呈现技巧教材(定稿).doc

细微之处皆专业系列培训专业呈现技巧训练教程北京恒挚诚信企业管理顾问有限公司出品2006年3月专业呈现技巧基本呈现与讨论1、 演练原则每次演练时间为五分钟，时间一到课程主持人立刻举手示意，无论你是否讲完，均必须立刻结束，并接受问答三分钟。请面对摄相机的镜头，以从容的方式呈现。请尽量不带小抄。请注意听众的立即回馈。 心得笔记 ?2、 听众立即回馈当别人在台上呈现时，请您随时利用桌上的牌子，举起来给予讲者立即的回馈。举牌回馈正面反应 负面反应口齿清晰 请看着我态度诚恳 听不太懂很有精神 讲话太快仪容高雅 讲话太慢音调适中 请您微笑十分亲切 声音缓和动作自然 请放轻松课程主持人将为您计算您在呈现过程中，被举牌的次数，以供您参考。3、 每一学员演练完毕，均须填写对演讲者的练习反应表。呈现练习反应表整体印象很好好需要加油评语仪容诚恳度姿态面部表情内容开场白吸引听者注意用字举例不用术语作结论传达的技巧眼神的接触自然的手势虚字的运用停顿声音自动的走动幽默感辅助道具其他 个人表现 ? 练习心得 ?呈现技巧之 紧张控制最影响你传授信息的问题是你的紧张。紧张是所有人面临的普遍问题，但是多数情况下，是可以加以控制的。紧张发生在当你处在紧张的情况下，你在一个点上，是人们注意力的焦点上，你想做好。既然紧张不能消除，但它可以加以控制并用以成为优势。事实上紧张要是得以正确输导，会成为一种优点，它会给你更多的能量，而这些能量可以很容易转变成热情，更好的交流。那些害怕或不紧张的人效果相反会更糟，会出现不同程度的现象：手和腿发抖；腹中会神经性发抖；心跳加快；呼吸急促；手发凉；说话不流利；语言组织能力差；头脑中忽然一片空白；口发干；感到痛苦；准确度下降等等。 心得笔记 ?控制紧张的方法演练：正确的准备工作和演练是你控制紧张的第一步。你要承认，紧张的主要原因是缺乏良好的准备和练习。如果你没有做好准备工作，那么什么技能或练习也无济于事。如果你有很多其它工作要做，也要抽出时间来加以演练，你要事先计划好几项工作：站好，演讲要大声，使用手势，使用身体动作，等等。要记住，演练就是演练在你心中或呈现内容中重要部分，当你感到自己已经准备好时，你的自信心就会增强。如果是第一次公众呈现，你应该在一个人或几个人面前先试讲一下，并征求他们的意见。通过录像资料，你自己或让别人来评论，会使你有效地掌握沟通技能。当你做好准备工作并对自己充满信心之后，下面是几个技巧，可以帮助你在进行教学前消除你的紧张情绪。做些身体活动，这会帮助你减轻紧张的心情。当你等待发言时，做些适当的练习（同样，还是为了放松）。当该轮到你发言时，要快步走到前面，这不仅是一个好的身体行动，还可以让你展示自己的自信。在开始发言之前深吸几口气。这样既会使你放松，也会使你的发言一开始就很洪亮。自信的举动，可见的成功！呈现技巧之 事先计划与准备1、决定您的目标您做呈现的目的是说服他们接受教导他们知道向他们说明向他们报告要求他们同意因此他们会 心得笔记 ?2、您做呈现的目标需求提供资讯企图说服促成决策 心得笔记 ?3、决定您的报告对象 心得笔记 ?4、了解进行呈现的地点选择 心得笔记 ?呈现技巧之 对象评估表1、呈现对象是谁？高阶层管理人员中阶层管理人员职位相等的同事客户社会大众2、他们对呈现主题的了解程度如何？非常了解普通了解一点也不了解以上皆非3、他们对新构想或提案的接纳程度如何？很愿意接纳态度保留我们再看看。抗拒以上皆有4、采纳你的构想对他们有好处吗？很有好处普通一点好处也没有我可以说服他们5、哪一种型式的呈现最适合这群听众？非常正式非常专门与专业技术相关根据统计数字简洁根据成本计算示范说明非正式6、哪一种形式的辅助器材最能帮助他们了解呈现内容？图表幻灯片 文字图表影片 投影片黑板 讲义7、呈现结果后你希望这些听众会采取那些相关的行动？呈现技巧之 拟订并组织呈现内容开场（OPENING）：开宗，清晰诚恳，具引导听众之作用。主题（SUBJECT/TOPIC）：一句话提纲。