贸易公司行政后勤管理制度.doc

贸易公司行政后勤管理制度第一章宿舍管理规定为加强公司宿舍的文明建设，使公司在职员工有一个清洁、宁静、安全、文明的生活环境，特制定出本规定：、宿舍的管理工作由宿舍各舍长及人力资源部共同负责管理；、凡入住公司宿舍的员工应主动出示员工工牌或临时工作证，接受宿舍保安的检查和管理，严禁无证出入宿舍；、凡带行李外出、离职或解职人员一律须公司人力资源部开具放行条，经宿舍保安检查行李后方可放行。离职或解职人员在接离职通知后12小时内应搬离宿舍，不得以任何理由在宿舍内逗留、留宿；、严禁外来人员（含已离职、解职的原属公司的职员）入内探访或留宿，特殊情况被探访人应先提出留宿申请，经公司人力资源部批准后，方可经宿舍保安审查登记进行探访或留宿；留宿人员探访或留宿期间，如宿舍发生事故或损失，均由留宿或被探访人员负责；、宿舍上锁时间为凌晨：，宿舍上锁后若非特殊紧急情况一律不准开门出入，凌晨：0全宿舍区熄灯就寝，员工不得吵闹喧哗；、各宿舍由各舍长安排住宿员工轮值负责卫生清洁、安全巡查及宿舍公共设施的维护等，宿舍公共设施若有损失一律由当值人员或全体宿舍成员负责承担；、室内个人用具摆放有序，不得乱拉绳索、钉铁钉、严禁在室内外乱写乱画，严禁乱拉乱接电源插座和使用电器，不准在宿舍区存放、使用易燃易爆违禁物品，不准在宿舍区域内赌博、酗酒、吵架、斗殴；、员工一律按照职位级别标准分配宿舍，未经批准不得私自调换房间、床位和进入异性房间；、讲究个人卫生和公共卫生。不得随地吐痰、乱扔垃圾，不得在宿舍内晾晒衣物，不准往窗外扔杂物或污水；、未经许可不得私自使用他人物品和公共财物，盗窃者将予重惩，不准在宿舍区域内张贴或传看色情书、画，不准袒胸露背在宿舍区域内走动，严禁男女嬉戏及其它一切伤风败俗的丑陋行为；、各宿舍成员应自觉协助巡查宿舍区安全状况，发现隐患或事故应及时报告或有效制止。、以上规定若有违反，分别予以警告、记过、辞退、开除，情节严重者移送当地公安机关重惩。、公司定时或随时召集舍长、保安总结监督宿舍管理工作检讨通报相关事宜，或不定期进行宿舍卫生检查。恳请各位同仁共同遵守以上规则，共创整洁卫生、安宁有序之生活环境。第三章东莞市黄河贸易有限公司印章管理规定一、印章管理规定公司印章对内对外代表公司及其合法权利，受法律保护，为加强公司印章的规范管理，特制定本规定：（一）公司印章、公司印章由总经理文秘负责保管。使用前必须经总经理批准，并由使用人完善用章登记手续，登记内容包括：用章时间、文件名称、用印枚数、经手人、所在部门、审批人。、合同应依照公司“合同审批流程”经采购部、招商部或财务部审核，由总经理审批后方可加盖公司合同印章。、员工因办理个人申请等事务需加盖公司印章的，须提交书面申请经所在部室（分店）经理批准后，方可到总经理办公室办理用章手续。、凡因特殊原因需携带公司印章外出，须经公司总经理批准并办理登记手续，由总经理文秘一同携带外出，用后归还时必须交付所盖签文件的复印件备查。、公司不签发加盖公司印章的空白证明和介绍信，必要时须经总经理批准。使用空白证明和介绍信必须编号登记，并注明用途。空白证明或介绍信使用后经手人应返还复印件；未使用的应如数退回，由总经理文秘负责销毁，不得挪作他用。违者公司将保留追究经济和刑事责任。（三）部室、分店印章、新刻制的印章须经总经理文秘登记，并在登记本上留取印样后，由使用部室（分店）负责人签收。、各职能部室、分店印章由部室（分店）负责人或指定专人妥善保管和使用，印章保管人名单须报总经理办公室备案，保管人如有更换须及时报总经理办公室。、加盖部室（分店）印章必须经部室（分店）正职人员批准，并由使用人完善用章登记手续，登记内容应包括：用章时间、文件名称、用印枚数、经手人、审批人。、凡因特殊原因需携带部室（分店）印章外出，必须经部室（分店）正职人员批准并办理登记手续，用后归还时须交付所盖签文件的复印件备查。、各职能部室及分店印章对外不代表公司合法权利，凡公司对外签定的各类合同、协议必须加盖公司印章或合同章。、总经理文秘应对各职能部室、分店印章使用登记情况进行监督检查。对管理不善的部室（分店），将收回其印章管理权。