档案管理_科学技术档案管理讲义

科学技术档案管理讲义 朔黄铁路发展有限责任公司 八 科技档案的鉴定与销毁 内容简介 十 工程建设项目档案的验收 九 科技档案的保管和借阅 一 科技档案的定义及种类 讲义内容 三 组织机构与职责 四 科技档案归档范围 五 科技文件材料归档与案卷整理 七 工程建设项目档案的审核 二 现行有效文件 六 科技档案的分类编号与代码 十一 工程建设项目档案的检查考核与奖惩 一 科技档案的定义及种类 科技档案 是公司在铁路运输 生产技术 基本建设和科学研究等科技活动中形成的 具有保存和利用价值 按照归档制度归档 集中保管的科技文件材料 主要形式有 国纸 图表 文字材料 照片 底片 计算材料 录音带 录像带 光盘等资料 公司科技档案的种类有 基本建设档案 建设项目档案 铁路运输档案 科学研究档案 铁路标准档案 设备档案 信息化建设档案 二 现行有效文件 1 中华人民共和国档案法 2 国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范 DA T28 2002 3 铁路建设项目资料管理规程 铁建设 2010 4号 4 铁路建设项目竣工验收交接办法 铁建设 2008 23号 5 铁路建设项目竣工文件编制移交办法 办档 2002 8号 6 中国神华能源公司工程建设项目档案管理办法 中国神华办 2013 782号 7 朔黄铁路发展有限责任公司竣工文件编制移交法办 朔黄铁技字 2012 164号 8 朔黄铁路施工监理管理实施细则 朔黄铁技字 2012 191号 9 房建专业还要看当地档案馆的要求 北京市地方标准 建筑工程资料管理规程 DB11 T695 2009 各施工 设计 监理 试验 建设等单位应加强对科技档案工作的领导 建立或明确科技档案工作的管理机构 要有一位领导分管此项工作 配备档案资料管理人员 遵循 谁形成 谁组卷 谁主管 谁负责 的原则 制定管理制度 并将科技档案纳入到领导的议事日程 纳入到有关部门职责 纳入年度考核工作中 配备必要的档案工作设施设备 大型工程建设项目 特别是在建厂区和办公时 应设立档案馆 室 其他工程建设项目也应配备与之相适应的设施设备和专兼职档案管理人员 项目档案管理人员对项目建设单位各职能部门 参建单位的归档工作具有监督 检查和指导职责 应当接受档案业务培训 实行持证上岗 维护科技档案完整与安全 三 组织机构与职责 三 组织机构与职责 一 建设单位职责 1 负责对其形成 收集的科技文件材料进行整理和保管 2 负责组织 协调和指导设计 施工 监理等单位编制专业资料 并定期检查 3 应在签订合同 协议时设立专门条款 明确资料的套数 质量要求和时限等 4 应向勘察设计 施工 监理 检测机构等单位提供必要的文件资料 5 落实领导责任制 组建有施工 监理 设计等参建单位参加的档案管理领导小组 建立健全档案管理制度 统一业务标准和规范 构建档案网络体系 对建设项目文件形成 档案编制 验收与移交的全过程进行协商 监督 指导和检查 6 按照 重大建设项目档案验收办法 和本办法有关规定 组织项目档案验收 三 组织机构与职责 二 勘察设计单位职责1 负责对其形成 收集的资料进行整理和向建设单位移交 2 按规定向有关单位提供勘察设计资料 3 按规定对有关资料进行签署 三 组织机构与职责 三 施工单位职责1 负责对其形成 收集的资料进行整理 按时间向建设单位移交 2 对其编制资料的真实性 准确性和完整性负责 3 施工总包单位负责汇总 审核分包单位编制的资料 对资料管理总负责 分包单位应对其分包工程范围内的资料进行管理负责 三 组织机构与职责 四 监理单位职责1 负责对其形成 收集的资料进行整理 按时向建设单位移交 2 对其编制资料的真实性 准确性和完整性负责 3 应按规定对施工单位 检测机构等提供的资料进行检查 核实 确认后予以签署 4 负责对各参建单位在项目建设过程中文件的形成以及竣工档案的编制进行监督与审核 特别是对竣工图的完整 准确 系统进行监督和审查 确认后予以签署 三 组织机构与职责 项目档案工作应贯穿于工程建设程序的各个阶段 即从工程建设前期就应该进行文件材料的收集和整理工作 