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中小企业信息化的思考 唐卫清博士中国中小企业信息网北京中小在线信息服务有限公司2006年5月29日 主要内容 对信息化的理解信息化的四大要素信息化评价中小企业的信息化需求及问题中小企业信息化的思路国家中小企业信息化推进工程中国中小企业信息网 对信息化的理解 运用信息和通讯技术对机构进行全方位的改造过程 信息处理 网络 自动控制 通讯等技术应用是一个渐进的 复杂而艰巨的过程 涉及理念 制度 流程等的改进目标 正确的信息 在准确的时间和地点送给正确的用户 以便使用户做出正确的判断和决策 决策和控制信息准确 快捷地被执行 效果 个人 获取更多信息和工具 扩展个人能力政府 提高行政管理能力和工作效率企业 提高生产 经营 管理 销售等能力 信息化的四大要素 信息化的四大要素 硬件 设备 网络 通讯 传感器等软件 基础 平台 应用信息 数据 文档 资料 案例 经验等信息流程 规范管理的标志越在后越容易被忽视 难度也越大 信息化的要素 硬件 机房 电源 净化装置 温控 互联网 局域网设备服务器 计算机 打印机 相关配件安全设备 防火墙 备份 数据采集设备 传感器 瓦斯探测 仪表等控制设备 自动化机床 机器人 信息化要素 基础平台软件 操作系统 Windows Unix Linux 中间件 Tomcat WebLogic 数据库 Oracle Sybase MySQL Postgre 网络管理 网络检测 计费 访问控制 安全管理 入侵检测 漏洞扫描 身份验证 防病毒 网管 Web服务 网站 邮件 BBS 搜索引擎 即时通讯 计费 网页制作 基本功能软件 Office 压缩 浏览器 图像处理 阅读器 互联网服务 电子邮件 远程登陆 文件传输 万维网 BBS 搜索引擎 信息化的要素 应用软件 管理 人 财 物人 员工 机构 客户 合作伙伴 竞争者财 财务会计 管理会计 项目 投资 物 固定资产 物流 库存 采购 供应 订单 供应链 分销 办公管理 计划 公文 会议 制度 目标 工作流 协同 档案 文化 生产生产管理 车间管理 过程管理 质量管理 文档管理生产自动化 生产安全管理 测试 设计 产品设计 模具 零部件 装配 仿真 CAPP工程设计 建筑 钢结构 配管 工艺 工厂 支吊架 电缆 桥梁 道路 工业设计 图像设计 平面设计 外形设计 多媒体设计 动画 服装设计 市政设计 规划 道路 电缆 自来水 下水 概念设计 计算机辅助创新设计 知识搜索引擎娱乐设计 动画 多媒体 游戏 电影制作 其它 CAE GIS 可视化 影像处理 综合 ERP MRPII CIMS PDM PLM 商业智能 知识管理 网站建设 其它 视频会议 呼叫中心 竞争情报系统 企业应用集成 移动计算 信息化的要素 信息 机构信息 介绍 资质 结构 办公环境等人力资源信息 领导 人事 考勤 考核等制度及股东会 董事会 管理班子等文件客户信息典型案例 管理 业务 投标 项目 方案 业务知识业务文档 如合同 可行性报告 备忘录 计划等 办公信息 日程 车辆 会议 通讯录 活动资料等财务信息外部信息 政策法规 科技成果 行业 市场信息等外部资源 管理 信息化 多媒体教材 自然科学 图书 标准规范 免费软件 培训 咨询 知识产权等 信息化的要素 流程 流程 工作的程序提炼十分困难 流程重组流程总在变 机构 人事 业务 工作流引擎 中间件技术 EAI灵活性 很多特殊情况处理 授权易用性 不习惯 流程改进 重组领导忙 总不在计算机旁边 移动通讯信息流程提炼十分困难 总体目前的技术还不足以满足用户的全部需要 信息化的评价 基本指标 信息化重视度 每百人计算机拥有量 网络性能水平 计算机联网率 办公自动化应用程度 决策信息化水平 网络营销应用率 管理信息化的应用水平 信息化安全措施应用率 库存资金占用率 企业财务决算速度等效能指标 适宜度指标 战略适宜度 应用适宜度 投资适宜度 资源匹配适宜度 组织和文化适宜度灵敏度指标分为信息灵敏度 管理运行灵敏度 对外反应灵敏度 创新灵敏度 中小企业信息化需求及问题 