办公文秘_秘书的素养基础知识培训

秘书的素养 修养 知识 能力 职业道德 一秘书的知识和能力 一 知识结构 秘书工作的综合性要求秘书人员横向具有较宽广的知识面 又要有自己的专业特点 即纵向具较深厚的专业知识 其四方面结构可用罗马字母 表示 1 基础知识 一是社会科学知识 相当于高中水平的语文 政治 历史 外语 地理知识 二是自然科学知识 物理 化学 数学 生物知识 高中文化程度 是国家对政府机关干部的最低要求 也是秘书人员应有知识的基本层次 这是 的底线 2 专业知识 应具有秘书业务知识 公文写作知识 文书制作和文书处理知识 档案管理知识 办公室管理知识 调查研究知识 会议组织知识 信访工作知识 信息科学知识 行为科学知识和公共关系知识 行为科学是研究人的行为或人类集体的行为 在心理学 人类学 社会学 经济学 政治学和语言学等的边缘领域协作的一门科学 其研究对象涉及到思考过程 交往 消费者行为 经营行为 社会的和文化的变革 国际关系政策的拟定等广泛的课题 它广泛应用于企业管理 研究如何激发人的工作积极性 提高劳动生产率 改善并协调人与人之间的关系 缓和劳资矛盾 3 行业知识 秘书人员所在行业系统的专业知识 如在政府机关工作必须具备行政管理知识 在工商企业工作必须具企业管理知识 市场管理营销知识 教育 文艺 医疗 外事 科学等行业系统秘书都应具备各自行业的基础知识 专业知识和行业知识是秘书人员知识结构中的中间层次 是 的两根支撑线 4 相关知识 秘书人员为适应时代需要 做好工作 进修提高的知识 是知识结构中的较高层次 有经济学 法学 社会学 心理学 传播学 领导科学 统计学等 学习这些 可使秘书人员从更广阔的领域去从事工作 这是 的顶线 秘书知识结构构建方法 1 注意基础知识的 博 与专业知识的 精 之间的关系 凡操千曲而后知音 观千剑而后识器 2 积极参加各种实践活动3 学会自我调节的方法 二 能力要求 1 写作能力 指公文和事务应用文的写作能力 这和作家的文学写作 记者的新闻写作要求不同 写作能力不仅仅是文字表达能力 还反映一个人的思维能力 观察能力和语言组织能力 需要锻炼培养才能提高 写好公文 应具有语法 修辞 逻辑知识 掌握大量词汇和不同句式 具有公文和应用文文体知识 掌握常用汉字和简化字 掌握标点符号用法 秘书还需练习书法 虽不必称为书法家 但要求字写得端正匀称 11月7日星期三天气晴时间过得真快 一下就到半期考了 现在已经在开始紧张的复习了 我必须要开始努力了 因为我如果不努力 成绩就上不去 我成绩上不去就会被家长骂 我被家长骂 就会失去信心 失去信心就会读不好书 读不好书就不能毕业 不能毕业就会找不到好工作 找不到好工作就赚不了钱 赚不了钱就会没钱纳税 没钱纳税 国家就难发工资给老师 老师领不到工资就会没心情教学 没心情教学 就会影响我们祖国的未来 影响了祖国的未来 中国就难以腾飞 中华民族就会退化成野蛮的民族 中华民族成了野蛮的民族 美国就会怀疑我国有大规模杀伤性武器 我国有大规模杀伤性武器 美国就会向中国开战 第三次世界大战就会爆发 第三次世界大战爆发其中一方必定会实力不足 实力不足就会动用核武器 动用核武器就会破坏自然环境 自然环境被破坏 大气层就会破个大洞 大气层破个大洞地球温度就会上升 两极冰山就会融化 冰山融化 地球水位就会上升 地球水位上升 全人类就会被淹死 因为这关系到全人类的生命财产安全 所以我要在就剩下的几天里好好复习 考好成绩 不让悲剧发生 小学生搞笑作文 今天下雨了 我看见王丽娜没打伞 我想起今天是学雷锋日 于是我把李小小的伞拿给了她 然后和她一起开心地回家了 