微软Project实战演练-2天.ppt

吴永达 1 微软Project实战演练 主讲人 吴永达 吴永达 2 课程目标 明确微软Project和项目管理之间的关系熟悉Project的界面和操作方法能够熟练运用Project来管理项目 吴永达 3 内容安排 第一部分Project概论第二部分启动项目第三部分规划项目 编制项目范围计划第四部分规划项目 编制项目进度计划第五部分规划项目 编制项目资源计划第六部分规划项目 优化计划第七部分监控项目第八部分收尾项目 吴永达 4 进度安排 吴永达 5 内容安排 第一部分项目管理 Project什么是项目什么是项目管理微软Project介绍 吴永达 6 现代项目管理背景 两大权威机构美国项目管理协会 PMI 国际项目管理协会 IPMA 国家外国专家局于1999年引进美国项目管理协会的整套项目管理知识体系及认证体系国家计委于2002年3月举办全国首届项目管理推广研讨会 吴永达 7 1stPMPExaminChinaJune11 2000Beijing Shanghai GuangzhouandShenzhen112candidates PMPCertificationExamSite Beijing 吴永达 8 什么是项目 项目是为完成某一独特的产品和服务所做的一次性努力项目的例子长城 金字塔建造一个工厂组织一次郊游 家庭聚会 吴永达 9 临时性 独特性 渐进明细 项目特点 吴永达 10 问题 请判断下列哪项不是项目的例子 研发新产品设计新业务流程每天去上班建造新工厂进行一次绩效考核组织一次培训定期发工资设备改造开发一套信息化系统为特定客户提供物流服务 吴永达 11 问题 请判断下列哪项不是项目的例子 研发新产品设计新业务流程每天去上班建造新工厂进行一次绩效考核组织一次培训定期发工资设备改造开发一套信息化系统为特定客户提供物流服务 吴永达 12 项目 工作性质 独特 创新工作环境 开放 风险管理组织 临时 变化目的 结束项目 运营 工作性质 常规 重复工作环境 封闭 确定管理组织 稳定 持久目的 维持经营 项目和运营 吴永达 13 什么是项目管理 项目管理就是运用各种知识 技能 手段和技术到项目活动中 以达到项目要求 吴永达 14 什么是项目管理 体系与模板 流程 思想 工具与方法 吴永达 15 项目管理 7 项目成本管理 7 1成本估算7 2成本预算7 3成本控制 项目管理知识领域 吴永达 16 中间阶段 最终阶段 输入 阶段 项目管理输出 项目可交付成果 意向 项目管理团队 章程 范围说明书 计划 基线 接受 获得批准 移交 产品 项目生命期阶段特点 吴永达 17 项目管理过程组 吴永达 18 企业项目管理解决方案 EPM EasilycreateenterpriseProjectplans Lineofbusinesssystems Centrallystoreprojects resourcesandreporting Teamparticipation 吴永达 19 内容安排 第二部分启动项目项目干系人分析确定项目目标 吴永达 20 大多数管理者面临的情形 需要做的事情太多了 可资源 时间有限很多事情匆匆发起 却半途而废每日忙忙碌碌 可结果总是不尽人意缺乏明确的标准对部属的工作进行考核 吴永达 21 项目干系人分析 识别项目干系人分析各自需求分析对项目影响力平衡需求和影响 吴永达 22 项目发起人 项目经理 项目管理团队 项目团队 项目利害关系者 项目经理 项目 项目干系人 吴永达 23 项目干系人 吴永达 24 管理项目干系人 赢得干系人识别所有干系人利导而不是逼迫或强求让干系人参与让干系人全程参与时刻检查自己的责任让干系人支持你巩固干系人关系分担移交责任让干系人成为英雄 吴永达 25 制定明确的目标 吴永达 26 示例 某信息化项目目标 范围 完成 信息系统的开发 该系统包括主要三个模块 管理端模块 用户端模块 维护模块 进度 项目2005年10月启动 要求2006年5月完成最终验收成本 项目预计投入不超过500万人民币质量 项目开发过程遵循CMM标准 ISO9000相关标准 项目文档遵循GB 要求 系统安全符合GB 要求 吴永达 27 示例 郊游项目 范围 爬凤凰岭 预计5个景点 分别为 