会议管理_会议管理培训课件

会议管理 授课人 张爽 培训目标 1 知道有效会议的原则 学会使用会议组织工具2 工作中运用会议管理管理会议 导言 提问 你会开会吗 自测题 附件1 12 24分 需要全面注意你的技巧 当你参加会议时 始终要有明确的目的 并争取达到目标25 36分 你在会议中表现得比较好 但某些技巧需要进一步改进37 48分 在会议中你表现得较好 但不要自满 继续为你参加的每个会议作好准备 会议成本 提问 会议有成本吗 主要包括哪些成本 会议成本分为时间成本 直接会议成本和效率损失成本3种 会议成本是非常可观的一笔数目 它关系到一家公司的得失成败 因此万万不可等闲视之 会议的时间成本 直接的会议成本 效率损失成本 开会时 主管人员必须离开自己的工作岗位 这有可能造成公司整体管理效率的下降 由于管理效率下降而造成的损失 就是效率损失成本 效率损失成本包括以下3种情况 一位企业的老总曾经这样说过 我如果不是在开会 就是在去往下一个会议的路上 这样的表述未免有些夸张 但是却形象地体现了会议沟通在管理者商务活动中所占的比重 尽管会议沟通会带来必要的人 财 物等方面的消耗 但是却有利于快速达成某项协议 大大提高工作效率 讨论 什么情况下要开会 哪些情况下不开会 会议理由 有些情况下是可以不开会的 只涉及个别成员的主题 可以一对一处理你没有时间准备会议 组织者或参会者 有一些更有效的交流方式 如E mail 备忘录 电话等拟议事项已经很明确或决议已形成 并获得广泛 一致的理解能有适当的人选有效的解决问题估计不会有结果 如参会者不适当 主要决策人员没到位 观点对立较强烈 相关人员正处在火头上 会议易受干扰 参会者没有积极性 常见的开会的理由 需就某项决策达成一致 或者决定团队的行动方针和计划帮助某个人作决定情况通报获得或收集信息解决需不同部门成员协调的问题消除组织内成员的抱怨和牢骚讨论新的构思 或创造新的想法 会议的通病 效率不高 小王是一家公司的职员 他对公司会议有自己的一些想法 他的想法反映了许多公司会议的某些现状 值得我们思考 会议效率不高的原因及具体表现 会议规范包含3个部分 会议时间安排的规范固定的会议流程规范会议规范本身 会议规范 固定的会议流程规范 固定的会议规范流程 固定的会议流程规范主要包括一个中心 两个基本点 一个中心是指整个会议的议程 一个中心包括 会议的开始 具体包括 致欢迎词 阐明会议目的 交流会议议程 介绍时间安排 相关规章制度 指定会议记录人 进行会议讨论 可以分为不同的议程 比如议程一 议程二 议程三等 具体包括 分享话题和目标 交流信息 产生主意 做决定 确认行动 总结 结束会议 具体包括 总结 安排下次会议 固定的会议流程规范 两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾 即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪 这两个基本点是最容易被忽视的 但是 它们却是保证会议成败的关键 所以 一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作 会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写 发备忘录 制定跟踪计划 以及安排下次做汇报的人选等 固定的会议流程规范 会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则 会议规范主要包括以下条款 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人 以找出最适宜所有参会人的开会时间 超过1小时的会议应有书面通知 议程表及相关资料 所有与会者都要准备在会上发言 准时开始 准时结束 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任 所有与会者应知道维护别人的尊严 不在会中羞辱别人 这条规则最重要 需特别注意 意见不同是好事 议论才能面面俱到 甚至有人扮 黑脸 会议结束2 3天后 所有与会者应拿到会议记录 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责 必要时请第三方监控 以保证会议质量 高效会议的八大特征 如何进行有效的会议 如何进行有效的会议 提供一些基本要素 充分的准备 4W要素 Why When Who 领导 主持人 记录 Where 座位安排 准备会议用品及资料语明确的目标 会议目标应现实 集中 