秘书技能第一章.ppt

2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 1 21 35 55 第一章会议管理 第一节会前筹备会议筹备方案的内容确定会议主题和议题确定会议名称确定会议议程确定会议时间地点确定会议所需设备和工具确定会议文件范围 做好印制工作确定会议与会代表确定会议经费预算确定会议住宿和餐饮安排确定会议筹备机构和人员分工 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 2 21 35 55 会议筹备方案的作用确保会议周密组织确保会议质量和沟通协调确保领导意图得到贯彻电话会议特点 方便灵活快速经济缺少互动交流 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 3 21 35 55 电话会议工作要求 准确发出开会信息认真分发会议材料合理安排传输设备按时接通电话互相通报出席情况做好会议记录 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 4 21 35 55 视频会议特点 声音图象同步传送打破空间限制交流效果好视频会议局限投入成本高互动效果差 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 5 21 35 55 视频会议工作要求准确发出开会信息认真分发会议材料合理安排会场设置检查传输设备按时接通电话做好会议信息准备汇总情况信息 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 6 21 35 55 会务机构分工要求根据会议组织会务人员分工明确责任到人加强协调及时沟通 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 7 21 35 55 工作程序组建会议筹备委员会确定小组及负责人确定会议议题和议程 及相关安排交领导审核后具体安排 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 8 21 35 55 安排座位注意事项分清上下座贴上标识牌会议准备工作要求充分周密安全会议座位安排见P11 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 9 21 35 55 会议筹备情况检查会议准备是否充分会议期间能否排除各种干扰环境与用品准备情况文件材料准备情况会场布置情况会议保卫工作情况其他准备情况 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 10 21 35 55 会务筹备检查方法听取汇报现场检查会议文件审核内容文件准确性与完整性文件内容准确性 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 11 21 35 55 审核方法对校法折校法读校法 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 12 21 35 55 会议文件审核工作程序起草者自审主管秘书初审有关方面会审主管领导终审 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 13 21 35 55 与领导沟通原则时间性原则及时性原则全面性原则 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 14 21 35 55 沟通方法提交书面报告口头汇报领导参加有关会议其他途径 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 15 21 35 55 与领导沟通的时机会议筹备阶段会中阶段会后阶段 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 16 21 35 55 与领导沟通程序明确会议目标明确会议沟通方法途径确定沟通时间地点及参加人员检查所需文件资料汇报会议筹备情况及进展听取领导指示 完成会议记录将会议记录送给领导 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 17 21 35 55 会务机构分工要求包括A 根据会议组织会务人员B 分工明确C 责任到人D 加强协调E 及时沟通ABCDE会议准备工作要求不包括A 全面B 充分C 周密D 安全A 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 18 21 35 55 会议文件审核方法不包括A 对校法B 全校法C 折校法D 读校法B会议文件审核工作程序包括A 起草者自审B 主管秘书初审C 有关方面会审D 主管领导终审E 印刷人员审查ABCD 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 19 21 35 55 1 提出参加会议的人员名单应根据 A 会议的名称B 会议的议程C 会议的规格D 会议的主题4 会议按议题性质分 可分为 专业性和综合性等 A 决策性B 专题性C 告知性D 报告性5 会议通知常用的格式有便函式和 A 卡片式B 台签式C 书信式D 要约式D A C 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 20 21 35 55 10 大 中型跨地区的会议报到工作的第一步是 A 接站报到B 签到C 安排食宿D 简单介绍情况C电话会议特点不包括 A 方便灵活B 快速经济C 程序简单D 缺少互动交流C 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 21 21 35 55 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 22 21 35 55 会议工作分配应当考虑的因素成员的工作经验承担的工作量统筹分配任务考虑特长和爱好公开分配任务及时调整 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 23 21 35 55 会议协调加强会议组织工作收集各方信息争取各方支持充分发挥各方作用顾全大局 协调一致建立良好人际关系原则性与灵活性结合耐心细致 稳重行事注意留有余地协调之后注意落实 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 24 21 35 55 拟定会议应急方案 会议应急方案内容会议过程中出现的问题负责解决问题的人员会议中容易出现的问题人员问题场地问题设备问题资料问题健康与安全问题行为问题 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 25 21 35 55 处理会议突发事件的方法 处理人员问题处理场地问题处理设备问题处理资料问题处理健康与安全问题处理行为问题 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 26 21 35 55 会议筹备注意事项 住宿安排妥善餐饮服务周到医疗卫生有备无患交通保障落实到位会议通讯稳定讯速文化娱乐丰富多彩值班人员坚守岗位 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 27 21 35 55 会议应急方案特点有的放矢预防为主留有余地会议应急方案实施原则思想上充分重视人财物方面措施到位坚持定期检查 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 28 21 35 55 1 会议组织工作要求准备充分 组织周密 