公文写作_公文写作技巧培训讲义

2020 2 22 公文写作技巧 2020 2 22 2020 2 22 什么是公文 公文的种类 公文规范管理 常用公文写作 一 二 三 四 CONTENTS 目录 2020 2 22 一 什么是公文 一 公文定义行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 通俗讲 公文就是处理或联系公务的文件 它属于应用文范畴 它也是处理各类公务活动的重要工具 2020 2 22 二 公文处理工作主要依据 党政机关公文格式 GB T9704 2012 国务院公文主题词表 国办1997年12月 标点符号用法 GB T15834 2012 出版物上数字用法的规定 GB T15835 2011 国家行政机关公文处理办法 国务院2012年 2020 2 22 6 一 通用类1 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 2 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 3 命令 令 适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 撤销下级机关不适当的决定 4 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 二 公文的种类 2020 2 22 7 5 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 6 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 7 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 8 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 9 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 2020 2 22 8 10 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 11 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 12 批复 适用于答复下级机关请示事项 13 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 14 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 15 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 2020 2 22 按隶属关系 1 下行文 命令 指示 批复 转发 通告 通报等 2 平行文 联系函 通知 介绍信等 3 上行文 请示 报告 汇报材料等 注意 一般不得越级发文 遇紧急情况或者特殊事宜必须越级发文的 应当抄送越级的机关或部门 二 不同分类 2020 2 22 三 公文的规范管理 一 格式规范 二 流程规范 三 语言规范 2020 2 22 1 规范性公文 章程 条例 办法 细则等 2 指挥性公文 命令 指示 决定 决议 批复等 3 报告请示性公文 请示 报告 简报 情况反映等 4 知照性公文 通知 通告 公告 布告 启事 启示等5 礼仪性公文 请柬 题词 贺信 对联 聘请书等 6 凭证性公文 合同 协议 收条 领条 借据等 7 记录性公文 会议记录 座谈纪要 大事记等 其他分类标准 2020 2 22 一 格式规范 1 眉首 由文件名称 发文字号 签发人 秘密等级 紧急程度组成 2 主体 由标题 主送机关 正文 附件 发文机关组成 3 版记 由主题词 抄送栏 印发机关与印发日期 印制份数组成 2020 2 22 眉首 秘密等级 发文字号 紧急程度 发文机关标识 份号 标题 主送机关 主体 正文 2020 2 22 主体 版记 附件标识 印章 成文日期 附注 主题词 抄送机关 印发机关 印发日期 二维条码 2020 2 22 15 二 流转规范 公文拟订 部门领导审核 相关职能部门会签 主管领导审核 办公室核稿 签发 用章 发布 存档 1 发文流程 2020 2 22 16 2 收文流程 签收 拟办 批办 承办 催办 存档 2020 2 22 公文写作贵在精确 简单而直接 意以应务为归 词以明洁为主 简明 句中无余字 篇中无赘语 准确 一字入公文 九牛拔不出 朴实 不拐弯抹角 不可以藻饰 庄重 用词严肃端庄 不带感情色彩 得体 指运用恰当的口气和词语行文 三 语言规范 2020 2 22 精确 简练 对比两种说法 对于项目管理人才的需求每年都在增加对于项目管理人才的需求以每年20 的速度增长 2020 2 22 公文语言的词汇称谓语 称与对方有关的事物常用 你 贵 称与自己有关的事物常用 我 本 间接称呼有关的人或单位常用 该 起首语 关于 为了 承启语 为此 特此 结尾语 表收束 强调 祈请等的用语 2020 2 22 公文用语列举 开头 根据 为了 依照 据查 鉴于 近接 近悉称谓性用语 贵处 你局 我处 经办时用语 业经 已经祈请用语 希复 望批复 请遵照征求意见 是否可行 当否 请批示 请回复 盼回复结尾用语 特此函告 为望 为盼 此函复 妥否 请批示 此件如无不妥 请批转 执行提示 结尾用语要分清对象 2020 2 22 请示通知总结计划报告函 四 常用公文写作规则 2020 2 22 22 3 请示分类 1 请求指示此类请示为就某一问题或事项请求上级机关指示怎么办或询问政策 精神 如 关于公司内部人员配置有关问题的请示 2 请求解决下级机关遇到自身人力 财力 物力无法解决的困难或问题时 请求上级机关给予帮助解决的 如 关于改造维修办公楼所需资金的请示 3 请求批准本机关 本部门关于某一问题或事项已有处理意见 但因职权所限必须请求上级机关批准 同意 如 关于购买车辆的请示 2020 2 22 23 请示 1 含义请示适用于向上级机关请求指示和批准 2 特点 1 请示是上行文 必须是下级向上级行文 2 请示必须是自己职权范围内无法解决或无法处理的事项 3 请示要求上级必须明确表态或者批复 2020 2 22 24 4 具体写法请示一般由标题 主送机关 正文 