企业培训_公文写作的理论与实践

公文写作的理论与实践 绪论 公文写作是一种工作能力 一 机关工作人员应具备公文写作能力二 公文写作能力是一种综合能力认识能力 思维能力 表达能力三 怎样提高公文写作能力掌握公文的基本规则 努力把握写作理论 加强实践 积累经验 第一讲 公文基本知识 一 什么是公文公务文书通常被称为公文 公文是管理国家 处理政务的重要工具 公务文书是法定机关与组织按照特定的体式 经过一定处理程序制成的书面文字材料 作为发布政策法令 传达工作意图 联系公务与记载工作活动的一种工具 公务文书可从以下方面理解 1 公务文书是一种记录和传递信息的书面文字材料 2 公务文书是按照特定的体式和一定的处理程序形成的书面文字材料 3 公务文书是党和国家具体领导与管理政务 机关与组织处理工作的一种工具 公文属于应用文体 但与一般应用文体不同 具有独立的特点 从形式上看 公文有特定的作者 特定的对象 特定的格式 特定的制发过程 从内容上看 公文具有较强的政治性 实用性 时效性和机密性 二 公文的分类1 从文件的来源分 收来文件对外文件内部文件2 从行文关系分 上行文平行文下行文3 从文件的机密性质和阅读范围分 机密文件内部文件公布文件4 从文件的制发机关和作用分 法规文件行政文件党的文件5 从文件的使用范围分 通用文件专用文件 三 公文的稿本 稿本指文稿和文本 同一文件在撰稿 印刷过程中及根据使用的需要 可以形成各种稿本 在形式 内容和使用上有所不同 草稿 草稿是文件的原始稿件 作为修改 讨论和审批的基础 定稿 是经过对草稿修改 审阅 由负责人签发或会议讨论通过的最后完成稿 正本 是根据定稿印制或缮写的 供对外发出用的 副本 是根据正本抄写或复制的 存本 指发文机关留存的发文草稿 定稿以外的印刷本 试行本 在制发机关认为文件内容不成熟 有待于通过实践总结经验时以便修改时 可先用试行本的方式发布试行 暂行本 制发机关认为文件尚不十分成熟 经过一段时间再行修订时使用 各种文字文本 四 公文的格式 国家行政机关公文处理办法 第三章规定 公文格式一般由标题 发文字号 签发人 秘密等级 紧急程度 主送机关 正文 附件 印章 发文时间 抄送机关 附注等部分组成 标题公文的标题 是公文的具体名称 位于文件的开头 正文的上端 标题一般包括作者 即发文机关 内容摘要 即事由 和公文名称三个部分 但在一些情况下可以灵活运用 标题应力求准确 简要 醒目 发文字号公文由发文机关的办公厅 室 统一编列发文字号 发文字号应包括机关代字 发文年度和发文顺序号 如国档发 1990 13号 印章公文印章 简称公章 公文一律加盖发文机关的公章 机关印章应盖在成文日期的上侧 要求上不压正文 下不要骑年盖月 秘密等级公文内容涉及国家秘密的 应根据秘密程度 在公文标题的左上角醒目处标上密级 我国的国家秘密分为 绝密 机密 秘密 三级 缓急程度凡紧急公文应在公文首页左上角 分别标明 特急 急 紧急 等字样 受文机关受文机关分主送和抄送机关 主送机关是指根据公文内容 需要对方批示或承办的机关 抄送机关只限于同公文内容有关 需要对方协作或知道的机关 上行公文和平行公文一般只写一个主送机关 置于标题之下 正文的左上侧 抄送机关标注在主题词下方 附件公文如有附件 应在附件正文之后注明附件名称和顺序 发文机关发文机关应写机关的全称 不要滥用简称 日期公文必须标明成文日期 因为这直接关系到公文何时开始生效 主题词主题词标注在公文末页下部 外观形式公文的外观形式 包括版头设计 版面安排 字体型号 字间行距 用纸规格 排写方法 装订位置等 都应精心设计 合理安排 文尾省级以上的大机关发出的重要文件 一般都有文尾部分 文尾部分包括发至范围 抄送机关 印制单位 印制时间和印数 第三讲公文写作基础知识 一 主题的概念和特点所谓主题 就是应用文的中心思想和基本观点 具体的说 就是体现在文章中的作者的思想 态度 观点 见解 主张 应用文的主题一般包括三个方面的内容 一是要有意图 即在文章中要交代清楚写作的用意 目的 二是要有说明 即在文章中说明涉及事物的来源 根据 起因 经过 发展 背景等 三是要有主张 即赞成什么 反对什么 主张什么 提出具体的意见 要求 办法 措施等 主题的形成1 主动写作 主题的形成依赖于对社会生活和实践材料的提炼 2 被动写作 主题的形成要秉承于集体意志和领导的意图 主题的确立要正确 要鲜明 要集中 要新颖 二 公文写作材料材料是作者为着一定的写作目的而搜集整理以及写入文章的一系列事实现象和理论依据 主要是具体事实 基本情况 数据数字 理论资料 以及具体化了的党和国家的方针 政策 1 材料是形成和确定主题的基础2 材料是说明和表现主题的依据和支柱 如何搜集和整理材料材料来源于人们对社会生活的感受 