老师评语 李小小是怎么回家的 我今天看到一个老大娘从口袋里掉出了4张500块钱 我马上捡起来还给老大娘 老大娘问我叫什么名字 我转身对老大娘说 我叫红领巾 雷锋叔叔是我的偶像 老师评语 4张500块钱 下次带给老师看看 今是雷锋日 我拾金不昧 在公园捡到一亿元 全部都是10块钱的 有一本语文书那么厚 我把钱交给警察叔叔 受到了表扬 老师评语 你的语文书真够厚啊 例 表扬性通报 正文一般包括先进事迹及其意义 先进经验 表彰决定 希望和要求四个部分 游子吟 唐 孟郊慈母手中线 游子身上衣 临行密密缝 意恐迟迟归 谁言寸草心 报得三春晖 2 口头表达能力 能说会道 秘书应会说标准流利的普通话 口齿清晰 不紧不慢 对领导讲话要简明扼要 对群众讲话不啰嗦冗长 不可拖音带呛 说话要有条理 多思考 说前善于打腹稿 不要信口开河滔滔不绝 也不能沉默寡言 3 听知能力 善于耐心倾听和正确理解别人的发言 要善于概括总结 抓住重点 并能转化为自己清晰简洁的语言复述出来 听知能力还意味着秘书应掌握方言 外语和民族语言 4 阅读概括能力 善于精度 如对重要文件或经典文本逐字逐句研究 从字里行间领会微言大义 又善于快读和泛读 从长篇累牍中摘出重要警句或关键词 或提炼浓缩 写成提纲或纲要 5 社交活动能力 经常参加各种社会活动 联系工作 调查研究 进行协调 参加会议会谈宴会 外事活动等 秘书必须具有一定社会活动能力 懂得各种场合的社交礼仪 善于待人接物 处理复杂的人际关系 6 协调能力 善于发现矛盾或不平衡并及时沟通协调 7 观察分析能力 秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件 工作中时时事事处处做有心人 善于发现问题 分析问题 提出解决方案供领导选用实施 8 应变能力 大部门工作有章可循 应严格按规章制度办事 出现紧急情况要做到遇急不慌 临危不惧 处事冷静的应变能力 处理问题既要符合原则 又要有一定的机动性和灵活性 天下大事 必作于细 这句话对秘书工作来说非常适用 时刻保持对于细节的敏锐感觉 切实关注并做好每一个细节 是做好秘书工作的基本条件可以说 重视细节对于秘书工作的重要性 怎样强调也不过分 一个不屑于做具体工作的人根本不适合从事秘书工作 一个不善于把细节做细做精的人不可能把秘书工作做好 作为老板身边的人 他们有更多的沟通和展示自我的机会 也和老板有更多的非工作性质的社交活动机会 因此他们比普通职员和老板的关系更融洽 但是 凡事说两边 秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下 比如老板交待工作并没有时间顺序 而秘书要分清轻重缓急 庆典安排 展览会 记者见面会 座谈会 客户会见等 哪个在先哪个在后 如何为上司安排 全看秘书的眼力见儿了 一个成功的秘书必须与老板形成默契 学会有效的沟通 赢得老板的信任并与之愉快相处 这是秘书必须具备的基本职业素养 沈夫人 麻烦帮我拿支铅笔过来 好的 会长 给您铅笔 还有橡皮 咦 你怎么知道我要橡皮 针配线 马配鞍 铅笔自然配橡皮咯 虽然这是一段再寻常不过的对话 却蕴含着一个非常重要的道理 即要想高效率地辅佐上司 就得具备 眼力见儿 所谓眼力见儿 就是指即使上司不说 你也知道他需要什么 并在他未开口之前就为他准备好的那种敏锐的职业嗅觉 而想具备这眼力见儿 首先得从培养观察力开始 善于观察的人总能从同样的事物中看到别人看不到的东西 从而做好万全准备 有的人对身边的事物总是漠不关心 这样的人 就算一件事干上10年 也不会有进步 反应还是那么迟钝 