在外地设立办事处.doc

在外地设立办事处，需要办理的相关手续在外地设立办事处，按设立公司分支机构的程序到设立地工商行政管理局登记。注意：办事处属于非独立核算的经营主体。设立办事处需提交以下材料：非法人分支机构开业登记提交材料规范1、营业单位开业登记申请书（企业法人盖章）；、指定代表或者共同委托代理人的证明（企业法人盖章）及指定代表或委托代理人的身份证件复印件；应标明指定代表或者共同委托代理人的办理事项、权限、授权期限。、企业法人登记机关出具的分支机构核转函（本省范围内的无需提交）；、企业法人出具的资金数额证明（企业法人盖章）；、非法人分支机构负责人的任职文件及身份证件复印件（企业法人出具，加盖企业法人公章）；、企业法人营业执照副本复印件；、非法人分支机构申请登记的经营范围中有法律、行政法规和国务院决定规定必须在登记前报经批准的项目，提交有关的批准文件或者许可证书复印件或许可证明；、非法人分支机构地址的使用证明；自有房产提交房屋产权证复印件；租赁房屋提交租赁协议复印件以及出租方的房屋产权证复印件；无偿使用房屋，提交产权人允许使用的证明原件及产权人的产权证复印件。有关房屋未取得房屋产权证的，属城镇房屋的，提交房地产管理部门的证明或者竣工验收证明、购房合同及房屋销售许可证复印件；属非城镇房屋的，提交当地政府规定的相关证明。出租方为宾馆、饭店、有形市场的，提交宾馆、饭店、有形市场的营业执照复印件。使用军队房产作为住所的，提交军队房地产租赁许可证复印件。将住宅改变为经营性用房的，属城镇房屋的，还应提交登记附表住所（经营场所）登记表及；属非城镇房屋的，提交当地政府规定的相关证明。9、法律、行政法规和国务院决定规定设立非法人分支机构必须报经批准的，提交有关的批准文件或者许可证书复印件。注：1、企业非法人分支机构是指由依照企业法人登记管理条例登记的企业法人申请设立的、不能独立承担民事责任的分支机构，其申请开业登记适用本规范。2、营业单位开业登记申请书、指定代表或者共同委托代理人的证明、资金数额证明、登记附表住所（经营场所）登记表可以通过江苏工商网（）下载或者到工商行政管理机关领取。3、提交的申请书与其它申请材料应当使用A4型纸。以上各项未注明提交复印件的，应当提交原件；提交复印件的，应当注明“与原件一致”并由企业法人签署，或者由其指定的代表或委托的代理人加盖公章或签字。首先，我们应该明确公司驻外办事处的正常程序和工作范围。严格意义上的公司驻外办事处应该是公司在外地设立的非经营形式的机构。需要完成以下几个程序：1、办公场所的确定：严格的讲办公地点必须在具有办公性质的房屋，在许多地区并没有对办公性质和居民性质的房屋进行严格区分。办公地点确认的依据是房屋购买合同或产权证，或房屋租赁合同。2、工商部门注册登记：必须在当地工商部门进行注册登记，由工商部门办发办事处机构证书和组织代码证。登记注册所需提供的资料包括设立办事处的申请报告，报告中需要声明设立机构的目的，工作人员的设立和工作内容情况；办事处还应该总公司的相关证照复印件并有当地工商部门的证明红章，或当地工商部门同意在外设立办事处的相关函；办事处办公地点的租房合同或购房合同或房产证；办事处负责人身份证以及委托函等相关文件。设立办事处还必须了解其正常工作范围，办事处机构是非经营性质的机构，其设立的目的是为总公司在外地收集和反馈公司所需的信息，提供非营业性质的服务和指导工作等等。例如，市场信息的收集和分析等。这些分支机构在当地是没有经营活动的，所有的在当地的工作内容为联络维护客户，解决出现的客诉问题，还有就是展览宣传等活动，但不涉及任何销售收款及开票等经营行为对于在外设立办事处机构的企业来讲，一般驻外办事处机构都是因为营销事务所设立的，更准确的说，其核心内容就是代表公司长期负责该地区公司的营销工作，在当地以总公司名义进行经营活动。这一点与国家驻外办事处相关政策法规出现了严重冲突。其核心冲突还是一个没有经营性质的机构需要从事经营活动，这主要涉及工商、税务等部门的冲突，特殊行业还有其他部门的冲突。大多数企业的年销售任务都由全国各地的办事处承担着几乎全部的销售任务，各地办事处的销售任务压力非常大，营销责任也大。销售经理肩上肩负着比任何人更大的压力和责任。