第012章 报表的创建与使用.ppt

数据库原理与应用 第12章报表的创建与使用 辽宁科技大学资源与土木工程学院测绘工程教研室 知识网络图 什么是报表及其优点 报表是数据库中数据信息和文档信息输出的一种形式 它可以将数据库中的数据信息和文档信息以多种形式通过屏幕或通过打印机打印出来 具有的优点 1 报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能 还可以对大量原始数据进行比较 汇总和小计 2 报表可以生成清单 订单和其它所需的输出内容 从而可以方便有效的处理商务 报表提供的功能 1 可以制成各种丰富的格式 从而使报表更容易阅读和理解 2 可以使用剪贴画 照片和扫描图像来美化报表的外观 3 可以在每页的顶部和底部打印标识信息的页眉和页脚 4 可以利用图表和图形帮助说明数据的含义 12 1报表的类型 Access系统提供了比较丰富 多样的报表样式 主要有4种类型 纵栏式报表 表格式报表 图表报表和标签报表1 纵栏式报表 12 1报表的类型 2 表格式报表其格式类似于数据表的格式 其以行 列的形式输出数据 因此可以在报表的一页上输出多条记录内容 12 1报表的类型 3 图表报表是指报表中的数据以图表格式显示 类似 Excel 中的图表 图表可直观地展示数据之间的关系 12 1报表的类型 4 标签报表一特殊的报表格式 其对数据的输出类似制作的各个标签 例如实际的应用中 可制作学生表的标签 用来邮寄学生的通知 信件等 12 2 1报表的组成 报表通常由报表页眉 报表页脚 页面页眉 页面页脚 组页眉 组页脚及主体7部分组成 这些部分称为报表的节 1 报表页眉报表页眉位于报表的开始 一般用于设置报表的标题 使用说明 整个报表只有一个报表页眉 并且仅仅在报表的第一页的顶端打印一次 这样 报表页眉这一节通常显示报表的标题 例如 学生成绩单 职工工资统计表 等 报表标题通常是用标签实现的 要显示的文字通过标签的标题属性设置 而且标题文字的字体 字号 颜色等格式属性都可以在属性对话框中进行设置 在报表中是否使用 报表页眉 节或 报表页脚 节是通过 视图 菜单中的 报表页眉 页脚 命令同时进行设置的 12 2 1报表的组成 12 2 1报表的组成 2 报表页脚报表页脚只出现在报表的结尾处 用于显示对所有记录都要显示的内容 包括整个报表的汇总说明 结束语等 3 页面页眉放在页面页眉一节中的内容在报表的每一页顶端都显示一次 在表格式报表中用来设置显示报表的字段名称或分组名称 对报表的第一页 页面页眉显示在报表页眉的下方 在报表中是否使用 页面页眉 节或 页面页脚 节是通过 视图 菜单中的 页面页眉 页脚 命令同时进行设置的 12 2 1报表的组成 4 页面页脚页面页脚出现在每页的底部 每一页中有一个页面页脚 用来设置本页的汇总说明 插入日期或页码等 最常用的是在每页底部显示页码的信息 如 第3页共8页 5 组页眉在报表中是否使用 组页眉 或 组页脚 是由 视图 菜单中的 排序与分组 命令进行设置的 也就是说 和其他两组页眉和页脚相比 组页眉 和 组页脚 可以根据需要单独进行设置 在该节中 主要是对分组字段的数据进行设置 从而实现报表的分组输出和分组统计 也可以指定其他的分类字段对每个分组继续分组在组页眉中设置的内容 将在报表的每个分组的开始显示一次 12 2 1报表的组成 6 组页脚组页脚中通常安排分组的统计数据 主要通过文本框实现的 在该节中设置的内容显示在每个分组的结束位置 7 主体主体节是报表中显示数据的主要区域 用来显示每条记录的数据 根据字段类型不同 字段的数据使用文本框 复选框或绑定对象框进行显示 也可以包含对字段的计算结果 每当显示一条记录时 在该节中设置的其他信息都将重复显示 例如 如果从字段列表中直接将字段拖动到主体节中 则字段的名称和字段的值都在主体节中显示 纵栏式报表就属于此类 又如 如果只将字段的数据安排在主体节中 而将字段的名称信息放在页面页眉中 当字段名称和字段数据与垂直方向对齐时 这样 就可以将数据以行列的形式显示 一行显示一条记录 一页显示多行记录 表格式报表就属于此类 12 2 2报表的视图方式 在报表的设计与显示中经常要用到报表的视图方式 报表的视图方式主要有 设计视图 打印预览与版面预览 有以下几种选择视图方式的操作 1 