业务跟单管理规定.doc

文件名称业务跟单管理规定文件编号SD-WQ0105版 本1版页 次1/4制定李文婷生效日期2012.2.8修订日期一目的：为规范业助人员的岗位职责、从业行为、待遇、及考核，提高业务素质和经营绩效促进工作的积极性，提升业助人员的工作信念，确保服务品质，以奖优惩劣为手段，特制定业助人员管理办法。第一条 本办法所称“业助人员”是指符合公司业助人员聘用条件，协助市场业务人员维护客户，进行各项业务管理等工作的人员。第二条 业助人员的任免、考核、待遇、福利、工作规范及奖惩等事项，除另有规定外，均依照此办法管理。第三条 业助单位及所属人员与所属业务主管形成行政管理关系，须接受上级单位及业务相关权责单位或主管单位的监督与管理。 第一章 业务跟单岗位职责 一、样品的寄送与登记：试样的目地是看本公司的产品能否达到和满足客户的要求，同样也是大货生产的依据。样品送到客户端后要及时、持续的跟踪结果，并做好相应的记录，以利后续下生产计划单。二、报价：业助在接收客户的询价信息，及时反应给相关领导责任人，跟踪确定如何报价。报价单列印后必须有相关权限的上级签名确认后方可将生效的报价传真给客户端确认。双方达成单价一致认可后，将签名生效的报价单做好相应的保管工作，以此作为客户订单的单价依据。三、客户订单：客户下单有电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种形式，每张订单的下法不同，业助都应注意将它们转成书面订单。订单结案后，每月按客户进行分类、整理、归档。 四、业助在收到订单后要进行订单审查，注意各方面存在的问题。如：规格、数量、单价、 交期、注意事项等。五、如客户订单有异常， 业助需同客户协调重新修正下单，再按客户修正后的订单下生产计划单。下生产单时，一定要把客户的特殊要求在生产单上写清楚。 六、当客户提出订单变更或取消时，业助要及时开立销售订单变更（取消）申请单通知到各相关部门，并做好因此而产生的相关异常处理。申请单签核后需复印一份给到负责此客户的业务人员，让其了解产品信息变更后的现状，以便后续协助处理此呆滞物料的及时消化。七、生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。产品短缺或紧急需求时懂得与主次要客户沟通进行分配协调。八、大货OK后，及时按客户的交期结合公司成本的考量以合适的运输方式安排出货。九、客户投诉或是退货时： 对客户的投诉，首先将相关的信息传递到公司的相关部门，及时了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。 客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。 很严重的就重新生产，补单生产再送货。 还有采用相互让步的折扣法。 有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。文件名称业务跟单管理规定文件编号SD-WQ0105版 本1版页 次2/4制定李文婷生效日期2012.2.8修订日期十、 按客户规定之时间传真对帐单，与之核对无误后及时开立开票，并做好相关的整理记录。十一、 每月底客户对帐完成后，提供一份各客户的月使用量统计明细表，以便公司进行合理的安排安全库存作业及寄存品客户的月寄存数量的状态检讨。十二、 负责跟催到期应收货款，有异常要及时反馈给相应的市场业务人员，请其协助处理。每周至少提报一次客户的应收款进度至公司财务及高层领导，以便公司及时掌握货款的回收状况，针对货款异常的客户能够及时采取相对应的管理措施。十三、 客户资料的及时整理、更新。 十四、相关表单： 样品申请单 销售订单销售订单变更（取消）申请单 备货通知单出库单/调拔单 对帐单货款异常特放申请单第二章 业务跟单从业行为管理办法一、 业助人员必须保守公司秘密，对公司客户的所有相关资料进行保密；二、 业助人员不可因贪图自身利益而损及客户或公司利益；三、 业助人员须爱护单位财产，保持办公环境整洁有序；四、 业助人员有下列各项情形之一，经审查认定属实者，将予以适当嘉奖：1. 有具体事例或言行维护公司形象，争得荣誉，取得一定社会效益；2. 有具体事例或言行对公司进行风险防范，取得成效减少或挽回公司巨大损失的；3. 为维护公司利益或财产见义勇为者；4. 为公司发展提出合理化建议并被采纳，对提升公司经营绩效有功者；5. 业绩优秀且在公司工作年限长者；6. 工作兢兢业业、全年考勤全到者；7. 其它特殊优良事迹。五业助人员有下列违规情形之一者，经审查认定属实，根据该行为性质，予以警告、记过、经济等处罚,情节严重者予以辞退处理； 1.因服务态度或服务质量不良，引起客户明确表示不满或提出投诉的；2.文件管理混乱，导致文件破损或丢失的；3.文件、资料、邮件寄送或传真错误而造成公司损失的； 4.客户限定时间内需回复或完成事项因未及时回复或完成而遭遇客户投诉或引起客户端金额处罚对公司文件名称业务跟单管理规定文件编号SD-WQ0105版 本1版页 次3/4制定李文婷生效日期2012.2.8修订日期造成损失的； 5.提供给客户的资料因错误而给公司造成损失的； 6.订单作业时，误将高端产品价值的货物安排给低端产品报价的客户，造成公司损失的； 7.工作出现失误隐瞒不报或不如实向主管领导汇报的，或因此给公司带来损失的；8.工作效率低下，上级领导人员指正后仍不改善的；9.漏对帐或漏开发票，导致货款延期的；或因此引起公司损失的；10.客户货款异常，未及时提报并采取防范措施，仍持续出货，加大公司损失的；11.泄露公司业务秘密，或因此给公司造成损失的；12.挪用公司业务费用或虚报假报报销费用的；13.为其他同业公司兼职者；14.打架、公然侮辱上司、同事或客户，或其他类似不当行为，以致影响公司形象者；15.无故不参加单位各项培训、会议及各项活动的；六处罚标准及绩效考核：公司损失1000元金额以下小过一次，损失 1000元金额以上记大过一次，一年中累计警告两次，视同记小过一次，一年中累计记小过两次，视同记大过一次，以此类推，一年中累计记大过三次，予以辞退。1. 业助人员被警告一次，每次扣发金额20元，2. 业助人员被记小过一次，每次扣发金额50元；3. 业助人员被记大过一次，每次扣发金额100元；4. 经济处罚视事件视引起公司损失的程度而定；第三章 业务跟单提成方案一、 提成计算公式本月应付提成=本月对帐后总未税业绩金额 * 万分之二；例：本月对帐总未税金额为2000000元，即应付提成为2000000*0.2/=400元；二、 提成核算依据业助在当月与客户对帐确认后，应提交一份各自负责客户的对帐明细及未税总金额给到财务，经业助主管和财务确认无误后，以此资料作为原始依据核算提成，核算后的应付提成金额同样需业助、 文件名称业务跟单管理规定文件编号SD-WQ0105版 本1版页 次4/4制定李文婷生效日期2012.2.8修订日期业助主管、财务共同签名确认；确认后的资料原档交由财务保管，业助复印存档一份；当本月货款全部收回时，以此作为提成发放之依据；三、提成支付时间由于公司客户基本为月结客户，因此业助提成的支付时间为当本月货款全部收回时支付，客户