P13采购控制程序.doc

文 件 编 号文 件 名 称文件版本号修 订 状 态第 页Q/HYP13-2007采购控制程序002007年3月25日第 0次共 页1.目的通过规范品牌发展控制过程，确保供方所供应的产品满足规定要求，实现择优采购，降低采购成本，提高资金利用率，保证交付期，保证销售正常运行。2.适用范围本程序适用于本公司品牌部对采购商品及品牌客户维护的过程控制。3.职责3.1总经理负责合格供方批准；3.2副总经理负责采购计划的审批；3.3供应部负责供方评定的组织协调工作，建立、保持合格供方目录和档案，根据生产计划编制采购计划、并实施采购；3.4技术部负责提供采购技术标准；3.5品质部负责供方产品质量控制；3.6财务部负责供方财务结算控制。4.总则4.1采购产品必须质量保证、价格合理、符合设计、生产和工艺要求，实行经济批量采购；4.2建立稳定的供应渠道，巩固发展与供方的良好合作关系；4.3原辅材料和包装材料都必须在合格供方中择优采购。5.供方选择、评价控制流程图本公司供方选择、评价控制流程图见图1。 确定供方评定对象 供方市场调查比选 按照计划组织评定 制定供方评定计划供应部供应部供应部供应部 有关部门 建立合格供方供货记录供应部 合格供方批准 编制合格供方目录 确定合格供方控制方式总经理供应部 供方供货业绩定期评价 提出调整优化方案供应部 合格供方目录变更总经理 有关部门图1 供方选择、评价控制流程图6.供方评定对象直接构成本公司产品的原辅材料、包装材料和外包过程的供方。7.供方评定准则供方评定总分为100分，其中：（1）质量（最高50分）a)产品质量及产品标准与采购说明的一致性（最高30分）b)及时送货（最高10分）c)包装(包装质量，标识，运输及卸货的状况) （最高5分）d)送货文件(送货单、合格证或质保单等) （最高5分）（2）竞争性（最高20分）a)价格（最高10分）b)付款方式（最高5分）c)服务支持能力（最高5分）（3）合作性（最高15分）a)技术（最高5分）b)商务（最高5分）c)环境和安全（最高5分）（4）ISO9001或其他证书（单项2分，最高5分）（5）供方提供的产品或服务对本公司的活动、产品或服务是否存在不良环境影响（最高10分）。每一参数有相应分值，由供应部组织相关职能部门负责人评审得出。8.合格供方认定条件8.1每一新增供方都应经过评定，合格供方的综合评分不得低于80分。8.2采用年度评估的，仅限于已长期供货的供方。8.3采用样品鉴定应100%合格。8.4采用小批量试用时，符合规定要求的为合格供方。9.供方评定步骤及要求9.1供方评定时机a) 选择新的供方时；b) 原供方提供新产品时；c) 合格供方目录发生变更时；d) 总经理要求对供方评定时；e) 对原有供方重新认定时。9.2新增供方的评定9.2.1由供应部填写供方调查表（Q/HY7.4-01）和供方评定表（Q/HY7.4-02），对供方进行选择，并报副总经理审核。9.2.2总经理必需对新增供应商进行审批。9.3编制合格供方目录9.3.1供应部根据总经理批准的合格供方，编制合格供方目录Q/HY7.4-03）。9.3.2目录中采购同种规格产品的合格供方一般为两家以上，以引入竞争机制，提高应变和抗风险的能力。9.3.3合格供方目录分发范围为：总经理、管理者代表、供应部、财务部、制造部、技术部、品质部。10.合格供方控制10.1以下部门或岗位应及时记录供方的如下不符合事实：（1）采购人员：不遵守交付期限、供方人员或承运人不合作等；（2）验收人员：货物晚到、文件不齐全、质量达不到要求等；（3）验收或搬运人员：送货司机的安全态度、包装情况、包装重量、标识等；（4）财务人员：资金结算等。10.2供应部应建立和保持合格供方供货记录（Q/HY7.4-04），根据取得的数据每年对原料供应商和外包商进行一次评估，评价结果为供方业绩评价表（Q/HY7.4-05）。随后按竟争力对这些供应商进行等级划分，以利于更好地进行采购。每位供应商会被邀请参加对其年度评价的讨论。10.3所有不符合均应送达供应部在合格供方供货记录中登记。10.4当某一供方的不符合事实对本公司的生产活动有较大影响时，如延误送货导致仓库缺料或与我方要求不符，供应部应会同申诉部门填写信息反馈单（Q/HY5.5.3-03）,并对该供方重新进行评定，其结果以书面形式报告总经理，作为“合格供方目录”变更的依据。