工程建设项目的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人 须按要求将工作中形成的应归档的文件材料 进行收集 整理 归档 如遇到工作变动 须先向原岗位应归档的文件材料移交至项目档案管理部门后 方能离岗 项目档案的质量是衡量工程建设项目质量的重要依据 应将其纳入工程质量管理程序 质量管理部门应认真把好质量监督检查关 凡参建单位未按规定要求提交工程档案的 不得通过验收或进行质量等级评定 工程档案达不到规定要求的 项目法人不得返还其工程质量保证金 三 组织机构与职责 工程建设项目均应建设与工作任务相适应的的 符合 企业档案工作规范 DA T42 2009 要求的专用档案库房 配备必要的档案装具和设备 包括档案管理专用电脑 打印机 扫描仪 复印件 数码相机等 各级工程建设管理部门应积极配合档案业务主管部门 认真履行监督 检查和指导职责 共同抓好工程建设项目的档案管理工作 一 基本建设档案 建设项目档案 包括五大项 1 建设管理资料 立项决策资 预可行性研究报告 预可行性研究报告批复文件 环境影响报告书 环境影响报告书批复文件 水土保持方案报告书 水土保持方案报告书批复文件 节能报告书 节能报告书批复文件 防洪影响评估报告书 防洪影响评估报告书批复文件 通航论证报告书 通航证报告书批复文件 地震安全性评估报告书 地震安全性评估报告书批复文件 文物保护影响评估报告书 文物保护影响评估报告批复文件 可行性研究报告 可行性研究报告批复文件 四 科技档案归档范围 四 科技档案归档范围 征地拆迁资料 建设用地预审资料 建设用地预审批复资料 选址意见书 建设用地规划许可证 勘测定界成果资料 施工用地图纸 资料 建 构 筑物评估报告 征地拆迁现场操作资料 临时有地租用协议资料 征地拆迁管理台帐 招投标管理资料 招标计划 招标计划批复文件 招标公告 资格预审文件 招标文件 资格后审批准文件 资格预审评审资料 投标文件 开标记录文件 评标报告 中标通知书 中标结果通知书 招投标情况书面报告 合同管理资料 合同审查资料 合同联签文件 合同变更 解除及纠纷处理文件 合同文本 合同管理台帐 开工报告 建设项目开工报告及批复文件 合同标段和重点工程开工报告及批复文件 单位工程开工报告及批复文件 四 科技档案归档范围 技术管理资料 指导性施工组织设计资料 施工技术调查资料 全线控制测量方案 线路贯通测量资料 系统集成与接口管理资料 科技成果资料 工程项目总结 物资设备管理资料 甲供 控 物资设备采购计划 甲供 控 物资设备质量记录 质量安全管理资料 质量安全控制资料 质量安全事故资料 专项检测资料 质量安全监督申报资料 质量安全监督审批资料 质量安全监督实施资料 质量安全监督报告 水土保持 环境保护资料 水土保持资料 环境保护资料 计划统计资料 年度计划资料 环境保护资料 投资控制资料 投资估算文件 投计概算审查修改文件 设计概算 投资检算 分标段执行预算 甲供物资价款资料 四 科技档案归档范围 2 勘察设计资料 勘察大纲资料 勘察报告资料 初测资料 定测资料 勘察监理资料 初步设计资料 施工图设计资料 变更设计资料 工程咨询资料 3 施工资料 施工组织机构资料 施工管理规章制度资料 施工现场质量管理检查记录 单位资质资料 主要进场人员资料 主要进场施工机械 设备资料 施工图现场核对资料 设计技术交底 交接桩及测量资料 工程风险评估与管理资料 超前地质预报资料 实施性施工组织设计资料 施工技术交底 施工作业指导书 施工技术总结 施工测量实施方案资料 施工控制测量资料 施工测量放样资料 结构变形监测与控制资料 沉降变形观测与评估资料 竣工测量资料 工程试验实施方案资料 工程试验记录 工程试验报告 施工记录 施工日志 物资设备质量验收资料 检验批质量验收资料 分项工程施工质量验收资料 分部工程施工质量验收资料 单位工程施工质量控制资料 单位工程实体质量和主要功能核查资料 单位工程验收资料 四 科技档案归档范围 4 监理资料 监理组织机构资料 监理规划 监理实施细则 监理日志 监理月报 监理工作总结 工程质量评估报告 工程停 复 工令 旁站监理记录 见证 