档案管理_文书立卷整理方法概述

文书立卷整理方法 一 文书立卷的定义与要求二 文件材料归档范围与不归档范围三 文书立卷步骤 一 文书立卷的定义与要求 1 文书立卷的定义文书立卷就是文书处理部门将办理完毕的 具有考查保存价值的文件材料 按照立卷的原则 要求和方法组成案卷 而围绕组卷所进行的全部工作 就叫做文书立卷工作 定义包含三层意思 1 必须是办理完毕的文件材料才应立卷 2 必须是具有查考和保存价值的文件材料才应立卷 3 按照文件在形成过程中的规律和联系组卷 2 文书立卷的要求遵循文件材料的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 区别不同价值 便于保管和利用 应做到以下几点 1 应归档的文件材料要收集齐全完整 2 遵循文件材料的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 3 立卷要区分文件的不同价值 4 便于保管和利用 二 文件材料归档范围与不归档范围 1 归档范围概括地讲就是本单位 包括党 政 工 团等各个部门 在工作活动中形成的具有查考价值的收发文件 电报 会议文件 内部文件 电话记录 会议记录 调查材料 统计材料 图表 簿册 本单位编印的出版物底稿和样本等 这是从总体上来讲的 包括3个层面的文件材料 1 上级机关的文件材料一是隶属上级机关的文件材料二是非隶属机关的文件材料 2 本单位的文件材料一是红头文件二是白头文件 3 同级机关的文件材料一是同级机关与本单位联系 协商工作时的重要来往文件材料 二是有关机关对本单位工作检查或学习考察时形成的重要文件材料等 2 不归档范围 1 上级单位的文件材料 一是普发性不需本单位办理的文件材料 二是任免 奖惩非本单位工作人员的文件材料 三是供工作参考的抄件等 2 本单位的文件材料一是重份文件 二是无查考利用价值的事务性 临时性文件 三是一般性文件的历次修改稿和校对稿 四是无特殊保存价值的信封和不需办理的一般性人民来信 电话记录 五是机关内部互相抄送的文件材料 六是本单位负责人兼任外单位职务时形成的与本单位无关的文件材料 七是有关工作参考的文件材料 3 同级单位的文件材料一是不需要贯彻执行的文件材料 二是不需办理的抄送文件材料及供参考的简报 情况反映等 三 文书立卷步骤 第一步 分年度分年度就是将文件按其形成或针对的年度分开 1 文件形成的年度和文件内容所针对的年度一致的 应放在文件形成的年度立卷 2 文件形成年度与文件内容所针对的年度不一致 立卷时应以文件内容所针对的年度为准 3 总结和计划一般不应写在一起 遇有写在一起的应视文件内容的主次来决定立卷的年度 4 有些工作的过程是跨年度的 工作中形成的文件数量也不多 当年可不立卷 等这项工作结束后放在办结的年度立卷 5 跨年度的请示与批复 来文与复文 应将问复文一起放在批复 复文时间立卷 如果请示不知什么时间能够批复的 可按请示年度立卷 第二步 分作者 责任者 分作者就是在同一年度内 按上级 本级 同级机关形成的文件分开 一般情况下不应混淆 第三步 划分保管期限分保管期限 就是将同一年度同一级别的文件按永久 长期 短期三种保管期限分开 国家档案局于2006年12月发布了新的保管期限表 将原来的永久 长期 短期三种保管期限改为永久 定期两种保管期限 在定期中又分为30年 10年两种 永久保管的文书档案主要包括8方面的文件材料 一是本机关制定的法规政策性文件材料 二是本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 五是本机关机构演变 人事任免等文件材料 六是本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 八是同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 定期保管的文书档案主要包括9个方面的文件材料 一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 二是本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 三是本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 四是本机关一般性事务管理文件材料 五是本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 六是上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 八是同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 