档案管理_某集团档案管理程序课件

集团档案管理程序 目录 CONTENTS 档案管理基础知识 目录 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 第一部分档案管理基础知识 目录 CONTENTS 一 主要内容与适用范围 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 二 术语和定义 目录 CONTENTS 档案管理的基础知识 目录 档案管理基础知识 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 目录 CONTENTS 目录 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 三 档案工作的性质 专业性 档案工作有自己专门的研究对象 理论体系和业务标准 工作规范 服务性 为企业各项工作服务 机要性 档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性 档案工作的性质 目录 CONTENTS 档案管理基础知识 AddYourTitle 档案管理工作的内容 收集 整理 鉴定 保管 统计 检索 编研 利用与服务 四 档案管理工作的内容 目录 CONTENTS 档案管理基础知识 目录 档案管理的作用 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 第二部分档案管理的作用 目录 CONTENTS 档案管理的基础知识 目录 目录 CONTENTS 档案管理基础知识 目录 档案管理操作实务 CONTENTS 档案管理基础知识 第三部分档案管理操作实务 目录 CONTENTS 目录 档案管理操作实务 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 第一档案收集 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 一 档案收集范围 2016年档案程序文件 2016 8 15修改版 HQ AD C02 08 02 00 201608 集团本部文件材料归档范围及保管期限表 CQ修订 20160811 xlsx 2016年档案程序文件 2016 8 15修改版 HQ AD C02 08 03 00 201608 经销店文件材料归档范围及保管期限表 CQ修订 20160811 xlsx 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 一 档案收集范围 二 声像档案 1 2 3 反映集团各个阶段经营发展情况 具有保存价值 有纪念意义和凭证性的照片 录像资料 国内外重要宾客和著名人物参加集团各项重要活动形成的声像材料 各级领导视察的讲话录音 录像及照片资料 目录 CONTENTS 二 声像档案 4 5 6 7 集团级以上的各级劳模 先进人物及本集团荣获市级以上荣誉的实物照片 奖杯 奖牌 证书 锦旗 集团召开年度工作会议时形成的声像材料 集团召开的其他大型会议时形成的声像材料 集团组织的各类活动 开业仪式 年会 文体活动等 一 档案收集范围 目录 CONTENTS A 1 奖品实物档案 集团各级机构在重大社会活动中获得的奖杯 奖状 奖章 奖牌 证书 证章 锦旗 荣誉册 光荣册等 2 印信实物档案 机构变更或撤 合并失效的印章 包括钢印 胶印 木印等经公安机关审批后制作的印章 3 名人字画实物档案 各级领导人及社会知名人士为集团的题词 作画 4 集团发展中有纪念意义的物品 集团自成立以来使用过的牌 匾等用具 三 实物档案 一 档案收集范围 目录 CONTENTS 目录 根据财务部门的相关要求进行收集 一 档案收集范围 四 基建档案 五 合同档案 六 会计档案 详见 基建档案归档范围及保管期限表 附件 合同档案管理的范畴包括合同正本及相关附件 合同会签页 律师修改意见稿 2016年档案程序文件 2016 8 15修改版 HQ AD C02 08 04 00 201608 基本建设档案归档范围及保管期限表 xlsx 目录 CONTENTS 档案管理的基础知识 目录 八 客户档案客户购车及维修车辆相关的所有资料 包括但不限于客户身份证复印件 销售合同 整车销售单 精品装饰单 保单 新车交车确认单 行驶证复印件 维修施工单 结算单 领料单 终检单等 根据集团客户档案管理程序进行收集 一 档案收集范围 七 人事档案根据人力资源管理部门的相关要求进行收集 目录 CONTENTS 目录 归档管理工作基本原则 集团档案实行集中统一管理的原则 由各机构档案管理部门统一负责接收 管理 以确保各类档案材料完整 准确 安全和有效利用 实现资源共享 任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有 集团各部门应有专人负责部门档案的保管 移交等工作 