办公文秘_秘书的一般能力培训讲义

第二章秘书的一般能力 秘书的一般能力 能力概述 秘书的注意力 秘书的想象力 秘书的思维力 秘书的记忆力 秘书的观察力 第一节能力概述 一 什么是能力内涵能力是顺利实现某种活动的心理条件 能力是一种直接影响活动效率 使活动顺利完成的个性心理特征 理解能力表现在活动中 并在活动中得到发展 能力是一种特殊的心理特征 能力的产生和发展与社会生活分不开 1 小王博览管理群书 拥有先进的管理理念 让他上任总经理一定会成绩非凡 小王一定有管理能力吗 2 小李通晓计算机原理 又有打字技能 解决计算机 软硬件 难题对他来说当属易事 小李的能力判断可信吗 3 小张从小就表现出较好的观察力 再加上他对绘画的喜爱与刻苦练习 如今在学校的各种绘画活动中他总有很好表现 小张的很好表现是能力吗 实例辨析 二 能力与知识 技能的关系 知识与技能知识是人脑对客观事物的主观表征 技能是指人们通过练习而获得的动作方式和动作系统 活动方式有时表现为操作活动 有时表现为心智活动 与能力的关系知识和技能是能力的基础知识 技能不等于能力 但有密切的关系 三 能力的个别差异 能力发展的水平差异 智商分数的频率分布 各阶段学习成绩与智商的关系 能力表现早晚的差异 最早出现音乐能力的年龄阶段 四 影响能力形成和发展的因素 遗传 环境 出生顺序 期望 教育 自我教育 实践活动 个性品质 兴趣 勤奋 案例分析 在 伤仲永 中 王安石描述方仲永5岁时的 指物作诗立就 仲永十二三岁时还能作诗 但已不如传闻那样好 到了20岁就变成平成庸无奇的人了 另一方面指出方仲永才能泯灭的原因是他父亲每天带他去访县里的人 而不让他好好学习 请对王安石的才能观进行分析 五 能力结构 斯皮尔曼的二因素说 人的能力由两种因素构成 一般因素 G因素 和 特殊因素 S因素 人完成的任何一种作业都是由G和S两种因素决定的 一般因素是个人的基本能力 也是一切智力活动的共同基础 G因素是能力结构的基础和关键 特殊因素是个人完成各种特殊活动所必需具备的能力 各人的S因素既有大小的区别 也有有无的区别 六 能力测验 心理测验 能力测验 成就测验 人格测验 普通能力测验 智力测验 斯坦福 比内智力量表 韦氏智力量表 瑞文标准推理测验 特殊能力测验 音乐 美术 体育 机械 飞行等方面的特殊才能测验 第二节秘书的观察力 一 什么是观察力观察力是人们有意识地对事物进行知觉感受的能力 是人们认识事物的必要前提 1 观察的客观性正确地反映客观事物的真实面貌 避免主观臆测 武断偏见 假象迷惑等 是能否获得正确认识的关键 是能否为领导提供正确信息的关键 2 观察的全面性是对事物认识 判断的基本前提 要多层次 多角度地看问题 系统地观察问题 避免以偏概全 先入为主的片面性看问题 3 观察的敏锐性迅速抓住那些反映事物本质而又不易察觉的现象 秘书观察敏锐才能及时而准确地捕捉那些新颖的不易察觉的信息 才能发现事物的新苗头 新趋势 发现别人没有发现的新东西和不寻常的意义 使秘书工作做在前面 这样才能真正为领导当好参谋与助手 同时能够帮助秘书正确恰当地处理各种复杂的人际关系 案例 地图的另一面 一天早上 一位贫困的牧师 为了转移哭闹不止的儿子的注意力 将一幅色彩缤纷的世界地图撕成许多细小的碎片 丢在地上 许诺说 小约翰 你如果能拼起这些碎片 我就给你两角五分钱 牧师一位这件事会使约翰花费上午的大部分时间 但没有十分钟 小约翰便拼好了 牧师说 孩子 你怎么拼得这么快 小约翰很轻松地说 在地图的另一面是一个人的照片 我把这个人的照片拼在一起 然后把它反过来 我想 如果这个 人 是正确的 这个 世界 也就是正确的 牧师微笑着给了儿子两毛五分钱 从这个案例中你得到什么启示 三 秘书观察力在秘书活动中的作用1 秘书良好的观察力是收集信息 发现问题的重要条件 2 秘书良好的观察力可以帮助秘书更深刻地认识事物 