档案管理_公路工程建设项目档案管理培训

公路建设项目档案管理 江苏省交通运输厅办公室刘晓宾 主要内容 一 公路建设项目档案管理的重要性和必要性 二 公路建设项目档案管理文件及规章 三 公路建设项目法人如何组织开展项目档案管理工作 四 公路建设项目参建单位如何开展文件材料的收集 整理 归档工作 1 公路建设项目档案管理现状2 公路建设项目档案管理的重要性3 公路建设项目档案管理的必要性 一 公路建设项目档案管理重要性和必要性 交通建设项目档案的定义 一 档案管理方面 1 对现行档案管理规定 标准不清楚 学习 掌握不够 2 对工程档案管理工作重视不够 档案管理意识不强 3 档案管理人员配备不足 综合素质参差不齐 4 档案管理制度不健全 5 档案管理基础工作薄弱 6 档案管理投入的资金短缺 档案设备和技术落后 1 公路建设项目档案管理现状 二 档案质量方面 1 项目档案收集不够齐全完整 成套性和完整性存在缺陷 2 表式文件内容 格式不一致 3 工程资料记录不规范 签字不完备 真实性不强 严肃性欠佳 4 竣工图编制不符合规范要求 5 档案整理不规范 系统性不够 6 档案资料不能做到同步收集 整理 档案验收前再去查找 收集 整理资料情况普遍 1 公路建设项目档案管理现状 1 公路建设项目档案是反映公路行业发展的重要历史记录 是公路工程管理状况和工程质量的真实反映 是工程质量的反映 重视和加强公路建设项目档案管理工作 对公路建设事业有着重要的意义 2 公路建设项目档案管理工作是公路建设项目参建单位的一项基础性 服务性工作 对促进公路建设项目参建单位相关工作的全面规范开展 提高公路工程质量管理水平 具有相互促进作用 工程档案与工程质量 工程安全之间有着密切的关系 工程档案是工程质量 安全的依据 工程安全质量与工程档案相互依存 2 公路建设项目档案管理的重要性 2 公路建设项目档案管理的重要性 3 工程档案资料是工程竣工后的运营 检测 维修 改建 扩建 拆除的依据 工程档案的妥善保存可以为以后的查找 利用提供有效的保证 为生产建设提供强有力的保障 4 工程档案可以对其他工程建设具有指导利用 借鉴参考作用 对工程科学技术研究以及城市防灾 抗灾 减灾和破坏后恢复重建提供重要依据 适应交通基础设施建设快速发展的需要履行行业管理职责的需要保证项目档案工作质量 为交通建设事业服务未经档案验收或验收不合格的公路建设项目 不得进行公路建设项目竣工验收 3 公路建设项目档案管理的必要性 1 国家 部有关项目档案管理规定2 交通建设项目档案管理登记办法3 交通建设项目档案专项验收办法4 交通档案进馆办法5 公路建设项目文件材料立卷归档管理办法6 加强公路建设项目档案检查指导 二 公路建设项目档案管理文件及规章 国家 部项目档案管理规定 国家档案局有关建设项目档案管理规定1 重大建设项目档案管理登记办法 1997年国家档案局 国家计委 2 重大建设项目档案验收办法 2006年国家档案局国家发改委 交通运输部有关交通建设项目档案管理规定1 交通档案管理办法 2 交通建设项目档案管理登记办法 3 交通建设项目档案专项验收办法 4 交通档案进馆办法5 交通文件材料立卷归档办法 6 公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法 即将修订为公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 公路建设项目文件材料立卷归档办法 依据标准及规定 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 收集范围 关于印发公路建设项目竣交工验收办法实施细则的通知 交公路发 2010 65号 分类整理 公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法 交办发 