在业务上接受集团行政部档案管理人员的业务指导 各机构应设置专人负责所在机构文件的收集 整理工作 他是集团与各机构之间文件归档传输的唯一接口 所有文件从项目地输出归档都必须通过各机构的档案管理人员 各机构的档案资料自行保管 不予移交集团 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 第二档案整理 四 保管期限确认 三 资料分类与整理 二 归档要求 五 目录编写 六 归档资料移交 一 归档与不归档判断 档案整理工作的原则1 按照档案形成的特点和规律 最大限度地保持文件之间的历史联系 充分利用原有基础 便于保管和利用 2 档案整理工作要保持文件之间的历史联系 主要有来源 时间 内容 形式上等的联系 3 档案整理工作要充分利用原有基础 4 档案整理工作必须便于档案保管和利用 目录 CONTENTS 目录 2 未经领导审阅签发 未生效文件 一般性文件历次修改 主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外 3 部门互发的与本部门业务没有直接关系 不需办理的 只有临时性参考作用的文件资料 4 重份文件和重份图纸 1 无查考价值的临时性 事务性文件 可参阅 集团各部文件材料归档范围及保管期限表 经销店文件材料归档范围及保管期限表 基建档案归档范围及保管期限表 进行判断 归档文件资料包括但不限于 集团本部文件材料归档范围及保管期限表 经销店文件材料归档范围及保管期限表 基建档案归档范围及保管期限表 中所涉及的文件资料 各机构可根据具体情况对收集范围进行补充完善 一 归档与不归档判断 不归档 归档 2016年档案程序文件 2016 8 15修改版 HQ AD C02 08 02 00 201608 集团本部文件材料归档范围及保管期限表 CQ修订 20160811 xlsx 2016年档案程序文件 2016 8 15修改版 HQ AD C02 08 03 00 201608 经销店文件材料归档范围及保管期限表 CQ修订 20160811 xlsx 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 二 归档要求 文书档案 1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律 保持其有机联系 要完整 系统 准确并符合有关标准 规范要求 2 归档的文件材料必须字迹清楚工整 纸张及文件格式符合国家要求 禁止使用圆珠笔 铅笔 纯蓝墨水等书写材料 归档文件的载体和字迹应符合耐久性 3 归档的文件材料应为原件 因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料 文件材料归档后不得更改 4 具有永久保存价值的纸质文件 必须与电子文件同时归档保存 5 归档的文件不可使用二次用纸 6 公司各部门与其他单位合作完成的项目 主办单位应保存全套文件材料 协办单位应保存与承担任务相关的正本文件 有合同 协议规定的 按其要求执行 7 公司各部门兼职档案员应检查归档文件材料的齐全 完整与准确情况 整理完毕并编制移交清册 由本部门负责人签字核准后向公司档案管理部门移交 重要项目的文件材料移交时应编写归档说明 档案管理部门接收各部门移交的档案时 应全面检查归档文件材料的质量 8 交接双方应认真核对移交清册 并履行签字手续 移交清册各留一份以备查考 文书档案归档要求 目录 CONTENTS 档案管理的基础知识 目录 档案管理基础知识 档案管理基础知识 声像档案 二 归档要求 1 归档的声像材料必须原版 原件 2 归档的声像材料要齐全 完整 照片 录音 录像 应说明时间 地点 事由 人物 摄影者 照片与底片的影像要相符 特别重要的照片无底片时也应归档 采用数码相机拍摄的照片 经筛选后 将电子版及文字说明一并移交 填写移交目录一式两份 双方在移交目录上签字 目录 CONTENTS 档案管理的基础知识 目录 1 奖品实物档案一般应同时有批准单位要求填报的表格 批复等文字材料 此类材料按文书材料归档 实物上未表明获奖名称的 应附说明 内容包括获奖单位 获奖时间 获奖名称及颁奖单位 2 印章归档时应附印模一式两份 并分别由移交人 接收人签字确认 3 物品归档时应附清单及说明 内容包括物品名称 收受时间 地点 事由 赠送人 接收人 清单一式两份 4 发现认为有保留价值的 能反映集团发展历程的物品 经档案管理部门认定后 即可归档 实物档案归档要求 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 二 归档要求 Descriptionofthecontents 1 纸张尺寸要求 统一采用A4 210mm 297mm 复印纸尺寸 立卷过程中 案卷厚度不得大于40mm 3 备考表 盒内文件情况说明 立卷人 检查人填写清楚 2 卷内目录 责任者 写全称 题名 每项题名前需加项目名称例如 工程施工组织设计 日期 起始日期或者终止日期例如 