政府办公自动化软件系统可行性汇报材料.doc

政府办公自动化软件系统可行性汇报材料 一、政府机关实施办公自动化系统的必要性1、国际、国内信息化建设的大势所趋世纪之交，知识经济时代正向我们走来，信息化程度的高低已经成为一个国家现代化水平和综合国力的重要标志。网络技术的飞速发展为加快发展我国国民经济信息化的进程带来了前所未有的机遇和挑战。网络对于政府机关不仅是一种有效的通信手段，更是一座沟通政府机关与社会各界的桥梁。从世界范围来看，推进政府机关办公网络化、自动化、电子化，全面信息共享已是大势所趋。联合国经济社会事务部把推进发展中国家政府信息化作为今后的工作重点，希望通过信息技术的应用改进政府组织运作效率，重组公共管理，最终实现办公自动化和信息资源的共享。而在世界各国积极倡导的“信息高速公路”的五个应用领域中，电子政府被列为第一位，可以说政府信息化是社会信息化的基础。 2、信息传播、发布、交流方式的深刻变革我们正进入一个信息无所不在、高速发展的时代，计算机信息技术和通讯技术的发展使我们的工作和生活方式带来了巨大的变化和非常深刻的影响，这种影响大到国家的经济命脉、综合国力，小到人们的日常生活、衣食住行。传统的信息传播和信息交流方式已经不适应现代瞬息万变的信息更新。特别对于政府机关而言，使用一个通畅、高效、保密性强大的信息传播系统是非常必要的。办公自动化系统能够为政府机关的信息流通渠道提供优秀的解决方案。3、提高政府办公效率计算机对办公效率的提高主要取决于网络上的应用系统。良好的办公自动化系统可以帮助政府机关各部门工作人员彻底摆脱繁重的体力劳动，大大缩短公文等待时间，清晰办公流程，从而达到提高工作效率的目的。4、政府机关办公透明度提高的要求政府机关采用办公自动化系统不仅可以提高政府机关的办公效率，由于采用办公自动化，整个办公的流程均可以跟踪，大大加强了政府机关办公和办事的透明度，提升政府机关的良好公众形象。5、资料、信息的全面管理与共享的要求对于政府机关而言，每天都要处理大量的公文，同时也产生大量的文件和资料集，采用纸张的方式不但人工工作量巨大，而且不利于整理和保存，检索和查阅也很困难。采用办公自动化系统则可以帮助政府机关建立一个完善的电子图书馆，安全可靠的保存政府机关的各种文件和文档，而且方便检索和查阅，大大提高了档案管理的水平和档案利用的效率。6、实现远程办公的要求作为政府工作人员，长期出差或特殊工作情况时无法和其他业务部门保持良好的信息沟通。办公自动化的远程办公模式彻底的解决了这一问题。移动办公成为可能，出差在外的领导或工作人员都可以随时通过网络访问办公自动化系统安排内部的事务、了解机关内的各种信息。使用办公自动化系统大大拓展了政府机关办公的时间和空间，保证了信息的连续性和及时性，是未来“电子政府”的一个重要组成部分。二、香农办公自动化系统的特点1、面向服务(SOA)架构强大的用户自定义功能，政府用户可根据本单位内部的实际需求，构建各种业务功能和业务流程，以适应OA应用的不断发展和变化。2、各个部门的收发文管理办公自动化改变了过去复杂、低效的手工办公方式。通常各部门的业务，主要是进行大量文件处理。而利用计算机文字处理技术产生各种文档，存储各种文档，或采用其它先进设备，如复印机、传真机、扫描仪等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，既节省了人力和办公用品支出，又可以节约大量时间。所以，办公自动化是实现无纸化办公、自动化办公的重要环节。3、信息高度共享可实现各种部门文件、软件和文件档案自动化管理和快速查询。统一建立各种部门常用文件、软件和档案的电子文档资料共享，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享，可以提高文件和档案的管理水平，达到文件档案管理与资料检索查询的现代化。4、信息的迅速传达电子公告为政府用户建立了一个电子公告栏，用户可以发布通知、通告和各种消息，并提供方便浏览公告牌的手段，使用户可以在最短时间内得到信息。5、会议管理会议管理对政府机关内部的会议实现电脑化管理，主要包括会议安排、会议纪要、会议室的管理。会议安排管理主要是进行会议时间安排和地点安排、登记会议议程、参会人员、议题、主持人等。