进度 去凤凰岭预计1小时 游玩7小时 返回1小时 总计时间为9小时成本 本次活动费用不超过500元质量 确保安全 心情舒畅 体力不超支 吴永达 28 使用Project创建项目文件 三种方式从空白文档创建使用模板创建使用向导具体工作设置开始日期输入附加信息查看项目信息 吴永达 29 定义项目工作时间 选择日历模板工具 更改分配时间 吴永达 30 定义项目工作时间 创建新日历工具 更改分配时间 新建 吴永达 31 定义项目工作时间 定义每日工时 每周工时 每月工作日工具 选项 日历 吴永达 32 定义项目工作时间 设置项目使用新日历项目 项目信息 吴永达 33 定义项目工作时间 删除或保存新日历工具 管理器 吴永达 34 内容安排 第三部分规划项目 确定项目范围计划如何确定项目范围创建WBS 吴永达 35 项目范围的优化 减法思维 在追求理想的努力中忍痛割爱 吴永达 36 项目范围说明书 1 项目目标2 产品范围说明书3 项目要求说明书4 项目边界5 项目可交付成果6 产品验收准则7 项目制约因素 合同条款 法律 确定的预算 里程碑日期8 项目假设 会影响所有计划9 项目初步组织10 初步确定的风险11 进度里程碑12 资金限制13 费用估算 会说明估算的等级14 项目配置管理要求15 项目技术规定说明书16 批准要求 谁来批准上述内容 说明可交付成果和为此必要开展的工作 是所有项目干系人对项目范围的共同理解 吴永达 37 项目WBS 软件产品研发项目 需求 设计 实现 测试 维护 需求评审 需求规格 需求调研 设计评审 详细设计 概要设计 单元测试 代码审查 编码 产品发布 系统测试 产品集成 产品升级 缺陷修复 缺陷报告 吴永达 38 项目WBS 培训项目分析 需求 计划 实施 评估 总结 需求评审 需求说明 调研计划 财务计划 日程安排 内容定义 培训 接待 场地 阶段反馈 课后评估 课堂评估 经验与教训 文档归档 总结会 吴永达 39 案例说明 晚餐项目 目标在2小时后就可以享用有荤有素 有饭有汤 有凉有热美味可口 营养丰富项目干系人项目发起人项目经理项目团队成员客户 用户 吴永达 40 晚餐项目WBS 晚餐项目 主食 菜 汤 油饼 馒头 米饭 酱牛肉 花生黄瓜 凉菜 鱼香肉丝 炖排骨 热菜 西红柿鸡蛋汤 吴永达 41 定义项目范围 手动输入任务 输入 剪贴 复制 移动插入循环任务插入 周期性任务 吴永达 42 定义项目范围 使用Excel导入任务 吴永达 43 定义项目范围 组织任务 创建摘要任务 吴永达 44 定义项目范围 显示大纲数字 摘要任务 工具 选项 视图 吴永达 45 定义项目范围 插入WBS 选择列 右键选插入列使用Visio创建WBS图表 吴永达 46 定义项目范围 查看任务详细信息 选择某任务 双击打开任务信息窗口 吴永达 47 定义项目范围 添加任务备注 插入链接文件 吴永达 48 定义项目范围 查看任务显示的信息 视图 表 选择项添加 插入自定义域 吴永达 49 案例练习 请根据刚才所练习项目完成项目范围说明书工作分解结构时间 30分钟每小组代表进行演示 吴永达 50 内容安排 第四部分规划项目 如何安排项目进度只做必要的事 定义活动最佳顺序做事 活动排序最佳资源投入 活动资源估算平衡投入时间 活动历时估算找出进度风险 找出关键路径 CPM 吴永达 51 活动列表 基本信息 吴永达 52 活动列表 顺序分析 吴永达 53 活动逻辑关系表达 活动A 活动B 活动A 活动B 活动A 活动B 完成 开始 FS 开始 开始 SS 完成 完成 FF 活动A 活动B 滞后 Lag 2天 活动A完成2天后 活动B才能开始 活动A 活动B 提前 Leading 2天 活动A完成2天前 活动B就开始 吴永达 54 前导图PDM 开始 活动B 活动A 活动C 活动D 活动E 活动F 结束 1 单代号 AON2 清楚表达5种逻辑关系3 信息量大 吴永达 55 案例 办公室局域网排序 相对优先 2 并列优先 1 无优先权 0 吴永达 56 案例 办公室局域网项目网络图 1 1 1 2 3 5 4 6 7 8 需求分析 采购器件 组装硬件 规划布局 现场布线 安装软件 调试系统 2 3 2 1 4 2 3 吴永达 57 活动列表 资源历时估算 