会议管理_秘书会议管理课件

学习准备 教师准备相关会议视频资料 中共十八大开幕式 2 现代服务系 双代会 工作文件资料 想一想 问题一 在平时的学习生活中 你开过哪些会 问题二 结合教师所发资料以及实际 能归纳出会议的具有什么特征吗 问题三 结合会议的概念 试分析出会议的构成要素 知识点一 会议的概念第一种 会议是人们有组织的会晤 议事的行为过程 至少有三人以上 以一定的方式聚在一起 为了某个确定的问题展开讨论 以求解决方式 如工作会议 记者招待会 产品展销订货会等 第二种 会议是一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织 如每年三月召开的全国两会 上海经济合作领导人会议等 会议的特征有组织有目标有秩序有规则有领导 二 会议的主要种类按组织类型内部会议外部会议正式会议非正式会议按时间方面的规定性定期会议不定期会议按出席对象联席会内部会代表会群众会 按功能性质决策性讲座性执行性告知性学术性协调性报告性谈判性动员性纪念性等按议题性质专题性综合性按规模大小特大型大型中型小型按会议采用的方式手段常规会广播会电话会电视会网络会 三 公司常见会议的类型 外部 客户咨询会产品展销订货会业务洽谈会新产品新闻发布会 三 公司常见会议的类型 内部 经理例会与特别会议员工例会股东大会和董事会议公司年会 情景案例 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会 参加的有本单位 外单位的人员 总经理让秘书部门负责安排 会上要放映资料电影 进行产品操作演示 而公司没有放映机 租借放映机的任务交给了总经理秘书刘秘书 会议的召开时间是8月9日上午十点整 而资料放映时间是十点十五分 刘秘书打电话给租赁公司 要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅 9日上午 会议开幕前 波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作 刘秘书一看表 呀 已经九点五十分了 放映机还没有送到 刘秘书马上打电话去问 对方回答机器已送出 眼看着各地来宾已陆续进场 刘秘书心急如焚 1 制定会议方案的一般原则减少会议次数原则严守时间原则会议通知的明确性原则缺席迟到的事前联络原则效率性原则 2 会议筹备方案的内容确定会议的主题与议题确定会议的名称确定会议的议程确定会议的时间和日期确定会议所需设备和工具 确定会议与会代表的组成确定会议文件的范围 做好文件的印制和发放工作确定会议经费预算确定会议住宿和餐饮安排确定会议的筹备机构 可信公司技术训练专题研讨会筹备方案一 会议主题 为了增强本公司综合竞争力 提高产品质量和管理水平 特召开此次技术训练专题研讨会 会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛 并提出提高训练质量的对策 探讨新的技术训练方法 二 会议的时间 地点 拟定于3月5日上午9 00至下午4 00 在公司1号会议厅召开 3月5日上午8 30报到 会议筹备方案示例如下 三 参加会议人员 公司总经理 副总经理 公司人力资源部总监 生产部总监 培训部总监 以及公司下属各部门的技术骨干30人 总计50人 四 会议议程 会议由主管副总经理主持 上午 1 总经理做关于技术训练问题的工作报告 2 培训部总监专题发言 3 生产部总监专题发言 下午 1 分组讨论 2 人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案 3 主管副总经理做总结报告 五 会议议题 1 技术训练与提高企业综合竞争力 2 技术训练与技术创新 3 如何提高技术训练的质量 4 技术训练方法的再讨论 六 会场设备和用品的准备 准备会议所需的投影仪 白板和音像设备 由公司前台秘书负责 七 会议材料准备 由总经理办公室牵头准备 1 总经理的工作报告 2 培训部 生产部总监的专题发言稿 3 公司开展技术竞赛评比的计划 草案 4 副总经理的总结报告 八 会议服务工作 由行政部综合协调 附 1 会议通知 2 会议日程表 会议的构成要素 1 主题会议主题是会议讨论的中心议题 例如 双代会 的主题是选出新一届学生会和团委会的干部 2 议题会议议题是会议讨论的内容 这个内容可以是若干项的 如 双代会 召开的议程中包括的内容 1 确定会议的时间如企业新闻发布会就要避开 两会 期间2 会议议程与会议日程会议议程 是对会议所要通过的文件 所要解决的问题的概略安排 并冠以序号将其清晰地表达出来会议日程 是指会议在一定时间内的具体安排 安排会议议程和日程要注意的问题1 要把握会议目的 即了解会议召开的原因2 先安排关键人物的时间 要保证重要人物能够出席会议 根据多数人意见安排日程 保证尽可能多的人员都有时间参加会议3 例会原则上定时召开 且时间不宜过长 4 如遇几个议题 应按其重要程度排列 最重要的排列在最前面 大中型会议的议程一般安排 开幕式 上司和来宾致辞 上司做报告 分组讨论 大会发言 参观或其他活动 会议总结 宣读决议 闭幕式 会议议程示例英豪公司销售团队会议议程公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9 