如果办事处经理不注意处理好与当地与相关职能部门的关系，减少和规避办事处本身职能和实际销售活动所带来的与相关职能部门的规章制度之间的冲突，办事处经理的大部分经理将被卷入非常烦心、劳心的琐碎事务之中。这样还有多少能精力投入到公司下达的销售任务的完成和超额完成的工作中去呢？因此，工作中如何利用巧妙的方式、方法，和变通工作方法使我们的销售工作更加合理又合法的处理销售事务，是我们驻外办事处机构营销工作中必须具备和慎重考虑的首要事情。 如何改变工作形式和方法来减少和规避驻外办事处机构与当地各行政部门相关政策法规的抵触，是驻外办事处机构的必修课程。这里就大多数驻外办事处在处理与当地相关行政部门常见的营销方面的困惑和解决方法总结以下几点：一、将公司驻外办事处改为当地的分公司形式，取得合法的在当地经营和纳税的手续。首先，要明确驻外办事处的经营活动是办事处的核心内容，它肩负着公司在当地市场开发、拓展、巩固和发展并完成和实现公司在当地全年销售任务的完成的使命。其次，驻外办事处的经营活动本身是违反了工商和税务部门的相关规定。势必是一对矛盾。如果将驻外办事处演变成驻外地分公司形式，就从根本上解决了这样一个矛盾。但是，现实情况告诉我们，绝大多数企业根本没有这种能力和必要性在外设立分公司，主要原因是分公司的运行成本和管理成本大大加重了企业的负担。因此，这种方式还是没有根本解决问题。二、驻外办事处是否有必要注册？国内非常知名和实力强大的企业在全国各地设立的办事处是要求在写字楼办公。这种办事处机构健全，管理正规，但相应各项成本高。其原因是企业的形象和企业管理的要求。除此之外，大多数企业的全国各地办事处都由当地业务人员租套民居当作办公室即可。在写字楼办公的驻外办事处一般都会在当地工商部门进行登记注册，行动规范，管理和运行成本高。而其他以民居为办公地点的企业可根据企业实际情况选择登记注册或不注册。登记注册的驻外办事处将容易受到工商等部门的检查和监控。而未注册的办事处在受到相关部门检查时，没有其他违规行为也会因未注册登记受到处罚，只是被检查的机率会少些。三、驻外办事处经营活动如何变得合理和合法？驻外办事处最大的心病就是正常的经营活动对执法部门如何变得合法，对企业自身如何变得合理？驻外办事处经营活动被查处的行为一般是能够证明其经营活动的证据，如货物买卖的账本、办事处货物仓库的查封等。解决办法建议为：1、办事处无销售账本：其一，要求办事处办公场所不能存有产品销售记录和相关财务账本，销售产品账本需要专人负责和保管，最好放在住家处。避免工商、税务部门检查时被查出。其二，要求办事处财务人员异地办公，即另外在居民区租赁一套民宅供财务人员办公，注意企业内部员工间的保密，防止内部人员的告发。2、办事处帐户问题：其一，办事处帐户应该是办事处正常工作的费用支出往来的帐户，不能有销售产品款项的往来。因此，产品帐户必须从客户与总公司之间进行。其二，办事处直销货款通过个人汇款或通过客户帐户直接汇回公司帐号，不要通过办事处费用帐户进行销售货款的往来。3、办事处直销问题：办事处没有经营的权利，所以不能在当地从事直接销售。但实际上，我们应该总公司业务人员的名义进行销售。销售款应通过公司帐户汇回公司，总公司的发票直接给客户开据发票。四、其他事务的处理。1、外地人员暂住证的问题：目前国家公安部已经取消了暂住证收费问题，驻外业务人员主动到当地派出所办理暂住证即可。2、办公地点选择问题：尽量选择居民小区治安状况好，外地流动人口少的居民区，减少执法部门的频繁检查。同时要注意我们的办公不要影响周围居民的正常生活，处理好邻里关系。3、办公活动要符合当地正常环境状况：办事处业务人员的活动不能引起其他居民的猜疑和反感。4、办事处各项营销活动的物品的问题：有些企业统一在全国搞促销活动，有时会向办事处发放大量的促销礼品，这些物品的搬运和储存也应该纳入货物的管理，防止礼品等物品在办事处办公地点的进进出出。引起不必要的怀疑。5、日常工作注意和积累与当地各行政执法部门的关系：营造和保持良好的社会行政关系，为正常的办事处营销活动赢得良好的社会环境。让社会更多地理解我们正常地合理与合法的营销活动。总之，要想驻外办事处的经营活动变得合法又合理，围绕“经营”活动的相关事务必须处理好，哪些处理哪些不须处理，可以冒冒险，视每家企业现状而定。因为驻外办事处是因销售目的而成立的，企业的实力、发展规划以及计划在该办