企业培训_excel使用技巧培训1

掌握技巧提高效率Excel使用技巧培训 企管部陈昌霞 Excel窗口的组成 编辑栏 标题栏 工具栏 菜单栏 单元格 滚动条 一个工作薄最多有255张工作表 默认3张每张工作表包括65536行 1 65536 和256列 A IV 单元格的名称如 A1 D5 单元格的名称 数据输入 数值输入 输入正数时 可省略 输入负数时 可以先输入 号再输入数字 如 56也可以将数字放置在圆括号中输入如 56 输入真分数时 应先输入半角空格 再输入分数 例如 要输入3 10 输入顺序为0 空格 3 10 否则直接输入3 10 Excel会将其做为日期处理 3月10日 文本输入 Excel文本输入指文字 数字 符号等字符 默认情况下文本在单元格中靠左 数字靠右 数据输入 日期和时间输入 日期可以用 年 月 日 年 月 日格式输入 如 2009 2 15或2009 2 15 或同时按下 Ctrl 时间可以用时 分 秒格式输入 AM表示上午 PM表示下午 如输入上午9点30分20秒 则可键入9 30 20AM AM可省略 要输入下午7点15分 则可键入7 15PM或19 15 或同时按下 Ctrl Shift 注意 均为英文状态下的符号 数据输入 输入批准 批注是对单元格的注释说明 可以帮助自己或他人了解该单元格内容的意义 加批注单元格的右上角有一个红色三角标志 当鼠标移置该单元格上进 批注就会在单元格右侧显示出来 输入批注的方法如下 选择需加批注的单元格 在 插入 菜单上单击 批注 菜单项 或右击鼠标 在快捷菜单上单击 插入批注 在批注框中输入批注文本 自动填充 自动填充 就是根据已输入的数据 按照系统规定的规则或用户指定的规律 自动将数据填充到选定的区域 如果单元格中是文本 数据填充柄起复制的作用 如果单元格中是日期填充柄起到填充序列的作用 选择多个单元格再拖动可以填充有序数列 自动填充 要填充比较复杂的数据时 可以试试右键来拖动填充柄 选中单元格 编辑 填充 序列 自动填充 填充月份和年份 选中单元格 右键拖动填充柄到目标位置 自定义序列 什么是自定义序列 一些有规律的数据 如 星期一 星期二 星期三 甲 乙 丙 丁 当在两个单元格内输入 星期一 星期二 后 选中并拖动填充柄 填充上星期一至星期日的内容 增加定义个性化序列 工具 选项 自定义序列 选择 新序列 在 输入序列 框中输入序列 单击 添加 按钮 单击 确定 按钮 数据的编辑 1 数据的修改2 数据的复制和移动下面介绍常用的三种方法 使用快捷键选择要复制或移动数据的单元格 按Ctrl c Ctrl x 选定要粘贴数据的单元格 按Ctrl v 使用工具栏选择要复制或移动数据的单元格按 按钮 选定要粘贴数据的单元格按按钮 用鼠标拖动首先选定要复制或移动数据的单元格的区域 将鼠标移动到所选单元格或区域的边缘 鼠标变成白色箭头形状 如果要移动数据 则可直接拖动鼠标 将数据移动到新的位置 如果要复制数据 则可先按下 Ctrl 键 再拖动鼠标 这时鼠标白色箭头旁增加了一个 号 表示将数据将复制到新的位置 数据的编辑 数据行列互换 选择要行列互换的数据区域 单击 复制 按钮或按下 Ctrl C 键复制所选区域 选择行列互换后数据所在区域的第一个单元格 区域左上角 单击 编辑 菜单上的 选择尾粘贴 在对话框中选择 转置 复选框 单击 确定 如果仅删除单元格内的数据 则可选定单元格后按下 Delete 键 若还要清除单元格中所含格 批准 等 可选择 编辑 菜单中的 清除 菜单项 再选择相应命令 全部 清除单元格的全部信息 格式 清除单元格的格式 内容 清除单元格内的数据 批注 只清除单元格批注 数据的清除 删除 