档案管理程序_免费下载.doc

内部管理程序SEPC/LA/IMP/A028，版次：A第19页/共19页目 录1 目的2 范围3 定义3.1档案3.2现行文件3.3紧要凭证4 相关文件5 职责6 程序7 记录8 附录1目的 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用本企业的档案，为企业的长远发展服务，特制定本程序。2 范围能源办1991231号电力企业档案分类规则中规定的各种档案。见附录1。3定义3.1 档案：是指企业和个人在从事与企业有关的活动中直接形成的、有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件载体等不同形式的历史记录。档案已不具有现行价值但具有凭证和查考价值，它是历史的真实记录。3.2 现行文件：因职能活跃而处于经常被利用状态的文件。3.3 紧要凭证：是指当发生非常情况时，可确保公司的活动得以延续、正常权益不受侵犯。一般包括：合同、授权书、正式协议、房契、土地使用红线图、营业执照、许可证、财产转让证、豁免证、财务契约类证件。、相关文件中华人民共和国档案法能源办1991231号文件：电力企业档案分类规则QAP2.05 文件和资料控制QMP013 文件的处理和归档设施5 职责5.1 公司所有部门和个人都有提供和保护档案的义务。现行利用价值较低且有保存价值的文件都应移交文档中心归档。5.2 文档中心是公司档案管理的归口部门，负责策划企业档案的管理和对外交流，负责档案的接收、收集、整理、保管和提供利用。负责公司档案存放设施的准备。负责各类已扫描文件的电子文件归档（EESR文档和竣工图等），负责本部门已存放文件转为档案保存。5.3 财务审计类和人事劳资类（一级类目4、5）档案暂由劳资财务部按电力企业档案分类规则组卷和管理,但要将档案清单交文档中心。5.4 机要保密工作（三级类目027）和组织工作（二级类目03）暂由综合办公室按电力企业档案分类规则组卷和管理，同样将档案清单交文档中心。5.5 其他各部门负责本部门有关档案的整理和向文档中心移交。6 程序6.1 档案的收集和移交每年收集一次，在每年第一季度完成。各部门可根据需要随时向文档中心移交档案。6.2 公司各部门对照电力企业档案分类规则，将本部门产生和拥有的档案移交文档中心。档案移交应尽量分类进行，移交清单格式见附录2（EXCEL文件）。6.3 文档中心接收到档案后，核对清单和实物档案是否一致，签收。将档案信息录入档案管理信息系统。档案实物按电力企业档案分类规则归档。6.4 案卷编码规则 案卷顺序号 四级类目，若不存在可用0 三级类目 二级类目 一级类目 对于05大类和79大类，用年度号表示，如1998、2001； 对于6大类，前两位表示工程代号，后两位表示机组号 6.5 工程代号根据公司承建工程的先后顺序确定。01 大亚湾核电站02 岭澳核电站6.6 档案文件应尽量扫描为电子文件，在档案管理信息系统中建立超级链接。为公司各部门提供网上档案服务。6.7 建立合适的档案储存设施合理保护和利用档案，对于紧要凭证和电子文件载体档件应采取特殊措施加以保护。7. 记录 各部门向文件中心移交档案文件的记录见附录1。 8 附录 附录1：电力企业档案分类规则 附录2：档案移交记录附录1：电力工业企业档案分类规则(09大类)0 党群工作01党群工作综合02党务工作综合020党委工作计划021党委会、民主生活会、政工会议记录、报告（含党委中心组学习记录）022党员大会、党员代大会文件023党委指示、决定、报告、通知024党委调研形成的材料025党委专题总结、报告（如清查、核查、两清）026争先创优和表彰先进027机要保密工作028信访工作材料029党委工作大事记03组织工作030组织工作计划，总结、规定、通知等031组织设置（机构级别、待遇、领导关系变动、启用印信等）032党委管理（组织生活、组织关系介绍信及存根、党藉、党龄）033整党建设（思想、组织、作风整顿，党员入党、转正）034干部管理（党内干部任免、选举、审查、考核、考级、党委领导分工）035党费管理039统计、报表、简报、党员名册（将要求填写报表的通知和说明等入此，并根据不同保管期限组卷）04 纪检工作040纪检工作计划、总结041纪检会议记录042关于纪检工作的指示、通知、报告、会议纪要等（含案件处理规定）043党风建设（含党政干部违纪）044党委民主评议材料045案件处理和处分046纪检信访工作材料049统计、报表、简报05 宣传、统战工作050宣传工作计划、总结051宣传工作的指示、通知、会议纪要052党员轮训和党课计划、小结、教材053理论学习、时事政策教育和精神文明建设（含政治思想工作会议）054反映本单位的剪报、广播稿、本单位办的报刊058统战工作文件059统计、报表、简报06工会工作060工会工作计划、总结、通知、会议纪要等061工会工作记录、职代会、工代会文件062组织工作（机构设置、干部任免、会员管理等）063企业民主管理和班组建设（含干部评议、合理化建议等材料）064职工教育065劳动竞赛和评选劳模、先进材料（表彰厂局和领导班子、行政各部门竞赛评比及办法）066工会财务管理067劳保福利（职工休养入此）068文体、宣传、女工和调解工作069统计、报表和简报07 