00在公司总部的三号会议室举行 一 宣布议程 二 说明有关人员缺席情况 三 宣读并通过上次会议的记录 四 东部地区销售活动的总结 五 销售一部关于团队沟通问题的发言 六 公司销售人员的招聘和重组 七 销售二部经理的人选 八 下季度销售目标 会议日程表示例 会场位置必须让上司和与会者方便前往会场的大小应与会议规模相符场地要有良好的设备配置场地应不受外界干扰 应尽量避开闹市区选择会议地点应考虑有无停车场所场地租借的费用必须合理 四 正确确定会人员范围主持人 正式代表 列席代表 特邀嘉宾 工作人员五 准备会议文件资料为上司撰写会议文稿为上司准备材料组织好发言人的文稿准备资料袋 六 发送会议通知1 会议通知的作用周知作用提醒作用凭证作用 2 会议通知的发送为了规范公司的管理及运作 除了非正式会议和每日例会 均应正式打印会议通知 以示正规和郑重人数较少的非正式会议 可用多种方式进行通知 一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事 如股东会议附上代理委托书如有预备议程 事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况 应随信寄发一份 需要回复的会议可夹一张明信片 上面注明本公司地址 邮编 电话 发信人姓名对于经常参加某类会议的会员 可用计算机打印出多套邮寄标签 以免重复打印 对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新可将会中使用的票证与会议通知一并发出如果与会者对会议地址不熟悉 应附加一份说明或回执单 要求与会者告知具体的到达和反程时间 并说明到达会址的汽车 火车等交通工具线路会议通知样本要作为档案保存 3 会议通知的内容要有具体的会议名称日期 时间 场所要准确无误议题应尽量具体有附加资料时 应写明资料名称及页数 会议通知示例 会议通知尊敬的客户 为了进一步加强与贵公司的协作关系 听取客户对我公司产品和服务的意见 我公司拟于2003年8月15日上午9 00至下午5 00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会 敬请回复及光临 附 会议日程及路线图回执请于7月30日以前将回执寄至 北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐 邮编 100110 电话 010 87654321 我公司参加此次会议 参加人数 我公司不能参加此次会议 姓名 公司 七 控制会议经费1 会议费2 培训费3 资料费4 食宿费5 交通费6 文娱活动费八 会议食宿安排原则 让与会者住好 吃好但不浪费 注意少数民族的生活习惯 任务一 拟定一个会议方案 情境一 本学期 我校把周三定位全校社团活动课时间 学生社团作为校园文化建设 学生思想教育 青年素质拓展的重要阵地 是同学们施展才华 培养能力 结交益友的平台 为了给各社团的交流提供一个平台 并通过各社团间的经验交流 明确各社团活动的目标 提高各社团开展活动的积极性 促进我校社团文化的发展 特策划此次 学生社团交流会 此次活动旨在加强我校各艺术类校级社团之间的联系与交流 促进各社团的健康发展 使各社团能更好的服务于我校广大学生 请同学们根据情境内容 以小组为单位拟定一个交流会的会议方案 方案附于工作页后 七 布置会场1 会场的整体格局面门为上居中为上以远为上前排为上 2 主席台座次的安排前排高于后排中央高于两侧国内政务会议左高右低国际会议右高左低主持人 居中设座自由择座发言人 就座位置发言国内会议主席团前面中间位置国际会议前排右前方发言 4 会场的整体布局类型大中型 方形半圆形小型 圆形大小方形环形回字形马蹄形等 会场类型 方形 会场类型 半圆形 会场布置的各种必要设施横幅 一般悬挂于来宾入口 酒店大堂或是会议主席台上方 以作欢迎和明示主题之用 2 指示牌 指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要 往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到 指示牌也要注意统一整个会议的标识 3 桌牌 在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要 使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置 4 胸牌 设置统一的胸牌 可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份 更加容易识别和协调人员 5 签到处 供来宾签到或咨询以及办理手续的地方 6 签到处背景板 在签到处的后方设置签到处背景板 更能体现会议的专业性 7 会场主背景板 背景墙 会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景 上有会议主题及主办机构信息 八 准备会议所需物品 设备九 安排食宿十 大型会议的接 送 站 报到 十一 