档案管理_浅谈卫生监督行政相对人档案的建立与应用

浅谈卫生监督行政相对人档案的建立与应用 海盐县陆海峰2013年9月 卫生监督行政相对人档案 卫生监督行政相对人档案是指各级卫生监督机构在对行政相对人进行行政许可 监督管理过程中直接形成的 具有查考利用价值的各种文字 图表 磁性载体 电子文件等历史记录 是卫生监督机构档案全宗的重要内容 浙江省卫生监督行政相对人档案整理规则 试行 以下简称 规则 第二条 建立卫生监督行政相对人档案意义 建立行政相对人档案 可使行政许可与事后监管相结合 不仅可以有效掌握行政相对人的动态情况 促进行政相对人的守法诚信意识 同时能够使行政执法责任体系建设有一个更好的管理平台 工作的可追溯性得到加强 保证卫生监督机构规范地实施行政管理 行政相对档案的基本建档要求 纳入卫生监督所档案全宗 规则 第三条按属地管理原则建立 规则 第四条包括行政许可 变更 延续 复核 日常监督管理 不良行为 注销等活动形成的文件材料 并进行分件整理 规则 第五条归档材料要求 规则 第六条歇业满五年后可销毁 规则 第七条归档时间要求 规则 第八条按证 备案 建档 一证一档 一档多卷 规则 第九条 卫生监督行政相对人档案分类 根据目前赋予卫生监督机构的职责 卫生监督的行政相对人主要是公共场所 职业病检查机构 职业病诊断机构 放射诊疗单位 医疗卫生单位 集中餐饮具消毒单位 消毒产品生产企业 学校 病媒生物控制单位等监管对象 卫生监督行政相对人档案现状 行政相对人档案选择性建档 遗失严重 档案不完整 导致信息不完整 利用价值低 日常监管材料未能及时归入相对人档案 遗失较多 或不更新成死档 档案号编制不科学 查阅不便 档案动态管理与日常监督未能有效结合 监督信息与档案的同步性差 手工建档 工作繁重 等等 海盐卫生监督行政相对人档案信息化尝试 2006年建立职业病危害企业纸质一户一档 档案号参照 中图法 图书分类方法 建立索引 查阅方便 但动态监管材料归档工作繁琐 如件内目录编目 2009年建立纸质和电子双套制的镇级卫生监督协管行政相对人档案 利用EXCEL建立以一览表 档案首页 卫生监督检查情况记录表 为主要内容的档案 纸质打印后附原始资料 单元格引用和超链接功能基本信息同步生成 监管信息按月录入实时更新档案 2012年全部建立卫生监督行政相对人档案 并利用ACCESS数据库软件 设计卫生监督行政相对人档案编目数据库 实现档案建档编目的数字化管理和同步打印 规范行政相对人档案的建档和管理 2013年 省市县三级联合在浙江省卫生监督信息系统开发行政相对人档案信息化模块 目前项目正在进行中 海盐县2012年行政相对人档案情况 分类存放 查阅方便 封面 盒脊同步生成打印 盒内目录同步生成打印 件内目录同步生成打印 行政相对人档案信息化的目的 实现行政相对人监督信息与行政相对人档案的同步管理 实现行政相对人档案的数字化管理 有效解决传统档案管理中存在的编目查询不方便问题 提高档案收集 整理 贮存的效率 方便档案的查询 增强档案的服务功能具有重大的意义 基于省系统的档案编目查询系统建设方案 1 用户管理 以现有浙江省卫生监督信息系统的用户管理模式 特别是分片区管理模式 实现一级使用用户的行政相对人档案网格化管理 上级用户可以通过查阅档案目录实现对下级档案管理员档案建立与应用的管理 2 用户权限设置 增加相对人档案管理员角色 设置可选择的录入 查询 统计 档案检查 档案借阅登记权限 管理员端实现基本设置和权限管理 组织机构 机构管理 卫生监督机构信息 增加单位档案全宗号 行政相对人档案类别号两个子段 全宗号字段来源于地方档案局或由省局统一提供 用于用户端档案号编制 行政相对人档案类别号 根据单位档案全宗的档案类别赋值 用于用户端档案号编制时 对用户组进行档案管理权限维护 增加全宗号 类别号 3 系统构架 构架于新版浙江省卫生监督管理系统内 在该系统内新增行政相对人档案管理模块 模块内行政相对人数据调用行政许可和监督管理模块的行政相对人数据 第一层次 行政相对人档案管理第二层次 公共场所卫生 职业卫生等第三层次 对应的沐浴场所 住宿场所等第四层次 录入 查询 统计模块设计 增加行政相对人模块 相同的导航 录入子模块 录入子模块用于行政相对人档案的档案号编制 并用于非行政许可行政相对人的新增 如学校 幼托机构等 基本信息显示行政相对人档案目录所需的基本字段 全宗号 类别号 片区号 案卷号 行政相对人名称 地址 法定代表人 负责人 联系电话 许可证号 许可范围 发证日期 注销日期 盒内文件情况说明 整理人 检查人 建档时间 检查人确认时间 等十五个字段 字段内容 除红色的字段外 均由行政许可模块数据引用生成 可打印封面和盒脊 查询子模块 全部行政相对人的分类查询 选择后进行对应行政相对人档案盒内目录 件内目录查询 档案借阅登记 并设综合查询 未建档查询 历史单位查询 档案借阅登记查询 