共青团、青年工作070 团、青工作计划、总结071团委会议记录、团代会文件072团、青工作的规定、通知073组织工作（机构设置、干部任免）074团员管理（组织生活、组织关系介绍信及存根、团藉、团员处分）075团费管理076青年工作077竞赛比武和评比先进材料（评比优秀团员、团干部和新长征突击手等）078文体宣传活动材料079统计、报表、简报、团员名册08 协会、学会工作080年度工作计划、总结081机构、章程、会员管理082协会、学会工作的通知、规定（含技术资询服务的规定、评比先进等）083年会活动和论文084技术资询服务的合同、协议085刊物089统计、报表、简报、名册1 行政管理11 行政管理综合12 行政事务120行政工作计划、总结、通知、，规定、办法等（含各行政科室、车间工作计划、总结）121上级和本厂、局长（经理）办公会、行政办公会、生产计划调度会记录、纪要、决定（含厂、局长、经理分工） 122 厂长（经理）负责制、任期目标和长远规划123企业整顿、企业升级等企业管理、行政管理文件（内部承包、厂规厂法、单项升级及办法、双文明、达标升级等）124工商行政管理、法律事务（含企业登记、经济合同、协议、营业执照和各项证书）125厂签报单（各科室、车间给厂部的报告和批复）126文秘、机要、保密工作127信访工作和人大政协提案的答复128修志工作、大事记129简报（全厂间报入此， 各专业简报入各专业类）13 武装保卫130机构设置、干部任免和经济民警配备131民兵、征兵和人防工作132治安管理（危险物品、枪支弹药、交通管理、内部治安、户口管理、电力设施保护等）133消防工作134刑事案件处理和历史案件复查135保卫工作的通知、规定、办法等139统计、报表、简报、名册14 监察140监察工作总结141监察会议记录142监察工作的指示、通知、报告、会议纪要143行业作风、廉政建设和优质服务144案件处理和处分材料149统计、报表、简报15 医疗卫生150医疗卫生工作的计划、总结、通知、规定151卫生宣传、防病、治病152计划生育159统计、报表、简报16 后勤福利160后勤福利工作的通知、规定、会议纪要161办公用房管理162职工住房分配及管理163生活管理（食堂、浴室、招待所等）164车辆管理（行政、生产车辆管理均入此）165绿化管理166用水、用电、用汽管理169统计、报表、 简报17 外事工作170外事活动的计划、总结171外事工作的通知、规定172接待工作2 经营管理21 经营管理综合22 计划统计 220生产、基建计划、总结及计划调整（基建工程下马入此）221计划管理规定、通知等222技术经济指标完成情况分析223月度计划任务书或月度作业计划228统计工作（含工业普查、房屋普查等）229统计年报及统计资料汇编23 物资管理230年度物资分配计划（含采购计划）231物资管理的通知、办法、规定232重要物资供应文件233储备定额管理234物资价格管理238仓库管理239统计、报表、简报24 用电营业25 农村电网和农电管理26 产品销售27 多种经营与协和联营270多种经营的计划、总结、报告271发展、整顿集体企业的通知、规定272集体企业机构设置和经营项目更改（机构成立、撤销、更名、工商行政登记等）273集体企业财务管理文件274集体企业劳资管理文件275协作联营的规定、通知（中外合资入此）276协作联营的合同、协作、函件279统计、报表、简报3 生产技术管理31 生产技术管理综合32 规划基建管理320长远规划321勘测设计管理（资格认证、设计招标、投标等）323基建工程管理的规定办法等（征、租土地，建筑市场管理等）324工程项目管理（注：本单位不立项，对下属单位项目的批复与请示）325工程概、预算定额管理规定及外包管理（含外包队伍资格认证、招标、投标、外包合同）。356企业定额（含预算、资金、消耗材料、工具定额）329统计、报表、简报33 生产管理（电力生产）34 施工管理340施工及设备管理工作的计划、总结（含备品备件）341施工调度会议、设备工作会议文件342施工及设备管理的规定、办法、条例、通知等343设备订购、报废（含设备选型、经济效益预测、订购合同等）349统计、报表、简报35 安全环保350安全技术管理通知、规定、通报、会议纪要等351安全技术措施、总结（含事故措施、安全教育等）352迎峰渡夏和防自然灾害（防汛、防台风、防冻等）353压力容器管理354事故报告、调查分析（含设备、人身、交通等非生产事故及障碍、未遂事故）355特殊工种考核356环境保护的通知、规定、会议纪要357环保调查和污染治理（含大气、水、噪音污染及费用和赔偿）358粉煤灰综合利用359统计、报表、简报36 科技管理360科技计划、总结和长远规划361科技管理的通知、规定、会议纪要362科技管理合同、协议（注：针对具项目的入科研档案）363技术革新和合理化建议364现代化管理365专利管理366学术论文、出国考察报告、汇报、专题总结、专题材料369统计、报告、简报37 质量管理370全面质量管理规划、计划、措施、总结（含工程质量规划、措施、总结）371全面质量管理办法、规定、培训、考核、检查372工程质量监督办法、规定、通知、考核373产品与工程创优材料374产品、工程质量回访及返馈375 QC小组活动376质量保证系统（QA）文件材料379统计、报表、简报38 标准计量380标准工作文件381计量工作文件（含计量收费协议等）382生产技术规范（上级和本单位以零散传达式文件发的规程、制度、条例、办法等入专业，经过二次加工的入此）。