激励与沟通_企业沟通实务之文书沟通报告

第二講文书沟通 报告 第一节了解对象第二节写作技巧第三节报告原则 前言 文书是沟通渠道中必不可少的一种沟通方式 借助文书的形式 你可以向其它人传递准确 重要的信息 文书沟通的关键不在于你开始是否写得很好 而在于你是否愿意养成文书沟通的习惯 如果你写不出来 你也别指望你能说得好 当然如你写得很好 也不能保证你会说得很好 文字沟通并没有高深的理论 其难度在于 你需要不断地训练自己 这一过程可能是漫长的 与其说你在训练写作技能 不如说你在培养正确的写作习惯 不要相信模式 除非是大家共同制定的文字沟通模式 否则你会发现 这个模版本身就是沟通的阻碍 传达必要 准确 重要的信息 文字沟通的特点 信涵 备忘录 报告 提议 记录 合约 指示 议程 通知 规章 笔记 计划 讨论文件等 文字沟通的类型 第一节了解报告对象 一 了解报告对象二 报告对象的五种类型 一 了解报告对象 问题 在工作中 你需要了解 报告对象 哪些方面 基本情况 价值观 报告对象的三个层次 内涵 年龄 教育背景 从业经验 对要报告内容的了解程度 个人兴趣 观点 态度价值观 二 报告对象的五种类型 门外汉型 用户型 专家型 综合复杂型 管理人员型 案例讨论 随着技术的高速发展 每一个人只能专注于某一学科 而很难成为全才 同足球教练谈专业通讯产品對策 着重强调能给他带来多少好处或收益 討論1 报告对象既是管理人员又是门外汉 对策 提供一个简洁的摘要 同时附上详细的说明就行 討論2 报告对象既是专家又是管理人员 演练 请分辨你接触到的读者类型 并制订改进计划 第二节报告写作技巧 一 明确报告目标二 写作运用技巧三 报告写作过程四 报告写作六大要点 一 明确報告目的 1 汇报工作 工作目标达成结果缺失改进 2 请求批示 请求事项完成时间事项追踪视事件轻重缓急选取适宜请示及追踪方式 3 解释事情 解释时机思路清晰描述清楚 4 事后补遗 致谦事项描述重点说明 二 写作技巧 问题 请回想你在工作报告写作过程中 通常运用了哪些写作步骤 写作报告的步骤 步驟1 大纲 整理写作思路 考虑报告内容 步驟2 成文 一口气写完 步驟3 修改 写完后重读 大胆删减 步驟4 排版 编辑格式 检查细节 1 报告语言的合理运用 语言的力量在于表达而不在于炫耀 语言力求清晰 简单 直白 避免陈词滥调使用正式语言 不要采用非正式语言 案例 通知 在建筑物相邻的停车场停车是受到这片停车场是设计给工人的交通工具及最外面的四块空间要留给大楼的管理者等原因的制约的 所以 员工们应该考虑共同使用交通工具 或在正常时间内另作停车打算 讨论 上面一则通知 文中的标点符号很少 简单阅读之后 请你写出通知所要表达的意思 准确描述 通知建筑物相邻最外面的四块空间 是设计给工人的停车场 在这片停车场停车是受到大楼管理者制约的 交通工具太多则停车场停不下 所以 员工们应该考虑共同使用交通工具 或在正常时间内另作停车打算 2 目录与附件的合理运用 目录提纲 便于报告对象了解你写作的整体内容 结构 附件 对写作中引用的内容或相关资料 应当采用附件的形式加以说明 案例 人員分析報告 提问 针对哪种报告对象需要以附件佐以说明 3 布局的合理运用 开头与结尾 要吸引报告对象的注意 根据不同的报告内容与对象 采用不同的开头和结尾方式 段落安排 明确主次 突出重点 4 标题与图表的合理运用 1 图表图表往往比文字更易于被视觉接受 传送更直接 在工作报告写作中 图表是一种非常好的表示形式 使用图表时一定要注意恰当 准确 易于察看 图表的适用情况 表格 大量的数字信息饼状图柱状图流程图图片 2 饼状图 百分比关系 整体与部分的份额比 3 柱状图 随时间的增减变化 4 流程图 事物的过程 工作步骤 5 图片 烘托气氛 非常形象直观 2 标题 标题的字体 字号和颜色要合理利用 应使标题非常清晰 重点突出 但字体 字号和颜色不宜过多 三 写作过程 案例演练 结合今日培训 小组讨论并编写一份呈报上司的工作报告 讨论15分钟 发表5分钟 四 报告写作要點 第一 了解报告对象第二 确定目标 突出重点第三 运用清晰 简单 直白的语言第四 报告内容准确 完整第五 合理运用标题与图表第六 运用目录 提纲以及附件 更好的突出报告主题 第三节 报告原则 及时 简单 清楚 准确 故事 责任感 一个英雄飞行员的事迹 启示 在第一时间报告准确信息是报告者的责任 战场上及时 简单 清楚 准确的报告 可以赢取战机与生命 企业内则可降低成本 赢取商机与利润 每位员工都有及时报告岗位工作的义务与责任 本讲总结 工作报告是文书沟通中的一种重要的沟通渠道 是上下级沟通必