档案管理_普陀区教育系统档案实务培训

普陀区教育系统档案实务培训 普陀区档案局业务指导科王勇成联系电话 52564588 334513020167225网络硬盘 培训内容 一 档案管理制度建设二 文书 教学档案立卷整理三 档案编研工作四 科技档案的立卷整理五 实物档案六 声像档案的立卷整理 一 档案管理制度建设 制定本单位的档案归档范围和保管期限制定档案分类方案 档案管理人员网络图制定档案保管制度 利用制度 保密制度 统计制度 鉴定销毁制度 档案库房管理制度 二 文书 教学档案立卷整理 一 立卷的方法按照文件的特征和联系将其组成案卷 必须遵循文件材料的形成规律与特点 保持文件之间的有机联系 经过整理后的文件材料 要真实 系统地反映每一项工作的来龙去脉 1 正确区分门类 各学校根据教育系统档案分类基本要求并结合本单位实际情况确定本校档案分类方案 根据归档材料的不同内容 性质 载体先分清类别再进行组卷 文书档案 人事 财务制度 岗位职责 教学档案综合类 教学管理规章制度 教学与科研类 课堂教学类 教研组工作计划 小结或年度科研计划 科研档案 科研项目计划 正式立项 最常见错误 各类合同 报告 计划 总结或各类请示 批复组成一卷 2 正确区分保管期限 每年归档时每卷案卷的保管期限要严格按照本单位制订的文书档案保管期限表确定 不能按个人理解随意确定 有些内容相同或相近的材料 因保管期限不同 不能组在一个卷中 如 年度计划总结和半年 季度或月度计划总结不能组一卷 年度统计报表与季度 月度 不同级别的表彰 不同级别的处罚等 3 正确区分是否归档 上级来文 红头文件 简报等 上级下发周知性 普发性 需要贯彻 执行 具体操作的文件除外 尤其是业务性文件 文件不归入本单位档案中 可将此类文件简单分类后组成文件汇编 作为资料备查 如 本单位为该文件的主送单位 该文件内容涉及本单位名称 单位领导或其他工作人员的 该文件应归入单位档案中 二 案卷的组合方法和要求1 归档文件进行调整检查检查应归档的文件是否齐全完整 检查归档的文件是否属于本年度 本部门的立卷归档范围 检查每个卷内的文件是否保持了文件之间的有机联系 反映了本卷的特征 检查各卷内的文件的数量是否适当 2 卷内文件的排列按时间排列 即按文件形成时间的先后次序进行排列 适用于单一作者 单一问题 单一名称组成的案卷 按重要程度进行排列 即按卷内文件的重要程度进行排列 适用于按各种特征组成的案卷 按问题 时间排列 可先将卷内的文件按问题分开 每个问题内的文件 再按文件形成的时间依次排列 适用于一个作者 几个问题的文件组成的案卷 3 拟写案卷标题 一般不超过50个字 由 作者 责任者 问题 内容 名称 文种 组成 1 关于作者 即责任者 无任是一个还是几个 一般置于案卷标题之首 标明全称或规范简称 卷内文件有二 三个作者的 要全部标出 作者过多 可标出一 二个主要的 后面加上 等 字 2 关于问题 问题要既具体又概括 卷内文件反映的问题单一 直接标出问题即可 未运用问题特征立卷的案卷 卷内文件反映了几个问题 一般应尽可能标出来 如问题太多可标明主要问题 其他以 等 字代替 或归纳概括出该卷内文件的主题内容 会议文件的标法 一般专题的会议 会议名称能够反映会议内容的 标明会议名称就等于标明了内容 3 关于名称 标题中一般不得出现 文书 材料 文件 等模糊性名称 卷内文件名称不多 可按其重要程度的顺序在标题中全部标出 有些卷内文件名称虽多 但性质基本相近 可标出具有代表性 概括性的 其他的从略 如 报告 汇报 简报 等可标 报告 计划 规划 要点 纲要 打算 等 可标出计划 4 关于时间 案卷标题中的时间是指卷内文件内容针对的时间 不是指形成文件的时间 不是每个案卷标题都需要标明时间 只有定期性的计划 总结 统计报表 预决算 会议记录等一类有时间针对性的文件材料组成的案卷的标题 才标明时间 标明时间必须具体确切 不要笼统 含糊 年度要标明全数 小学二00三年党政领导干部民主生活会记录 小学二00四学年度公开课教案 小学第一届说课比赛通知 获奖名单 小结及教案 小学二00四学年度初二学生社会实践活动方案 小结 小学二00四学年度毕 结业证书发放清单及存根 小学二00四学年度2005届 7 班学生学籍卡 小学参加 体彩杯 上海市第三届青少年运动会及 泰山杯 举重 柔道比赛成绩册 小学王丽丽荣获普陀区二00六年度优秀教师称号光荣册 上海市教委 普陀区教育局 小学关于调整高级教师职务津贴通知 实施意见 名册 填写卷内目录 4 填写卷内目录 序号 每件文件的排列序号 责任者 制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 学校2007年度科研计划责任者填写 学校科研室工作计划责任者填写 学校科研室科研组长年度工作计划责任者填写 科研组长姓名 文号 文件的发文字号 题名文件的题名 没有标题或标题不规范的 可自拟标题 例 通知 请示等过于简单的文件标题 会议记录将每次会议主要议题输入简报将主要信息内容归纳输入介绍信存根将第一份登记全称 后面的只登记具体名字 3个同志或6个同志登记一条目录 上级下发的干部任免通知书涉及本单位人员的将本单位人员名字纳入文件标题组成题名输入 在整理文件材料时 经常遇到一些表格 常见的如统计报表 各种申报表 审批表 调查表等 