档案管理_会计档案的管理教材

第十三章会计档案的管理 第一节会计档案与会计档案工作概述第二节会计档案的收集与归档第三节会计档案的整理第四节会计档案的鉴定与销毁第五节会计档案的移交 会计档案是各机关 团体 企事业单位或其他经济组织在经济管理和会计核算活动中形成的会计核算材料 它是各单位档案的重要种类之一 也是国家全部档案的重要组成部分 它不仅仅是开展财务分析 会计监督和改善机关 企事业单位经营管理等工作的重要依据 而且是研究经济活动的真实历史记录 第一节会计档案与会计档案工作概述 会计档案是指会计凭证 会计账簿 财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 它包含两层含义 1 会计档案是会计核算的产物注意事项 会计档案仅指会计活动中形成的会计核算材料 即会计凭证 会计账簿和财务报告等 财务会计管理活动中形成的文件材料 如会计工作政策法规 制度办法 预算 财务计划 总结等则不属于会计档案的范畴 而是属于文书档案的范畴 2 会计档案是重要的凭证和史料会计档案是一种原始记录 它以丰富的数据信息记载着各单位经济活动 具有很强的凭证性 是各单位经济业务活动的重要依据 一 会计档案 一 会计档案的概念 1 会计档案形成范围的普遍性凡具备单独会计核算的单位 都会形成会计档案 2 会计核算材料之间的连续性原始凭证 会计凭证 会计账簿 会计报表 财务报告 3 会计档案类别的稳定性基本内容成分 会计凭证 会计账簿 财务报告 4 会计档案外在形式的多样性会计账簿 订本式 如总账 明细账等 活页式 如现金日记账 银行存款日记账等 卡片式 固定资产卡片等 财务报告 表格 文字 数据等 纸张有8开 16开 A4 会计电算化输出的会计核算材料 二 会计档案的特点 1 产生领域不同 会计档案产生于各独立核算单位的生产经营资金活动或预算资金活动领域 文书档案产生于各单位党务政务管理及专业管理或经营管理领域 2 形式不同 会计档案主要以凭证 账簿 报表等三种形式出现 三者具有密不可分的内在联系 文书档案较多地公文形式出现 具有相对独立性 3 立卷方式不同 会计档案主要以时间 形式特征进行整理立卷 文书档案则按年度结合问题 或机构 立卷或以件为单位进行分类整理 4 归档时间不同 会计档案应在会计年度终了 由会计机构整理归档并可自行保管一年 期满后 应由会计机构编制移交清册 移交本单位档案机构统一保管 文书档案则应在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷归档 三 会计档案与文书档案区别 会计档案是各单位在各项会计核算活动中直接形成的 具有保存价值的历史记录 会计资料是各单位为学习通过收集或购买的各种公开或内部的会计出版物及复制品 四 会计档案与会计资料区别 五 会计档案作用 1 为经济管理提供依据 2 是打击经济犯罪活动的有力工具 3 是研究经济发展和财政历史的可靠史料 一 会计档案工作的内容会计档案工作主要包括会计档案的收集 整理 分类 组卷 排序 编目 鉴定 保管 利用 统计 移交等方面工作 二 会计档案工作原则1 统一领导 分级管理 2 维护会计档案的完整与安全 3 便于社会各方面对会计档案的利用 二 会计档案工作 三 会计档案工作体制 会计档案管理办法 第三条规定 各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导 监督和检查 四 会计档案管理制度1 中华人民共和国档案法 与 中华人民共和国会计法 2 会计档案管理办法 财会字 1998 32号 二 会计档案工作 第二节会计档案的收集归档 一 会计档案收集的要求会计档案的收集工作 是指通过归档制度 将分散于财务部门和会计个人手中的会计核算专业材料集中起来 实现统一管理 它是会计档案工作的起点 也是保证会计档案齐全完整的关键环节 1 实行 集中统一管理 2 遵循会计核算材料的形成规律3 确保会计档案收集的齐全 