有没有眼力见儿 既是能否做好工作的关键 也是 专业 与 业余 的最大区别 图中有几个正方形 有几种动物 兔子 鸭子 藏着十几张脸 熊呢 狼山 9 使用先进办公器械的能力 电话机 录音机 扩音机 照相机 录像机 复印机 打印机 传真机 网络通讯设备等 10 预测能力 预测是在大量事实和信息的基础上 对可能发生或即将发生的情况作出科学预测 有经验并富有创造精神的秘书应培养和锻炼自己的预测能力有助于进行主动服务和预防工作差错 也有助于获得晋升为管理者 决策者的机会 能力结构 能力结构 指一个人所具备的能力类型及各类能力的有机组合 从不同角度或不同层面 可以划分不同的能力类型 每个人所具备的能力结构是不同的 能力的类型多种多样 至少包括记忆能力 理解能力 分析能力 综合能力 口头表达能力 文字表达能力 机械工作能力 环境适应能力 反应能力与应变能力 人际关系能力 组织管理能力 想象能力 创新能力 判断能力等等 多元智力理论 美国心理学家加德纳认为 现行智力测验的内容 因偏重对知识的测量 结果是窄化了人类的智力 甚至曲解了人类的智力 按照加德纳的解释 智力是在某种文化环境的价值标准之下 个体用以解决问题与生产创造所需的能力 主要包括以下7种能力 语言能力 包括说话 阅读 书写的能力 音乐智力 包括对声音的辨识与韵律表达的能力 逻辑数理智力 包括数字运算与思维思考的能力 空间智力 包括认识环境 辨别方向的能力 身体运动智力 包括支配肢体以完成精密作业的能力 内省智力 包括认识自己并选择自己生活方向的能力 人际智力 包括与人交往且和睦相处的能力 二思想道德修养和职业道德 一 理论修养 秘书人员必须认真学习和掌握马克思主义的基本理论 一是为了树立社会主义理想 二是为了掌握辩证唯物主义和历史唯物主义的方法 我国是社会主义国家 秘书人员在社会主义制度下的党政机关 企事业单位 社会团体中工作 理论的具体化是政策和法规 秘书工作政策性很强 深入领会政策法规 才能正确贯彻执行各项方针政策 做好工作 主要有经济改革政策 政治体制改革政策 开放政策 民族政策 宗教政策 统战政策 外交政策等 二 思想作风 1 全心全意为人民服务 任劳任怨 不为名 不为利 甘当幕后英雄 2 对党和人民负责 敢于坚持原则3 密切联系群众4 谦虚谨慎5 实事求是6 踏实细致 一丝不苟7 敏捷干练 讲究实效8 富于创造 勇于开拓 三 职业道德 1 忠于职守 爱岗敬业2 乐于吃苦 甘当配角3 实事求是 秉公办事4 遵纪守法 严守机密5 自尊自爱 廉洁自律 忠于职守 严守机密 恪守信用 文明礼貌 廉洁奉公 提高修养 善于 做人 立志高远诚实守信以礼待人谦虚谨慎自省知悔崇能重友责任感强 什么原因让抗震英雄尹春龙卖奖牌 这个2008年才20岁的质朴农村青年 因为评上抗震救灾模范 被弄晕了 连账目都不懂就要创业 有了领导关照 政府支持和同乡对 名人效应 的推崇 也能轻松拿到上百万元贷款和借款 从种香菇到注册 科技公司 到在某央媒网教育频道做经营 到了欠债还不上时 还在期待着凭 名气 贷更多的款 创更大的业 来 报效 家乡 带动农民兄弟 如今 光环逐渐退去 负债累累的他将目光转向这块奖牌 他认为 最值钱的东西 两星期前 他人生第10次来京 一边找份临时工 一边期盼着奖牌能拍出1000万元 回去再干一番事业 2012 12 5 这个故事其实昭示了一种社会通病 将原本是道德精神层面的荣誉物质化 资源化 附带上各种级别的待遇 超出市场规律的特殊化 照顾 将一个瞬间焕发出过人勇气与闪光品德的平凡人拔高成无所不能的 高大全 式英雄 或者一朝成名 上位 便难于再做回普通人 