吴永达 58 所需资源 吴永达 59 参数估算法 生产率 生产单位成果单位资源所需要花费的时间 如建设一座埃菲尔铁塔需要3年 那么建设10座需要的历时为 如果只是一个建筑公司 则需要30年 活动历时 成果数量 生产率 可用资源数量 吴永达 60 三点估算法 平时回家 如果不堵车 最快30分钟 如果堵车 最慢2小时 大多数情况是1小时请估算回家所需时间 回家所需时间 60 4 30 120 6 65分钟 平均估算值 最可能持续时间 4 最乐观 最悲观 6 吴永达 61 三点估算法 平时回家 如果不堵车 最快30分钟 如果堵车 最慢2小时 大多数情况是1小时请估算80分钟内回家的概率是 1 计算平均值 回家所需时间 60 4 30 120 6 65分钟2 计算标准差 120 30 6 15分钟3 绘制正态分布图 平均估算值 最可能持续时间 4 最乐观 最悲观 6标准差 最悲观 最乐观 6 吴永达 62 三点估算法 99 Te 68 95 如果问在80分到50分之间到家的概率 则是68 65分 80分 50 68 2 84 吴永达 63 找出关键路径 最长的那条路径就是关键路径关注关键路径降低进度风险关键路径可能一条或多条 吴永达 64 活动网络图 S E 9 1 1 洗排骨 10 10 1 吴永达 65 甘特图与里程碑 10 20 30 40 30 10 20 3 30 20 20 3 里程碑 化远景为近景 积小胜为大胜 变黑箱为明帐 截大限为小限 吴永达 66 案例说明 晚餐项目 目标在2小时后就可以享用有荤有素 有饭有汤 有凉有热美味可口 营养丰富项目干系人项目发起人项目经理项目团队成员客户 用户 吴永达 67 晚餐项目WBS 晚餐项目 主食 菜 汤 油饼 馒头 米饭 酱牛肉 花生黄瓜 凉菜 鱼香肉丝 炖排骨 热菜 西红柿鸡蛋汤 吴永达 68 活动列表 基本信息 吴永达 69 活动网络图 S 1 2 3 4 5 6 7 9 8 E 10 吴永达 70 活动网络图 S E 9 1 1 洗排骨 10 10 1 吴永达 71 安排项目进度 建立活动逻辑关系根据活动之间的成果依赖性四种关系 结束 开始 结束 结束 开始 开始 开始 结束 吴永达 72 安排项目进度 输入任务历时默认单位工作日d 假如按工时请输入h 按工作周为w 按自然日为ed工期和工时的区别 工时和资源有关 工期和任务类型有关对历时若没把握 可设置为 估计 吴永达 73 安排项目进度 使用PERT估算任务历时设置权重为每个任务输入三个值查看平均估算值 吴永达 74 安排项目进度 设置任务为里程碑若任务工期为0 则自动显示为里程碑也可手动直接设置某任务为里程碑 双击某任务 打开任务对话框 吴永达 75 安排项目进度 使用任务的期限尽量少用限制通过用期限 系统会给我们自动提醒 吴永达 76 安排项目进度 找出项目关键路径修改甘特图显示方式或查看跟踪甘特图 吴永达 77 安排项目进度 找出项目关键路径对于非关键路径的活动 可以根据活动时差 调整任务开始时间查看时差的方法 视图 表 日程 吴永达 78 案例练习 各小组根据上一练习所使用项目完成如下练习使用头脑风暴法找出项目所有活动完成活动清单的编写在活动列表加入紧前 紧后关系输入活动历时找出项目关键路径 吴永达 79 内容安排 第五部分规划项目 编制项目资源计划建立资源库分配资源计算资源成本 吴永达 80 人力资源计划 人员列表 吴永达 81 项目线性责任表 RACI 批准 C负责 A参加 P评审 S 吴永达 82 RACI职责分配矩阵 R Responsible 有责 A Accountable 负责 I Inform 通报 C Consult 征询意见 吴永达 83 任务责任分配表 吴永达 84 确定项目使用的资源 建立资源库使用资源工作表输入资源基本信息 工时 材料双击某资源可查看 设置详细信息 如预定类型 吴永达 85 确定项目使用的资源 设置资源工作时间双击打开资源详细信息 设置使用的日历 吴永达 86 确定项目使用的资源 设置资源成本每个资源可以设置多个费率 吴永达 87 确定项目使用的资源 设置其他额外信息双击打开资源详细信息 使用备注 输入更多信息或添加自定义域 吴永达 88 确定项目使用的资源 使用共享资源工具 资源共享 