完整 准确4 适时做好补充收集工作 会计档案归档是指财会部门将办理完毕且具有保存价值的会计核算材料经系统整理后移交档案室或档案馆保存的过程 为保证会计档案收集的齐全 完整与准确 必须建立严格的会计档案归档制度 包括 归档范围 归档时间 归档要求等三个方面的内容 二 会计档案的归档 一 会计档案的归档范围 1 会计凭证 记录经济业务 明确经济责任的书面证明 是登记账簿的重要依据 按填写程序和用途可分为 原始凭证 记账凭证 汇总记账凭证和其他会计凭证 2 会计账簿 以会计凭证为依据 连续系统地记录和反映各项经济活动过程和结果的簿籍 是编制财务报告的重要依据 按用途可分为 总账 明细账 日记账 固定资产账 辅助账 也称备查账 及其他会计账簿等 其外形一般有 订本式 活页式和卡片式三种 3 财务报告 根据日常会计核算材料定期编制的书面报告 由会计报表 会计报表附注和财务情况说明书组成 是综合反映一定时期的资产负债和所有者权益状况 以及某一特定时期经营成果和现金流动情况的书面会计报告 其种类较多 按时间分有月报 季报 年报 按内容分有资产负债表 利润表 资金活动情况表等 按编制单位分有单位报表 汇总报表 按服务对象分有内部报表和外部报表 4 其他核算材料 包括银行存款余额调节表 银行对账单等及会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册等 二 会计档案的归档时间 会计档案归档时间 是指会计机构将会计核算材料整理后 向本单位档案机构移交的时间 会计档案管理办法 第六条第二款规定 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由会计机构保管一年 期满之后 应当由会计机构编制移交清册 移交本单位档案机构统一保管 未设立档案机构的 应在会计机构内部指定专人保管 出纳不得兼管会计档案 三 会计档案的归档要求 1 收集 整理应符合规范 应归档的会计核算材料要求齐全 完整 准确 且分类清楚 组卷合理 排序科学 编目清晰 2 保持原封装 移交归档的会计档案 原则上应保持原卷册的封装 特殊情况需拆封 重新整理的 应由档案机构和会计机构经办人员共同拆封整理 以分清责任 3 签章要完整 会计凭证封面 账簿封面及启用页 报表封面等需由经手人员 会计主管人员 单位负责人签字盖章的 应当要完整齐全 4 严格办理交接手续 移交会计档案时 会计机构和档案机构有关人员必须逐卷认真清点核实 并由交接双方按规定在会计档案移交清册上注明交接人 时间 数量等 签名盖章后双方各执一份 四 会计电算化核算材料的归档 1 归档范围 1 存储在磁介质或光盘上的会计核算数据 2 打印输出的纸质载体的会计核算材料 3 会计核算软件的全套文资料以及会计核算软件程序 2 归档要求 1 归档的会计软件应符合1994年财政部关于 会计核算软件基本功能规范 的要求 2 归档的会计核算数据应按电子文件归档的要求将会计核算数据存储到耐久性载体上 一式三套 3 应对会计电算化核算材料的形成 收集 积累 鉴定 归档及电子档案的保管 利用实行全过程管理与监控 确保其不失真 不损毁 不丢失 4 打印输出的纸质会计核算材料必须有经办人和会计主管的签字或盖章 以保障其真实 准确 5 使用电子计算机进行会计核算产生的会计核算材料必须符合国家统一的会计制度规定 第三节会计档案的整理 一 会计档案整理的职责与要求会计档案整理就是将零散和需要进一步条理化的会计核算材料 通过科学的分类 组卷 排列 编目 组成一个有序体系的过程 1 会计档案整理的职责 会计档案整理要坚持由会计机构负责整理的制度 会计人员对会计核算材料的真实准确负有法律责任 2 会计档案整理的要求 会计核算材料的整理必须遵循会计档案形成的自然规律及其本身固有的特点 保持每一类核算材料相互之间的有机联系 区分其类别和不同的保管期限 进行科学系统的整理 使其规范化 标准化 便于管理和利用 二 常见的会计档案分类方法 1 