落款四部分组成 1 标题 请示的标题由发文机关名称 事由和文种构成 首先 标题应做到一题一事 指事具体 其次 请示的标题应用词准确 表意完整 最后 请示标题应该避免出现 双请 情况 误 客服部关于请求 申请 解决办公经费的请示 正 客服部关于解决办公经费的请示 2020 2 22 25 2 主送机关 一对一 原则注意 不直接报送领导个人 不同时抄送下级机关 不越权行文 2020 2 22 26 4 落款 请示的落款为请示单位名称和成文日期 请示单位名称一般为加盖请示单位公章 成文日期一般为阿拉伯数字的年 月 日 请示还应该在附注处标明联系人和联系电话 以便于上级机关与请示机关及时沟通 2020 2 22 27 3 正文 主要包括请示缘由 请示事项和结语等项内容 1 请示缘由 明确 为什么请示 一般用 现就有关问题请示如下 过渡 2 请示事项 请示事项是正文的主体和核心部分 是哪种请示 请求指示的 请求解决的 请求批准的主体部分应提供本机关 部门的具体意见 措施 方案 要避免以决断的口吻行文 对本机关的意见 措施 方案等均应表述为 拟 怎么办 而不能表述为 决定 怎么办 3 请示结语 妥否 请批示 2020 2 22 关于组团赴美检验引进设备的请示省人民政府 我局2008年1月与美国纽约市 设备公司签订过一项引进对方设备的合同 合同中有我方需组团赴美检验拟引进设备质量的条款 今美方电邀我局组团赴美履约 经研究 我局拟派以黄 局长为团长的代表团一行五人于2008年7月中旬赴美 预计赴美检验考察时间需20天 所需外汇由我局按有关规定自行解决 妥否 请批复 附件 1 合同1份2 美方邀请电 或邀请函 3 赴美代表团成员简况4 赴美经费预算 省外资局2015年5月8日 2020 2 22 通知 标题 1 由 发文机关 介词 可省略 通知内容 的通知 组成 2 由 通知内容 通知 组成 3 只写 通知 作为标题通知的标题要简洁 一般不用标点 但需要用书名号的加用书名号 关于转发 转批 通知 的通知 2020 2 22 通知的正文 第一层写明通知的因由 根据 目的或者意义 依据过渡 现把有关事项通知如下 或 故特作如下通知 第二层写通知的具体内容 要写明通知的各个事项 在工作性通知中写明具体工作任务 完成任务的保障 时间要求 人力组织要求等 内容较多可以分层写 也可以分序号写 按照工作程序 这样符合办事规律 2020 2 22 31 会议通知的写法比较简单 灵活 写清开会的原因 目的 会议名称 主要议题 到会人员 会议报到时间和地点 需要准备的材料等 机关内部小型会议通知在单位内张贴或广播 只写清时间 地点 到会人员和议题就行了 批转 发布性通知针对批转 转发的文件或发布的行政规章 管理规章而发的 通知是正件 原文件成了附件 任免通知写法极为规范单一 只须简明扼要写任命或免职的根据和内容 有的写清任期 聘期和待遇 事项通知与通告 启事相似 但用法不同 2020 2 22 2020 2 22 2020 2 22 2020 2 22 35 总结 总结是对前一阶段工作回顾 反思和分析研究 找出成绩和问题 经验与教训 用来指导今后工作的应用文 总结分为综合总结 专题总结和个人总结 2020 2 22 需要总结哪些内容 一是做法 成绩和经验 二是问题与教训 三是今后工作设想和努力方向 提醒 实事求是 切忌虚假 突出重点 切忌平淡 写出特色 切忌平庸 注重分析 切忌肤浅 2020 2 22 37 几种写作方式 分步式 如 情况 成绩 经验 问题 意见 主旨 做法 效果 体会 阶段式 时间顺序或工作进程阶段 总分式 先概述主要情况后 再逐条逐项排列 贯通式 围绕中心按时间或事物发展顺序 抓住主要线索 层层分析说明 总结工作全过程 统计图表式 把工作情况 成绩分门别类列项统计 图表显示 并加以文字说明 直观 便于比较分析 2020 2 22 2020 2 22 2020 2 22 报告 报告 指下级向上级报送的一种公文写作文体 报告的类型 工作报告 突发事件报告 专题表达意见报告 专门回复上级询问的报告 为了报送其他文种的报告 调查报告 求职报告 这类报告肯定会有附件 附件是此材料的主体 2020 2 22 报告标题 撰写报告单位 介词 报告内容 文种 局关于报送本年度工作总结的报告 撰写报告单位 介词 报告内容 文种 报告切忌使用单项式 只写文种 报告 两字 2020 2 22 报告正文写作 主送机关一般只有一个 不能多头主送 开头说明原因报告的主体 最主要的写作方法是叙述 可以有适当地议论 主要阐述对事实的看法 对事态的评价 用第一人称来写 要写清基本事实 结束语 没有严格规定 特此报告 2020 2 22 2020 2 22 报告模板 2020 2 22 请示与报告比较 事前请示 事后报告 1 行文目的不同 报告使上级了解情况 提出建议 无须批复 请示要审批 必须批复 2 行文时间不同 报告可事前 中 后 请示只能事前 3 主体内容不同 报告可专题 综合报告 请示只能一文一事 4 处理方式不同 报告为阅件 看后归档 请示看后必须批复 2020 2 22 函 函用于不相隶属机关之间商洽工作 询问 答复问题 请求批准和答复审批事项来函基本格式 1 标题 2 主送机关3 正文 1 陈述理由 2 提出商洽或请求批准事项 3 提出要求 盼予复函 或 特此函达 2020 2 22 复函基本格式 标题 关于 的复函正文 1 引述来函 X月X日 来函收悉 经研究 现复如下 2 答复事项 同意与否 理由要简明 3 结语 特此函复或务请见谅 2020 2 22 关于联系教师进修的函 大学教务处 首先让我们以 职业技术学院的名义 向贵处表示衷心的感谢 过去为我校办学给予了很大的帮助 目前我校又面临一个很难解决的问题 原来事情是这样的 我校开办不久 师资力量很差 决定派 位年轻教师到贵校旁听进修一年 我校与有关部门多次商量 但 位教师进修住宿问题 至今也没有得到解决 提高教学质量的关键是师资 为提高我校教育质量 恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题 但不知贵处是否有什么困难 如果需要我校给贵处办什么事情 请尽管提出 我校会竭力去办 再说一句 贵处如能解决我校进修教师住宿问题 我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意 职业技术学院 印章 2015年6月7日 2020 2 22 分析问题 1 标题内容脱节 2 语言陈述俗