Office2007基础教程.ppt

第1章Office2007基础 Office2007的特点 启动Office2007应用程序 理解Office2007应用程序工作界面 创建新文档的方法 打开文档的方法 保存文档的方法 恢复文档 操作的撤销 恢复和重复 获得帮助的途径 1 1Office2007的特点 MicrosoftOffice是微软公司推出的办公自动化组合套件 Office2007是该系列产品的最新版本 它被称为Office产品的一次变革 Office系列软件凭借其强大的功能 人性化的操作界面 在全世界拥有众多的使用者 其中 Word作为一款优秀的字处理软件 主要用于编排文档 数据处理软件Excel以其卓越的性能 可快速完成对各种数据的分析及报表制作 PowerPoint强大的幻灯片制作功能 可使幻灯片制作变得更加简单 而作品却更具专业性 1 2启动Office2007应用程序 1 2 1利用开始菜单启动Office2007 单击 开始 按钮 然后将光标移至 所有程序 再选择 MicrosoftOffice 在弹出的子菜单中选择相应的菜单项就可以了 如选择 MicrosoftOfficeWord2007 菜单项 即可启动Office2007 1 2 2利用快捷方式启动Office2007应用程序 要创建程序的快捷方式图标 可选择 开始 所有程序 MicrosoftOffice 菜单 然后在相应选项上右击鼠标 从弹出的菜单中选择 发送到 桌面快捷方式 菜单 创建完成 我们就可以通过双击桌面上的快捷方式启动Office2007程序了 工作区 Office按钮 标题栏 状态栏 功能区 标题栏显示了程序名称 当前编辑的文档名和一些控制按钮 单击该按钮 可在弹出的菜单中执行新建 打开 保存 打印 以及关闭文档及程序的操作 用于放置一些在文档编辑时使用频率较高的命令 快速访问工具栏 用于执行各种命令 取代先前的下拉菜单和工具栏 工作区就是文档的编辑窗口 状态栏用于显示文档的一些信息 1 3理解Office2007应用程序工作界面 认识对话框 对话框用以提供更多的选项 提示信息或说明某项任务未能成功执行的原因 选项卡 预览框 复选框 单选钮 下拉列表框 编辑框 命令按钮 选项卡用于对选项进行分类 编辑框用于输入字符 下拉列表框以下拉列表的形式显示了备选项目中的有效选项 复选框用于设置或取消选项设置 单击对话框中的命令按钮 就可执行相应的操作 单选钮通常是多个按钮组成一组 我们只能选取其中之一 预览框用于显示对象属性设置效果 使用浮动工具栏与快捷菜单 快捷菜单 浮动工具栏 要打开快捷菜单 可在适当的位置单击鼠标右键 当我们选中文档中的文字内容 浮动工具栏会在其附近以淡出的方式显示 1 4创建新文档的方法 1 4 1启动程序时创建新文档 当用户启动Word Excel PowerPoint时 系统都会创建一个缺省的新文档 1 4 2根据模板创建新文档 所谓模板 是指其中定义了标题格式 背景图案 表项 甚至某些通用文字的一类文件 单击窗口左侧的 Office按钮 在弹出的菜单中选择 新建 选项 打开 新建文档 对话框 1 根据模板创建新文档的操作如下 选定所要使用的模板 在列表框中选择一种文档类型 选中 文档 单选钮 单击 创建 按钮 2 3 4 5 根据模板快速创建文档 1 5打开文档的方法 1 5 1利用 打开 对话框打开文档 单击 Office按钮 在打开的菜单中选择 打开 菜单 打开 打开 对话框 选中要打开的文档 单击 打开 按钮 1 2 3 1 5 2几个常用文件夹的意义 我最近的文档 该文件夹保存了用户最近打开过的文件 桌面 该文件夹用来快束访问桌面上各快捷方式或文件夹 我的文档 该文件夹保存用户常用的文件 以便快速访问 