2001 390号 正在修订中案卷编目 交通文件材料立卷归档办法 交办发 1992 100号 交通建设项目档案管理登记办法 登记组织 1 交通建设项目档案登记管理工作实行统一管理 分级负责的原则 2 交通运输部档案馆负责交通建设项目档案管理登记工作的统一部署和组织领导 3 项目所在地省级人民政府交通运输主管部门负责本地区 本系统交通建设项目档案管理登记工作的组织 监督和指导 4 交通建设项目所在地交通运输主管部门逐级组织报送 登记范围 1 国家发改委审批或核准项目 交通运输部审批初步设计的交通建设项目 2 省发改委审批或核准项目 省交通运输厅审批初步设计的交通建设项目 3 其他交通建设项目 填报方式 由项目法人 建设单位 定期向项目主管单位填报交通建设项目档案管理登记表 项目主管单位定期将登记表汇总上报相关主管单位 并逐级转报省交通运输厅 交通运输厅档案馆 登记表分表一 表二 表三 登记表一 项目名称 项目立项审批单位 项目主管部门 建设单位 项目法人 建设工期 技术等级及建设规模 主要参建单位 主要单位工程名称 项目档案管理部门 项目档案管理执行的标准规范项目名称 以国家批准的项目名称为准上级主管部门 项目主管部门技术等级及建设规模 登记表二 主要反映各合同段交工验收阶段项目档案收集整理的情况 包括合同段的名称 负责该合同段施工的施工 监理单位 文件材料收集整理情况 合同段名称特指合同段所对应单位工程名称 登记表三 反映建设项目通过档案专项验收的情况 填报时间和要求 填报时间和要求 表一于开工六个月填报表二于合同段通过交工验收后1个月内填报 表三于项目档案通过档案专项验收后1个月内填报 交通建设项目档案专项验收办法 验收组织及权限 1 国家发改委审批或核准项目 交通运输部审批初步设计的交通建设项目 由交通运输部档案馆组织或委托省交通运输主管部门组织 2 省发改委审批或核准项目 省交通运输厅审批初步设计的交通建设项目 由省档案局 省交通运输厅联合组织 3 市和市以下各级投资主管部门审批 核准的交通建设项目 由项目审批 核准所在地档案部门和交通运输主管部门组织 验收组的组成 1 国家发改委审批或核准立项 交通运输部审批初步设计项目交通运输部档案馆 项目所在地省级档案行政管理部门 项目交通运输主管单位 项目质量监督机构组成 2 交通运输部负责审批立项和初步设计项目交通运输部档案馆 项目交通运输主管单位 项目质量监督机构组成 3 省发改委审批或核准项目省档案局 省交通运输厅 项目所在地交通运输主管部门 项目质量监督机构组成4 市和市以下各级投资主管部门审批 核准的交通建设项目市档案局 市交通运输局及所在地交通运输主管部门 项目质量监督机构组成 验收申请 验收申请条件1 已按规定进行了项目档案管理登记工作 2 完成了自查并形成自查报告 3 竣工文件已按交通运输部有关规定编制完成 4 竣工文件分类 组卷及编目工作已按规范要求完成 验收申请 验收申请程序项目法人 建设单位 按照项目管理权限向项目主管部门提出档案专项验收申请 提交验收申请材料 经项目主管部门审核同意后 逐级转报至市级 省级交通运输主管部门 并由省交通运输厅转报交通运输部档案馆 验收申请 验收申请材料 1 验收申请报告 2 交通建设项目档案专项验收申请表 3 建设项目档案自查报告 4 建设项目档案案卷目录 验收申请 自查报告内容要求1 项目建设及项目档案管理基本情况 2 保证项目档案完整 准确 系统所采取的控制措施 包括纳入领导责任制 部门岗位责任制 合同制 监理工作程序及与工程同步进行的情况 3 项目文件材料收集 整理所依据的标准 4 项目文件材料形成 收集 整理 编目与归档情况 竣工图编制情况及质量状况 案卷数量 5 项目档案在项目建设 管理 试运行中的作用 6 存在的问题及解决措施 验收工作 验收工作议程以召开验收会形式进行 验收组全体成员 项目法人 建设单位 设计 施工 