10.5财务部进行资金结算时，应审查合格供方目录、采购计划和入库单，不符合规定要求时，暂停财务活动，并向总经理报告。10.6若所有的合格供方整年没有变更，供应部应会同相关部门在下一年的头两个月内组织年度评估，依据合格供方供货记录为所有供方打分。10.7供方环境因素的控制供应部在评价供方时应同时调查供方的环境影响，并对供方存在的重要环境因素施加影响，促使其不断改善环境绩效。行政部根据合格供方目录，对照下列评价依据，选出重点控制、一般控制和暂不施加影响单位，形成间接环境因素控制清单。满足下列任意两条或以上者为重点控制单位（重点施加影响）；满足任意一条以上为一般控制单位；不满足的为暂不施加影响单位。（1）供方的年供货量占本公司当年采购总金额的20%以上。（2）供方提供的产品或服务对本公司的活动、产品或服务存在不良环境影响。（3）供方产品的包装材料成本偏高且不能循环使用。经过重点施加影响且取得较好成绩的供方，可在下一次评估时不再作重点施加影响对象，然后评选下一批单位，以此类推，不断更新。对供方环境因素施加影响的具体操作程序见本公司环境因素识别和评价程序。11.合格供方目录变更控制11.1“合格供方目录”应保持相对稳定，不符合更新条件者，不得随意变更。11.2“合格供方目录”的变更条件（1）因下列任一原因暂停或结束某一供方供料时：a)供方连续两批退货时；b)交付期经常延迟，不能保证正常生产时。（2） 因产品工艺改变需要使用某种新原料，或者不再使用某种旧原料时；（3） 新增供方代替原有供方时。11.3供应部应每年进行一次供方市场调查，以选择更优的合格供方充实目录。11.4任何合格供方的变更都应更新“合格供方目录”，“合格供方目录”的变更必须经总经理批准，变更信息应及时通知相关部门。12.首批样品的质量控制第一次供货或因产品工艺有较大改变时，供方应提供首批样品，检验合格率必须达到100%。具体按照产品监视和测量控制程序执行。13.采购人员的使用与管理13.1采购员必须熟悉掌握所采购产品的性能、用途、市场信息、产品质量以及供方的生产能力和质量保证能力。13.2采购人员应严格按照批准的采购计划及采购质量要求在合格供方中采购，未经总经理同意不得擅自更换供方。13.3采购应追求质优价廉，所采购产品价格明显高于市场同类产品价格时，应追究采购员责任并分析原因。14. 采购步骤及要求14.1制造部根据销售计划相应地安排每月生产计划，供应部根据生产计划、各部门填写的“请购单” （Q/HY7.4-06）、库存量、采购周期及市场行情动态，编制“采购计划”（Q/HY7.4-07）。14.2采购员按“采购计划”给供方下达订单，订单需输入电脑ERP管理系统。每份订单都必须包含以下内容：（1）订单号（号码由ERP系统自动生成）；（2）供方名称和地址；（3）货名、数量、代码；（4）采购标准、版本号和日期；（5）价格、送货方式、付款方式；（6）送货时间和有效期。14.3每份订单都必须经副总经理同意认可，未经认可的订单不得发给供方。14.4供方必须向本公司发出回执申明接受订单的条款和内容。14.5采购员按“采购计划”进行采购，必要时与供方签订质量保证协议；采购计划通知供方后，采购员应督促供方达到采购要求。15采购产品的验收15.1货物到厂的验收a) 采购产品到厂后，采购员负责送至指定区域存放待检，并负责通知进货检验员进行检验。b) 检验合格，仓库保管员凭进货检验单办理入库手续，采购人员凭入库单和发票到财务科报账；c) 检验不合格，则按不合格品控制程序要求办理退货或让步接受手续。d) 品质部或供应部应及时向供方反馈产品质量信息，并采取措施要求供方改进，保证产品质量，可使用“信息反馈单”，或按纠正/预防措施控制程序的要求处理。15.2供方货源处的产品验证15.2.1下列情况可考虑在供方货源处验证所采购产品：a) 供方产品质量不稳定时；b) 供方产品到本公司后一旦质量不好，将会产生一系列重大不良影响时；c) 本公司对供方产品质量产生疑问或不信任时。15.2.2我方到供方货源处进行验证时，应明确验证内容、时间要求及产品的放行条件。15.2.3顾客验证供方的产品时，其验证结果本厂不能用作供方对质量进行有效控制