我的电脑 使用户快速打开我的电脑中的文件 网上邻居 使用户快速访问网上邻居中的文件 通过单击 查找范围 下拉列表框 用户可选择其他文件夹 1 5 3打开最近编辑的文档 单击窗口左上角的 Office按钮 在弹出的菜单中显示了最近打开文件列表 要打开最近操作过的文档 可直接在该列表中进行选择 在Windows系统的 开始 我最近的文档 菜单中存放了用户最近曾经操作过的文档名称 我最近的文档 列表中显示的不仅是Word文档 还有其他类型的文档 在选择时要注意区分 1 5 4打开电脑中的文档 用户在资源管理器中双击某个扩展名为 docx的文件 系统会自动启动Word2007 并打开该文档 1 5 5打开多个文档的方法 选中多个相邻文件的方法是 单击第一个文件名 按住 Shift 键的同时再单击最后一个要打开的文件名 选中不连续的多个文件的方法是 单击第一个文件名 按住 Ctrl 键后单击其他要打开的文件名 1 6保存文档的方法 1 6 1正式存盘 单击 快速访问工具栏 上的 保存 按钮或单击 Office按钮 选择 保存 命令 Word将活动文档按原名字存盘 输入文件名称 单击 保存 按钮 如果文档为新建文档 则系统将打开 另存为 对话框 1 2 3 1 6 2按新的文件名 文档格式或新的位置存盘 若要把文档按新名字 新格式或新的位置保存 需单击Office按钮 在弹出的菜单中选择 另存为 菜单 此时系统也将打开 另存为 对话框 1 6 3关闭文档与退出程序 要关闭一个文档 可单击Office按钮 在弹出的菜单中选择 关闭 选项 或按快捷键 Ctrl F4 此时 系统将关闭文档窗口 但并不退出Office程序 要退出Office程序 可单击程序标题栏右侧的 关闭 按钮 按快捷键 Alt F4 或单击Office按钮 在弹出的菜单中选择 退出Word 选项 如果文档已被修改而未被保存 关闭前系统将提示是否保存对该文档所做的修改 要保存对文档所做的修改 可单击 是 按钮 否则单击 否 按钮 若要放弃当前的操作 可单击 取消 按钮 1 7恢复文档 1 使用 文档恢复 任务窗格 在异常关闭后再次启动时 Word2007会自动在文档的左侧出现 文档恢复 任务窗格 提供对上次所操作的文档的恢复及保存功能 若打开一份Word文档失败时 Word2007会提供文档修复功能 单击 打开 按钮右侧的倒三角按钮 在弹出的下拉列表中选择 打开并修复 选项 在 打开 对话框中选择要修复的文档名称 1 2 2 调整 自动保存时间间隔 单击Office按钮 在弹出的菜单中单击 Word选项 按钮 打开 Word选项 对话框 在左侧的列表中选择 保存 选项 在右侧的 保存自动恢复信息时间间隔 后的编辑框中设置保存间隔时间 1 2 3 1 8操作的撤销 恢复和重复 1 8 1撤销操作 如果只撤销最后一步操作 可在 快速访问工具栏 中单击 撤销 按钮 要撤销多步操作 可一直重复单击 撤销 按钮 或单击 撤销 按钮右侧的三角按钮 在弹出的列表中拖动鼠标 选择要撤销的一系列操作 1 2 1 8 2恢复操作 执行过 撤销 操作后 如果用户又想恢复被撤销的操作 可单击 恢复 按钮 要想恢复多步操作 可重复单击 恢复 按钮 还可以单击 恢复 按钮右侧的三角按钮 在弹出的下拉列表中选择要 恢复 的操作 无论用户单击列表中的哪一项 该项操作以及其后的所有操作都将被恢复 只有在进行了 撤销 操作后 恢复 命令才生效 否则 在 快速访问工具栏 中不显示该按钮 或该按钮颜色为灰色 1 8 3重复一项操作 重复操作是在没有撤销过的情况下重复最后做的一次操作 假设用户改变了某一段落的格式 另外几个段落也要进行同样的格式设置 那么用户就可以选定每个段落 并单击 快速访问工具栏 上的按钮