但材料不是自然而然地就可以被人们用来作为形成和表现思想观点的依据 需要一个搜集 鉴别 选择 使用的过程 1 搜集要一多二细 即既搜集思想材料 又搜集事实材料 既搜集第一手材料 又搜集第二手材料 既搜集正面材料 又搜集反面材料 既搜集历史材料 又搜集现实材料 2 整理要一严二精 严是对材料的真实性一定要严格把关 认真核对 精是要选用典型材料 如何选择和使用材料1 材料的选择一要选择符合主题需要的材料 二要选择真实确切的材料 三要选择典型的材料 2 材料的使用一要根据表现主题的需要确定材料的详略 二要根据文体特点决定材料的性质和多少 三要根据文章的作用决定材料的先后 三 公文的结构公文的结构是指组织安排文字材料的内部结构形式 即解决 如何写 的问题 它使文章 言之有序 一篇应用文的结构一般包括层次 段落 过渡 照应 开头 结尾六个具体内容 结构的安排要合理 完整 严谨 结构必须服从主题的需要 要正确反映客观事物的发展规律和内在联系 要适应不同体裁的特点 要使主题显豁 要完整合一 要周延缜密 要自然流畅 四 公文的语言语言是构成文章生命体的最基本的单位 细胞 要求准确恰当 简洁恰当 质朴得体语言运用能力的提高1 学习语言 向人民群众学习 从外国语言吸收我们所需要的成分 学习古人语言中有生命的东西 2 加强语言锻炼 五 公文的表达方式 当我们确立了应用文的主题 占有并选择了表现主题的材料 找准了把材料组织起来表现主题的合适结构 又进一步准备了表现主题 材料和结构的语言这个工具 接下来就是要运用相应的手段和方法把它们表达出来 应用文的表达方式就是指作者在写作时把信息 认识 思想 感情传达给读者的方法和手段 公文表达方式的种类 叙述 描写 议论 抒情 说明 第四讲 公文的写作实践 一 通告的写作通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的一种文体 它所规定的内容 一般在该范围内的人们都要照办或遵守 有较强的约束力 通告的标题比较灵活 可以省略事由部分 通告正文由三部分组成 第一部分是通告依据 应简要地说明发通告的原因 目的 意义 常用 特通告如下 为此 特严正通告 等领起下文 第二部分是通告的事项 具体写出通告的详细内容 第三部分提出要求 希望 有的还要指明期限 有限范围 违者惩处 的则以 特此通告 作结 二 通知的写作用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项 任免和聘用干部的一种公文 具有使用频率高 下行文 讲究时效性 有知照作用 布置工作 有的有指示作用等特点 主要有指示性通知 知照性通知 事务性通知 批转性通知等 三 通报的写作 通报是用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况的公文 因此 通报有表扬通报 批评通报 情况通报三种类型 具有典型性 时效性 教育性 通报内容要典型 发通报要与工作配合 要准确无误 议论要有分寸 四 报告的写作 报告是向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级询问时用的陈述性公文 报告种类大致可分为工作报告 情况报告 答复报告 报送文件与物品的报告 工作报告的正文 一般包括基本情况 主要成绩 经验体会 存在的问题 今后的意见等几个部分 每部分可以列出小标题或标出序数分项来写 情况报告是对工作中的重大情况 特殊情况 新情况进行了解后 向上级作出的报告 需要将情况的来龙去脉写清楚 答复报告是针对上级机关的查询 提问或汇报执行上级机关某项指示 意见结果的答复 五 请示的写作 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性 期复性公文 具有呈请性 期复性 越职性等特点 首先 请示必须选准主送机关 其次 请示要有醒目的标题 其三 要写明请示的缘由 其四 要表明倾向性意见 最后 在文尾部分 通常要写上 以上意见如无不妥 请批转有关单位执行 以上意见是否妥当 请批示 妥否 请批复 等语 六 批复的写作 批复 是答复下级机关请示事项的公文 批复属被动行文 对下级请示必须做出答复 批复具有约束力 批复的正文一般包括两个内容 批复依据和批复内容 批复依据要具体写明下级机关来文的时间 文号 标题 然后要说明经过什么合法程序研究而作出的答复 批复内容要针对请示内容 给予明确答复 无论肯定或否定请示内容都必须说明理由 批复的结尾一般用 批复 此复 或 特此批复 结尾 七 函的写作 函是用于机关之间商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准