会议安排资料可以通过网络送达相关人员。6、实现异地办公当工作人员不在本单位时，可以通过Internet网络登陆到办公自动化系统上处理相应事务或知晓单位近期开展的工作。以上列举了香农办公自动化的几个最主要的功能。此外，办公自动化还有很多其他的辅助功能，如资料管理、车辆管理、日程安排、督办管理、值班记录、电子期刊、内部短消息、公共通讯录等，在此不一一赘述。三、OA应用效果实例以以往的实施案例分模块来详细阐述一下使用办公自动化系统前后的工作情况：模块名称使用办公自动化系统之前使用办公自动化系统之后业务流程自定义政府机关业务流程繁多、涉及范围较广。若新进职员或工作人员不清楚实际的办事规范，将文件错误报送、分发，导致单位整体上缺乏规范性，进而降低了办事效率。1、梳理出整个单位内部的各种业务流程，并在系统内实现。工作人员只需在系统中找到所办业务的分类，即可根据事先设定好的规范流程办理各种业务。2、作为申请人，还可实时查看文件在流转过程中的情况。3、灵活的回退、回收功能符合平时的办公习惯。发文管理1、文件拟稿后要文秘送给部门领导去审核，然后要送给某部门领导去会签，如果领导不在办公室就要重新送，这个过程可能会重复很多遍；如果领导出差或是有事情，文件可能要滞后很长时间，而且也浪费了传送者的很多时间。2、如果文件拟好后领导看完不合格要重新起草，这样会浪费很多纸张。3、如果很多领导对文件内容进行修改，会导致文件的页面非常混乱。4、文件办结后分发时要印出很多份，极大的浪费了纸张。5、要查看以往的文件时，需要人为去借阅，还要说出文件题目或是编号等比较具体的信息，并且一份文件一次只能由一个人借阅。6、据实际用户反映最快发一个文件要一周左右。7、一般情况发一个文件要用到10份以上的纸张。8、文件不规范、不统一。1、拟稿人直接在系统中拟稿，秘书只需要点一个按钮，文件就会自动送给相关领导，秘书随时可以监控文件的情况，如果领导出差或是长时间未处理，可以随时把文件收回，送给其他领导签署。处理一份文件最快的情况只需要几分钟2、领导看完文件觉得不合格可以直接回退，拟稿人可以修改之后重新流转。3、多个领导对文件内容修改也不会导致页面的美观度，需要查看留痕时，只需要点击“查看留迹”按钮即可用不同颜色显示领导的修改痕迹。4、文件分发也只需要选定分发的对象即可发送给相关人员查看，不需要打印很多份。5、要查阅文件可以到文件浏览里查看，所有的文件都会保存在文件库里，还支持模糊查询。6、发一个文件最快6分钟，效率大大提高。7、发一个文件最多只需打印出一份文件存档，甚至不用打印。8、文件得到了规范，文件的传递更加人性化、合理化会议管理某政府单位在没用我们的系统之前，开会首先要打电话去预定会议室，并要联系相关的人员整理会议室，申请一个会议需要很长时间，并且领导要随时去询问自己的会议情况，很不方便。在使用我们系统后，该政府单位的会议预定就快捷了很多，并且会议形成了周表，领导可以随时查看自己的会议安排情况。信息发布某单位的信息情况基本是采用人通知人的方式或将信息打印出来，分发至各个部门，很不利于信息的共享且浪费资源。信息可以分成不同的版块，并设置不同权限的用户查看不同级别的信息，使得信息的管理上更加规范，更加合理，也使信息的传递效率得到了大幅度的提高。签报管理某单位的签报（请示、报告）很不规范，打了请示后没有经过部门领导审核或是部门级的会签就直接送到办公室，或是需要会签的部门迟迟不予办理，使文件滞后，给工作上带来了很多不便。使用系统后，使得签报的呈送得到了规范，并且签报的流转过程都可以监控到。报账管理某单位内部组织机构、领导经常变动，报账流程也复杂多变，每一个环节的金额审批都是繁杂和重复的工作。整个业务办理过程效率低、周期长。1、报账流程采用角色来进行权限的控制，整个流程不受组织机构和用户的改变而影响。2、规范的报账流程大大提高了用户的办事效率和报账周期。3、手机短信的集成。领导每收到一个待办件的同时，也会收到一条手机短信的提醒。人性化的考虑，也大大提高了效率政府OA，政府OA解决方案，电子政务采购最佳方法近些年来，我国电子政务发展迅猛，服务型政府的改革目标确立后，对以服务为宗旨的电子政务的发展，提供了更大的空间。