2010 04 28 页数 立项内容的总页数 4 基本建设资料档案幅面一律采用A4纸标准 装订采用三点一线装订方式 孔距长度为16CM 中孔到边孔的长度为8CM 卷脊装订结的垂直距离为1 5CM 结头放在案卷后面 编装订后的档案要整洁 美观 基建档案归档要求 目录 目录 二 归档要求 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 1 加强电子档案鉴定工作 电子档案归档前 归档部门对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核 并由负责人签署意见 如电子文件进行了技术加密 应将技术加密方法和相关软件一并归档 2 电子档案在收集归档时 应附带说明文件 对电子档案的内容 创建时间 存储格式与文件类型等加以说明 3 电子档案采用光盘 磁带等载体归档 归档的电子文件必须是最终数据信息 二 归档要求 电子档案归档要求 目录 CONTENTS 目录 电子档案归档要求 二 归档要求 4 需要永久 长期保存的电子档案 应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档 5 电子档案归档后 其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间 6 归档电子档案载体均应接受检验 载体是否做过防写处理 有无划痕 有无病毒 核实登记表 软件 说明资料等是否齐全 7 在 无纸化 计算机办公系统中产生的电子文件 应采取更严格的安全措施 保证电子文件不被非正常改动 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 会计档案 依据财务部门的相关规定执行 人事档案 依据人力资源部门的相关规定执行 二 归档要求 CONTENTS 档案管理基础知识 二 归档要求 客户档案归档要求 1 对客户档案实施动态管理 保证客户档案随时更新 3 归档的文件材料必须字迹清楚工整 纸张及文件格式符合国家要求 禁止使用圆珠笔 铅笔 纯蓝墨水等书写材料 归档文件的载体和字迹应符合耐久性 2 归档文件材料必须全面 真实 4 归档的文件不可使用二次用纸 1 2 3 4 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 三 资料分类与整理 文书档案 1 集团各级机构每年形成的文书材料 按年度 保管期限 机构 问题 进行分类 以件为单位进行整理归档 2 各级机构要求遵循文件资料的形成规律和特点 保持文件之间有机联系 归档的各种文件资料一律要原件 应当将每份文件的正件与附件 正本与定稿 请示与批复 转发文件与原件 分别立在一起 份数 页数均应齐全完整 3 两个以上的职能部门共同承办所形成的文件资料 由最后承办的职能部门归档 集团同外单位联合制发的文件 由本集团主办部门归档 文书档案整理操作流程 1 按档案形成的年度进行区分 2 对同一年度的档案进行初步鉴定 剔除不需归档的档案 3 分类方案的确定 4 对同一年度的档案按保管期限分类 排序 5 对同一保管期限的档案按机构 问题 分类 排序 6 按 件 确定整理单位及文件的装订 7 对每件档案编号 加盖归档章 填写备考表 并装盒 8 对装盒的档案依次进行归档文件目录的计算机输入 9 填写档案盒内容 10 排列 上架 CONTENTS 三 资料分类与整理 声像档案一般按问题 内容 事由 进行分类 分类时必须遵循声像载体材料的自然形成规律 保持声像载体之间 声像载体与纸载体之间的有机联系 注意其成套性的特点 便于保管和利用 声像档案 数码照片档案 1 2 2 按归档年度刻制光盘 光盘保存内容包括存放数码照片的文件夹 数码照片档案目录 光盘说明文件 光盘说明文件应说明本光盘保存的内容 照片数量 密级 制作日期 制作者 光盘类型 CD R DVD 等 1 在分类方案的最低一级类目下按事件建立文件夹 即年度 分类 事件 存放一组联系密切的数码照片 CONTENTS 档案管理的基础知识 档案管理基础知识 2 2 照片以自然张为单位编写文字说明 包括事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等 一组照片编写较详细的总说明 每一张再加以简要的说明 3 ThemeGalleryisaDesignDigitalContent ContentsmalldevelopedbyGuildDesignInc 1 1 按照类别进行组卷 册内照片的排列按照专题 事件结合时间先后顺序 重要程度等因素进行排列 声像档案 照片档案之冲洗版 目录 CONTENTS 档案管理的基础知识 目录 档案管理基础知识 声像档案 其他载体声像档案 1 录像带 录音带 光盘等档案原则一卷 盒 为一个保管单位 2 拟写归档文字说明 录音带 录像带等磁性载体材料的文字说明应注明录制者 录制时间 内容 密级 带长 时间 等事项 