插入单元格或行 列 1 删除 插入单元元格选定要删除 插入单元格的位置 右击鼠标选择删除 插入菜单项 在出现的对话框中选择删除 插入方式 2 删除 插入行 列选定要删除 插入列的位置 右击鼠标选择删除 插入菜单项 在出现的对话框中选择删除 插入方式 删除 插入单元格或行 列 撤消与重复 在建立和编辑工作表的过程上 用户不可避免地会遇到操作失误的情况 用户可以利用Excel提供的 撤消 命令取消最近一次执行的操作 恢复操作命令执行之前的状态 用户还可以利用Excel提供的 重复 命令重复执行用户最后一次的操作 方法如下 单击 编辑 菜单中的 撤消 重复 菜单项 单击工具栏的 撤消 重复 按钮 如果要撤消与重复多次以前的操作则可以单击工具栏的 撤消 重复 按钮旁的下拉箭头 从中最多可以对最近的16次操作进行 撤消 或 重复 快速设置等宽列 等高行 选中多个连续的列 行 用鼠标拖动列标相交处到目标位置松开即可 快速设置最合适的行高 列宽 选中多个连续的列 行 用鼠标双击列标相交处即可 数据的计算 公式是对工作表数据进行运算的方程式可进行加减乘除等数学运算例如 B4 C2 25选择放置计算结果的单元格输入 B4 C2 25 按下 Enter 键或单击 确认按钮 公式 函数 如果计算的数据比较多的话 可使用Excel自带的函数常用的函数有 Sum 求和函数Average 求平均值函数Max min 求最大值和最小值函数If 条件判断函数 数据的计算 步骤如下 选中单元格 单击 插入 菜单项的 函数 按钮 会弹出 插入函数 对话框 在 插入函数 对话框中类别选择常用函数 在 选择函数 中选择Average 单击 确定 函数 Average 例 计算出此班级人均数学平均得分 函数 Average 3 弹出 函数参数 对话框 在Number1选择求平均值的数值区域 最后单击 确定 设置单元格格式 单元格内换行技巧 自动换行 选中单元格 格式 单元格 对齐 自动换行 Alt Enter可以随时在单元格内换行 设置数字格式 选取要设定数字格式的单元格或区域 单击 格式 菜单中的 单元格 菜单项或单击工具栏上的 设置单元格格式 图标 出现 单元格格式 对话框 单击 数字 选项卡 选择要设定的数字格式类别 在 分类 框的右边有与选定的数字格式相应的设置选项和 示例 栏 用户进行相关的选择和设定后单击 确定 设置数据对齐方式 对齐方式也可使用格式工具栏中提供的对齐按钮 用户可以单击其中一个按钮设置对齐方式 单击 格式 菜单中的 单元格 菜单项或单击工具栏上的 设置单元格格式 图标 出现 单元格格式 对话框 单击 对齐 选项卡 选择要设定的对齐方式 文字显示的方式 用户进行相关的选择和设定后单击 确定 选取要设定数字格式的单元格或区域 设置字体 选取要设定数字格式的单元格或区域 单击 格式 菜单中的 单元格 菜单项或单击工具栏上的 设置单元格格式 图标 出现 单元格格式 对话框 单击 字体 选项卡 选择适当的字体格式 用户进行相关的选择和设定后单击 确定 字体也可使用格式工具栏中提供用于设置字体格式的按钮 用户可以单击其中几个按钮设置当前单元格的字体格式 设置边框 选取要设定数字格式的单元格或区域 单击 格式 菜单中的 单元格 菜单项或单击工具栏上的 设置单元格格式 图标 出现 单元格格式 对话框 设置简单的边框也可以使用格式工具栏中提供用于设置边框的按钮 设置边框 在出现 单元格格式 对话框中单击 边框 选项卡 用户可以在 样式 颜色 边框 选择适当的边框线样式和颜色 决定边框线加在选定单元格或区域的什么位置 用户进行相关的选择和设定后单击 确定 设置颜色 选取要设定数字格式的单元格或区域 单击 格式 菜单中的 