监理单位代表和生产运行管理或使用单位的有关人员参加验收会议 1 听取汇报 项目法人汇报项目建设概况及项目档案工作情况 施工单位汇报项目档案编制情况 监理单位汇报项目档案质量的审核情况 2 抽查竣工档案 抽查重点是立项审批文件 征地拆迁文件 质量检验评定文件 隐蔽工程记录 工程变更文件 竣工图等 3 综合评价并形成验收意见4 宣布验收意见 交通档案进馆办法 公路建设项目进馆项目范围 交通运输部批准初步设计项目1 列入国家公路建设国道主干线 国家高速公路网规划 的项目 2 由交通运输部申报并获得国家科学技术进步奖 全国行业学会科学技术奖 在国内外具有重要影响的 科技含量高并在交通领域取得重大成交的交通科研项目及科技成果项目 进馆项目相应需移交的档案范围 1 项目建议书及批准文件 工程可行性研究报告及批准文件 初步设计批准文件 2 用地申报及批文 占地红线图 3 总体设计及设计说明书4 施工组织设计 方案 新技术 新工艺的运用 重大事故处理 竣工图5 竣工验收阶段形成的竣工验收报告 各类工程总结 工程质量评定报告 进馆档案编制要求 整理编号移交目录项目简介版本 进馆工作的组织 组织原则 统一管理 分级负责申请 汇总 申请 移交移交交通运输部档案馆 加强公路建设项目档案检查指导工作 1 各级交通运输主管部门应学习 宣传 贯彻公路建设项目档案管理规定和规范标准 以便更好地加强管理和业务指导 2 公路建设项目开工后6个月内 项目所属公路行政管理部门应督促项目法人单位填报交通建设项目档案管理登记表一 并转报相关部门 加强公路建设项目档案检查指导工作 3 公路建设项目施工许可批准后 项目所属公路行政管理部门应指导和检查项目法人制定包括项目文件材料归档范围 档案分类方案的 项目竣工文件编制办法 使项目档案工作有章可循 其中 省交通运输厅负责对交通运输部批准初步设计的公路建设项目进行检查指导 4 项目所属公路行政管理部门应在省交通运输主管部门指导下 加强对公路建设项目档案工作的中间检查和培训工作 指导项目法人单位做好项目文件材料的收集 整理工作 并督促项目法人单位每年填报交通建设项目档案管理登记表二 并转报相关部门 加强公路建设项目档案检查指导工作 5 公路建设项目交工时 项目法人单位应做好项目档案验收相关工作 项目所属公路行政管理部门应对项目档案材料进行审查 对项目档案的完整性 准确性 系统性 规范性进行审查 交工档案预验收 严格保证重点工程竣工档案的归档质量 6 项目所属公路行政管理部门 省级交通运输主管部门共同做好对项目档案专项验收相关组织 服务工作 项目档案通过专项验收后1个月内 项目所属公路行政管理部门应督促项目法人单位填报交通建设项目档案管理登记表三 并转报相关部门 坚持公路建设项目档案全过程管理 做到项目档案工作与项目建设同步进行 1 事先介入2 事中控制3 事后核查4 验收把关 三 公路建设项目法人如何组织开展项目档案管理工作 事先介入 1 学习公路建设项目档案管理规定和规范 全面了解管理要求 项目建设单位负责组织 协调 指导设计 施工 监理等单位编制和整理项目文件 2 纳入合同管理 即 在进行项目招标和签订勘察设计 施工 监理 设备供应合同时 要将档案管理要求设立专门条款 明确有关各方对项目文件收集 整理 归档责任 纳入到招标文件和合同协议中 事中控制 1 建立档案工作管理体制 明确档案管理职责 建立工程档案管理领导责任制 明确分管领导 建立相应的管理网络机构 配备专 兼职档案人员 尤其是工程管理人员应与档案人员共同配合开展工作 保证人员稳定 2 制定档案工作规章制度 特别是要制定 项目竣工文件编制办法 明确参建单位文件材料收集 整理 归档的责任 建设单位应组织施工单位 监理单位对单位工程 分部工程和分项工程进行划分 明确项目文件材料归档范围 档案分类方案 明确项目档案分类号 档号 卷内目录 案卷目录 备考表等组卷编制要求 工程不分包的 