配合政府信息公开条例的实施，信息公开对电子政务也将提出更高的要求，电子政务从以基础建设，系统建设为主，进入到以应用为主的阶段。据调查，近几年我国政府IT(软硬件)投资的增长率每年均达15%以上，市场规模达到数百亿元，其中用于软件及信息服务的投资所占比例为18%以上。政府机关单位的工作流程，主要是文件多、流转步骤多、速度慢、效率低、干部获取信息量少已成为政府机关单位工作中的比较突出的问题。建立并加快建设办公自动化系统，不仅可以加速机关公文流转和办理，扩大信息来源，提高办文质量和办事效率，而且对于挖掘干部潜能、发挥现有计算机设备的效能、改善政府机关形象和促进机关事业发展具有积极作用。而办公室具有 “ 参与政务、管理事物、搞好服务 ” 的工作职能，搞好自身的建设，发挥其在政府信息化建设中的作用，是办公室面临的一项重要使命。结合办公室工作实际，明确目标，分步实施，积极开发利用各种信息资源，努力加快办公自动化系统的建设进程，提高办公室的政务参与、事物管理和后勤服务能力。 目前，我国党政机关行业信息化建设的重点方向主要是电子政务业务服务(行政审批)、办公自动化(OA)、内外网建设、数据库建设和信息安全。其中，把OA系统建设作为近几年信息化建设重点方向的全国党政机关的比例可达到40%以上。据不完全统计，2007年国内OA市场整体规模已经接近9亿元，成为仅次于财务软件、企业管理ERP软件的市场需求量最大的软件产品。据统计，未来2年，协同OA软件市场将以34.45%的年复合增长率发展，呈现出巨大前景与商机政府OA，政府OA解决方案，电子政务采购最佳方法是各级政府机关在选购政府OA系统，电子政务时需要重视九方面。 . 一、总体要求突出一个“高”。党政机关在办公自动化建设中非常重视OA软件的可规划、可扩展、可维护性，总体要求很高，这成为OA产品评估和选择的关键指标。二. 公文处理能力突出一个“强”。党政机关办公自动化的核心内容是公文处理，要求软件必须具备优异的公文处理能力，特别是在公文数量大的情况下的处理能力。用户会着重关注公文批量处理效果和效率提高能力。三 安全性要突出一个“高”。党政机关办公自动化应用涉及的人多面广，不仅在易用性上有严格要求，而且在可靠性、稳定性、安全性等方面比其他行业客户有更高要求。系统应提供用户名+密码身份认证、密钥二次认证、分布式权限分配机制、数据库安全性、表单安全性、文档安全性、域安全性和系统加密锁等多层次的安全设计，确保办公自动化系统在党政机关系统的安全运行。针对公文流转系统的特点，国家一流的OA软件已在几个关键技术方面采用了新的安全技术，如在身份认证方面使用指纹识别、笔迹识别等生物特征类技术; 在加密传输上引入CA中心概念; 在审批技术上应用全文批注、声音批注; 在工作流定义方面使用可视化模式等。四、 售后服务与解决方案能力要突出一个“全”。党政机关办公自动化非常关注方案的质量与解决能力，关注方案中的产品和其供应总商实力以及后续服务质量，以确保党政机关可以得到持续的软件价值。五、 自定义工作流、扩展性功能要突出一个“强”。有无灵活的工作流定义体系成为影响公文流转系统成功与否的关键要素。政府OA应在组织机构、表单格式、工作流程、文件管理体系、访问权限、打印格式、统计等方面全面提供自定义功能。自定义项目选择条目丰富，才能很好地满足各机关单位现在和未来的办公自动化需求。同时，政府扳本OA系统应采用开放式体系结构，各个模块功能独立实现，并具有标准接口，能为今后系统的升级和扩展打下良好基础。机关单位也可根据二次开发手册，利用系统内置的接口函数自己进行二次开发。六、 文件信息修改痕迹需保留。为了保证公文的原始信息，确定公文责任，政府OA需要能对各种修改行为进行有效跟踪，并形成附属公文的流程跟踪报表。系统应集成Word，做痕迹保留和全文批注功能，在发文处理过程中可以完整保留每个改稿人的修改痕迹。对不同人员的修改痕迹应以不同的颜色加以区分，并能在修改区域标识“修改人姓名”及“修改时间”等信息，保证文件修改的严肃性和责任性。流程管理者还可以实时监控本流程中的所有流转公文的办理情况。七、 办公人性化要突出一个“强”。政府OA系统应能充分有效地提供全文手写批注和电子签章等功能，尽可能地模拟传统办公中公文处理的流程和操作模式。