383本企业技术标准384本企业管理标准385本企业工作标准389统计、报表、简报39 信息工作390关于信息工作的通知、规定等391计算机应用和管理的通知、规定392本企业编制的计算机软件、盘片材料393档案工作394图书资料工作395情报工作399统计、报表简报4 财务审计41财务审计综合42财务管理420财务管理制度、规定、办法、通知（含各种补贴标准）421流动资金核定、结算422固定资产的新增、报废、调拨（含清产核资、设备保险）423专项资金的提取、分配（更改、大修、科技资金、福利、奖励基金等）424生产财务和成本（含财务收支计划、经济分析、增收节支、利润、年度财务决算等）425基建财务426税收（含财政、税收、物价大检查、能源、交通建设基金、预算调节基金、教育基金）427价格管理（电价、热价、煤运加价）428债券、国库券的认购429控购、费用开支（含养路费、过桥费等）43 会计账务430报表431账册432工资单433凭证434会计档案移交、销毁清册44 审计工作440审计工作的通知、规定、计划、总结等441专项审计的通知、报告、结论、决定、证明材料（各专项审计应分开立卷，概预算审计入工程）442下级报送备案的审计文件材料449统计、报表、简报5 人事劳资 51 人事劳资贯综合52 人事机构编制520机构设置（成立、撤销、合并、更名、改变隶属关系、级别等，各种行政的临时机构亦入此、各专业人员任职入各专业类）521编制53 人事管理530干部管理的规定、办法、通知等531干部待遇（工资、级别、落实知识分子政策）532干部教育培训533干部调配和人才交流（大中专毕业生分配、军队转业干部安置、干部调动介绍信存根）534干部考察、审查（含出国人员政审）535干部奖惩536干部任免、聘任、选拔、录用（含后备干部培养）537干部离、退休、退职及其待遇（含离休干部申报表、审批材料）538干部职称评定、职务聘任539统计、报表、简报、干部名单、离休干部名册54 劳动管理540劳动管理的规定、办法、通知541劳动定额和劳动指标审请、就业（工人招聘、录用，含合同工、临时工、退役人员安置农转非）542调配（含职工调动介绍信及存根、工资转移证、厂内调动通知单）543退职、退休规定、名单、审批表（含辞退、留职停薪）544各级岗位责任制、经济责任制的材料545班组建设和质量技师评聘546奖惩547安全生产（含劳动保护）548劳力出口549统计、报表、简报、职工名册55 工资管理550劳动工资计划、总结、会议纪要551工资管理、工资改革（含调资、定级、工龄计算、落实政策、补发工资、职工奖励性调资升级及调动后待遇、规定）552奖金、津贴553劳动保险、福利（含劳保统筹）56 教育培训560教育计划、规划、总结、通知、规定、办法等561教育经费562学校教育管理（含中、小学、职工技术教育等）563职工技术培训和继续教育569统计、报表、简报6 工程（产品）60 工程建设综合600与设计、制造等单位来往文件601会议纪要（工程前期会议经要入此）602工程阶段性汇报、考核609简报61 工程管理610工程合同、协议、招投标文件（含租赁文件）611工程概算决算612工程定额62 工程施工620工程开工文件（开工报告、施工图会审、技术交底记录等）621施工组织设计（含施工工艺卡）622施工技术措施6221土建专业6222锅炉、燃料、除灰6223汽机管道供水6224电气专业6225热控专业6226焊接、金属专业6227机械专业6228送电线路623施工记录（工程测试、原材料试验、工程质检评定、质量问题处理）624设计变更（含工程洽商单、材料代用核定审批）625工程日志、大事记626施工总结（含工程总结）627竣工报告（含单位工程竣工报告）63 工程竣工 630工程（机组）竣工验收书（含整套试运行文件、工程竣工验收会议纪要）631竣工技术资料（施工技术记录）汇编（各专业按卷、册编制）632工程创优评定（申报材料、评定通知、结论、证书等）7 科学技术研究70 综合71 土建专业710科研准备（含项目立项、审批文件、招投标文件、开工报告、试验计划）711研究试验（原始记录、设计文件材料）712总结鉴定、验收（科研报告、鉴定材料）713成果和奖励（含成果申报、登记）714推广应用（含成果评价、转让合同、定型生产及反馈文件）72 锅炉、燃料、除灰（含保温）73 汽机、管道、供水