东莞市黄河贸易有限公司物料用品管理规定1、各职能部室、分店根据本部门物料使用情况，按季度、月、半月、周制订申购计划，由人事行政部对所报计划进行审核，报公司领导审批后，统一采购。人事行政部应严格按照物料用品采购程序办理（申购部门负责人审批公司领导审批人事行政部统一采购）。2、物料用品应按规定时间一次性申购，在一个申购周期内一般不允许重复申购同一品种。如属特殊情况需由分店、部门经理书面知会人事行政部，经同意后，按采购程序办理。3、人事行政经理随时抽查各分店、部室物料用品的用量及库存量，同时跟踪物料用品的质量。4、人事行政部将按照下列物品分类采购，并定期下发申购单。（）办公用品：每月购买一次，个工作日完成。各分店（部门）于每月日填申购单，日报人事行政部，审批完成后，于每月日到位。（）印刷品（表格、单据、名片）：每月印刷一次，于每月日填申购单，日报人事行政部，审批完成后，个工作日完成对用量较大的人事表格、单据、试卷等按需及时印刷。（）服装类：按公司服装换季时间（即每年月日、月日）提前壹个半月申购（报具体数量、尺寸等），需打样衣、签合同。（）购物袋：每周发放一次，每周四申购，周五发放。（）电工材料：每半月购买一次，每月日、日报申购计划，审批完成后在个工作日内完成。（）汽车配件（用品）：按车辆状况申购，审批后到公司指定维修地点更换或购买。（）电脑用品：每月购买一次，于每月日填申购单，日汇总报人事行政部，审批完成后，于每月日到位。（）企划用品：每月购买一次，于每月日填申购单，日汇总报人事行政部，审批完成后，个工作日完成。（）清洁用品：每月购买一次，于每月日填申购单，日汇总报人事行政部，审批完成后，个工作日完成。（）商场常用物品：每周购买一次，周六申购，审批后个工作日完成。（）零星用品：每两周购买一次，审批后，个工作日完成。（）制作类：A、电子秤条码纸：每月购买一次，于每月日填申购单，日汇总报人事行政部，审批完成后个工作日完成。B、收银机卷纸：每月购买一次，于每月日填申购单，日汇总报人事行政部，审批完成后，个工作日完成。C、工牌：工牌每月购买一次，每月日填申购单，日汇总报人事行政部，审批完成后，个工作日完成。D、单色横幅、多色横幅、挂旗、壁挂：个工作日完成，根据公司活动安排随时制作。5、人事部负责办理公司重大庆典、节假日及其他各类促销活动的城管办报批手续：凡需办理城管办报批手续的各类活动均须提前交人事部和企划部，公司重大庆典、节假日活动需提前天，其他促销活动需提前一周。第五章东莞市黄河贸易有限公司车辆管理制度1、原则公司车辆的使用管理以保证公司业务开展和正常运作为原则。2、公司车辆主要有以下用途：（1）业务用车：包括进货、调货、售后服务用车。（2）行政用车：包括公司领导用车、各职能部室用车、分店行政用车。、车辆使用的一般申请程序如下：(1)业务用车由采购部报人事行政部统一排。（2）总部职能部室行政用车：用车人填写“用车申请单”所在部门负责人批准（若使用车辆超过半日或需出市区时须由人事部经理批准）人事行政部安排车辆与司机司机出车。（3）分店行政用车：用车人填写“用车申请单”经分店经理批准交人事部驻定专员知会总部人事行政部人事行政部派车。、公司车辆过夜必须安全停放，并采取相应防盗措施，防止车辆被盗或损坏。、无出车任务时，车辆应停放于指定地点，司机和其他人员不得擅自动用、外借。6、应在司机中建立岗位责任制，加强对司机的监督管理，提高司机的技术水平和服务质量。7、维修、保养管理（）人事行政部负责为公司车辆建立车辆档案，对每辆车的维修保养状况、费用使用情况等进行详细记录。（）人事行政部负责为公司车辆建立有效的维修保养制度，按规定的时间及车辆特点组织保养、维修。（）日常维修保养工作根据公司车辆情况，依有关规定自行制订，报总/副总经理批准并负责具体落实。（）车辆行驶满规定里程后，需要更换机油及汽车空气滤清器：8、费用核算及报销管理按财务部有关规定执行。9、人员培训管理（）对新入职的司机，由人事行政部负责按“新司机上岗前培训计划”进行培训。（2）人事行政部应做好对司机的日常安全教育工作，增强司机安全行车意识。