中小企业信息化基本情况 中小企业数量 4200多万 2004年末 第二 三产业法人单位 516 9万个企业325万个机关 事业法人单位 90万个社团法人 10 5万个其它法人单位 91 4万个个体经营户3921 6万户基本情况尽管存在困难 但应用正快速地不断扩大和深入政府积极推动 IT企业不断推出产品IT企业经营困难 遍地碎银 中小企业面临的困难 市场开拓能力弱 销售渠道窄 造成客户认可度低 经验缺乏 资金紧缺 业务规模和资产规模小 信用差 风险大 融资能力弱 技术创新能力弱 科技投入不足 技术创新持续能力弱 最终技术也逐渐落后 人才匮乏 规模小 发展空间受限 职业风险大 吸引人才能力弱 信息闭塞 企业缺乏获得和发布信息的渠道 丧失许多商业机会 管理落后 由于人力资源和资金 经验原因 管理上很难到位 而且由于企业规模小 企业在管理理念和方式方面落后 导致管理方法十分原始 工作效率低 能够克服上述困难的中小企业才能够成长壮大起来 如何帮助这些中小企业解决发展中的困难 对于中国的发展来讲至关重要 而中小企业的信息化可以很大程度上缓解中小企业的难处 提高中小企业的竞争力 因此帮助中小企业以较低成本实现信息化应是政府的一项非常重要工作 中小企业信息化需求 2003年KIMI对十个国家中小企业的统计数据 中小企业信息化需求 2003年KIMI对韩国中小企业的统计数据 国内网站运营情况 网站数量不超过100万60 以上的网站采用静态网页修改麻烦 需要依靠专业技术人员信息更新少 内容陈旧 变成死网站 影响单位形象缺少必要的功能 单向宣传 效果差很多网站不起作用 甚至起反面作用30 左右网站采用自助建站方式建站容易 快捷功能弱 无法添加应用没有运营管理和系统间数据互动功能小于5 的网站采用网站内容管理系统灵活和方便 支持运营管理功能 维护成本低一次性投入大功能差异大 有的系统支持功能扩展 中小企业信息化现状 需求很大 情况复杂中小企业信息化情况 暂不需要 20 不想用 意识问题 20 用不起 成本问题 20 不会用 人才问题 20 用不好 需求问题 10 信息化工作存在很多问题许多单位搞了很多信息化系统 不但没有为单位带来效益 反而还要花钱养活它 实施成本和风险较大 软件跟不上企业的变化 信息资源和信息渠道的利用率不高 中小企业信息化难题 需求问题 缺乏针对性研究生产类企业 进销存 网站 生产 质量等销售类企业 销售管理 行政管理 进销存等服务类企业 客户关系 行政管理等 成本问题 实施和维护成本很难负担意识问题 信息化的效益很多是无形的人才问题 不太可能设专职管信息化 信息化的问题成因 信息化基础和国情不同技术路线存在问题 想一步到位缺少相应的规范 发展盲目 信息孤岛 单位的情况差别大信息化建设需要积累 如数据 经验 流程 模型 模式等新的经营或管理模式还没有成熟无法达到预期目标 信息化的一些误区 认识 降低工作强度 提高工作效率 最先进水平 最完备 只要找到合适的实施企业就可以保障信息化成功 建设十分成功 应用成功了吗 降低成本 防止腐败等信息化系统应该傻瓜式 很难做到管理更加规范 实际上还需要靠人来实现 信息化的一些误区 观念 技术神秘 无知观 不懂无法用领导面子 权力观 了解领导需求比项目内容更重要眼前利益 实用观 而信息化是无形的包治百病 万能观 期望大于实际一劳永逸 静止观 应循序渐进孤立作用 隔裂观 光靠几个人积极是不行的技术导向 物本观 其它人一头雾水 敬而远之水平先进 虚荣观 只买最贵的 不买最好的实力不行 投降观 比上不足 比下有余 心安理得性情行事 自然观 搞起来再说 信息化的一些误区 观念 自私观 把数据都公开了 这不是砸我们的饭碗吗 运动观 又是一次运动 不图那个名 也不费那个劲 服从观 上级要搞就搞 能通过检查就万事大吉 投机观 乘机搞一下 说不定能开创一种赚钱的新路子玄妙观 用电脑制作的东西就是玄妙 老百姓就信这个 无用观 盗版软件到处都是 还要花高价请专业人士 玩乐观 花钱给员工买乐子 谁会干这种傻事 摆设观 现在大家都用上电脑了 没个电脑是显得落伍 习俗观 搞信息化 要从头学 又要花钱 花钱买罪受 封闭观 黑客 病毒那么多 