当查看一个已经生成的报表的视图方式 可在 报表 对象下 使用鼠标指向某个报表名 单击右键 可从快捷菜单中选择视图方式 2 在 报表 对象下 使用数据库的工具栏 3 使用常用工具栏 4 当编辑一个报表时 欲改变 视图 方式 可使用Access 视图 菜单的下拉菜单 从中选择 12 2 2报表的视图方式 报表的设计视图在该视图方式下 可完成报表的设计与编辑 2 报表的打印预览在正式打印报表前 总要先预览报表 在报表设计过程中 还要反复通过 打印预览 视图方式 在 打印预览 中 可以看到报表的打印外观 3 报表的版面预览在 版面预览 中 可以预览报表的版式 在该视图中 报表只显示几个记录作为示例 12 2报表的创建 在Access中 系统为用户提供了3种创建报表的方法 1 利用 自动报表 创建报表 2 利用 报表向导 创建报表 3 利用 报表设计视图 创建报表 12 2 1使用自动报表创建报表 操作步骤如下 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 选择 报表 为操作对象 按 新建 按钮 3 在 新建报表 窗口 选择创建报表所需的数据源 再选择 自动创建报表 纵栏式 系统将自动创建一个纵栏式报表 若选择 自动创建报表 表格式 系统将自动创建一个表格式报表 4 保存报表 结束报表的创建 注意 用这种方法只能创建基于一个数据源的报表 而且不能对数据源进行字段选择 12 2 2使用报表向导创建报表 1 使用 报表向导 创建报表2 使用 图表向导 创建报表3 使用 标签向导 创建报表 1 使用 报表向导 创建报表 操作步骤如下 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 选择 报表 为操作对象 按 新建 按钮 3 在 新建报表 窗口 选择创建报表所需的数据源 再选择 报表向导 4 在 报表向导 窗口 确定 报表 所需的字段 选择报表的分组级别 报表中数据的排列顺序 创建报表的布局方式 创建报表的样式 定义 报表 标题 5 保存并预览报表 结束报表的创建 2 使用 图表向导 创建报表 操作步骤如下 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 选择 报表 为操作对象 按 新建 按钮 3 在 新建报表 窗口 选择数据来源 再选择 图表向导 再按 确定 按钮 4 在 图表向导 窗口 选择并定义图表所需的数据字段 图表类型 布局方式 标题等参数 5 保存并预览报表 结束图表报表的创建 3 使用 标签向导 创建报表 操作步骤如下 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 选择 报表 为操作对象 按 新建 按钮 3 在 新建报表 窗口 选择数据来源 再选择 标签向导 再按 确定 按钮 4 在 标签向导 窗口 选择并定义图表所需的数据字段 标签类型 标签的布局方式和标题等参数 5 保存并预览报表 结束标签报表的创建 12 2 3使用 报表设计视图 创建报表 操作步骤如下 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 选择 报表 为操作对象 按 新建 按钮 3 在 新建报表 窗口 选择 设计视图 4 在 报表 窗口 选择创建报表所需的数据源 利用工具箱中的工具按钮 向报表中添加所需的控件 5 保存并预览报表 结束报表的创建 12 2 4几种创建报表方法的比较 12 3报表设计 12 3 1报表控件的使用12 3 2报表的页面设置12 3 3设计报表布局12 3 4设计汇总报表12 3 5设计分组报表 12 3 1报表控件的使用 在 报表 窗口 打开 文件 菜单 选择 页面设置 选项 打开 页面设置 窗口 在 页面设置 窗口 有3个选项卡 可以修改报表的页面设置 如图所示 12 3 2报表的页面设置 7 3设计报表 在 报表 窗口 有若干个分区 每个分区实现的功能各不相同 由于各个控件在报表设计功能中的位置不同 可按需要调整控件的位置和大小 这就是设计 修改报表布局的内容 12 3 3设计报表布局 7 3设计报表 操作步骤如下 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 