通过查询让用户组可以查询行政相对人建档情况 并对单一行政相对人盒内目录和件内目录进行查阅 纸质档案借阅登记 打印 设置单独打印功能和不同查询结果设置批量打印功能 可分为已建档单位 未建档单位 历史单位纸质档案借阅登记情况 可输出表和打印表 等查询子窗体 纸质档案借阅登记功能 规范纸质档案借阅登记 通过对借阅数据进行汇总 就行政相对人纸质档案的应用情况予以体现 省市县三级数据均可进行数据分析汇总 并统计各级行政相对人档案的借阅等应用情况 统计建档效益 统计子模块 统计模块用于行政相对人建档率 档案借阅率 各档案页量指标 档案完整率 件覆盖等指标统计 并输出相应的统计表 4 档案资料编目 此功能应用于行政相对人档案的建立与维护 由对应的档案管理权限用户实现操作 由于编目工作在行政许可和监督管理模块内实现 因此对原有行政许可模块和监督管理进行功能增加 行政许可模块的修改 许可 变更 复核 延续 注销件内目录编目 行政许可模块增加功能每次行政许可流程中产生 除行政许可文书在流程中自动生成外 提交材料在许可过程中的提交资料审核中勾选中后生成 在行政许可相关流程结束后 形成可修改和增加的材料列表 包括题名 日期 页号 备注字段 列表生成时通过设定的排列原则自动进行排列 生成后的可设置手动上下调整排列顺序功能 页号字段对相关材料采用默认页数可修改 格式文书页数固定 默认页数减少操作 完成目录材料列表修改后确认 确认后后台自动生成件内目录 并发送到行政相对人档案模块 许可 变更 复核 延续 注销的 一次操作为一件 件内目录编目子窗体的字段包括 序号 文号 资料名称 日期 页数 件内目录的格式按照见 规则 设计 增加行政许可相应流程产生的件内目录 用于确认修改 发送到行政相对人模块 增加注销申请 许可提供资料列表 1 许可提供通用资料列表 如接受与受理 委托书 申请人使用 卫生行政许可申请材料接收凭证 卫生行政许可补正通知书 卫生行政许可补正材料接收凭证 卫生行政许可申请受理通知书 卫生行政许可不受理告知书 卫生行政许可不予受理决定书 其他有助于审批的文书 双窗口 选择后在新窗口增加 新窗口内文书排列根据选择顺序排序 便于文书生成后编目排序 列表显示许可 变更 复核 延续 注销需要的文书 2 许可提交材料列举列表 如公共场所卫生许可 许可申请表 现场审查记录 申请人的资格证明文件 生产经营场所使用证明文件 生产经营场地平面图 通风图 建筑设计卫生审核材料 从业人员的资格证明 检验报告 其他有助于审批的资料 延续提供资料列表 卫生许可 延续 申请表 在原提供办理卫生许可证的申请资料外另附原卫生行政许可证 行政相对人原核准内容一致承诺书 其他有助于审批的材料 变更提供资料列表 卫生许可变更申请书 变更说明 许可证原件 申请变更项目的相关资料 名称变更应提交当地工商行政管理部门出具的证明文件 地址变更应提交生产能力审核意见和相关资料 同时提交产品卫生安全检验报告原件 其他有助于审批的文件材料 复核提供资料列表 卫生许可年检 复核 申请书 卫生检测报告书 其他有助于审批的文件材料 监督管理模块的修改 注销提供资料列表 申请报告 法定代表人全权委托书 注销登记表 收回的卫生许可证 注销通知书 送达回执存根 其他有关材料 日常监督检查件内目录编目 1 监督检查子窗体的执法文书部分增加资料名称至下列选项 并增加文号 当前日期 可修改 页数 1 现场检查笔录2 询问笔录3 卫生监督意见书4 其他文书或资料 可输入文书或资料名称 一次监督完成用确认生成可修改和增加的材料列表 包括题名 日期 页号 备注字段 列表生成时通过设定的排列原则自动进行排列 生成后的可设置手动上下调整排列顺序功能 页号字段对相关材料采用默认页数可修改 格式文书页数固定 默认页数减少操作 完成目录材料列表修改后确认 发送到后台相应行政相对人的件内目录 2 监督监测窗体执法文书部分增加资料名称至下列选项 并增加文号 当前日期 可修改 页数 1 产品样品采样记录2 非产品样品采样记录3 产品样品确认书4 检验结果告知书5 卫生监督意见书6 其他文书或资料 可输入文书或资料名称 一次监测完成用确认生成可修改和增加的材料列表 包括题名 日期 页号 备注字段 列表生成时通过设定的排列原则自动进行排列 生成后的可设置手动上下调整排列顺序功能 页号字段对相关材料采用默认页数可修改 格式文书页数固定 默认页数减少操作 完成目录材料列表修改后确认 发送到后台相应行政相对人的件内目录 3 每个行政相对人的监督和监测均发送到同一个件内目录之中 按确认时间排序 重新赋予页号 然后按年度列为分列成多年件内目录 不良行为登记件内目录编目 在行政处罚子窗体增加处罚日志生成 打印功能 处罚日志生成后发送至不良行为登记件内目录 点击当行政处罚录入完整保存后发送一条记录至行政相对人档案的不良行为登记件内目录中 一年不良行为登记目录为一件 不良行