平行检测资料 工程延期报告及审批资料 监理竣工总结中包括 概况 被监理单位 工程总量 合同工期 开竣工时间等 监理规划的实施 机构设置及变动情况 时间 地点 人员配备及分布情况 检测及试验设备 监理实施过程 主要工作数量 隐蔽检查 验收记录 试验及检测资料 监理机构及监理人员的奖罚情况 存在问题 经验教训 大事记 各级领导检查 批示例会 等 5 竣工资料 竣工图 竣工表 册 国有土地使用证 水土保持 环境保护设施验收资料 劳动 安全 卫生 消防设施验收资料 竣工决算资料 静态验收资料 动态验收资料 初步验收资料 安全评估报告 国家 正式 验收资料 四 科技档案归档范围 二 铁路运输档案 列车运行图 列车时刻表及其编制依据和说明 列车编组计划 机车交路图 车站技术作业能力和区间通过能力查定 行车组织细则 站管细则 月度运输计划 月度施工计划 调度工作 事故安全台帐 安全通报 路外伤亡登记 设备故障登记 三 科研档案包括 在科研 试验 技术交流 成果推广应用 参观考察 经济技术合作 技术革新 发明创造 软件开发等工作中形成的科研成果 报告 计划 任务书 技术专利 记录 总结以及审批 鉴定 评议 推广等作为依据的文件材料 以及专刊 论文 工程技术总结 著作 优秀工法 QC成果材料等 四 科技档案归档范围 科研档案包括以下内容 科研课题审批文件 上级下达的任务书 委托书 开题报告 调研报告 论证及合同协议 实验报告 专题研究各种原始记录 实验分析计算等文字材料和图表 照片 关键工艺文件及重要来往技术文件 国家批准的发明创造 专利新项目的科技文件材料 专题研究报告 课题设计 自编技术教材 专题学术报告 技术论文 著作 技术鉴定材料 科研成果鉴定证书 会议鉴定文件 科研项目投资决算材料 科研技术的影片 录音 录像 照片 获奖批准文件 包括国家 省 部 自治区及神华集团公司科技成果奖励项目 科研成果奖励申报材料 获奖证书 奖章 奖状 牌匾等 推广应用方案总结 技术转让 技术服务合同 协议 重大技术革新 技术改进及合理化建议采纳的科技成果材料 科研项目所实现的经济效益和社会效益证明材料 四 科技档案归档范围 四 标准档案 标准档案为国家标准 地方标准 铁路标准 企业标准 标准设计 通用设计 零号设计 参考图 本单位编制的设计手册 部颁标准 地方标准 企业标准 采用的国家标准及外部 外厂标准 标准设计依据的文件材料 五 设备档案 因施工生产 运输管理 产品制造 科研试验 测量化验 养护维修 办公等各项活动需要而购置 进口 自制 安装 使用和储备的机械 非机械动力设备 仪器仪表设备的图纸 说明书 外文材料包括原文和译文 操作规程 规范 检查验收资料 进口或订购国内机械设备 仪器仪表过程中形成的购置报告 审批文件 订货合同 发票 机械设备 仪器仪表调拨转让通知 设备报废文件及批复 技术经济指标统计资料以及机械设备事故调查分析等文件材料 四 科技档案归档范围 设备档案包括 购置 进口 使用 储备的大型 精密设备的开箱验收记录 图纸 说明书 合格证 规范操作规程等文件 机械设备 仪器仪表在安装 维修 养护和使用过程中形成的机械台账 记录 履历薄 调拨转让通知 技术经济指标等 一 归档要求1 基建档案基建竣工文件 建设项目工程文件材料 的收集 整理 归档及移交 应做到 五同步 即下达工程任务与提出项目文件归档要求同步 检查项目计划进度与检查项目文件积累情况同步 工程验收与档案验收同步 项目总结与归档的项目文件材料交接同步 项目文件材料归档进度与档案信息化进度同步 各类基建工程 包括新建 改建 扩能改造 大 中修工程 竣工时 工程部门要按照有关规定 及时整理 编制和移交完整 准确 质量良好的竣工文件和竣工图 否则不能办理工程验交和末次计价手续 中途停建或缓建工程的科技文件材料 由工程主管部门负责收集 分类整理 移交给档案室保存 待工程复工时移交施工部门使用 五 科技文件材料归档与案卷整理 2 科研档案 凡在科技研究工作中形成的科技文件材料 不论项目停止或成功与否 都应移交本级档案室归档 归档后的科技文件材料由档案室保护其专利权 3 设备档案 凡有引进技术和设备的项目 要做好引进技术和设备的图纸 