项目（AGENDA）：内容之概要（2-4项为佳）。主体（BODY）：主体与项目之个别细述。摘要（SUMMARY）：主题中最重要之一、两件事项，千万不能加入前面从未提过之内容。结论（CONCLUSION）：A重申最重要的内容，确定听众皆已充分了解。B简述最终建议做总结。问题与讨论（QUESTION & DIXCUSSION） 心得笔记 ?选择适当的视觉辅助器材1、视听辅助器材的作用协助听众记忆呈现内容增加听众记忆呈现内容节省时间（不用临时慢慢解释或写）强调重点，证明论点吸引听众注意力，加深记忆印象2、常用的视听辅助器材3、使用视听器材注意事项：你用视觉辅助器材提出的资料必须是真实、正确的。不要认为数字的图片不会说谎。图片或影片应该清晰可辩，具有专业水准。辅助器材是用来支持你的构想，它并不代表构想本身。一种辅助器材最好只用来说明一个构想。绝对不要照着图片、影片上的字幕念个不停。开始说话前先给听众一点时间看看图片或影片。请记住：你如何应用视觉辅助器材，足以决定呈现的成功或失败。练习使用辅助器材。 心得笔记 ?信息单之 视听辅助器材的配合投影机与投影片制作投影片。放置投影片：注意高度、倾斜，投影片放妥位置再打开投影机。遮光：控制注意力焦点的集中。开关控制：换投影片、向中间正前方移动身体或全部报告完毕时均应关机。面向大家避免侧身或背对大家。幻灯机与幻灯片高彩度或照片较适合；排片；摆放位置；时间不宜过长；控制；指挥棒（激光笔）银幕大小：银幕太大、太高而伸手作引导标示而不可及，便可使用指挥棒。内容状况：画面过于零碎、复杂时。勿玩弄及指向他人：影响观众注意力且不礼貌。黑（白）板写字大小：应让所有的人都看得清楚，以拿笔的拳头衡量，务必超过拳头。写字时间勿太长：只用来做强调说明，勿在黑（白）板上写文章。运用姿势：写字、绘图时以半侧身较适合。影片或录影带放映的时间控制；放映前、中、后注意事项；麦克风尽量在允许条件下不使用麦克风；注意与麦克风的距离很关键； 心得笔记 ?信息单之 图表配合专业呈现视觉辅助器材之 图表图表配上重点大纲（以1，2，3等次数标明）是一种很受欢迎的呈现技巧。如果你只写上关键字，整个大纲可以增强你所报告的资讯。这种方法也可以使听众知道你讲到那里了。对做呈现的人而言，图表是一种很方便的大纲。图表也可以帮助你调节呈现进行的速度。你会不会在演讲或报告的后部讲太多、讲太快、重复相同的话、或是遗漏重点？如果没有图表帮助你控制速度，上述的情况很容易发生。视觉辅助器材也是协助你不至于离题的好工具。下面是使用图表的在注意事项：1、保持简洁图表上的讯息尽可能保持简单。如果图表太复杂，专心看着图表的听众可能会忽略了你。2、图表和文字必须大小适中图表的大小至少必须让大家看得清楚，行与行之间必须有足够空间。3、每张图表上文字最多不超过八行每张图表大约必须花三分钟讲解。4、有效地用手指示和书写如果你用一只手写字，用另一手指示图表，整个呈现过程会较顺利。5、一次只看一张图表你不能把图表擦掉，所以每一张说明完后必须拿掉再看下一张。如果你用来放图表的架子可以进行翻页会比较方便。最好不要把图表一张张撕下来，否则撕了三、四张以后你看起来会像一个疯狂的艺术家。6、在图表架上做小抄你可以在呈现之前用铅笔在图表架上轻轻写一些提示，说明的时候可以偶尔看一看提示，不过不要让你的听众看到这些小抄。7、不要挡住听众的视线小心不要让你的身体挡住图表。8、面对听众绝对不要面对图表架。 心得笔记 ?呈现技巧之 通过语言与听众建立好感在呈现过程中对你声音的控制是很重要的，你应该了解自己声音的品质、要不时地调整你的声高、音量，以此来增加听众的兴趣。你必须注意四个语言特点：频率：频率就是你的说话速度。许多发言人，特别是没有经验的发言人，说话一般是都很快，即使是一些有经验的发言人也往往说话很快。放慢速度需要训练。要提醒自己说得慢一些，尤其是在开始部分。为什么要求开始部分呢？因为如果开始不消除紧张的话，那么你的精力就会传递到你的声音，而使你说话很快，以至上气不接下气。