10、交通违章损失处理（）凡司机因违章肇事被交警裁决为司机负全部责任的，应承担保险额以外免赔部分损失；如裁决结果为司机负间接责任的，司机本人承担罚款的，若违章原因不在司机的，上报公司另行处理。（）司机丢失车辆，除保险公司赔偿部分外，由人力资源部报公司领导审批确定余额的赔偿办法。11、员工乘车纪律（）乘坐公司车辆必须出示工牌，否则司机有权拒绝。（）上下车按秩序排队，不得在车内大声喧哗、吵闹，不得拥挤争吵。（3）应自觉维护车厢内的清洁卫生，禁止在车内吸烟、吃食物，严禁在车厢内乱丢杂物。（4）必须爱护公物，不得爬窗越椅，不得随意涂划车箱及车内物品，不得毁坏车内设施。（5）禁止向窗外抛扔杂物，下车前应自觉关好车窗。（6）应与司机相互配合、相互监督，共同维护好乘车秩序与车内卫生，保护车内公共设施，确保乘车安全。（7）司乘人员应相互监督和管理，双方均有权对违纪者提出相应的奖惩建议。12、人事行政部应定期检查公司用车情况，督导本条例的执行。第四篇 职能部门和各岗位工作职责第一章 各职能部门工作职责第一节 财务部负责公司财务基础管理工作和各项财务收支的计划,控制,核算,分析和考核工作,合理筹集,使用资金,有效利用公司各项资产,实施成本控制,提高企业经济效益.一计划控制1.编制公司财务计划制度及内部控制制度并组织实施 2.编制公司经营计划3.监控公司各项经济活动的有效运作 二.会计核算1.根据公司财务管理要求,建立会计核算体系2.对公司各项经济管理活动和财务收支进行核算3.对公司现金流量进行分析,向决策层客观反映公司的财务状况4.定期分析公司经营成果及财务状况,为公司经营决策提供信息5.掌握和执行国家税务政策,依法纳税三.资产管理1.建立公司资产管理体系,确保资产安全2.对公司各项资产的使用状况进行分析评价,促进资产的有效使用3.参与制定存货管理方面的业务流程,监督存货管理的执行情况四.投资管理负责对公司的投资项目做好成本,盈利的预测工作,参与公司投资项目的决策五.服务 1.为公司各项业务提供财务支持 2.解决商场在营运过程中出现的财务问题 3.组织各项财务专业知识的培训第二节 人事部 负责公司人力资源的开发与使用,制定调整公司人事政策,进行日常人事管理,开展员工培训. 一.人力资源管理1.制定公司人事政策及各项人事管理制度2.制定公司人力资源计划3.进行职务分析,核定人员岗位编制4.了解分析各分店,部室人员变动情况,掌握内部人员需求5.负责人员招聘与录用,任免与调配以及考勤,离职等手续的办理6.负责工牌和营业管理手册的发放等日常管理7.负责人员调入(调工,调干),调出手续的办理8.负责劳动用工手续的办理及档案管理9.负责工资与福利的核定及发放10.负责劳资协调和咨询,处理劳资纠纷11.建立有效的沟通途径,收集处理员工意见与建议,并及时向公司领导反馈12.参与公司员工互助基金的管理13.负责供应商促销人员的管理二.培训与开发1.负责公司培训与开发规划2.建立公司培训体系,制定年度培训计划3.了解分析培训需求,进行课程设计,评估培训效果,组织实施各项培训活动4.建立公司业绩考核体系5.制定人事考核制度,指导分店开展培训活动第三节 人事行政部 负责新商品、新项目的开发和引进，商品的补充、退换以及商品资料的维护和商品配送、调拨。一、商品引进及促销1、 确定商品定位取向，开发引进适销商品。2、 通过市场调研，把握市场动态，及时调整商品结构。3、 负责确定、调整商品在各分店的陈列位置，提高商品贡献力度。4、 根据市场需求，组织、审核、落实商品促销活动，跟踪促销效果，提高市场竞争力。二、商品补货1、了解分店销售情况及配送中心的配送信息，及时补充货源。2、及时处理滞销坏损商品。3、管理人事行政部驻店人员并充分发挥其作用，加强与分店的沟通与协调，及时传递和反馈信息。三、商品配送1、科学管理库存商品，保证库存安全，质量合格，数量准确。2、负责配送中心商品货源的补充，保证商品的合理库存，加快库存周转速度。3、根据分店需求，及时准确配送。4、根据季节和促销需要对商品进行组合、拆分，提高商品适销性。5、加强异地提货商品管理，为异地提货人员提供优质服务。四、商品资料维护1、 负责商品资料的维护，保证商品资料信息的准确性。