档案工作不单独分包 3 加强档案人员教育培训 加强对现行档案管理规范 标准的宣贯和培训工作 提高工程管理和档案工作人员档案业务知识水平 事中控制 4 做好档案基础工作 重视档案的完整性 原始性积累控制 做好建设工程质量的签署记录 加强隐蔽工程质保资料的质量控制 5 实施监理责任制和经济责任制 项目法人单位应会同监理单位加强对合同段交工档案的审核 检查审核文件材料的真实性 签署完备和系统整理情况 对归档不齐 整理不规范的 不予计量支付 不予进行交工验收 直至整改到位 6 加强档案的安全保护 事后核查 审核文件内在质量 1 归档的文件应为原件 原则上不得出现复制件 2 文件内容应真实 准确且填写完整 3 竣工图应真实地反映工程建设实际情况 4 文件中数据不得随意涂改 5 签字盖章手续完备 6 字迹清楚 图样清晰 图表整洁 系统整理和排列档案 根据 项目竣工文件编制办法 中档案分类方案对档案资料进行系统排序 并题写档案案卷目录 加强档案信息化建设 验收把关 把档案工作纳入工程交工验收范围 在进行单项 单位 分部 分项工程验收时 应同步检查 验收档案工作情况 竣工验收前档案专项验收 竣工验收阶段 工程项目档案各级管理部门和相关人员要严格把好档案审查验收关 1 相关验收材料齐全 申请报告 档案专项验收申请表 档案自查报告 档案案卷目录 2 验收时提供全套原始件档案3 验收组专项验收意见4 未经档案验收或验收不合格 不得进行公路建设项目竣工验收 档案移交项目法人不得在公路建设项目竣工验收前向任何单位 部门移交档案 竣工验收后三个月内 项目法人按有关规定向有关单位 如公路接收单位 交通运输部档案馆 城建档案馆等 办理档案移交 档案原件保留在法人单位 其他单位保存复制件 项目文件材料立卷归档工作应与工程建设同步进行 同步管理 一 归档范围 二 责任分工和质量要求 三 收集要求 四 整理要求 五 归档和移交 四 公路建设项目参建单位如何开展文件材料收集 整理 归档工作 公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法 公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 一 归档范围 在公路建设项目建设过程中 围绕项目立项审批 设计 工程准备 施工管理 竣工验收活动产生的 对建成后的工程维护 管理及明确责任 具有查考利用价值的各类不同载体文件材料 都应收集齐全 归入公路建设项目成套档案 二 责任分工和质量要求 责任分工 按照 谁形成谁负责 的原则 明确分管领导和工作人员 工程管理人员与档案人员配合 项目法人单位 负责立项目审批阶段 工程准备阶段及竣工验收阶段以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量 进度 费用控制方面召集有关会议 印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作 设计单位 负责设计阶段 包括初步设计及施工图设计 形成的工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作 施工和监理单位 负责施工阶段各自承包内容施工过程中形成竣工文件材料的收集整理和归档工作 监理单位应履行对项目档案的质量进行审核把关的责任 公路建设项目文件材料归档质量要求 原始性 项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件 一般情况下应是原件 完整性 收集齐全 记录全面 记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标真实性 现场记录 同步进行 准确性 施工原始记录数据准确 竣工图编制规范 图物相符 规范性 实验检测表格填写应按规范进行 自检意见 