文件的收集 整理 译注工作 归档时外文资料与译注资料一起归档 归档的竣工图应是译注后的图纸 4 标准档案 在工程项目中采用的标准图 其采用部分应作为本单位的科技档案立卷归档 如果采用的标准图 通用图已单独全部归档 组卷时可不再附图 只需在各项目的案卷中注明图名 图号即可 五 科技文件材料归档与案卷整理 五 科技文件材料归档与案卷整理 科技档案人员应按照国家要求做好 四参加 工作 即参加基建工程竣工验收 产品试制定型 设备开箱验收和科研成果鉴定 对应移交 归档的科技文件进行审查 指导和验收 坚持技术业务部门负责科技文件材料的立卷归档制度 科技文件材料形成 积累 立卷 归档责任划分 原则上是哪个科技部门经办的 即由该部门指定专人负责 两个或两个以上单位 部门 承办的项目 协作单位 部门 将其承担部分的资料提供给主办单位 由主办单位 部门 负责归档完整的档案 若干单位 部门 共同参建的项目 由项目负责人指定人员负责科技文件的收集 整理 立卷归档 五 科技文件材料归档与案卷整理 各勘察设计 承包 含供货 施工 监理 检查等单位在移交各类纸质文件的同时 必须同步移交相对应的电子文档 没有电子文档的应进行加工扫描 制成电子文件 以JPEG TIFF PDF等通用格式保存工程资料扫描件 照片 音像等特殊载体档案 每卷档案容量以不超过20M为宜 随纸质文件一并移交工程建设项目的档案管理部门 归档文件材料要字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字手续完备 不得用易褪色的书写材料 如红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 书写 绘制 已存在的易褪色材料 如复写纸 热敏纸等 归档时 需要附一份复印件 工程参建单位 应在施工过程中 对重要事件 如开工 竣工等 重点部位 如重要隐蔽工程等 关键节点 如关键焊点 工序等 进行录音录像 作为交工文件的内容 随竣工文件进行移交 五 科技文件材料归档与案卷整理 二 归档时间基建档案应在工程验收交接之后 科研档案应在科研专题项目完成或停止之后 运输档案应在每次更改运行图后 设备仪器档案应在设备开箱 安装运行之后 技术设备履历簿应在规定年限更换之后向各级档案室归档 上述归档时间 如遇有特殊情况不能按时归档时 可进行协商 在商定的时间内归档 但最迟不得超过工程验交后3个月 五 科技文件材料归档与案卷整理 三 案卷整理竣工文件的整理和案卷质量要求 竣工文件整理工作的主要内容 将收集归档的各种施工资料编排好次序装订成册 粘上竣工文件软封皮 对施工图进行修改 更换图标 按尺寸要求进行折叠或装订 对工程日志进行整理 去掉空白页 装订成册 粘上软封皮 对卷内文件资料 图纸编张号 并填写卷内目录 案卷封面和备考表 装入科技档案盒内 原则 科技文件材料应遵循保持自然形成规律和相互间的有机联系 按照便于安全保管 保密和查考利用的基本原则进行系统整理 一个独立项目的科技档案 可以组成一个保管单位 也可组成若干个保管单位 卷内文字材料装订厚度应控制在20毫米以内 装订前先去掉金属物 检查文件材料是否齐全 空白页是否去掉 有无颠倒 错页 重份 表格文头是否一律向上或向左 小于A4纸规格的要粘贴在A4纸上 文字材料装订后粘贴统一制作的科技档案封面 五 科技文件材料归档与案卷整理 图纸一般按297MM 210MM尺寸折叠 散装于档案盒内 为便于查阅要求将图纸先折成210MM手风琴式 然后再折成297MM 为使图标外露 叠图时应从图标处往后叠 成套性使用的图纸按3号图幅尺寸 420MM 297MM 装订 对折后装入档案盒内 在每张散装图纸上盖科技档案档号章 档号章式样如下 盖在图标的上方 科技档案档号章式样 单位 毫米 五 科技文件材料归档与案卷整理 卷内文件材料排列 一般文字材料在前 图纸在后 排好的文字材料和图纸一律按照排列顺序编张号 文字材料编在右上角 图纸编在图标上方 编张号用打号机打印 编张号从文字材料的内容开始 统一用阿拉伯数字从1起编 卷内目录 备考表 扉页 封面均不编张号 不是一个保管单位的档案资料不能连续编张号 五 科技文件材料归档与案卷整理 