会计年度分类法 即以会计年度时间为标准 对会计档案进行分类的方法 2 会计形式分类法 即以会计凭证 会计账簿 财务报告 其他会计核算材料等会计档案形式为标准 对会计档案进行分类的方法 3 会计类型分类法 即以会计类型为标准 对会计档案进行分类的方法 如税收会计 经费会计 单位预算会计等 4 会计机构分类法 即以会计核算组织机构为标准 对会计档案进行分类的方法 5 会计档案保管期限分类法 即以会计档案保管期限为标准 对会计档案进行分类的方法 实际操作中 往往是采用 复式结构分类法 即将上述两种或两种以上的分类方法结合使用 如 年度 类别 保管期限 类别 年度 保管期限 三 会计核算材料组卷方法与要求 会计核算材料的组卷 首先应按会计档案的分类方法 把会计核算材料按不同类别分开 其次 在每一类别材料中区分不同的保管期限 第三 按形成的时间顺利 结合材料形成数量多少 组成若干保管单位 一 会计凭证的组卷会计凭证需按月分开组卷 并根据每月凭证的多少组成一卷或数卷 不同月份产生的凭证不能组在同一案卷内 组卷顺序 检查 原始凭证真伪 记帐凭证编号顺序 有无需要单独抽出的凭证等 拆除金属物 修补破损 装订 厚度不宜超过2公分 包角盖骑缝章 填写凭证封面 单位名称 起止时间 凭证编号 起止号码 页数 经办人 会计主管及档号等 签名盖章 装盒 一卷一盒 二 会计账簿的组卷 会计账簿组卷时要按账簿形成的特点区分会计年度 不同种类的账簿分别组卷 1 各类账簿的首页的启用表 账户目录应逐项填写完整 规范 有关人员签章 2 订本式账簿应保持原样 空白页不能拆 但须在记录账页的最后一行画一斜线 以示结束使用 并在卷末备考表写明使用账页和空白账页的页数 在账页封面盖上含有年度 保管期限 案卷号内容的章 3 活页式或卡片式账簿换上标准封面 抽出空页 编页码 4 跨年使用的固定资产账 归最后一年立卷 并在封面注明 年至 年 每本厚度不超过2公分 三 财务报告的组卷财务报告组卷时按会计年度结合保管期限组卷 会计报表组卷时要注意以下事项 月报 季报 年报分开 本单位报表与下属单位报表分开 不同年度 不同保管期限的报表分开 会计报表整理类同文书档案 即需编页码 抄写卷内目录 月 季报卷内目录可从简 填写备考表 拟写案卷标题 四 其他会计核算材料的组卷按其内容结合保管期限分别组卷 如银行存款余额调节表与银行对账单是两种用途不同的会计核算材料 应分别组卷 五 会计电算化纸质核算材料的立卷其输出的纸质会计核算材料按上述纸质会计档案要求整理立卷 为便于档案统计 保管和查找利用 必须对所有的会计档案进行编号 会计档案的编号有两种形式 一 年度编号法会计档案数量较少的单位 一年形成的会计档案按类别结合保管期限进行排列 编一个案卷流水号 二 类别编号法会计档案数量较多的单位 各类别会计档案分别按每一会计年度结合保管期限 分别进行排列 每一类别编一个案卷流水号 四 会计档案编号 1 会计档案作为单位档案的一个重要组成部分 其档号的编制应纳入单位档案的整个编号系统 2 会计档案档号由全宗号 分类号 目录号 案卷号组成 全宗号 档案馆指定给立档单位的代号 分类号 单位档案分类的类别号 一般有大类代号和属类代号 大类代号以英文字母或汉语拼音字母表示 如 会计档案D或KJ 属类代号以数字表示 如 1代表报表 2代表账簿 3代表凭证 4代表其他等 目录号 案卷目录的代号 一般按会计档案类别或会计年度编制 一本案卷目录编一个目录号 一个全宗内目录号不可重复 案卷号 每一案卷在所在目录中的顺序号 同一目录号内案卷号不可重复 三 会计档案档号的构成 常见的排列方法 1 年度 形式 名称 保管期限把一个单位形成的会计档案 首先按会计年度分开 其次在一个会计年度内再按财务报告 账簿 凭证 其他等形式分开排列 第三 在每一种形式内按规定的保管期限 永久 25年 15年 10年 5年 3年 的顺序排列 优点 简便易行 便于查找 并可充分利用装具 缺点 排列不够美观 适用 