监理意见应明确 签署手续完备 字迹清晰 复印清楚 字迹材料应能满足长期保存需要 高度重视竣工图的质量 竣工图是工程项目建设的实际反映 是公路项目档案的重要内容 竣工图的质量是档案验收的重点核心部分 施工单位应按时提交合格竣工图 编制说明 图章 签署 变更标注等 工程项目竣工验收前 对竣工图进行四方会审 由建设 设计 施工 监理等参建单位对竣工图编制的准确情况进行会审 以保证竣工图能真实地反映工程建设实际状况 二 责任分工和质量要求 1 同步收集 预立卷 工程开工时 项目法人应督促各参建单位建立文件材料收集归档制度 按照公路建设项目文件材料产生的自然过程建立预立卷制度 并定期进行检查 预立卷工作应结合收集工作同步开展 公路建设项目基本建设不同阶段形成的文件材料应分别收集归档 进行预立卷 同一阶段形成的文件材料 每一工序和每项工作完成后 承办人员应及时将有关材料向资料管理人员归档 以便于开展预立卷工作 三 收集要求 2 立项 设计 工程准备阶段文件材料的收集和预立卷方法立项和准备阶段 按照审批事项的内在联系和相关手续办理过程分别收集 并进行预立卷 设计阶段 按照设计的不同阶段结合设计文件的具体内容分别收集 初步设计 施工图设计 围绕设计活动产生的相关勘察 测量及相关审批文件 施工过程中发生设计变更的情况 应特别注意这方面文件的收集 但由施工单位组卷 3 施工阶段项目法人管理性文件收集及预立卷可按质量控制 安全管理 进度控制 费用控制 会议文件分别收集 按照问题结合时间进行预立卷 三 收集要求 4 合同段施工文件材料收集及预立卷方法施工准备阶段 按其工作内容分别开展 施工阶段 按分项工程分别建立预立卷类目 交工及缺陷责任期 三 收集要求 施工开工报告 施工组织设计 施工方案及审批文件 施工定位测量记录 图纸会审及技术交底 工程设计变更文件分部分项开工申请及批准文件原材料及构件出厂证明 原材料试验报告工程检验申请批复单 检验及质量评定文件施工原始记录 工程检验认可书 工程报验单 施工放样报验单 中间检验申请单 现场质量检验单 现场检测记录表等 施工日志 大事记各类观测记录 事故处理报告及缺陷整改记录隐蔽工程验收记录交工验收文件监理工作大纲 日志监理旁站记录和平行检验及独立抽检资料 包括试验 检测文件材料 各单位 分部 分项工程独立抽检文件材料 竣工图科研 新技术运用施工过程中各方围绕质量 进度 费用控制方面产生的管理性文件 会议纪要 各项指令等 施工阶段文件收集的内容 施工原始记录文件的收集方法 分清单位分部分项工程内容 依据单位 分部 分项工程单元划分情况建立施工阶段竣工文件材料平时收集的类目 同一单位工程先分清分部工程 再分清分项工程 再按不同工序和专业确定类目 并依此分别设立预立卷文件夹 将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内 进行施工原始文件材料收集和预立卷 见分项工程附表 各单位 分部 分项工程的施工原始记录文件应分别收集 不同单位 分部 分项 工序 的施工记录文件不能交叉收集 施工单位各工序自检及检验申请批复等文件材料应按分项工程 工序 分别收集整理组卷 合同段施工文件材料的收集方法 综合性文件的收集要求 合同段的总体开工报告 施工组织设计 施工方案 图纸会审及技术交底 设计变更 施工日志交工验收及工程总结可以合同段为单位按问题集中收集 原材料及产品合格证明文件 如是同一单位工程共用的 可按单位工程集中收集 如果是某一分部工程专用的 应归入相应部位 该合同段单位 分部及分项工程质量评定表及汇总文件可按合同段集中收集整理组卷 标准试验及工艺试验可按单位工程集中整理组卷 抽样试验如土方及其他填筑施工密实度 混凝土 砂浆配合比 混凝土及沥青混凝土的强度试验等 应按分部分项分别收集整理组卷 本合同段变更文件可以合同段为单位 按变更文件文号顺序集中收集整理组卷 4 