考虑周到并 确保安全2 机密的会议文件 在会议结束时要 及时收回3 会议文书中的群众来信属于 文书类 会议提案信访4 会议的主题文书包括开幕词 主题报告 专题报告 正式决议 闭幕词等 大会发言 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 29 21 35 55 5 会议的名称应根据主办单位和类型来确定 6 小规模低规格的会议能解决的问题就尽量不上大规模和高规格 7 在选择展示会的会场时 要考虑电源的负荷情况 8 尽管会议的类型与内容不同 但对会议用品的要求是相同的 9 秘书没有责任办理会后反馈工作 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 30 21 35 55 10 会议主要精神的阐发是会议纪要的主体部分 11 会议方案制订后须经领导批准方可进行准备 12 会议规模与规格是根据会期长短来确定的 13 会期是指召开会议时间的长短 与会议内容没有关系 14 会议纪要是所有会议都采用的会议文件 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 31 21 35 55 15 会议的新闻报道工作主要是召开记者招待会 16 会议纪要的拟写应做到逻辑条理清楚 18 召开大中型会议时与会者应尽快就座以保证会场秩序 没有必要引导座次 19 会议的饮食管理工作是一项很重要的工作 位于会议后勤工作之首 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 32 21 35 55 20 制定会议经费预算的正确指导思想不包括A 勤俭办会B 提高规格C 具有弹性D 留有余地21 会议规模和规格的高低不由与会者的 决定A 级别B 名气C 地位D 身份22 会议召开的时间应在 确定下来之后确定 A 会议的名称B 会议的参加人员C 会议的规模D 会议的议题B B D 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 33 21 35 55 23 会见与会谈的人数较少时 一般采用 座位布局形式 A 马蹄型B 半圆型C 空心式 方型D 倒 山 字型24 一般性会议的主席台座次应按照 排列 A 嘉宾的人数B 就座者职务的高低C 就座者的发言次序D 就座者姓氏笔画A B 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 34 21 35 55 不属于与领导沟通原则的是A 时间性原则B 及时性原则C 全面性原则D 经济性原则D会议中容易出现的问题有A 人员问题B 场地问题C 设备问题D 资料问题E 行为问题ABCDE 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 35 21 35 55 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 36 21 35 55 第二节会中服务推进会议进程原则认真倾听树立自信消除交流障碍强调问题接受建议工作程序会前明确会议时间会中引导会议议题议题结束总结并宣布会议结束 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 37 21 35 55 会议经费类型与会人员交费参展商交费联合主办者交费广告 赞助和捐助公司分配其他收入会议经费使用原则遵守财务制度原则节俭原则 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 38 21 35 55 会中突发事件类型人员问题健康与安全问题行为问题处理会中突发事件处理人员问题处理健康与安全问题处理行为问题 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 39 21 35 55 工作程序及时报告启动应急方案及时进行处理向公共应急机构求援处理好善后工作 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 40 21 35 55 突发事件规章制度应急方案定期检查制度突发事件第一时间报告制度各种应急设备检查维护制度值班工作责任到人制度 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 41 21 35 55 会议应急方案特点不包括A 作好准备B 有的放矢C 预防为主D 留有余地A会议经费的来源包括A 与会人员交费B 参展商交费C 联合主办者交费D 广告 赞助和捐助E 公司分配ABCDE 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 42 21 35 55 第三节会后落实 会议总结的目的检查会议目标实现情况检查小组分工执行情况积累经验 找出不足奖惩相关人员解决遗留问题 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 43 21 35 55 会议总结的内容会议基本情况 时间 人员 主要议题 会议决议 会后工作任务会议总结的要求会议基本情况总结总结成绩 指出不足突出重点 有所侧重一分为二 激励为主 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 44 21 35 55 撰写会议总结注意事项及时 即会议完毕立即开始会议总结全面 会议情况及议题 领导讲话要点 会议基本评价 会议决议情况 今后工作任务科学 层次清楚 重点突出 总结经验 吸取教训 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 45 21 35 55 撰写新闻稿件注意事项及时报道内容准确领导审核会议评估的内容会议效果评估会议组织分工评估会议过程管理评估会议主持人行为评估工作人员表现评估 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 46 21 35 55 构成有效会议的要素清晰的会议目标适当的会议时间合适的会议地点和形式顺畅紧凑的会议议程准确的信息传递周密的前期准备合适的参会人员及得当表现领导良好的控制力合理的会议内容安排 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 47 21 35 55 影响会议效率的因素会议的必要性会议前期准备工作质量会议责任分工影响会议效果的因素会议多 会期长 会议规模大 规格高会议支出超标 浪费会议准备不充分会议组织不当 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 48 21 35 55 会议评估的标准P48会议目标评估会议时间评估与会人员满意度评估会议服务评估会议费用支出评估同类会议继续推进和维持的事项 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 49 21 35 55 会议评估表格设计方法P50会议管理评估表会议主持人评估表会议工作人员评估表设计会议评估表格应考虑的因素表格长度填写难易程度问题的有关度问卷的方式 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 50 21 35 55 会议结束应避免的情况欠缺会议记录对决议落实不力不对会议得失进行总结不解散会议组织与会人员感到不满 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 51 21 35 55 高效会议的条件会议开得短会议活动多会议地点好参会名单精会议经费节约会议总结案例分析P55 2020年2月24日11时41分 企业战略管理第一章 52 21 35 55 会议