形成正确的观念 四 秘书的观察力的培养1 做好观察的准备 明确观察的目的 培养观察的兴趣和意向 2 掌握正确的观察方法 做到有序 有系统地进行观察3 以正确的思想做指导 以一定的知识为前提 第三节秘书的注意力 一 什么是注意所谓注意 是指人的心理活动对一定对象的指向和集中 注意分两种 一种是无意注意 一种是有意注意 下面请大家看一张图 图上写着几个数字 请大家看完后回答出是什么数字 它们的总和是多少 9 7 5 3 答案 数字分别是9 7 5 3总和 24 问 图上写着什么数字 它们的总和是多少 呈现的图形都有哪些形状 每种图形的颜色分别是什么 图形的顺序是怎样的 1 注意的广阔性 也叫注意的范围 是指人们在同一时间内能清楚地把握对象的较多数量 如一目十行等 注意的广阔性对于秘书迅速地收集有价值的资料 提高工作效率有着重要影响 秘书人员要有迅速阅读 通览文章的能力 2 注意的稳定性 即注意的持久性 是指能够把注意保持在稳定的对象或活动上 作为秘书工作者 其注意的稳定性主要是指能够长时间地把注意力集中在自己的工作上 不分心 不动摇 能够反注意力集中到工作中的重要问题上 而不是东一下 西一下 3 注意的分配性 是指在同一时间内注意分配到两种或几种不同的对象上 一个秘书在工作中 有时是边看文件边听电话 在做会议记录时要既能听清每个人的发言 又能迅速准确地作出记录 这些活动都需要有分配自己注意的能力 注意的分配不是注意的分散 4 注意的转换性 是指有目的地 及时地把注意从一个对象转移到另一个对象上 当我们处理完毕一件事情之后 必须将注意转移到一个新的事情上去 以便能够适应接受或处理新的事物 注意的转换性反映了一个人处理问题的机动性 表现出一个的应变能力的高低 三 秘书注意力对秘书活动的影响1 良好的注意能力有利于秘书人员提高工作效率2 良好的注意能力有利于秘书人员充分利用时间四 秘书注意力的培养 1 兴趣 2 意志力即提高自制能力 3 发现事物或工作中的规律和特征 材料 英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇说 她一直在做涉外秘书 她的感受是做高级秘书英文要很好 包括所有的听 说 读 写 曹薇说 有的时候 我需要陪老板去开会 两个小时的会上 其他参加会议的人累了 可以发一下呆 如果对某个话题不感兴趣 也不是你负责的 就不用专心地听 可我不行 不管什么 我都要记下来 回去还要分析 因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的 但有些信息是不能随便公布的 这就考验你的判断力了 秘书良好的注意力有助于秘书集中精力去解决工作中的主要问题 以提高工作效率 帮助秘书充分地利用时间 作为秘书 必须善于控制自己的注意力 有选择地 有目的地去完成那些适时而又紧迫的事情 一 什么是记忆记忆是指人脑对过去感知过 经历过的事物的反应 记忆主要包括识记 保持 再认和再现四个基本阶段 遗忘是记忆的内容不能保持或提取时发生困难 第四节秘书的记忆力 二 秘书记忆力的基本要求 一 记忆的敏捷性指记忆的速度特征 秘书工作中有许多时效性很强的工作 如听取口头汇报时的数字 材料 由于时间条件所限 不容许花太长的时间去记忆 须迅速把它们记住 这就需要记忆有敏捷性 二 记忆的精确性要求秘书能够准确而精细地记住识记对象 使获取的各种信息准确无误 而不能模糊猜测 三 记忆的持久性记忆有适时记忆和长时记忆 秘书记忆的持久性对于处理日常工作是极为重要的 有时不允许临时去查资料 艾宾浩斯遗忘曲线 结论 遗忘的过程是不均衡的 在第一个小时内 保存在长时记亿中的信息迅速减少 然后 遗忘的速度逐渐变慢 先快后慢 三 秘书记忆力的培养 一 重视秘书记忆力的培养1 秘书工作者应该培养有意记忆的能力 2 加深理解 融会贯通 增加意义记忆的能力 3 掌握一定的记