合同段施工文件材料收集及预立卷方法 做好声像档案的拍摄整理工作 声像档案是工程档案的重要组成部分 它是视听结合的特殊档案 真实 准确 系统的记录了工程建设的历史过程 为了使工程档案更加完整 齐全 直观 施工单位还应注重声像档案的收集和整理 尤其是对地下工程 隐蔽工程要留有记录 整理出一套完整的声像档案 5 施工单位与业主 监理往来文件收集及预立卷方法1 如属质量控制问题则应按问题所针对的相关单位 分部和分项工程分别收集 预立卷 2 如监理就某一工序施工质量问题下达的整改指令 以及施工单位就整改要求落实情况的回复 应归入相关工序 连同该工序其他施工过程原始记录文件一并收集 预立卷 不可将该合同段所有往来文件集中整理 形成往来文件专卷 不利于今后的查找和利用 3 如属计划进度 费用和安全管理问题 则以合同段为单位 按照其工作属性分别收集 并结合时间 问题分别预立卷 三 收集要求 说明 收集一般行政文件与工程管理文件的区分 公路建设项目管理文件材料需由有关参建单位按要求进行收集和整理 并归入项目成套档案中 一般行政文件指在工程建设过程中反映各参建单位在日常行政和党务活动中产生的文件材料 这些文件按文书档案整理要求进行整理 不需要向建设单位及运营管理单位移交 如建设单位是临时机构 机构撤销后 这部分档案需向上级主管部门移交 说明 重复收集归档问题 监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件 以施工单位归档为主 开工批准 施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告 申请检验报批文件等 建设单位围绕质量控制 进度控制 费用控制和安全生产管理印发的普发性文件 即主送单位为各有关单位 以业主自己归档为主 其他单位不需向建设单位移交此类文件 6 竣工验收阶段文件材料收集和预立卷方法专项验收竣工验收 三 收集要求 四 整理要求 整理的基本原则 遵循公路建设项目文件材料的自然形成过程和成套性的原则 分类科学 组卷系统 编目规范 便于保管和利用 在合同段交工验收时 应同步完成该合同段所有工程档案的收集整理工作 四 整理要求 公路建设项目档案整理基本方法1 同步收集满足项目基本建设程序符合工程施工流程2 分类科学按照项目基本建设程序的不同阶段按照工程的自然进展过程符合文件材料自身的实际情况3 组卷系统保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系卷内文件材料的排列要系统案卷排列要系统4 编目规范卷内文件标题拟写及编目案卷题名拟写及编目5 方便保管和利用 四 整理要求 系统化整理 在预立卷基础上 按项目档案整理有关规范要求 对同一类目文件夹中相关文件 进行系统化整理 以保持该文件夹中相关文件的有机联系 卷内文件系统化排列 根据公路建设项目不同建设阶段工作特性 依据卷内文件之间的有机联系和文件本身内在属性 并结合问题的重要程度进行排列 竣工图按照单位工程结合图号依次进行排列 四 整理要求 卷内文件目录 在卷内文件系统化排列的基础上 将卷内文件情况逐件登记在卷内目录上 卷内文件应以独立成件的文件依次进行登记 如所登记文件没有标题 应概括标题 不能以通用表格的名称作为卷内文件标题 如检验申请批复单 应将本表应用的工序名称 部位名称在卷内文件标题上反映出来 原材料的使用报验手续 应以一次报验手续形成的文件独立进行登记 并将原材料的种类及使用部位反映在文件标题上 卷内文件目录的编制 卷一 四 整理要求 装订将卷内文件目录 卷内文件以及备考表按三孔一线进行装订 蓝图和成册文件材料可不装订 逐份加盖档号章 备考表备考表应注明本案卷组卷情况 文件份数 说明复印件归档原因和原件存放地 立卷人指案卷组卷人员 检查人为部门或项目负责人及监理 四 整理要求 案卷题名拟写案卷题名应能准确反映该卷文