而被鼓励样样通吃 以便实现资源最大化 比如 当上劳模可能就会升官 虽然他未必擅长管理 或者做了官之后就有人要当博士 教授 哪怕并不太有兴趣做学问 尹春龙的拍卖奖牌 不过是流风之末 要将荣誉变成摸得着看得见的有形有价证物而已 一个社会要健康发展 必须消除对权力 名声光环的盲目崇拜 给所有有名与无名的公民以平等和尊重 大力建设道德体系 遏制将物质利益计较作为惟一尺度来衡量一切的时弊 如是 我们的发展里会少些华丽泡沫 奇闻异录 多些平凡踏实 当尹春龙们不再指望挟抗震奖牌换贷款而去认真种几年香菇时 他们的人生会更美好 国家会更美好 做人与处世 季羡林 一个人活在世界上 必须处理好三个关系 第一 人与大自然的关系 第二 人与人的关系 包括家庭关系在内 第三 个人心中思想与感情矛盾与平衡的关系 这三个关系 如果能处理很好 生活就能愉快 否则 生活就有苦恼 三秘书的心理和性格 案例简析 秘书反思 在这个事件中 对于陆纯初 女秘书和EMC公司 都是一个伤害 并且对女秘书未来的职业生涯 更是造成了难以弥补的伤害 有哪一个老板或人力资源经理愿意雇佣 史上最牛的秘书 呢 某外企人力资源部经理说 首先 以中文回信本身就是一种挑衅 因为上司用英文给你发信 你也应该礼貌性的用英文回信才合乎礼仪 其次 把回信传给公司很多人 虽然是出气了 但做法实在不够专业 她本可以通过其它方式与上司沟通 找出解决问题的办法 最后 即使沟通不成 也可以考虑更换职位 甚至正式提出辞职 而不至于落得被迫离职的结果 那么 怎样才能称得上一位优秀的秘书和下属呢 唐朝名宦高力士的碑文有八句话 也许对秘书会有启发性 忠君而不依 忠于君主 但不是依靠 得君而不骄 得到君主的信任 但不会骄傲 传王言而有度 领导也有说话过火的时候 要把握他的意图和分寸 持国柄而无权 即使是一人之下 万人之上 也不要自以为是 顺而不宜 践而不犯 可以顺从和服从君主的领导 但不阿谀奉承 可以给君主提意见 但不会冒犯其权威 敬无闲言 远无非议 和我相敬的人不会散布他的流言蜚语 和我疏远的人也不会让其横遭非议 一个优秀的秘书 不仅要从专业的角度和经验上考虑 很大程度上也要考虑其性格和个性是否合适 比如 是否具有专业技能 换位思考的能力 良好的服务意识 细致入微的工作习惯 较强的洞察力 主动积极的工作态度 以及较高的情商等 这在与领导的配合中 都是非常重要的素质 平素 你能 六 面玲珑吗 通过与一些外企秘书和员工的交流 我们总结了一下他们的工作心得 要想当一个好秘书 其实也真不是一件容易的事情 这是对心灵和肉体的双重考验 过滤器和挡剑牌在日常工作中 由于要保证上司有足够的时间和精力来处理公司的一些战略问题或核心问题 因此 秘书的一项重要的日常工作就是充当过滤器 比如 帮助上司处理一些电话 来访或文件 有时也难免会得罪人 比如 有些没有提前预约 却号称有重要事情要谈的人 首先要告诉他上司很忙 并且礼貌地问清他的身份 并问清来访的目的 总之要当好一个挡箭牌 因为一般在外企中 来访预约是最为基本的礼貌 一般冒然来访者是不大受人欢迎的 要用头脑工作外企中的秘书 不仅要有 忠诚 和敬业精神 同时 还要非常有灵气 不能像仆人一样只知道干活 却不会动脑子 上司更喜欢会动脑子 能为自己出谋划策 提出建议的秘书 同时 能在外企做好秘书工作的人 情商一定是非常高的 就像我们常说的做人要外圆而内方 其实做秘书更要如此 在原则性上 一点也不能含糊 但是在处理问题的手段上要圆滑而委婉 必须要考虑到方方面面的后果和对方的感受 经验至上的岗位对于秘书这个职业来说 工作经验是最宝贵的财富 在欧美的企业中 许多老板都喜欢用年纪大一些的秘书 