填写卷内目录每个保管单位 均应填写卷内目录 详见附件1 以揭示每一个案卷的具体内容 名称 栏第一格应填写项目名称 从第二行起 将盒内每份文字材料 图纸的内容逐项填写在卷内目录 名称 栏以后各格内 要填写文件 图纸标题全称 卷内目录 张次 栏内只需填该内容的首页号 但最后一份文字材料或图纸 在 张次 栏内应填该文字或图纸的首页号 末页号 填写备考表每个保管单位内均应填写一份备考表 详见附件2 便于统计卷内文件 图纸总张数 了解卷内文件发生的变化和存在的问题 备考表放在一个保管单位的文件材料 图纸的最后面 五 科技文件材料归档与案卷整理 填写案卷封面案卷封面分为案卷盒封面和案卷软封面两种 案卷软封面 详见附件3 填写软封面包括以下内容 案卷标题 用于揭示本案卷的主要内容和成份 标题结构由三个部分组成 项目名称 内容 文件名称 竣工文件或图 如 线 特大桥竣工文件及图 项目名称 基建档案反映工程所在线别名称 科研档案反映课题名称 设备仪器档案反映设备名称 内容 是指某个专业 工序 单项工程 站名 桥名 等 文件名称 是指竣工文件或图 软封面中的形成单位填写完整后 加盖公章 五 科技文件材料归档与案卷整理 四 移交手续案卷归档时由移交单位组卷人填写科技档案移交清册 见附件6 和科技档案移交目录 见附件7 一式三份 由交接双方清点 签字并加盖公章后各自保管 五 科技文件材料归档与案卷整理 五 科技档案归档科技档案归档后不得任意修改 必须修改时 应经公司总工程师批准 由有关技术部门或科技人员进行 并在图标上签署批准人 修改人的职称 姓名 修改日期 底图修改也要对蓝图作相应的修改 六 科技档案的分类编号与代码 科技档案的分类编号 由种类 分类 属类三级项目代码组成 每个保管单位的档案号包括 种类代号 分类代号 属类代号 案卷号 公司的科技档案分类方法采用铁道部行业标准 铁路科技档案分类代码 TB T1588 2005 铁路科学技术档案种类代码 六 科技档案的分类编号与代码 基建档案分类代码为线路名称基建档案属类代码 专业代码20个 下表 六 科技档案的分类编号与代码 基本建设档案属类包括 按阶段 专业 地点 里程 运输档案属类为项目形成的年度 机车 车辆设备档案分类代码为机车车辆出厂时确定的代码 属类代码为设备的组件代码 机械动力设备档案分类按 铁道部机械动力设备分类代码 划分 属类为设备顺序号 标准档案分类为国家标准 铁道行业标准 地方标准 企业标准 属类为技术标准 管理标准 工作标准项目和内容 科研档案分类代码为科研档案分类项目代码 属类代码为科学研究专业代码 科研档案属类专业名称代码科技档案分类编号的代号 采用汉语拼音字母和阿拉伯数字 六 科技档案的分类编号与代码 一 依照 国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范 DA T28 2008 规定 项目档案在移交建设单位前必须对文件材料的完整性 准确性 有效性和案卷质量进行审查验收 二 专业工程师应当对项目档案的完整性 系统性 有效性进行技术审核 特别是竣工图 隐蔽工程 重要部位文件材料的审核 以保证项目档案的完整 准确 系统 有效 三 档案管理人员应当从有利于档案保管与利用的角度 按照系统整理和规范管理的要求 对项目档案的完整性 成套性 有效性进行审查 四 工程建设项目所形成的全部项目文件在归档前 应由文件形成单位按照归档要求进行分类 组卷 装订 编目等整理工作 建设单位负责监督或组织 汇总整理 七 工程建设项目档案的审核 七 工程建设项目档案的审核 五 各施工承包单位应在项目实体完成验收后三个月内 将项目文件材料向建设单位移交 有尾项工程的应在其完成后及时移交 建设单位应当对项目档案的完整 准确 系统 有效性和案卷质量进行审查 合格后才能办理移交手续 六 对于分期的项目 应在每项正式通过验收后办理档案移交手续 对于建设周期长 档案数量大的大型或特大型项目 应按建设阶段 分批或者分期移交档案资料 七 属于城建规划范围内项目 应增加一套地面建筑和地下综合管线的竣工档案 电子档案的归档份数应一式三份 一份封存保管 一份异地保存 一份提供利用 八 科技档案的鉴定与销毁 