你说的越快，就会把单词连起来，从而使你的听众不能明白你在说什么。放慢说话速度的关键是停顿：短语间的停顿。段落之间的停顿稍长一些。句与句之间停顿稍短一些。在着急词的前后要有稍微的停顿，停顿使我们能够控制自己和听众。在需要强调、变化、增加兴趣的地方要改变说话的频率；有时说得快些，而有时又放慢速度。高度：声音高度，就是声音的高、低和频率。紧张有时会使我们的声音很高，要尽量使你的声音自然。音量：一个好的呈现内容，如果别人听不见，那么就没有丝毫价值。要通过正确的呼吸控制来使整个会场听到你的声音，用音量变化来进行强调和增加兴趣。在强调某个问题时，降低声调和提高声调一样有效。如果你必须要用一个麦克风的话，那么就要练习使用它，并让别人给你提出建议。如果是使用台上的固定话筒，你就要用比正常的对话声调稍高的音量。如果你是使用项圈式麦克风，那么使用平常的声调就可以了。品质：声音的品质使你的声音很独特。如果你的声音有很重的喘气声、鼻音等不好的效果，就要加以改正。要使用一个录音机来观察这些情况。能量和激情精力和激情的使用是你拉近与听众距离的重要步骤。你必须要对内容有热情，你的声音特点和形体语言会反应出你的热情来。另外，还要对你的听众态度，关心程度做出即时反应。有效地使用能量和激情会使你的潜力达到80%、90%或100%的实现。真情必须得以流露。不真诚的激情听众会看得出来。自然投入成为受欢迎的因素。呈现技巧之 口语表达技巧口语表达发声的正确基础：充分表达！确定自已能将声音完全的投射出去；站直、目视对象、喉咙拉开； 心得笔记 ?声音运用的结构音量大小让人听得到、并集中注意力。音调高低有高、有平、有低、让人能够辨别重点并用心去感受。表达速度因内容特性、目的之不同而须有快有慢。适时停顿用短暂的静止来强化沟通。 心得笔记 ?练习：说话声调！（加重语气，适当停顿。）我们累极了。暴风雨没有一刻间歇。大海白浪滔滔，像是一堆泡沫，像是一大锅煮沸的牛奶；天上乌云密布，没有一点空隙。对我们这群人而言，真是没有天空，没有星星，没有太阳，没有了宇宙什么东西都没有，除了狂怒的云和激怒的海。我们拼命的守候，时间长得像是好几个月、好几年，好像持续到永远永远，好像我们已经死亡而来到了水手们的地狱。什么状况下要用声音来“强调”？内容出现比较多；段落转接时；强化重要数字；关键性的字、词、句；单纯地建立新焦点；强化信心； 心得笔记 ?呈现技巧之 非语言技巧运用采取位置站在何处？永远记住要面对观众。位置采取活泼地变动，勿站着不动。切记不能挡住大家的视线。挺身地站立（从墙边迈步前行练习）。 心得笔记 ?面部表情与自己说话的内容相配合，勿表情呆滞。真心微笑（皮笑，肉笑，不是假笑）。眼神缓慢而平均地与现场每一个人接触眼神。回答观众问题时，应缓和地将眼神平均扫视全场。目光停留在听众身上五秒钟左右，保持适切的暂停。手臂与手自然、端庄、多用手掌少用手指。运用手势时勿挡住与它人眼神的接触。彻底伸展，勿动作过小，有时会显得胆怯或不够大方。手势切忌抱胸、双手放在背后，或玩弄手边文具、纸张等。双脚站直（勿前倾）、脚尖对观众、两脚间距勿过大。移动缓慢有韵律，配合眼神前进、后退勿转身背对大家。前后：向前是要强化听众之感受力；向后要拉远距离、松弛。左右：调适、均衡或转换话题、对象等。上下：站起来表示正式或操之在我；坐下来表示为了较非正式或研讨。 心得笔记 ?呈现技巧之 听众提问的处理下面的内容可以帮助你在解答听众具体问题时使用。1、消除害怕心理提问和回答问题给你一个了解听众的机会。不要怕他们提问，如果你事先的准备工作充分，对你的客户或听众足够了解，那么就没什么可担心的。不要认为是他们在“考”你，要认为他们是在想对某些问题进行更清楚的了解。2、准备工作要事先列出一个他们可能提出的问题表，在每个问题下面写下简短的答案或是几个单词、短语来提示你。然后就熟悉这些问题和答案。有时你会发现需要重新组织答案，甚至要重新找答案。3、过渡为了避免听众提问之前有令人不舒服的沉默，你需要设计一个过渡方法。