易于评估有一会具有相关技巧的会议主持会议应准时开始和结束遵循事先安排好的会议议程就某项行动作出决定 并对今后的进程达成一致跟踪会议决定的执行情况议题转换前先作出决议全体参与 百家争鸣澄清议题中的限制条件 如上级的决策 资金的限制等 技能点1如何做好会议前的准备工作 技能描述 确定会议沟通目标 合理安排会议议程 挑选与会人员 合理安排会务 1 确定会议召开的地点 2 调配会议的设备 实践练习一 在下次会议前 请您对会议的准备进行检查 把结果填入下表 会议安排检查表 技能点2如何成功地开始会议 准时开会 技能描述 介绍与会人员 并表示欢迎 制订或者直接宣布会议的基本规则 分配记录员和计时员的责任 会议的基本规则是会议中行为的基本准则 应制订诸如 不允许跑题 聆听每个人的发言 等 实践练习二 请回忆一下 在您主持会议时 您所做的开场白是否成功的几率比较大 在哪方面还有疏漏 您将如何改进 技能点3如何成功的开始会议 指出会议主题 技能描述 恰当引导会议 会议主题表述要直接 而且时间越早越好 一般开场完毕直接表述主题 主持人的技巧 注意自己的参与程度 不要成为讨论的独裁者让沉默寡言 害羞的同事也发言 同时控制插话者和独裁者 鼓励 正面对待每个人的问题 及时防止某些人对别人武断的指责和攻击 强调已达到的共同点 防止不断推翻已达成的决议 在白板纸上作记录 当你感受到某个人要发表意见时 应以目光接触以示鼓励 从简单的议题到复杂 技能点4如何圆满地结束会议 总结会议内容 技能描述 回顾会议议程 让与会人员总结发言 对会议进行评估 向与会人表示感谢 对会议策划与会议结束进行简短的评估 明确这次会议到底解决了什么问题 是如何进行的 与会者从中获得了什么 实践练习四 在会议结尾时 您是否如右下的不当之举 如果有 应如何改进 1 总结会议内容时过于烦琐 没有突出已经决定的重要事项 2 会议结尾时 往往忽略会议议程 总是草草结尾 3 在做会议总结时 只顾您一个人滔滔不绝 而没有给其他与会人员充分发言总结的机会 4 从来不对会议的进行情况评述 5 会议结尾时 常常忘记对与会人员表示感谢 只是简单地以 散会 或者 今天的会议到此结束 来作为结束语 1 总结会议的内容及取得的成果2 承诺跟踪计划的执行3 强调分享不同观点的重要性4 恭祝会议的成功5 感谢大家的参与和贡献 结束会议的技巧 技能点5如何灵活应对会议的困境 当有人试图支配讨论的局面时 技能描述 当有人想争论时 当有人和身边的人开小会时 当有人习惯性跑题时 1 其他人要在适当的时机提醒他 要求他听听别人的意见 2 可以针对讨论的核心内容提一些比较直接的问题 以调动其他与会者积极发言 3 如果以上两种方式没有奏效 你可以在会议的休息时间找这人谈一下 以理服人 以情动人 1 保持冷静 2 通过提问的方式直接想要争论的人发难 从他的回答中引出其错误一面 征得其他人员支持 可以运用FAST法来应对 F Focus A Affirm S Suggest T Try 实践练习五 请依据您的理想完成下面的连线题 1 您想令讨论更加热烈 2 您想打断某项讨论 3 几个与会者在开小会 4 两名与会人员就一个观点发生争执 5 与会人员问了您一个难以回答的问题 6 您想知道自己是否是个成功的会议主持者 A 请每位与会人员总结其他人的发言 B 问与会人员一个开放性的问题 C 询问与会人员的反馈意见 D 问与会人员一个具体的问题 E 把问题转回给与会人员 F 请某个与会人员总结讨论 参考答案 1 B 2 C 3 F 4 A 5 E 6 D 处理问题的技巧 早退 询问早出早退的原因 会议开始询问是否有早退 调整会议日程 纠缠 在白纸上指示他们的贡献 告诉他已经了解他的问题 提议今后单独讨论 找茬 要求成员提出有价值的意见 告诉找茬者有时间让他发表意见 及时制止 劝其离开 激动 认可及引导 会议休息交流其行为对整体的影响 提出要求 控制自身行为 作其他事情 提出与大家都相关的问题 会议休息与其交流 会议开始时重申规则 耳语 集中注意力 分享讨论问题 会议休息交流其原因 独裁者和万事通 站到其座位旁边 感谢其贡献 并邀请其他成员发言 改变成员角色 并请求他们耐心听取别人的意见 沉默 体会沉没的原因 询问一些容易得出结论的问题 并加以鼓励 休息与其交流 跑题 经常小结 利用白板纸和日程表进行重点记录结束会议的技巧 提示议题的转换 处理问题的技巧 课程小结 卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么 也知道会议的目的是什么或应该是什么 他会自问 我们为什么要召开这个会议 是为了某项决策 是为了宣布什么 还是为了澄清我们应该做些什么 他会在事前想清楚会议目的 想清楚要求什么报告 以及想清楚简报的