科技档案应定期进行鉴定 鉴定工作由鉴定领导小组组长牵头 科技档案管理人员和有关业务部门技术人员参加 鉴定小组进行鉴定时 要逐卷逐页进行审查 既要考虑当前的利用价值 又要考虑长远需要 对确实失去保存价值的科技档案应剔出销毁 科技档案保管期限分为永久 50年以上 长期 15 50年 短期 15年以下 三种 鉴定工作结束后 由鉴定小组提出科技档案的存毁鉴定报告 并附科技档案销毁清册 详见附件8 和科技档案销毁目录 详见附件9 经本单位总工程师或技术部门负责人审核批准后指定专人到指定地点监销 以防泄密 九 科技档案的保管和借阅 归档的科技档案 必须保持其历史的真实面目 不得任意修改 必须修改时 由原归档单位的有关科技人员负责进行 并须履行审批手续 遇有特殊情况 应对科技档案进行全面或重点检查并作出详细记录 发现档案破损 要及时修补或复制 借阅科技档案时 应严格执行科技档案借阅制度 各部门原则上只能借阅本部门形成的科技档案 借阅其他部门形成的科技档案 需经该部门领导批准 外单位借阅本单位科技档案时 应持有单位介绍信和个人证件 经办公室主任和单位领导批准后方可借阅 借阅具有知识产权和商业秘密的科技档案 须经获得专利单位和专利权人批准 借阅房地产档案的原件房产证 土地证时 须经保障部门同意和单位领导批准 九 科技档案的保管和借阅 借阅科技档案的人员 必须保持案卷的完整与安全 不得转借 拆散 涂改 抽换 损坏 丢失和泄密 借阅科技档案时 须认真登记 签字 归还时 档案工作人员要详细检查 注销 并注意收集 积累利用效果事例 十 工程建设项目档案的验收 项目档案验收是竣工验收和工程达标投产考核的重要组成部分 应在项目竣工验收之前完成 小型项目可根据实际情况来定 未经档案验收或档案验收不合格的项目 不得进行或通过竣工验收和工程达标投产考核 一 申请项目档案验收应具备下列条件 1 项目主体工程和辅助设施已按照设计建成 能满足生产或使用的需要 2 项目试运行指标考核合格或者达到设计能力 3 按照国家有关规定 完成了对项目建设全过程各类文件材料的收集 整理与归档工作 并且达到完整 系统 准确的要求 1 项目的依据性文件 竣工文件和其它文件材料齐全完整 2 按照国家有关规定编制了项目的全套竣工图和竣工文件 竣工图准确 清楚 竣工图标 图章 填写齐全 竣工文件详细陈述本项目全过程 图标 图章 签署不完备或设计变更修改不到位的不能进行验收 3 按照国家有关标准 规范 基本完成文件材料的整理编目工作 案卷封面 卷内文件目录 备考表填写规范 4 档案形成质量符合安全保管的要求 纸张质量优良 书写字迹耐久 复印字迹清晰 抽检质量合格 十 工程建设项目档案的验收 二 项目档案验收内容及要求项目档案验收前 项目建设单位 法人 应组织项目设计 施工 监理等方面负责人以及有关人员 根据 建设项目档案验收内容及要求 见附件10 进行全面自检 项目档案验收申请报告的主要内容包括 1 项目建设及项目档案管理概况 2 保证项目档案的完整 准确 系统所采取的控制措施 3 项目文件材料的形成 收集 整理与归档情况 竣工图的编制情况及质量状况 4 档案在项目建设 管理 试运行中的作用 5 存在的问题及解决措施 十 工程建设项目档案的验收 三 项目档案验收会议的主要议程包括 小型项目可简化议程 1 项目建设单位 法人 汇报项目建设概况 项目档案工作情况 2 监理单位汇报项目档案质量的审核情况 3 施工单位汇报项目档案整理情况 4 质监单位汇报项目档案质量监督情况 5 项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况 6 项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价 7 项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见 十 工程建设项目档案的验收 四 项目档案验收申请程序 1 国家档案局组织档案验收的项目 项目建设单位 法人 上报档案验收申请报告及 建设项目档案验收申请表 见附件10 公司审核后认为具备验收条件的 上报中国神华 