2、 负责人事行政部与分店、配送中心以及供应商之间的信息沟通。3、 跟踪、分析商品销售数据，为业务决策供依据。4、 负责公司商品合同档案管理工作。第四节 企业策划部负责公司的整体形象策划和品牌推广，不断提高公司的知名度和美誉度；充分利用公司资源，弘扬公司文化和企业精神，增强公司凝聚力。一、公关媒介事务管理1、 参与公司广告的媒体选择、内容审核及效果评语。2、 与宣传媒体保持良好联系，组织新闻报道，开展公关活动，对公司进行正面的形象宣传。二、文案策划1、 开展市场调研，分析市场信息，掌握竞争对手状况，把握市场动态和消费趋势，策划指导和种促销活动并进行效果评估，。2、 策划、实施各类企业文化、企业形象的推广活动。三、内外联谊活动1、 策划和组织公司各种内部联谊活动，丰富员工业余生活，调动员工积极性，增强公司凝聚力。2、 组织参加有关政府部门、关联单位举办的活动，宣传公司文化，树立公司良好形象。四、供应商促销活动管理1、 负责供应商的各种促销活动的审核及报批。2、 负责各分店的供应商促销位管理。五、广播室管理1、 为顾客营造轻松的购物环境，树立公司良好形象。2、 做好宣传导购工作。第五节 工程部1、 负责公司水、电、空调等动力设备运行监控管理。2、 负责公司营业设施的维护、维修，改建。3、 负责公司动力设备的安装、维护、维修，指导员工正确操作、使用。4、 负责公司自有物业、租赁物业、出租物业的改建、装修、维护、维修。 第六节 营业管理本部负责公司整体营业管理工作，分析销售数据，制定销售策略、计划，指导分店营业工作，促进销售增长，对分店经营管理中存在的问题提出对策和建议，规范营业管理制度，协调分店之间及分店与其他职能部室的工作，向公司领导反馈分店经营管理情况，为分店培养管理型人才。一、 指导分店营业工作1、 指导、督促分店执行公司各项规章制度。2、 制定销售计划与策略，指导分店实施。3、 了解市场动态，提出经营对策。4、 总结销售工作，并提出改善策略。5、 负责销售策略的理论研究。二、 规范营业管理1、 制定营业管理规范性文件。2、 总结营业管理的经验与教训，并提出管理对策。3、 统一、规范各分店营业工作操作流程。三、 沟通怀协调1、 向公司领导反馈分店经营管理情况和公司制度执行情况。2、 协调分店之间的工作，组织店际交流与竞赛。3、 协调分店与其他职能部室的工作。第七节 企业发展部负责公司战略发展理论研究、新店选址论证，商场装饰设计，商场营业设备设施配置，工程招投标管理及工程施工监理等工作。一、理论研究与新店选址1、 收集国内外零售业相关资料，建立和完善零售业理论资料库2、 研究国内外零售业动态与发展趋势3、 根据公司发展战略，统筹开展新店选址的市场调研，为公司领导提供决策依据。4、 负责新店房屋租赁或建设合同的谈判、签订工作。二、装饰设计1、 参与新店房屋租赁或设计工作，贯彻公司有关装饰设计要求。2、 负责装饰设计原有建筑设计、装饰工程施工间的衔接工作。3、 组织设计师与公司相关部门人员召开专题会议，解决设计过程中的有关专业问题。四、 营业设备设施配置1、 根据新店筹建计划，统筹安排新店设备设施配置计划。2、 根据新店装饰设计要求，选择合适的营业设备设施。3、 负责新店及现有各分店新增营业设备设施的采购工作。4、 负责营业设备设施安装、调试的监理工作。5、 负责分店设备使用人员及管理人员设备操作及维护的培训工作。6、 组织新店及现有各分店新增营业设备设备施的验收及移交。五、 招投标管理1、 负责与政府部门协调有关招投标的各项工作。2、 负责装饰工程外包单位的初步筛选工作。3、 组织、实施招标单位的投标工作。4、 责新店装饰工程承包合同的谈判、签订工作。六、 工程管理1、对初选店址物业的结构、水、电、空调、消防等方面提供专业意见。2、对新店房屋租赁合同的各项专业技术要求提供专业支持。3、负责新店筹建中向政府相关部门的报批手续。4、负责完成分店物业的各项加、改建工程的设计及施工监理工作。5、负责新店装饰工程施工监理工作。6、与分店经理对接，解决分店检查时发现的施工质量问题。