大型会议的经费预算会议资料费邮电通讯费用会议设备和用品费会议办公费会议宣传交际费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议交通费其他开支 一 会前的最后检查1 检查的方式听取会议筹备人的汇报现场检查2 检查的内容文件的材料准备情况会场布置情况会议保卫工作情况 二 组织签到和登记三 做好必要的录音录像工作四 会议设备的操作与维护五 做好会议的记录工作 会议记录示例 艺海股份有限公司董事会例会记录 2002年4月14日 宣布 2002年4月14日上午10 00艺海股份有限公司董事会例会在北京海淀高科技大厦公司总部会议室召开 主持人为高杰 有法定人数参加了会议 他们是 高杰 董事长 刘明 副董事长 白雪 秘书 欧阳军 财务主管 安慧 董事 郭利 董事 代理投票人有王龙董事 李忠董事 钱清董事 记录 秘书白雪宣读了2002年3月10日会议的记录 并在宣读后获得通过 财务状况 财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示 2002年3月31日公司的流动资金余额为2576 98万元 财务主管的报告在宣读后获得通过 公司其他活动报告 主管公司企划部的副总经理郭利董事报告说 公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币 这项公益活动将有助于提高企业的知名度 计划在 五一 期间举行捐款仪式 向北京市有关部门捐款 关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员 新的事项 安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上 公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节 将于8月初举行 同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题 此建议得到了郭利董事的附议并获一致通过 休会 已无其他问题 会议于上午11 50结束 秘书 签名 董事长 签名 六 提供会议资料与联络协调七 做好会议的保密和保卫工作八 组织好会议期间的食宿 车辆 娱乐 照相等工作九 会议信息工作 1 充分认识媒体的重要作用和媒体在塑造企业形象中的影响2 了解媒体3 有备而来4 临场表现 一 会前的准备1 根据个人观点研究问题2 依据所提供的文件 资料 准备推断分析的论证材料 并提出意见或询问事项3 准备在会间尽力发挥自己的角色4 严格遵守开会时间 准时到会 二 会议期间的角色方寸1 认真倾听他人的观点尽量避免 1 阻碍其他人员提出合理的建议 事事唱反调 自己又拿不出合理的论证2 在论证中喋喋不休 使他人无法插话3 盲目认同他人观点 2 积极发表自己的见解1 发言力求简要明确 注意发言时机2 让自己的行为富有积极性 合理性和说服力3 发言要守时 动作 手势要充满自信 但不要固执己见 3 关注正在讨论的事项1 讨论中要专心投入和他人保持和谐的交流气氛2 不随便打断别人的发言 不随便插言 不侵犯其他与会者的权利3 不随便进进出出 影响他人的发言4 自己的论点会证明根据不足时 应当显示自己的风度 放弃己见5 应服从多数人的决定 一 准备会议主持计划1 自查的内容会议目的是否明确会议程序是否确定会议是否有助于你制定决策与会人员能否充分发表自己的见解你是否表现出过于自信的态度或盛气凌人的作风 2 制定主持人行动计划需搞清的问题关于会议的目标 总目标是什么 子目标是什么 子目标是否有助于实现总目标 关于会议的结构 会议的内容是什么 拟采用哪些步骤 怎样才能最有效地利用时间关于结果与目标的偏差 你允许会议产生的结果与既定目标偏差的大小 二 控制会场的气氛开会时间准时 不能因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场而耽误大家的时间当会议参加者进入会场时 要与他们打招呼 保证他们各有其座会议开始后 简明扼要地引出主题 说明讨论的目的 使每一个与会者都明白会议的目的鼓励每一个人发表自己的见解在一段时间里要集中讨论一个议题 避免跑题 一 合理安排与会人员返程二 提醒与会者及时做好各种物品的清退三 清理会场和文件四 整理会议材料 立卷归档会议正式文件 如决定 决议 计划 报告等 会议参阅文件 会议安排的发言稿 会议上的讲话记录 五 会议的总结1 会议总结的要点1 会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容 逐条对照检查2 总结要将客观标准和主观标准相结合3 总结要以总结经验 激励下属为目的2 起草会议纪要或总结报告 六 会议效果的评估1 对主持人的评估组织安排会议确定 检查目标遵守时间鼓励发表见解 提出建议与问题澄清事实引入正题还是离题太远控制过严或过松处理冲突 解决争端 2 对会议工作人员的评估会议工作中 精通业务 胜任工作具有公关意识 能自学维护组织的形象具有良好的礼仪修养 举止得体 语言规范会议工作中没有显现出厌倦懈怠神态与行为与同事合作协调 相处融洽对上司的批评指导 能虚心接受 3 对会议管理工作的总体评估会议管理评估 1为优秀 4为差