信息化了企业就不安全了 中小企业信息化的思路 解决思路和手段 建立起一个观念 不要指望通过信息化解决全部问题解决思路不想用 意识问题 宣传和案例 政府推动用不起 成本问题 降低产品成本和运营维护成本不会用 人才问题 无流程 循序渐进 降低使用难度用不好 需求问题 做好规划和培训解决手段 分层次推进感知阶段 上网感知 建立免费或低价的网站建立门户网站建立内部门户销售管理和行政管理的信息化全面的信息化 中小企业信息化的基本原则 最容易原则 开始进行信息化时 往往对信息化没有感性认识 有的只是别人介绍的经验以及看到别人利用信息化取得的效果 此时 如果盲目照搬别人经验 后果往往不太好 最简单的办法就是从最容易的和将来肯定需要的地方做起 如熟悉计算机 熟悉操作系统 办公软件 图像处理软件 上互联网浏览信息等 待对计算机和互联网有一定了解后 后续事情就好做了 最容易原则可以贯穿信息化过程的始终 最需要原则 如果不是企业很需要的信息化 往往由于不重视导致信息化效果不理想 对于企业的需要 如资金需要 开拓市场需要 获取人才需要 获取成果需要 交流需要 客户服务需要 提高工作效率需要 提高生产能力需要等 各个企业肯定有所不同 建议企业对当前最需要的业务进行分析 然后探讨信息化的必要性 确有必要的 再根据情况决定是自主建设还是寻找专业机构帮助建设 企业可列出经营中遇到的最头疼的问题 综合考虑紧迫程度和难易程度排序 将比较着急又相对比较好解决的问题排在前面 一般地牵涉内部管理的事情比较好处理一些 费用最小化原则 对于企业来讲 花最少的钱办最多的事是毫无疑问的 问题是中小企业往往对信息化过程中的费用计算存在误解 一般只计算当前购买费用 而把信息化过程中的人力资源 房水电暖 实施 维护升级 咨询 招待应酬 资料 会议等忽略掉 从而导致决策的失误 关于费用的计算 本节后续部分将给以较完整的介绍 中小企业信息化的基本原则 分步实施原则 即使有足够的资金 建议也要分步实施 企业信息化是一个过程 绝不可能一步到位 即使软硬件一步到位 但理念 管理体系 员工能力 习惯等都需要一个过程才能适应信息化环境 在信息化过程中 需要大量的培训 体验 改制等工作 如果按照开始时的理解来一步配备好所有的设备 到了对信息化应用理解更加深刻的时候 就有可能改变信息化的计划 很可能造成很多重复投资 另外一方面 信息化涉及的硬件和软件降价趋势明显 越往后越性价比高 需要时才购买才是中小企业的选择 不断进化原则 在软件选型时注意选择扩展性好的和使用上比较灵活的软件 这样的软件有发展余地 避免企业需求提高后必须更换软件的局面 80 原则 要知道 任何软件不可能解决企业的所有问题 所以不能要求信息化解决企业所有问题 一般情况下 如果一个信息化方案能够解决企业的80 左右的问题 这个方案就是合适的方案 免实施和免维护原则 软件选型时 尽量选择实施工作量小 维护工作量小的软件 一般来讲 如果实施要花费一个月 那个系统要真正用好估计就得半年以上 这些时间消耗对企业来讲就是成本 是必须要考虑的事情 所以很多企业选择软件租用模式来进行信息化 一般情况下花费比购买要节省 信息化的费用计算 设备和软件等购买费用 按使用年限分摊到每年 一般情况下 微机的使用寿命是三年 保养得好或者应用需求变化不大 可以按照五年来分摊费用 软件方面一般也差不多是三年 当然如果有不断的升级措施 或者业务变化不大 年限也可以延长 取决于企业的情况 交换机等设备一般使用年限较长 即使因为需要升级 也可以降格使用 不会造成浪费 设备的集成安装费用 少量购买设备时 销售单位会免费替用户进行集成和安装 但如果需要将设备形成局域网 因为涉及到设计 布线 施工等环节 一般销售单位会收取系统集成费 系统集成费也需要按照年度进行摊销 摊销年限一般按照集成系统的整体寿命进行 如果用户不清楚寿命 可以按照三年来进行摊销 变化不大的企业可以按照五年进行摊销 系统实施费用 很多应用系统需要根据企业的需要或情况进行定制 如组织机构的录入 邮箱的开设 用户的配置 流程的定制 培训等 除了实施单位收取的费用之外 企业本身也是有付出的 在配合实施的过程中 不仅会派专人和实施单位配合 