单元格 菜单项或单击工具栏上的 设置单元格格式 图标 出现 单元格格式 对话框 单击 图案 选项卡 从 单元格底纹 中选择合适的背景颜色 从 图案 中选择合适的背景图案 用户进行相关的选择和设定后单击 确定 设置颜色也可以使用格式工具栏中提供用于设置 填充颜色 的按钮 行或列的隐藏 行和列隐藏或取消隐藏方法如下 选择所要隐藏的行或列 单击 格式 菜单中的 行 列 菜单项中的 隐藏 命令 则可以将其隐藏 选择所要隐藏的行或列 右击鼠标选择 隐藏 菜单项 隐藏了行或列的工作表的行号或列标不重新排列 因此用户可以看出工作表的哪此部分被隐藏了 行或列取消隐藏 取消行和列的隐藏方法如下 首先选定被隐藏的行或列上下或左右相邻的两行或两列 其后单击 格式 菜单中的 行 列 菜单项中的 取消隐藏 命令 则可以将其中隐藏的行或残重新显示出来 选定被隐藏的行或列上下或左右相邻的两行或两列 右击鼠标选择 取消隐藏 菜单项 数据管理 数据排序 排序是根据数据清单中某个字段的值排列各行记录的顺序 如果要求对一列数据对数据清单排序 在常用工具栏中单击 升序 降序 按钮即可 如果要示对多列的数据对数据清单排序 操作步骤如下 1 选中 数据 菜单中的 排序 菜单项 弹出 排序 对话框 2 在弹出 排序 对话框中 根据数据清单中有无 标题行 在 当前数据清单 设置区中选择 有标题行 或 无标题行 选项3 在 主要关键字 次要关键字 第三关键字 中选择相关要求 数据排序 4 单击 确定 此时表中的数据按照要求进行排序 数据筛选 数据筛选是将不满足条件的数据暂时隐藏起来 只显示符合条件的数据 Excel提供 自动筛选 和 高级筛选 前者进行简单件的筛选 后者进行复杂的条件筛选 使用自动筛选的方法 1 选中数据清单的标题行 单击 数据 菜单中的 筛选 菜单项的 自动筛选 在选中数据的每个字段名的右侧都会出现下拉箭头 2 如果要显示分数前几名考生 可单击一拉箭头 点击 前10个 系统会弹出 选前10个 对话框 用户可根据需求进行设置 最后按 确定 3 如果要进行某个不等式条件或某个区间进行筛选 右可单击一拉箭头 点击 自定义 系统会弹出 自定义 对话框 用户可根据需求进行设置 最后按 确定 数据筛选 数据的高级筛选 如果筛选条件很多 可以考虑使用 高级筛选 使用 高级筛选 步骤如下 1 在与数据清单不相连的区域设置条件 将有 与 关系的条件放在同一行 有 或 关系的条件放在不同的行 注 与 表示两个条件同时成立 或 表示两个条件中有一个成立 2 单击数据清单中的任一单元格 单击 数据 菜单中的 筛选 菜单项的 高级筛选 命令 弹出 高级筛选 对话框 数据的高级筛选 3 在 高级筛选 对话框中选择数据区域和条件区域 4 可以选择两种放置筛选结果的方式 一种是 在原有区域显示筛选结果 另一种是 将当前筛选结果复制到其他位置 单击 确定 分类汇总 分类汇总之前要先对数据进行排序选中数据 单击 数据 菜单中的 分类汇总 菜单项 出现 分类汇总 对话框在 分类汇总 对话框中设置 分类字段 汇总方式 汇总项 各项设置后单击 确定 按钮 完成分类汇总 数据透视表使用 利用数据透视表 可以为不必再使用复杂的计算公式和函数对数据进行分类汇总 也可以抛开诸如自动筛选或高级筛选这样的操作 学习数据透视表的制作方法 是一件值得花大力气去做的事 下面以品质奖罚为例 详细介绍制作数据透视表的方法和步骤 制作数据透视表的方法和步骤 在数据中的任一非空白处单击 然后单击 数据 数据透视表和数据透视图 命令 打开 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之1 对话框 单击 下一步 按钮 打开 