第3章 文件工作管理.ppt

第三章文件工作管理 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 课前温故 1 办公室工作环境管理的主要内容是什么 其意义何在 2 办公空间规划的基本内容是什么 3 办公桌的布置主要包括哪些方面的内容 4 列举在办公室的危险隐患 并陈述应采取的预防措施 第一节概述 一 文件与公文文件是人类社会活动中为处理事务的需要 而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录 公文是公务文件的简称 公务文件是文件的一个主要的门类 它具有文件的基本属性 同时又具有其他文件所不具备的一些特点 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 理解公文的含义公文形成的主体公文形成的条件公文的特性公文的用处 公文的产生与发展夏 商 周秦汉时期汉代秦汉以后至明清辛亥革命后新中国成立 文书一词在 二十五史 中的详细使用情况 二十五史 主要是历代王朝的历史 中国古代各朝撰写的二十四部史书的总称 它上起传说中的黄帝 前2550年 止于明朝崇祯十七年 1644年 计3213卷 约4000万字 用统一的有本纪 列传的纪传体编写 1921年 中华民国总统徐世昌下令将 新元史 列入正史 与 二十四史 合称为 二十五史 二 公文的功能公文的功能具体表现 法律规范的重要表现形式 传达政令采取重要管理措施的主要工具 下情上达的基本手段 横向联系的纽带 教育激励的有效教材 印证事实的真凭实据 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 三 公文的效用公文的效用是指公文的实际效力和功用 公文有两个方面的效用 第一是现实执行效用 第二是历史效用 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 四 公文的主要类别机关管理的功能在于 根据形成和作用的具体公务活动领域划分根据公文传递方向划分根据内容性质的差异划分根据公文涉及秘密的程度划分根据对公文处理时间方面的限制和要求划分根据在机关内的来源划分 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 五 文件工作及其基本任务文件工作又称为公文处理 就是对公文的创造 处置和管理 公文处理的基本任务就是及时 准确 有效地创制 加工 传递 保管 处置公文 为公务活动提供适用的信息 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 六 文件工作的地位 文件工作是公务活动的组成部分 在公务活动中占有不可替代的重要地位 具体表现为 文件工作是机关实现职能的必要条件 文件工作是国家档案事业的基础 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 七 文件工作管理 文件工作管理的主要任务包括两个方面 使文件工作构成要素确立最佳组合关系 这需要管理职能中的组织职能来实现 使文件工作构成要素的流通过程有序 有效 顺畅 快捷 相互间取得最佳配合 这就需要管理职能中的监督控制 综合协调职能来实现 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 第二节文件工作的组织 一 文件工作的组织形式文件工作的组织形式就是文件工作组织结构的形式 文件工作的组织形式主要有三种基本类型 集中型 分散型 复合型 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 文件工作机构是指机关中专设的从事文件收发 传递 审核 制作等文件管理工作的专 兼 职机构 大中型机关大都在综合办公部门下设专职文件机构 实行分散型或复合型组织形式的一部分机关 在职能部门下的办公室内设置专职或兼职的文件机构 小型机关特别是基层单位是由综合办公部门直接兼管 二 文件工作机构 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 三 文件工作责任 一 机关首长的文件工作责任 二 综合办公部门负责人的文件工作责任 三 业务部门负责人的文件工作责任 四 文件工作机构负责人的文件工作责任 五 专 兼 职文件工作人员的文件工作责任 六 一般业务人员的文件工作责任 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 这里的分工主要是指以科学的方法和标准 对文件工作各个岗位进行认真分解 从而确定每一个工作岗位的职责任务以及任职条件 科学地进行分工有利于合理用人 有利于充分发挥人的潜能 实现文件工作各要素及要素内部各方面的最佳配合 提高工作效率与质量 四 文件工作的分工重要 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 第三节文件运转过程与传递过程控制一 文件运转过程控制 一 旨在稳定文件运转秩序的控制措施 二 控制文件运转方向的主要措施 三 控制文件运转速度的措施 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 二 文件传递过程控制公文只有准确 快捷地传递给受文者才能真正产生效用 为此 必须有效地控制公文的传递过程 保证其方向正确 速度合理 线路短捷有效 一 文件传递过程控制规则 二 控制文件传递速度的措施 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 文件的数量 特别是文件形成量就可以从一个侧面反映文件工作的实际水平 文件量不足或泛滥都是文件工作水平不高的标志 一 决定文件形成量的主要因素环境因素文件工作自身的因素 第四节文件数量控制 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 二 控制文件形成量的主要方法措施 控制文件形成量的具体措施和方法主要包括 一 旨在使人们的文件需求正常的方法措施 二 旨在满足正常文件需求抑制不正常需求的方法措施 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 第五节文件质量控制 一 文件质量特性与质量标准文件质量是指文件自身 以及围绕文件的形成和产生效用所进行的一系列活动 文件工作的优劣程度 一 文件质量特性适用性 可靠性 时效性 经济性 二 文件质量标准1 文件自身的质量标准2 文件工作的质量标准 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 二 提高文件质量的措施 质量控制的目的就是全面提高质量 以下方法措施具有较普遍的应用价值 强化全员质量意识 确立质量第一思想 更新文件质量控制观念 加强领导 完善文件工作机构的质量控制职能 加强教育培训 全面提高各级各类工作人员的素质 科学分工 明确岗位质量责任 稳定文件工作人员队伍 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 第六节文件工作的综合协调 一 文件工作综合协调的原则 一 分层协调原则 二 权威性原则 三 全局原则 四 客观公正原则 五 沟通原则 六 服务性原则 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 二 文件工作综合协调的内容与方法 文件工作综合协调的内容是协调围绕文件的处理而发生的各种矛盾和关系 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 第七节表格文件管理 一 表格文件 一 表格文件的种类1 从结构特点上划分 可以分为登录式和情报式 2 从外观式样上划分 可以分为单页式 表册式 联单式等 二 表格文件的结构格式表格文件一般由标题 表名 正表 说明组成 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 二 表格设计 一 表格设计的内容 二 表格设计规则实用 标准 通用 简便等 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 三 表格文件控制 一 检查与改进1 确定对象 2 改进完善 二 表格管制1 集中管理 2 加强对表格的注册与编码 3 提高库存的计划性 4 确立组织保障 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 第八节案卷管理 一 立卷的方法与工作步骤 一 立卷的基本方法 二 立卷程序二 案卷管理工作的基本内容 机关管理的原理与方法 修订版 21世纪公共行政系列教材 习题 1 根据公文作用的活动领域 公文可分为 A 上行文 下行文 平行文B 通用公文 专用公文C 规范性公文 领导指导性公文 公布性公文 陈述呈请性公文 商洽性公文 证明性公文D 收文 发文B 2 联合行文时 作者应是 A 同级机关B 同一系统的机关C 三个以上的机关D 行政主管机关与业务指导机关A 思考与练习题 1 何为公文的执行效用 2 文件工作的组织形式有哪几种 怎样才能正确进行选择 3 各级机关工作人员的文件工作责任分别是什么 4 怎样提高文件的运转