选择 报表 为操作对象 打开或创建报表 3 在 报表 窗口 选择 视图 菜单 再选择 排序与分组 选项 4 在 排序与分组 窗口 选择指定的字段为分组字段 在组属性里设置组页脚为 是 再指定记录排序字段 5 关闭 排序与分组 窗口 返回到 报表 窗口 可以看到在报表中增加了一个以分组字段为名的页脚 6 在 报表 窗口 在指定字段页脚处 添加若干个文本框控件 输入显示标题及统计汇总计算函数 7 保存并预览报表 结束对报表进行的统计汇总的操作 12 3 4设计汇总报表 12 3 5设计分组报表 1 1 1信息与数据 操作步骤如下 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 选择 报表 为操作对象 打开或创建报表 3 在 报表 窗口 选择 视图 菜单 再选择 排序与分组 选项 4 在 排序与分组 窗口 选择指定的字段为分组字段 在组属性里设置组页眉或页脚为 是 再指定记录排序字段的排序规则 5 关闭 排序与分组 窗口 返回到 报表 窗口 可以看到在报表中增加了一个以分组字段为界的页眉或页脚 6 保存并预览报表 结束对报表进行的排序与分组的操作 12 4创建子报表 子报表是指插入到其他报表中的报表 在对两个报表进行合并时 必须将其中一个作为主报表 主报表有两种 一种是绑定的 即基于表 查询等数据源 另一种是非绑定的 不基于数据源的 用来作为子报表的容器 主报表中可以包含多个子报表 也可以包含多个子窗体 而一个子报表中 还可以包含下一级的子报表或子窗体 创建子报表有两种方法 一种是在现有的报表中创建子报表 另外一种是将现有的报表插入到其他报表中成为子报表 12 4 1向已有的报表中添加子报表 在向已有的报表中插入子报表时 子报表的控件必须与主报表相链接 这样 可以确保在子报表中显示的记录与主报表中显示的记录相一致 向已有的报表中添加子报表中的过程是通过 子报表向导 来完成的 12 4 1向已有的报表中添加子报表 例 用 学生 表作为主报表的数据源 以 成绩 表作为子报表的数据源 创建包含子报表的报表 名称为 带子报表的报表 对于主报表 要求显示表中 学号 姓名 班级编号 对于子报表 要求显示 学号 课程编号 和 成绩 3个字段 操作如下 1 在数据库窗口中 单击 报表 对象 然后单击 新建 按钮 打开 新建报表 对话框 2 在该对话框中 单击 设计视图 然后单击对话框下方的下拉箭头 在下拉列表框中选择数据源 学生 表 最后单击 确定 按钮 打开 设计视图 窗口 3 从字段列表框中分别将 学号 姓名 班级编号 3个字段拖到报表的主体节中 然后调整主体节的大小 在主体节右边为子报表留出一块区域 12 4 1向已有的报表中添加子报表 4 单击工具箱中的 控件向导 按钮 使其呈下沉显示 5 单击工具箱中 子窗体 子报表 按钮 然后单击主体节的右侧 这时 屏幕显示 子报表向导 的第1个对话框 12 4 1向已有的报表中添加子报表 6 第1个对话框用来指定子报表的数据源 可以是表或查询 也可以是已有的窗体或报表 这里单击选择 使用现在的表或查询 然后单击 下一步 按钮 打开 子报表向导 的第2个对话框 12 4 1向已有的报表中添加子报表 7 在第2个对话框中 单击左侧的下拉箭头 然后在打开的下拉列表框中选择 表 学生 作为子报表的数据源 接下来在下方的 可用字段 列表框中选择 学号 课程编号 和 成绩 单击 下一步 按钮 打开 子报表向导 的第3个对话框 12 4 1向已有的报表中添加子报表 8 第3个对话框用于确定主报表与子报表的链接字段 可以从列表中选择 也可以由用户自行定义 这里使用 从列表中选择 由于这两个表只有一个共同字段 学号 所以列表框也就只有一个选项 选择此项后单击 下一步 按钮 打开 子报表向导 的第4个对话框 也是最后一个对话框 12 4 1向已有的报表中添加子报表 9 第4个对话框为子报表指定名称 这里指定 成绩子报表 单击 完成 按钮 关闭 子报表向导 然后在设计视图窗口中调整各控件的位置 12 4 1向已有的报表中添加子报表 10 单击工具栏上的 保存 按钮 在 另存为 对话框中输入报表名称 带子报表的报表 最后单击 确定 按钮完成报表的创建 创建后的报表输出形式如图 12 4 2在已有的报表中添加子报表 如果两个报表已经分别建立好