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之2 对话框 数据透视表的制作方法和步骤 在 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之2 对话框中 在选定区域中选定需要进行分析的数据 确定数据源后 单击 下一步 按钮 打开 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之3 对话框 数据透视表的制作方法和步骤 在 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之3 对话框 单击 布局 按钮 打开 数据透视表和数据透视图向导 布局 对话框 数据透视表的制作方法和步骤 在 数据透视表和数据透视图向导 布局 对话框中 根据需要 将右边的字段拖到左边的 行 R 区域 列 C 区域和 数据 D 区域中 设置发好布局后 单击 确定 按钮 系统就返回 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之3 对话框 单击 确定 按钮 数据透视表就初步完成了 数据透视表的制作方法和步骤 另一种布局 另一种效果 数据透视表的制作方法和步骤 此时数据透视表的格式非常难看 我们可以需要进行格式设置 单击 格式 中的 自动套用格式 对话框 或单击 数据透视表 工具样上的 设置报告格式 按钮选择一个满意的格式 单击 确定 按钮 关闭 自动套用格式 对话框 数据透视表的制作方法和步骤 此时仔细观察数据透视表发现在每个班组后边都有一个汇总行和一个空行 我们不需要这个汇总和空行 因此需要进行调整 双击 班组 打开 数据透视表字段 对话框 在 分类汇总 项目中选择 无 选项按钮 单击 布局 按钮 打开 数据透视表字段字局 对话框 取消 每项后面插入空行 复选框 最后单击 确定 按钮 数据透视表的制作方法和步骤 冻结窗格的操作步骤如下 如果要在窗口顶部生成水平冻结窗格 选定要冻结行的下边一行 如果要在窗口顶部生成垂直冻结窗格 选定要冻结列的下边一行 如果要同时生成顶部和左侧冻结的窗格 单击行和残相交的单元格 然后单击 窗口 菜单中的 冻结窗格 菜单项 如果要取消冻结 选中任一单元格 单击 窗口 菜单中的 撤消窗口冻结 菜单项 冻结窗口和取消 图表的创建 EXCEL图表可以建立两种方式的图表一种是 嵌入图表 即数据和图表放在同一张工作表上 另一种是 图表工作表 即图表单独放在一张工作表上 EXCEL提供了14种标准类型的图表 有柱形图 条形图 折线图 饼图等 请用鼠标指指这些图表 柱形图主要用来表达多个数据之间的大小 多少关系 饼图表达多个数据之间的比例关系 拆线图表达数据的走向 趋势 下面通过例案都大家如何创建图表 下面是1月份生产线重大问题件数 现要求大家创建图表 选中数据 单击菜单栏上 插入 图表 或单击常用工具栏上的 图表向导 按钮 弹出 图表向导 4步骤之1 图表类类型 对话框 在标准类型中选择所要创建的图表类型 本列选择柱形图 单击 下一步 进行 图表向导 4步骤之2 图表源数据 创建图表的方法 在 图表向导 4步骤之2 图表源数据 对话框中确定绘制图表的单元格地址 不相邻行可按下 Ctrl 键同时拖动鼠标选取 选择系统产生在行或列 如果选择系列产生在列EXCEL公将用记选定的数据区域的第一列作为图表的X轴的刻度单 如果选择系列产生在行EXCEL公将用记选定的数据区域的第一行作为图表的X轴的刻度单 本例选择系统生产在 列 单击 下一步 按钮 进入 图表向导 4步骤之3 图表位置 创建图表的方法 在 图表向导 4步