会计档案数量不多的中小型企业或只有一种会计类型的单位预算会计 五 会计档案的排列 把一个单位形成的会计档案 首先按会计年度分开 其次在一个会计年度内 再按单位内的会计核算机构分开 如预算处 财务处 第三 在每一机构内财务报告 账簿 凭证 其他等形式结合保管期限分别排列 优点 能体现单位内部机构会计档案完整性 便于查找 缺点 排列不够美观 适用 各级财政主管机关 总预算会计单位 或所属组织机构的专业主管单位 2 年度 组织机构 形式 保管期限 把一个单位形成的会计档案 首先按会计年度分开 其次把一个会计年度的会计档案按税收计划 税收会计 经费会计等类型排列 第三 在每一类型内的会计档案再按报表 账簿 凭证 其他等形式结合保管期限分别排列 优点 能反映不同类型会计活动的性质 体现全宗内会计档案的系统性 缺点 排列不够整齐美观 适用 税务机关和有特定会计类型的专业单位 3 年度 会计类型 形式 保管期限 把全部会计档案首先按凭证 账簿 报表 其他等四种形式分开 其次在每一形式会计档案内再按会计年度排列 第三 在每一年度内再根据其保管期限依次排列 优点 保持了会计档案类别的连续性 便于按类别查找和鉴定销毁 排列整齐美观 缺点 同一年度会计档案分散排列在各个类别中 不便按年度查找 由于每类会计档案的案卷是每年顺延编号 因此 实体排列编号到999时必须重新从1开始 而且须预留较充分的空位 适用 每年形成会计档案数量较多的大中型企事业单位 4 形式 会计年度 保管期限 一 会计档案案卷目录编制方法会计档案案卷目录也称会计档案保管清册 是基本检索工具 其编制方法有三种 1 统编法 即将一个单位形成的所有会计档案一年或数年统一编制一本会计档案案卷目录 2 分类编制法 即将一个单位形成的会计档案按会计档案的不同形式 不同机构或不同类型分别编制会计档案案卷目录 3 保管期限编制法 即将一个单位形成的所有会计档案按不同保管期限分别编制案卷目录 二 会计档案案卷目录的著录项目和要求著录项目七项 顺序号 案卷号 原凭证号 案卷题名 起止时间 保管期限 备注 六 会计档案案卷目录的编制 一 会计档案的鉴定会计档案的鉴定是指判定会计档案的真伪和价值的工作 价值判定包括 归档时案卷的价值及期满是否继续保管两方面 一 会计档案鉴定组织1 成立会计档案鉴定小组 由单位主管领导 会计机构与档案机构人员参加的鉴定小组 2 做好鉴定前的准备工作 3 定期组织会审 第四节会计档案的鉴定与销毁 1 初步鉴定 立卷时的鉴定2 复查鉴定 满保管期限的鉴定3 终审鉴定 销毁前的鉴定销毁前的鉴定要谨慎 要掌握 可存可毁者 暂存 可长可短者 从长 和 判处销毁 缓期执行 以观后效 原则 对涉及外事 对私改造 公私合营及末了结的债权债务 房地产契约 工资花名册 精减辞退人员等均应从长保管 二 会计档案鉴定的步骤与方法 依据 会计档案管理办法 规定 分永久 定期两种 定期分为25年 15年 10年 5年和3年五种 各类具体期限见后 其计算时间是从会计年度终了后的第一天算起 会计电算化档案的保管期限与手工形成的会计档案一致 会计软件文档资料的保管期限为该软件停止使用或有重大更改之后5年 三 会计档案保管期限的划分 银行对账单 银行存款余额调节表 会计档案销毁清册 会计档案保管清册 会计移交清册 年度财务报告 决算 月度 季度财务会计报告 辅助账簿 固定资产卡片 日记账 明细账 总账 汇总凭证 记账凭证 原始凭证 档案名称 5年 15 5年 14 永久 13 永久 12 15年 其他类 11 包括文字分析 永久 10 包括文字分析 3年 财务报告类 9 15年 8 固定资产报废清理后保管5年 7 现金和银行存款日记账保管25年 6 5 包括日记总账 15年 会计账簿类 4 3 2 15年 会计凭证类 1 备注 保管期限 类别 序号 企业和其他组织会计档案保管期限表 行政事业单位会计档案保管期限表 会计档案销毁要做到销毁有据 程序严格 手续齐备 1 销毁的程序 会计机构会同档案机构 提出销毁意见 编制销毁清