7、负责新店装饰施工过程中公司相关部门及各施工单位之间的协调配合工作，落实工程计划。8、负责分店装饰、改建等工程的档案管理第八节 防损部负责公司的防损、安全工作。1、制定公司防损、安全工作制度。2、保障公司财产安全。3、保障员工、顾客的人身和财产安全。4、维护商场经营及办公秩序。5、制止商场内发生的偷盗、抢劫、破坏行为。6、检查消防设施，消除消防隐患。7、组织现金押运。8、负责公司重大活动、会议的警戒。9、协助人事部对员工进行消防安全知识、防损技能的培训。 第二章 岗位工作职责第一节日常工作要求、节严禁私自取用购物袋、宣传海报等营业及办公用品。2、商场所有员工须熟悉本公司总部及各分店的位置。3、商场所有员工必须熟悉所在分店各类商品销售位置。4、对于公司下达的文件、规定、第一收阅人应签收后在10分钟内报分店经理或相关人员签阅。5、上下班打卡是员工考勤的重要依据，员工上班应先更换工衣，再打卡，下班先打卡，再换工衣6、打完上班卡后应及时到指定地点等待例会，不允许做与工作无关的事情，如打私人电话、看报纸、吃东西等。7、员工上下班应有秩序地排队打卡，不得争抢。8、员工上下班必须从员工通道出入，并主动配合防损员检查随身携带物品。9、班次安排A、主管人员上班班次由分店统一安排。B、柜组长上班班次由所在区域主管安排，报分店经理批准。C、员工上班班次由柜组长负责安排，并由主管审核。D、不允许私自换班、顶班，员工班次调整必须经由所在区域主管批准，主管班次调整必须经由分店经理批准E、顶班人上下班必须按规定打卡，真实反映顶班人作息时间，顶班时间不视为加班。10、员工上班时间不得配戴手机等通迅设备（主管以上人员除外），因工作原因需配戴手机的等通迅设备，须经公司批准。11、员工上班时间末经主管以上人员同意不允许拨打私人电话12、遇到购买商品数量在3件以下的顾客时，应指引顾客到收银快速通道去结算。13、非工作需要，上班时间末经主管以上人员同意不得离开商场14、上班时间末经柜组长同意不得随意离开工作岗位，员工暂时离岗，柜组长必须安排人员顶位15、交接班（1）、交班人须于接班人上班前10分钟内填写好交接班本，要求简洁明了，字迹清晰。接班人查阅交接班本后，再和接班人进行实地交接（2）交接范围包括：例会和上级所传达的工作要求，当班工作中遗留的需接班人协助解决的问题。对所交接的事项须详细注明：已完成的程度，需完成的具体期限和标准，操作人员的要求等。（）交接双方均需在交接班本上签名，并注明交接班时间（年、月、日及班次）（）接班人上班后应及时跟踪落实所交接的工作16、商场广播下班后，营业人员应在自己的岗位上整理商品、清洁卫生，不得做串岗、聊天等与工作无关的事情17、清场(1)清场时间由分店经理决定。区域主管、防损人员接到清场通知后，应迅速指挥员工到指定地点列队离开商场(2)清场后需进入商场的加班人员、清洁工、工程人员必须在防损值班处登记后方可进入商场。第二节理货员岗位职责直属部门：食品部、非食品部直属上级：部门组长任职资格：1. 了解公司与部门的有关管理规定；2. 熟悉本部门商品订、存、销、调流程；3. 熟悉本部门商品陈列、摆放、上架知识；4. 具备一定的服务意识和销售技巧；5. 团体协作意识强；6. 熟练使用本部门所有的营业设施及工具；7. 熟知与商业有关的法律知识；岗位职责：1. 为所有的顾客提供优质的顾客服务工作，包括微笑服务、礼貌用语、回答顾客咨询、简介商品及为顾客提供购物车/篮等；2. 保障商品销售，及时对端架、堆头和货架上的商品进行补货；3. 保证销售区域的每一种商品都有正确的条形码和正确的价格标签；4. 做好理货工作，按要求码放排面，达到整齐、美观、丰满的效果；5. 保持销售区域的卫生（包括货架、商品），保持购物通道的畅顺；6. 进行商品的现场促销以提高营业额；7. 控制商品损耗，对特殊的商品进行防盗处理，及时回顾零星散货和处理破包装商品；8. 整理货架库存区和仓库，做到库存商品标识清楚，码放安全，规律有序。9. 商品管理要做到先进先出，并经常性检查保质期；10. 负责事先整理好退货商品，填写退货单据；11. 负责相关设备用具的安全操作，包括使用工具、铝梯，搬