由中国神华报送国家档案局申请档案验收 2 中国神华组织档案验收的项目 项目单位 法人 上报档案验收申请报告及 建设项目档案验收申请表 见附件10 经公司审核后认为具备验收条件的 上报中国神华 由中国神华组织档案验收 3 中央主管部委档案机构 省级档案行政管理部门组织档案验收的项目 项目建设单位 法人 上报档案验收申请报告及 建设项目档案验收申请表 见附件10 经公司审核后认为具备验收条件的 上报中国神华 由中国神华报送中央主管部委档案机构 省级档案行政管理部门申请档案验收 4 公司组织档案验收项目 由负责项目管理的单位向公司上报档案验收申请报告及 建设项目档案验收申请表 见附件10 经公司审核后认为具备验收条件的 由公司安排档案验收 十 工程建设项目档案的验收 五 项目档案验收组的组成 1 国家档案局组织档案验收的项目 验收组按照国家档案局要求组成 2 中央主管部委档案机构 中国神华 省级档案行政管理部门组织档案验收的项目 验收组按有关规定由中央主管部委档案机构 省级档案行政管理部门 中国神华 公司等单位组成 3 公司组织档案验收的项目 验收组由公司及外聘专家组成 4 凡在城市规划区范围内建设的项目 项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位 5 项目档案验收组人数为不少于5人的单数 小型项目可根据实际情况来定 组长由验收组织单位人员担任 必要时可邀请有关专业人员参加验收 十 工程建设项目档案的验收 六 项目档案验收的检查方式 1 检查项目档案 采用质询 现场查验 抽查案卷的方式 抽查案卷数量应不少于20 抽查重点为项目前期管理性文件 隐蔽工程文件 竣工文件 图 质检文件 重要合同 协议等 2 项目档案验收应根据 建设项目档案验收内容及要求 见附件11 对项目档案的完整性 准确性 系统性进行总体评价 十 工程建设项目档案的验收 七 项目档案验收意见的主要内容包括 1 项目建设概况 2 项目档案管理情况 包括 项目档案工作的基础管理工作 项目文件材料的形成 收集 整理与归档情况 竣工图的编制情况及质量 档案的种类 数量 档案的完整性 准确性 系统性及安全性评价 档案验收的结论性意见 3 存在问题 整改要求与建议 十 工程建设项目档案的验收 八 项目档案验收检查的内容 1 项目档案的基础管理工作 包括项目建设单位 业主 法人 建立健全项目档案管理各项制度 工作程序及执行情况 在合同中是否有档案管理控制的有关条款 在工程进度款和质保金支付条款中 是否有档案部门签署控制的必要手段 项目建设单位 业主 法人 对项目档案工作实行统一管理 对本单位各部门和设计 施工 监理等参建单位进行有效监督 指导情况 项目档案管理机构的设置 专 兼 职档案人员的配备 工作责任制的落实情况 档案管理人员的任职资质培训情况 项目档案管理工作经费的落实情况及必备的办公设备和电子档案管理情况等 2 项目档案的完整 准确 系统情况 包括项目文件的收集 整理 归档情况 项目档案的整理 移交是否符合 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 及有关行业标准 3 项目档案的安全管理情况 包括档案库房的 八防 落实情况 库房与阅览 办公用房分开情况 档案柜架 卷盒 卷皮等档案装具是否符合标准 归档文件的制成材料是否符合耐久性要求 是否采取有效措施保证档案实体和信息的安全等 十 工程建设项目档案的验收 九 项目档案验收结果 项目档案验收结果分为合格与不合格 项目档案验收半数以上成员同意通过验收的为合格 由验收组出具验收意见 项目档案验收不合格的 由验收组提出整改意见 项目建设单位应在竣工验收前对存在的问题限期整改 并进行复查 复查后仍不合格的 不得进行竣工验收 十一 工程建设项目档案的检查考核与奖惩 一 工程建设项目应当建立项目档案考核与责任追究机制 与归档的各职能部门年度业绩考核挂钩 项目档案管理部门应当定期 分别按月 季度 年 检查归档情况 并及时通报有关领导及各职能部门 二 工程建设项目应当在合同中设立专门条款 明确约定 支付工程进度款 工程尾款和进行工程竣工结算时 须经相关部门和项目档案管