这个过渡是从正式的提问到灵活的对话气氛。给他们准备问题的时间。在呈现过程中，你要让他们知道，你很高兴在结论中能包括他们的观点。4、开始提问作为开始，你可以先问一两个问题，用眼睛看着他们，尤其是在呈现过程中和你配合很好的人，鼓励其他人回答问题。5、回答问题过渡期完毕后，你会发现有几只手已经举起来了。不要只抓住第一个人，要稍停一会儿，记住其他的人，以便下次叫他们提问。这样就可以把问题进行下去。6、过程控制在提问和回答的过程中，你最大的麻烦就是对整个会场失控。这一情况的发生往往是你没有重复提出问题或者是让一个人不间断地提问，并把注意力集中到其他人身上。对挑战性的问题如何应对：提问：在你问这个问题时，想的是什么？这些情况你曾经历过吗？你现在是这样做的吗？这种情况多长时间发生一次？在你这样做的时候，有没有得到别人的指导和帮助？还有谁愿意讨论这个问题？你的什么经历使你提出这个问题？策略：看到问题后面的积极性。看看其他人对提问者的反应。对付敌意准备。呈现技巧之 积极聆听问题要认真去听听众的问题，往往是呈现者太想回答了，而没有听清他们的准确问题。为了克服这个毛病，只把注意力集中在提问者和他的问题上，在他提问时，只考虑如何解答。你必须积极地听，甚至他们提完问题后，你还要同时不断思考。一旦问题提完后，你一定要保证不会分散注意力。聆听问题时要注意：问题还没有完，你已经在回答问题了。由于一些感叹词而引起注意力的分散。注意力分散了。发言者的声调或外表引起注意力分散。当他们提完问题后，你还得保持和他的眼神交流。你要停顿一会，稍稍整理一下思路。你也可以重复一次他的问题。它可以给你充分的时间加以整理思路；也可以通过你的方式对他的问题进行条理。在你重复问题时，眼睛还要看着提出问题的那个人。现在你已有了回答的思路，以及它和所相近内容的关联。在你回答问题时：把你的眼神从提问题的人身上移开，注视全体。你的回答是针对大家的，不要只针对提问的人。如果是个多部分的问题，就要把所有的部分都回答出来（可以在3x5的卡片上用一、两字简单地记下所有部分的问题）。要把你的答案和呈现主题目标、重点联系起来。至于是不是直接回答问题或是根本不回答（你现在不想讨论的敏感问题）都靠你的决定。并且，当你不知道答案时，不要害怕承认这一情况，不要想试图蒙混过去。没有人希望了解全部的答案。告诉他们真实情况，并保证结束后去给他们找答案，然后再告诉他们。你的答案要简单明了，不要涉及更多另一个内容。记住，绝大多数的问题是要求进一步解释清楚的。当你回答完问题后，不要长时间去看刚才提问的那个人。如果你还记得刚才举手想要提问的人，就请叫他们提问。如果没有记住，就把眼神转移到会场另一侧。在规定时间，不要把尽可能多的回答听众的问题当成目标。 心得笔记 ?呈现技巧之 现场质疑与异议的面对、处理提出质疑与异议的一般原因对所谈内容没有兴趣；不同意讲者的观点；想要了解更多或更仔细；希望有机会发言表达自己的意见；希望受到他人的注意； 心得笔记 ?异议的种类真实：完全真的异议，真正存在的问题。假象：籍口、找理由，问题根本解决不完，可能先反对再不断制造理由。嘲弄：开玩笑，半真半假，可能是一种试验。 心得笔记 ?你在工作呈现中常遇到哪些问题？ 常见问题 ?特殊问题 ?呈现技巧之 对质疑或异议的处理原则人称的使用：我们、您（你）；用字谴词注意定义，避免混淆与不必要争端；答覆问题涵盖众人意见并保持冷静；运用适度沉默与聆听；讨论事件不讨论态度；运用不同的角度讨论；勿顾左右而言他，规避问题；以诚恳的态度化解敌意；切忌反复强词夺理；永远以积极的态度面对；永远尊重对方； 心得笔记 ?处理质疑仔细倾听，以点头来表示您十分注意；适度重复（复诵）与摘要；把握主题，直接回答；主动控制，把握重点；引用他人言语而资讯来回答；允许自己不找到答案； 心得笔记 ?处理异议弄清异议本质；感谢提供异议；技巧性的转移；小让步；立刻解决或更正； 心得笔记 ?呈现技巧之 注意力分散现象应对就是听众思想从呈现过程中