借款或关联单位往来和供应商付款用,与供应商结算时要附有发票,预付时要有合同、协议或其他相应的审批表等支持性文件。 Payment Application Form ( 请 款 单 ） Department(部门）：-Name（姓名）：-Date（日期）：-Payee（收款单位名称）：Address（地址）：Payment way（付款方式）：Cash(现金）：Check（支票）：Mar. Chq.(限额支票）：T/T（电汇）：Draft（汇票自带）：Credit Card(信用卡）：Amount(In Words) 金额（大写)：Amount(In Figures) 金额（小写）：Opening Bank（开户银行）：A/C No. (帐号)：Purpose（用途）：财务总监副总经理总经理部门领导人/见证人(项目负责人)会计审核领款人附表二此表用于服务人员出差借款的申请表,与请款单不同的是多一道业务经理的签字,多了些客户的信息Travel Expenses Application Form (客 服 差 旅 费 申 请 单）Technicist Name(技术人员姓名）：-Date（日期）：-Client Name (客户姓名) Client Phone (客户电话)Client Address（目的地）：-Type of Machine (机型)Type of Travel (出差类别)Training(操作培训)Repair(售后服务) Equipment failure (设备故障)Payer (出差费用承担者)Company (公司)Client (客户)Total Service revenue (服务收入金额)小写 Dep/Arr： Dep（出发时间）- hrs/Arr(返回时间）- Days_-Total Amount（申请总额）大写 小写财务总监副总经理总经理 - -业务经理审核和部门审核人会计审核领款人 -附表三此表主要用于个人日常费用报销用现金支付部份,领款人必需用身份证上的名字.部门是指费用承担部门. Expenses Claim Form ( 日 常 费 用 报 销 单 ） Department(部门）：-Name（姓名）：- Month（日期）：-上次预支金额：-Type（项目）Details(摘要）Amount（金额） Purchase（采购费用） Freight（运输费） Entertainment（交际应酬费） Gift（礼品）Wearefar(福利费) Parking fee（停车场费用） Highway charge（高速公路费用） Petrol fee（汽油费） Repair fee（维修费） Tenancy fee for car（汽车租赁费） Bus（公共交通费） Taxi fee（出租车费） Telephone fee(电话费） Mobile phone fee(手机电话费） Postage（邮费,快递费） Stationery (办公费用） Miscellaneous(其他）Total Amount（报销总额）大写 小写 *All expenses must be supported with receipts *所有费用必须提供发票财务总监副总经理 总经理 部门审核人/见证人会计审核领款人附表四此表为出差回来后报销用,如果是客服人员出差报销将与出差申请表对应Travel Expenses Claim Form ( 差 旅 费 报 销 单 ） Name(姓名）：-Date（日期）：-预支金额：- Destination（目的地）：- Department(部门）：- Dep/Arr： Dep（出发时间）-/Arr(返回时间）-DaysType（项目）Details(摘要）Amount（金额） Air ticket(机票） Airport Tax（机场建设费） Premium（航空保险费） Train ticket (火车票） Long distant bus（长途汽车票） Meal（餐费） Gift（礼品） Accommodation（住宿费） Bus（公共交通费） Taxi（出租车费） Miscellaneous(其他） Travel Allowance（出差补助）Total Amount（报销总额）大写 小写财务总监副总经理总经理部门审核人/见证人会计审核领款人 -附表五此表专门为影视项目报销用,如果影视部门人员的日常报销,用日常费用报销单影 视 项 目 费 用 报 销 单 ）Item(项目）：-Place（地点）：-Dep（部门）： -预支款： -Date（日期）：-Type（项目）Details(摘要）Amount（金额）Field rent（场租费）Scrip fee (剧本费)Labour Service Charge(劳务费)Equipment(器材)Clothing and cosmetics(服化制作费) Accommodation（住宿费）Meal(伙食费）Car Rental （租车费）Train ticket (火车票）Air ticket(机票）Airport Tax（机场建设费）Premium（航空保险费）Other Transport（其他交通费）Transport charges (运杂费、邮寄费）Stage Property（道具费）Tax(税费）Advertisement(广告）Insurance（保险费）Telephone fee(电话费）Stationery (办公费）Miscellaneous(其他）Total Amount（报销总额）大写 小写财务总监副总经理总经理 部门审核人/见证人 会计审核领款人附表六（交际应酬费报销明细表）Applicant Name（申请人姓名）：Vouch Number（凭证号）：Date（日期）YMD（年月日）Time时间（早中晚）Place(地点)Cu