而且也要发动企业内部人员广泛参与 设置要进行组织结构调整 重新制定新的制度等 这部分的费用也要仔细核算到实施的费用中 系统实施费用也按照系统的使用寿命进行摊销 信息化的费用计算 系统的维护费用 包括两个方面 一个方面是需要向外支付的维护费 升级费等合同规定的费用 还有一个部分是企业内部为了保证系统正常运转所需要的人力费用以及与信息化相关的房水电暖 维修费 通讯费 网络费 域名费 差旅交通 易耗品 如打印纸等 办公费 会议费 如参加培训等 劳务费 业务费用等 对于一个较小的系统来讲 也许这个部分不值一提 但对于信息化有一定深度的企业 这个方面的花费还是比较大的 维护费用按照年度实际花费进行计算 应用费用 一种新的工具往往会带来企业的变革 信息化对企业的影响比一般的工具要大得多 这是一种全方位的影响 企业为了适应信息化 必须进行一系列的变革 这些变革需要企业投入一定的费用 这里统称为应用费用 简单地说 购买一台计算机之后 应用费用较少 但也需要一定的费用 如原先的文件都是手写的 现在需要打印的 这个时候要么聘请专业的编辑 要么自己学会使用 这就有一定的费用 稍微复杂一些的 如OA的应用 就有相当多的工作 如文件传阅的使用 要求企业对文件审批流程进行变化 使其适应OA的要求 计划和日报等的使用 要求每个员工有新的工作 同时企业为了推行新的要求 必须投入人力来考虑日报如何撰写 文件传阅应该如何进行 形成新的制度等 当然这些花费是有汇报的 信息化的几个阶段 信息化是一个长期的过程 应循序渐进信息化的几个基本阶段 感知阶段 上网 参观 看案例 学习 培训等尝试应用 从最需要的做起 财务 安全 设计 控制等从最容易的做起 网站 工具应用等从最便宜的做起 文档处理 邮件等单项应用 根据需要建立信息化系统集成应用 将所有信息化系统有机整合成一个整体 如ERP CIMS等应用深入应用 商业智能 创新工具等 管理信息化的推荐步骤 要有计算机 第一步当然要有计算机 如果对计算机还那么陌生 对信息化就会比较神秘 一般很难提出信息化的要求 或者体会到信息化的好处 购买计算机的目的主要包括 了解信息化的基本单元 熟悉计算机及相关软件的使用 如Windows Office 图像处理软件 输入法 杀毒 多媒体等内容 目前来讲 市场上台式微机种类很多 有2000多元的 也有1万多元的 如果企业对这些微机的各项指标分不清楚 而且应用需求也不是那么迫切的话 建议购买4000 5000元之间的品牌计算机比较合适一些 注意内存最好在512M 硬盘80G或以上 购买计算机的时候 要问清楚是否带操作系统 否则还需要购买操作系统等软件 没有连网的计算机也有很大的用途 如财务管理 文档管理 文档制作等 这些内容已经可以帮助企业提高工作效率了 管理信息化的推荐步骤 2 架设公司内部网 建立专业应用 如CAD等 有了多台计算机之后 就出现文档传递 甚至协同工作的需要 此时需要架设局域网 如果对局域网一点不了解 最好找专业公司 虽然要花费一些费用 但可以帮助很快地建立起局域网 最终减少整体费用 搭建局域网的实施费用主要包括 每台计算机需要一块网卡 计算机一般都内置有网卡 如果没有 一个100M网卡大约在50元 1000M网卡大约300元 一般100M的网卡足够了 布线 布线时要考虑将来的需要 避免再次布线 所以要考虑一定的冗余 一般情况下 一根网线的成本加上布线等费用大约为100元左右 交换机 如果对网络性能要求不高 可以选用配置低一些的产品 交换机的参数主要包括端口数量 传输速率 一般10M 100M就足够了 还有是否可以分区 包转发率 交换方式等 刚开始的用户没有必要去关注这些参数 目前24口交换机便宜的1000多元 指标高一些的2万多元 建议开始时使用便宜一些的交换机 网络打印机 从经济角度 可以选用一般打印机 和服务器相连作为网络内的共享打印机 目前多功能激光打印机的价格大约在1800元 喷墨打印机价格更低 服务器 随着局域网的使用 服务器的需求就出现了 服务器的主要功能是管理局域网 以及文件共享和备份服务 打印服务等 一般情况下 普通微机完全可以作为服务器使用 只是要求配置更大的硬盘 集成 