解决问题七大步骤.ppt

解决问题七大步骤 主讲 第一步驟選擇解決標的 主要任務 發現目標 定義問題點 決定目標的先後順序 實施步驟 邀請熟悉問題點且有能力解決問題的人員 組織一個腦力激盪聚會 藉由腦力激盪釐清問題點 藉由使用柏拉圖分析排序出問題的重要性順序 腦力激盪腦力激盪是一種以不拘泥形式且富創造力的態度來解決問題的方法 換言之 針對已知的案件或問題點儘可能提出意見 腦力激盪要靠參與者的知識和想像力來進行 腦力激盪的運作方式如下 1 主席將主題寫在紙上並展示給所有的參與者 2 主席要告知參與者進行腦力激盪的規則 A 每個人要輪流發言B 輪到自己發言時 只能提出一個想法或意見C 等待輪到自己發言的時機D 如果論到自己發言 但是並沒有意見要提出時 可以先跳過E 不要去解釋自己的意見F 不要批評他人提出的意見G 儘可能提出意見越多越好H 即使是很瘋狂的意見也可以提出來 3 觀念化 A 把意見寫在紙上並立即展示出來B 如果提不出意見就立即停止4 釐清意見每個人對於意見有任何不清楚的地方都有權利詢問 5 討論並改善意見 A 試著去改善意見B 刪掉相同的意見C 選出最好的意見 定義問題與目標 問題定義是將問題點用文字描述之 顯示出計劃與實際的差距 為了讓我們可以可容易的解決問題 用這個方式讓每個人了解問題是必要 問題定義1 定義 問題是什麼 相關人員有誰 在哪裏發生 及何時會發生 2 定義問題 但不是解釋發生的原因或提出可能解決的方案3 數量的形成 多久發生 發生多寡 何時發生 4 支持精確的措辭5 不是一個問句6 說明為什麼這個問題點是重要的 第二步骤清除問題 主要任務 收集資料 描述現在的情況選定問題點並已定義時 我們可以開始收集問題的資料及資訊 對於問題點應該針對明顯的事實儘可能準確的描述 實施步驟 1 首先 我們必須定義問題有多大 工作紀錄本 月報 良率報表 改善小組會議紀錄 我們可以使用不同的圖表來分析資料及資訊 2 了解問題點的環境 製程 原物料 設備 3 確認誰是問題的相關人員 例如 供應商 內部顧客 現場工作人員 並取得相關文件 設計圖 工作指導書等等 4 畫出流程圖 第三步驟說明問題產生的原因 主要任務 問題原因觀念化 分析原因 選擇可被除去的原因如果只是針對已產生的結果去改正 例如 加強檢驗 那麼問題將不會獲得解決 我們必須找出產生問題的原因 這是一個觀念並且需要相互合作 在這個步驟 腦力激盪的目的在找出產生問題的原因 但不是去解決問題 不是找出是誰要為此負責 也不是讓自己的想法獲得他人的認同 在腦力激盪過程中 找出問題原因必須記錄在Ishikawa diagram圖以利分析 關聯圖Ishikawa diagram是種說明 因 和 果 之間關係的方法 運作方式如下 1 將明顯的問題點寫在紙上並展示給小組中的每個人知道 2 用像腦力激盪等方式去定義並記錄可能的原因3 使用4M方法彙整所有的原因4M 人 Men 方法 Methods 材料 Materials 設備 Machines 4 用魚骨圖展示出原因5 試著找出可能影響不同原因族群的其他潛在的原因6 選擇可能的原因並調查其實際產生的影響 第四步驟進行問題解決 主要任務 確保原因的正確性 產生解決方案先前步驟的結果是 取得導致問題產生的可能原因 在進行問題解決之前 最好確認已剃除的可能原因真的無關問題的解決 解決問題需要有很多的創造力 藉由研討會你將達成最佳的目標 Double teamworking是有系統的方法去創造新的解決問題方法 Double team Double teamworkshop是為了選擇解決方式而確保小組中的每個人可以參與觀念構成及認可的手段 小組應由2 5個人所組成 運作方式如下 1 問題描述小組負責人2分鐘問題描述2 觀念化 每個人3 5個意見 所有小組10分鐘3 討論 排序所有小組10分鐘doubleteams 選三個比較重要的 掛在牆上4 各組介紹小組成員2分鐘 不討論5 彙集解決方案所有小組5分鐘6 投票所有小組5分鐘 選出最好的一個 一組五票 一個解決方案最多投二票 自己提出的方案最多投一票7 計算票數並討論所有小組5分鐘8 選出解決方案所有小組2分鐘 第五步驟選出並測試解決方案 主要任務 測試解決方案 選出解決方案你可以很容易的找到很多解決方案 你仍然必須找出有效且可行的解決方案 考量的變數有1 需要的時間 2 成本和3 使用的資源 利用矩陣圖快速彙整方案之有效性及可行性 運作方式如下 1 說明每個有效解決方案 成本 時程表 使用資源2 以上述的標準評估選擇性3 選出最佳的解決方案 第六步驟執行 主要任務 告知改變 同意可能的嘗試或實驗性的運作 寫出一套行動計劃 執行當找出大部分有效且可行的解決方案時 我們需要一套行動計劃去實行 行動計劃行動計劃由所有流程 責任人員及解決時程表所組成 第七步驟效果確認 主要任務 執行的指導與監控 結果的後續動作及通知 評估結果並挫展到其他改善專案上 問題解決的追蹤及文件化 回饋 说明執行解決方案之後 效果確認是非常重要的 你必須選出那些結