编制卷内目录的方法一般有三种 一种是 如果表格作为一份正式文件的附件 一般正文的末端会标注 附 xxx表 的字样 这种情况下 抄写卷内目录时 可只登记正件 不登记附件 第二种是 表格作为一份正式文件的附件 但未在正文的末端标注附件 这属于公文处理不规范的问题 为了检索的方便 必须逐份登记卷内目录 第三种情况是 表格作为独立的文件出现 如年终统计报表 这种情况 抄写卷内目录也须逐份登记 可以照实登录每份表格文件的名称和责任单位 也可以第一份文件登记全称 后面文件只登记责任单位 日期 文件的形成日期 以8位阿拉伯数字标出年月日 如2005 03 04 页数 每一件归档文件的页数 备注 文件需说明的情况 5 填写案卷封面 立档档案栏 立档单位全称内部结构栏 内部机构 科室 名称案卷标题栏 案卷标题起止时间 卷内文件最早和最晚形成时间 保管期限 短期件号 文件总件数 卷内文件目录最后一个序号数 页数 卷内文件总页数归档时案卷号 年度内案卷排列编号全宗号 目录号 案卷号栏 不填 此一栏如档案需要移交进档案馆 由档案馆编制 填写案卷封面 立档单位全称 内部结构栏 案卷标题 起止时间 保管期限 文件总件数 归档案卷号 6 备考表 立卷人 科室档案工作网络人员检查人 科室负责人立卷时间 具体立卷年月 填写备考表 三 装订的要求 1 案卷装订要求 案卷应采用三孔一线的方式装订 装订要求牢固 整齐 不影响阅读 装订前要对那些无装订位置 装订线上有字迹而不便装订的文件材料 用无字的白纸条粘贴加边 对卷内常出现的小签条 便条等可粘贴在16开 或A4 的白纸上 对破损的文件材料应进行一定的修裱工作 取齐 习惯中一般指右 下齐 实际是两边齐 这样既能保持档案的原貌 便于利用 又能照顾案卷的整齐 美观 2 表格型材料装订要求 横行打印的表格 16开或A4型纸 表头靠左侧装订 8开型纸 表头向上 一卷内有单张或几张此类纸折叠成手风琴型 如整本都是 装订后整本向内折叠即可 3 不规则材料装订要求 一卷内同时有16开和A4型纸 无需粘贴或裁剪 装订时右 下取齐 编制案卷目录 4 案卷目录装订要求 每年的文书或教学档案一般可以单独装订成册 也可以几年的目录编页 编制案卷目录索引后装订成册 其他门类 档案不多时 可一个大门类装订一本目录 如实物档案 当一个门类中某一小类档案特别多时 该小类档案目录可单独装订成册 如声像档案中的光盘档案 三 档案编研工作 一 大事记各个单位应将编写大事记作为日常工作来安排当月记载隔月印发年终汇编成册 二 基础数字汇编是以数字的形式反映一个地区 一个单位或某一方面基本情况的参考资料 市根据实际工作需要 选取散存于档案中的有关统计数字进行汇总的工作 对于掌握情况 研究问题 总结经验 制定计划以及进行宣传教育 都有重要参考作用 种类有综合性数字汇编和专题性数字汇编 如 学校基础数字 可将历年教职工人数 党 团员 其他党派人数 学历 职称情况 开班情况 招生人数 毕业人数 财务情况 教育设施投入等可进行量化分析的情况进行全面的统计 三 组织沿革是系统记载一个机关 企业 地区或专业系统的体制 组织机构和人员编制变革情况的一种编研材料 1 基本概况单位成立和撤并的时间和原因 名称演变 隶属关系的变更 机关 事业 2 单位性质任务 事业单位 3 内部机构设置 职能4 下属单位5 主要领导人情况 四 全宗介绍全宗介绍是以文章的叙述形式介绍和揭示档案馆室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料 又称全宗指南 是一种书本式检索工具 1 立档单位和全宗的历史概况 此部分可简要地叙述立档单位成立的时间 人数 机构设置情况 主要领导的配备 立档单位的性质 任务及主要职能活动情况 隶属关系以及全宗历史的沿革等 2 全宗内档案内容和成分的介绍 这是全宗介绍的主体部分 其叙述方式 首先介绍全宗内档案的构成及数量 其次 以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况 突出有价值的内容 第三 介绍全宗内档案的整理 分类 编目 及保管情况 3 全宗介绍的辅助材料 此部分主要包括 关于利用全宗内档案材料的说明 利用方式 服务手段 利用效果 有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况 自编参考资料的种类 数量 等 五 全宗卷全宗卷是档案馆 室 在管理某一全宗过程中形成的 能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷 1 全宗卷编制原则档案馆 室 对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷 全宗卷的各种文件材料 包括凭据 清册 报表应做到准确 齐全 规范 全宗卷内的文件材料 应按照其固有的特点 保持文件材料间的有机联系 反映全宗管理的历史面貌 以便于保管和利用 2 全宗卷的主要内容 四 科技档案的立卷整理 一 基建档案 二 设备档案1 设备设施档案归档范围 1 设备设施订购的文件 合同 订货单 卡 2 随机的全部技术文件 装箱证 合格证 使用操作维修说明书 结构图纸和线路图 备件规格 验收清单等 3 安装调试记录及验收报告 4 使用过程中 定期检修记录和更换