尤其对于一些年纪比较大的领导来说 与自己一起工作多年的老秘书 就像自己的老花眼镜一样 式样可能有些陈旧 但离不了 也换不得 甚至 在某些发达国家 许多秘书不仅要替老板安排日常工作 而且还要帮助老板安排家庭聚会 管理老板的财务 包括交纳个人所得税 等私人事务 甚至还有权代替老板开私人支票 因此 秘书不仅是工作的助手 更要成为上司最为信任的人 凡事多汇报秘书的职业属性 使她经常要帮助上司完成他交代的任务 因此 要尽可能的汇报上司交办的任务和处理情况 这样领导也能更了解你的工作状态 长此以往 他也会对你给予更多的信任和授权 善于换位思考其实每个人的行为 判断都是带有主观色彩的 但对于秘书来说 是非常需要 换位思考 能力的 要尽可能地站在上司的角度上考虑问题 乐观和热爱生活秘书职业的特殊性 使他不得不经常受到上司情绪的影响 作为企业老板的工作压力和责任是可想而知的 有时秘书甚至像老板情绪的垃圾筒 因此 作为外企的秘书就需要更为乐观 开朗和热爱生活 不要让上司的情绪影响自己的情绪 而且要有一种 改造 和 领导 上司的能力 因此 首先不妨先用情绪去感染你的上司 这是非常简单而且又行之有效的做法 应急 你能笑泯恩仇吗 在日常工作中 难免会发生一些不愉快和处理失当的事情 有位秘书总结她的经验 就是要学会永远保持微笑 俗话说 伸手不打笑脸人 女性作为秘书的优势就更为明显 比如 你的微笑可能就已经化解了许多冲突 并且 当领导发火时 你应该先主动表示歉意 即使不是你真的错了 但是为了能让领导暂时地消消气也没有什么不可以 总之 先把领导的怒火压下去 如果自己真的受了委屈 也没有必要立刻解决 因为 领导会认为你的 解释 都是在 找借口 和 推卸责任 当上司心情好的时候 再对这件事情进行沟通 效果可能会更好 因此 如果对上司有不满的时候 首先 一定要尊重自己的心理感受 要进行适时的沟通 不要积怨 其次 有了矛盾不要怕 不要放弃和回避矛盾 否则矛盾会日渐激化 再次 就是要磨合 要了解老板的办事风格 人品 性格 最后 我们每个人都应该摆正自己的位置 如果自己不适合做秘书那就去做业务 如果不愿意让别人管 那么就去自己当老板 不管做什么职业 都要想方设法学会站在对方的立场扮演好自己的角色 一 个性心理 1 兴趣 个人对客观活动 事务 人物积极的 选择的爱好倾向上所产生的情绪紧张态度 秘书应培养对自己职业的兴趣 热爱并服务于工作对象 同时还有必要培养发展职业外的兴趣爱好 以丰富知识 陶冶情操 2 意志 人确定目的 实现目的 支配和控制自己行动的心理活动 秘书人员要培养自己确定目的的自觉性 克服盲目性 培养自己在选择判断是非正误时的果断性 克服冲动性等 3 情绪 人的情感较强烈的带有冲动性的明显的外部表现 情绪会影响意志 思维和言行 能决定人的工作效率甚至成败 秘书人员要经常保持积极乐观平静的情绪 防止并善于克服消极的悲观的烦躁的情绪 青年秘书人员应努力使自己的情绪成熟 4 思维 人的认识过程 思维是把感觉 知觉 加以抽象概括比较综合 或利用概念进行判断 推理 即理性思维和感性思维 秘书人员应培养锻炼自己的思维能力 使思维敏捷缜密 合乎逻辑 使思维具有深度广度和批判性 5 记忆 人的思想 行为 知识 经历的印记的保持和再现 秘书人员由于其应起的外脑作用 必须对人 事 文字材料等 具有较强的记忆力 二 气质与性格 古希腊医生希波克拉底 Hippocrates 公元前五世纪 被认为是气质学说的创始人 他认为人体内有四种体液 血液 黏液 黄胆汁和黑胆汁 这四种体液在人体内的不同比例就形成了人的不同气质 胆汁质 多血质 黏液质