九是下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 第四步 分问题分问题就是将文件按内容所反映的问题分开 问题 是指文件内容记述和反映的某一方面的工作问题或涉及的人物 事件 事物等 第五步 卷内组合卷内组合就是将经过分类的文件 按一定形式组合起来 组合的基本方法 1 学校管理和各种活动中形成的文件 调研材料 制度等 一般按单一问题组合 同一问题的请求与批复 转发件与原件应组合在一起 2 会议文件 根据文件多少 可以一会一卷或数会一卷 文件多时也可一会数卷 3 统计 报表 名册等文件 一般同一种格式 名称组一卷 或数卷 当文件特别少时也可几种格式组一卷 4 工作计划 总结等文件 一般可按作者或名称组合 5 案件材料 可一案一卷或一案数卷 6 简报 刊物可按名称数期一卷 第六步 卷内文件排列排列的总体要求是 保持文件之间的联系 固定每份文件的位置 使卷内的文件有条不紊 便于人们查找利用 卷内排列方法1 按时间排列 就是按照文件形成时间的先后顺序依次排列卷内文件 即日期早的在前 日期晚的在后 2 按重要程度排列 就是按卷内文件重要程度的不同排列文件顺序 3 按问题排列 就是按照卷内文件的不同问题排列文件的顺序 4 按作者排列 就是按卷内文件的不同作者分别排列文件顺序 第七步 编写页号编写页号时注意一是在编号之前 应对卷内文件所有张 页数进行一次全面细致的检查 看其是否存在着前后倒置 上下颠倒及串页现象 如果发现应及时予以纠正 二是按照卷内文件的排列顺序 用黑色铅笔依次编写页号 号码一律使用阿拉伯数字 若是一面有字的文件 在每页文件的右上角编写页号 凡是两面有字的文件 应在每页文件的正面右上角 背面的左上角填写页号 三是卷内所有的文件 包括办文过程中的重要签条 阅文卡 收文卡等都要逐页编号 第八步 填写卷内文件目录卷内文件目录的项目包括 顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注 具体格式如下 卷内文件目录 1 顺序号 就是以卷内文件排列的先后顺序填写的序号 2 文号 就是文件制发机关的发文字号 也可以说是公文的编号 它包括发文机关代号 发文年度和发文顺序号三部分 3 责任者 就是对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人 即文件的发文单位或署名者 4 题名 题名即文件的标题 它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征 5 日期 就是填写文件的形成时间 6 页号 就是填写卷内文件所在页的编号 7 备注 是指卷内文件有变化时所作的必要说明 第九步 拟写案卷标题案卷标题的主要构成部分有作者 问题和文件名称 常见的案卷标题构成形式 1 责任者 问题 名称2 责任者 文件内容针对时间 问题 文件名称3 责任者 针对时间 出版物名称 4 会议名称 文件材料5 当事人 问题 案卷 卷 6 通讯者 问题 来往文书 第十步 填写卷内备考表卷内备考表的项目包括 本卷情况说明 立卷人 检查人 立卷时间四项内容 卷内备考表 卷内情况说明 立卷人 审核人 立卷时间 1 立卷情况说明 主要是填写卷内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 2 立卷人 主要是填写负责整理该卷归档文件的人员姓名 3 检查人 主要是填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名 4 立卷时间 就是填写完成立卷的日期 第十一步 案卷的装订1 拆除文件上的金属物2 修补3 折迭取齐4 装订案卷时一般应采用三孔一线的方法装订 第十二步 填写案卷封面案卷封面项目包括 全宗名称 类目名称 案卷题名 时间 保管期限 件 页数 归档号 案卷封面 1 全宗名称 该栏填写立档单位名称 2 类目名称 指全宗内立卷类目 或文件分类表 的第末级类名称 3 案卷标题 按照已拟写好的案卷标题填写在案卷封面的中间位置 4 起止时间栏 卷内最早形成的文件日期为起 最晚形成文件的日期为止 5 卷内文件数量 填写卷内文件的实际件数与页数 6 保管期限 按立卷时划定的案卷保管期限填写 7 归档号 归档号也叫文书处理号 是文书部门或业务部门对每个年度形成的案卷编制的顺序号 8 全宗号 全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号 9 类目号 类目号是分类方案中类目的标识符号 采用年度 保管期限分类法的 类目号为 1 1 例2 采用年度 机构 保管期限分类法的 类目号为 10 案卷号就是在末级类止号内 依据案卷排列后的流水编号填写 第十三步 编制案卷目录案卷目录的内容包括 案卷号 案卷题名 年度 页数 保管期限 备注 案卷目录 案卷号 分室