对局域网内的计算机进行适当的配置 包括局域网内的IP地址 网关等 管理信息化的推荐步骤 3 接入互联网 互联网有强大的吸引力 电话接入 接入简单 使用费用包括电话费和接入服务提供商的收费 带宽一般在56K左右 速度较慢 ADSL接入 一般贷款512K 可以扩展到1M或2M 适合单向流量较大的应用 价格适中 专线接入 带宽稳定 且有IP地址 适合较高端的应用 费用 在北京 2M专线一年的费用大约在2万4千左右 512KADSL的年使用费用大约在4000元左右 和使用时间有关系 接入的实施费用一般很低 电话接入的话需要一个MODEM 价格在几十元 ADSL接入时需要相应的MODEM 一般情况下 电信企业会赠送 专线接入相关的企业外的设备一般也由接入提供商负担 接入后可以使用 邮件 网站浏览 搜索 下载资源 建立网站等服务 管理信息化的推荐步骤 4 解决网络安全问题 解决病毒侵袭 黑客捣乱等问题 最常见的解决方法就是买一些杀毒 防毒 监控软件来解决病毒的问题 并培训员工负责安全防护 防火墙是企业解决网络安全的常用设备 对于中小企业来讲 做好信息的备份可能是最省事和省钱的方式 建议企业购买的设备和软件包括 防火墙 选用1万左右的产品就足够了 防病毒软件 最好选用企业版的 价格和计算机数量有关 数量较少时 一般在几千元左右 目前瑞星 Symantec等均是不错的杀毒和防病毒软件 5 构建电子邮件系统 可以申请免费邮箱来满足邮件需求 但安全性差 可以考虑在自己企业架设邮件服务器 但需要专业技术人员来管理 申请固定IP等 如果有懂专业的人员 可以使用免费的软件来构建 否则最好购买邮件系统 这样同时可获得专业的服务 目前对于企业应用来讲 市场上大约3000元左右的邮件系统就可以满足要求了 太低价格的系统可能在服务上满足不了要求 管理信息化的推荐步骤 6 建设企业网站 企业网站就是一家企业在网络上的招牌 可以起到广告 营销 宣传等作用 建立网站也可以节省企业的很多成本 例如宣传文件的印刷可以减少 客户服务的困扰可以降低 通过网络接收订单 24小时不停的网络营销等等 都是企业网站的好处 建设一个网站除了考虑建设时的成本之外 还要考虑维护成本 小企业首选可采用自助建站系统 以节省成本 7 开展电子商务 可以利用电子商务网站 也可以自己建立电子商务系统开展电子商务 8 拥有管理信息系统 有效率的安排企业的工作日程 对客户的资料管理 文件的保存和共享 这些都是日常工作中企业员工经常做的事 但由于每天工作繁忙 总是想起这个而忘记那个 那么让员工拥有一个能处理日常事务的管理信息软件就不可缺少 在这个方面推荐使用OA CRM 视频会议 客户服务支持 销售管理 财务管理 进销存管理 人力资源管理等 9 系统整合 决策 知识管理等 信息化的几个关键因素 领导重视 真正需要 足够的思想准备合理的规划 适合企业需要 目标和标准明确人员流动机制 调整机制 足够的时间和资源投入懂行的实施队伍和组织保障相关配套的管理措施或流程责任是否明确 用户及职能应用保障措施 信息化的建设和应用同样重要 需要建立发现问题和解决问题的机制足够时间的培训对信息化足够了解 国家中小企业信息化推进工程 国家中小企业信息化推进工程 发起单位 国家发展改革委 信息产业部领导单位 中小企业司 信息化推进司开始时间 2005年8月8日具体内容制定促进中小企业信息化建设的政策中小企业信息化状况及应用需求调查 及典型案例遴选百万中小企业信息化免费培训百万中小企业上网 包括开展电子商务中小企业信息化推进论坛中小企业信息化展览培育 支持和完善中小企业信息化服务体系支持信息化示范中小企业优先申报国家项目 分层次推进 接入互联网建立免费或低价的网站建立门户网站开展电子商务ASP 销售和管理信息化全面的信息化以百万中小企业上网行动为龙头联合电信 IT企业 中介机构 媒体等社会资源依托中国中小企业信息网为中小企业提供信息服务 百万企业上网计划 自2006年开始 在十一五期间通过该上网行动推动百万中小企业上网 使这些中小企业的信息化应用水平明显提高 市场渠道得以拓展 经济效益明显增加 具体指标如下 百万中小企业上网普及 指没有上网的企业能够通过购