光盘等载体存储的声像档案材料应注明存储文件的内容 格式 密级 制作日期 制作者 光盘类型等事项 电影胶片 盘 的文字说明应注明拍摄者 拍摄时间 片名 内容 密级 带长 时间 等事项 目录 CONTENTS 档案管理的基础知识 目录 档案管理基础知识 声像档案 其他载体声像档案 3 声像档案按载体类别 年度 保管实体顺序编号 即盒 盘 号 4 填写每个保管实体的说明标签 标签贴于保管实体外盒的适当位置 并在每个保管实体上标明盒 盘 号 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 三 资料分类与整理 实物档案 1 实物档案可根据时间 类别进行分类整理 2 时间 指实物档案获取的时间 例 2014中国汽车流通年度大奖北京 最佳集团奖 是搜狐汽车2015年颁发给北京运通国融投资有限公司的 那么此实物的分类时间就是2015年 3 类别 奖杯 奖状 奖章 奖牌 证书 证章 锦旗 荣誉册 光荣册等 目录 基建档案 详见附件 基建档案归档范围及保管期限表 合同档案 按时间 保管期限进行分类整理 电子档案 按时间 保管期限进行分类整理 会计档案 依据财务部门的相关规定执行 人事档案 依据人力资源部门的相关规定执行 客户档案 按客户名字进行分类整理 三 资料分类与整理 资料分类与整理 目录 CONTENTS 档案管理的基础知识 四 保管期限的确认 根据文件材料的重要性保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 集团各级机构文件材料从 长 保管 一般应永久保存 详见 基建档案归档范围及保管期限表 永久保存 永久保存 根据合同的重要性保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 集团各级机构文件材料从 长 保管 根据资料的重要性保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 集团各级机构文件材料从 长 保管 需要永久 30年保存的电子档案 应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档 永久保存 目录 CONTENTS 目录 目录 CONTENTS 电子档案 根据资料的重要性保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 集团各级机构文件材料从 长 保管 需要永久 30年保存的电子档案 应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档 依据财务部门和的相关规定执行 依据人事部门的相关规定执行 根据客户的重要性保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 集团各级机构文件材料从 长 保管 四 保管期限的确认 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 五 目录编写 档案管理基础知识 六 归档资料移交 1 2 3 4 所有归档资料必须办理移交手续 归档部门将整理好的档案资料和 档案资料移交 接收表 送交档案管理部门 档案管理部门在对档案资料进行质量 数量检查后 交接双方根据移交目录清点核对 并履行签字手续 交接双方各执一份备查 如有不能对内 外公开的文件 应在 档案资料移交 接收表 中注明属于涉密文件 档案资料移交 接收表 需经主管领导审核并签字 目录 CONTENTS 档案管理基础知识 第三档案借阅与利用 电话催促三次后仍未归还或未办理续借手续者 上报人力资源部做出相关处罚 详见档案资料借阅流程图 档案借阅与利用 应填写 档案借阅利用申请单 领导审签同意 办理借阅手续 办理归还手续 集团各部门 各机构借阅档案资料 应填写 档案借阅利用申请单 经主管领导签字后方可借阅 查阅集团会计档案须持有财务部负责人签字 并由财会部相关人员调阅 方可利用 跨机构借阅审批 申请人 部门负责人 各机构负责人 集团总裁助理 借阅者对所借档案文件应按期归还 属于一般性文件 不得超过一周 有特殊需要可以约定借还时间 所有档案借用到期应主动归还 如工作需要到期后需继续使用的 应办理续借手续 归还档案时 档案管理人员必须逐一核对归还档案数量 有无缺损情况等档案基本情况 以保证档案安全 经清点无误后 方可注销借阅手续 目录 CONTENTS 第三档案借阅与利用 借阅者对所借档案文件应注意保密 不得私自转借他人使用 不得对档案进行拆卷 不得将档案文件携带到公共场所及家中 遇有重大节日或出差 休假之前 应将手中档案文件全部移交 对损毁或丢失档案文件者 档案管理部门应及时上报机构第一负责人 由其对事件当事人做出相关处罚 目录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 第四档案保密工作 档案资料的管理人员 借阅利用人员都应对档案资料的内容负有保密的责任