特别是对一些高层领导、老领导，可设计、提供一些人性化的操作模式，如手写式的全文批注技术，笔迹平滑无锯齿，支持笔锋有压感，让领导的表达、手写更加细致、畅意，适合他们传统的批文习惯，也能防止笔迹伪造与抵赖。其次，系统设计和电子签章系统应界面友好、使用简单、安全性高。八、系统同开放兼容性要高。政府OA公文系统必须与政府机关中使用的主要文字编辑软件保持高度的兼容，使数据能够在它们之间畅通无阻地传递。公文系统要能与其他系统，如对外行政审批、人事信息或工资信息等模块相互兼容、自由调用，而不是各自隔绝。党委、政府、人大、政协、纪检五套班子和中央、地方所属部门的办文网络应当互联互通、资源共享，这是党政OA未来的发展趋势。九 、支持手机办公、移动、异地办公。笔记本电脑中安装该系统及并利用个人标识符文件即可通过网络，远程访问单位的办公自动化系统，查看本人的待办事宜和邮件，查询单位最新信息，审批、处理自己的工作，决胜千里。因此，政府OA，政府OA解决方案，电子政务采购必须完全符合中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式、中华人民共和国档案法、归档文件整理规则等公文规范，具有完整成熟、简单易用、多层次的安全设计、灵活的自定义、稳定可靠等特点，而且在细节功能实现上应更贴近党政机关的办公需求和应用特点，可有效地简化实施内容和缩短部署周期，更好地搭建技术平一、实现办公自动化是实施电子政务的基础和核心，目前，政府机构改革的不断深化，国家机关的管理职能不断增强，手工办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。同时，随着社会信息量的迅速膨胀，想要继续依靠人工手段及时对大量信息进行收集、处理、分析及科学决策已经难以做到。因此改革传统办公模式，开展电子政务，将办公业务的处理、公文流转、管理过程电子化、信息化，让文职人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，通过统一办公规范，提高工作效率，降低运营成本，实现办公自动化已势在必行.其应用主要体现在以下几个方面：一是强化面向个人通信的应用。要求办公室人员最大程度地利用电子邮件方式收发办公信息，以方便办公，节约纸质邮件费用，及时处理办公事宜。 二是面向信息共享的应用。主要是收集、处理、检索信息，向不同权限的群体发送不同内容的信息，通过管理工作信息让自己使用信息并掌握管理的主动权。 三是面向工作流的应用。这方面仅采用了对各项工作的目标管理全程操作。在已确定和分解了目标后，对其进行控制、监督、加速目标实现的进程。比如不定期在网上发布政务信息刊用（口内）情况，利用网上督查促成部门重视和完成信息报送工作，再如对各部门岗位目标和重点工作实施情况的不定期网上督查。特别是抗非典时期，成立非典办的当天，本人即利用政府网平台建立了通讯网，使抗非典信息由下而上的日报及专报、简报制得以顺利实施。最大程度地运用“OA”系统应对了突发疫情的发生和处理，为日后建立突发事件预案提供了经验。由此，通过网络的作用，沟通反馈及时发现工作流中的阻塞现象并通过督查反馈及时解决了不少问题。 二、关于手写签名、电子印章、痕迹保留。目前市场的成熟oa,多数在安全性已达到较高水准。并且大多配备类似银行U盾的usb加密锁，使安全性有了更强的保证。 如通达、易简oa办公自动化，英文 ，简称，是指办公信息处理的自动化。它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量的目的。 一、政府机关办公自动化系统应有的基本功能 办公自动化系统更多地要承担一个信息通道的责任，建立和完善机关各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，为用户办公提供一个自动化工具。简单说来，即用户应当能够通过办公自动化系统了解自己要做的事情、上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息。政府机关办公自动化系统的基本功能按照使用来划分有两类： （一）用户功能。此功能系统模块是根据各个机关的工作职能