共享资源前提 必须确保提供资源的文件已打开 吴永达 89 确定项目使用的资源 向任务分配资源使用甘特图资源域直接下拉输入使用分配资源窗口 可以查看资源使用图表 使用任务窗口 可以拆分窗口 吴永达 90 确定项目使用的资源 查看分配信息资源分配状况任务分配状况 吴永达 91 成本类别 吴永达 92 成本预算编订步骤 资源清单罗列项目所需的全部有形物质 无形资产和人力资源的清单质量 成本估算将项目所需全部资源分别乘以各自单价 汇集成项目总成本价值 成本预算将项目的估算成本按照工作分解结构分配于项目的各项活动金钱 吴永达 93 成本预算切段分配 10 20 30 40 30 10 20 3 30 20 20 3 吴永达 94 成本基准 吴永达 95 成本基准 吴永达 96 完成项目成本计划 输入项目固定成本甘特图 视图 表 成本 吴永达 97 完成项目成本计划 使用Excel生成成本曲线使用时间刻度数据分析向导 吴永达 98 完成项目成本计划 使用Excel生成成本曲线使用时间刻度数据分析向导 吴永达 99 案例练习 各小组根据上一练习所使用项目完成如下练习这个项目需要多少个角色 各自有什么职责 需要什么能力完成资源库输入为任务分配资源完成项目成本基线 吴永达 100 内容安排 第六部分规划项目 优化计划资源平衡进度压缩资金平衡 吴永达 101 资源平衡 查看分配信息资源图表 查看具体资源使用情况 吴永达 102 进度压缩 开始 B5天 A10天 结束 1 赶工 增大资源投入 用资源换时间 需要计算哪个最合适 2 快速跟进 改变活动逻辑关系 增大了项目风险 总历时为15天 吴永达 103 案例练习 各小组根据上一练习所使用项目完成如下练习对项目进度压缩资源平衡 吴永达 104 内容安排 第七部分监控项目 准备基线保存基准更新项目信息查看项目状况 吴永达 105 保存比较基准 保存 清除比较基准工具 跟踪 保存比较基准or清除比较基准 吴永达 106 保存比较基准 查看比较基准使用跟踪甘特图 吴永达 107 跟踪项目状况 更新项目任务信息输入完工百分比 使用甘特图或更新任务窗体 吴永达 108 跟踪项目状况 更新项目任务信息输入实际完工工时和剩余工时 甘特图视图 项 跟踪 吴永达 109 跟踪项目状况 更新项目任务信息输入每个时间段完成的工时 任务分配状况视图 项 跟踪 吴永达 110 跟踪项目状况 查看项目进度状况进度线 工具 跟踪 进度线 吴永达 111 跟踪项目状况 查看项目进度状况进度线 工具 跟踪 进度线 吴永达 112 跟踪项目状况 查看项目进度状况状态标识 甘特图 选择插入列 吴永达 113 跟踪项目状况 查看项目进度状况自定义域 使用图例表示任务进度状况 吴永达 114 跟踪项目状况 更新项目信息重排未开始任务 项目 跟踪 更新项目调整项目开始日期 项目 项目信息 吴永达 115 案例练习 各小组根据上一练习所使用项目完成如下练习保存项目基准更新部分任务 吴永达 116 查看项目状况 使用视图栏查看项目信息视图 视图栏常用视图 甘特图 网络图 日历 任务分配 资源分配 资源图表 吴永达 117 查看项目状况 使用复合视图打开资源工作表 双击右下角 吴永达 118 查看项目状况 创建新的视图查看项目信息 复合视图 上面甘特图 下面关系图 管理视图 点击视图栏中其他视图可新建 编辑 管理所有视图 吴永达 119 查看项目状况 使用筛选器 吴永达 120 查看项目状况 修改甘特图外观改变图形格式 显示信息 日期粒度 吴永达 121 查看项目状况 使用报表查看项目信息视图 报表 吴永达 122 查看项目状况 自定义报表视图 报表 自定义 吴永达 123 案例练习 各小组根据上一练习所使用项目完成如下练习设计一个自己的视图 吴永达 124 变更控制流程图 1产生变更想法 2PM和团队分析影响 5执行变更 3将评估结果通知变更发起人 客户 取消 6记录变更实施情况 7分发新文档 结束 NO YES 4CCB审批 开始 吴永达 125 变更应对分析 提交变更申请 计划 执行期 后期或收尾 大 小 大 小 遵循变更控制程序 遵循变更控制程序 签订新合同 说服客户取消 吴永达 126 变更控制程序 范围变更申请 引发成本变更分析 引发工期变更分析 引