公文写作_公文写作培训课件16

1 公文写作 2 主要内容 一 公文概述二 公文写作的要素三 公文写作的重要前提四 公文写作的有关问题五 如何写好金融信息简报 3 一 公文的概念 公文的概念有广义和狭义之分 广义的公文涵盖了全部通用公文和专用公文 所谓通用公文 是指党政机关 社会团体 企事业单位及其他社会组织在处理日常工作时普遍适用的公文 所谓专用公文 是指在一定的业务范围内 按照特定需要专门使用的公文 如外交公文 军事公文 司法公文等 狭义的公文是指党和国家机关在治国理政的进程中 用以表达意志 发布号令 传递交流重要信息的最主要载体和工具 是一种具有特定效力和规范格式的文书 4 二 公文的特点 鲜明的政策性 法定的权威性 体式的规范性 严格的程序性 限定的时效性 5 三 公文的作用 组织指导的工具宣传教育的手段规范行为的准则交流信息的渠道留存考查的资料 四 公文的种类 6 中国共产党机关公文处理条例 法定公文 党的机关公文 14种 行政机关公文 13种 决议 决定 批示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 命令 令 议案 决定 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 7 新条例有15种 即决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 与原 条例 和原 办法 的不同 1 注重继承保留 文种数量相对减少 原 条例 和原 办法 共18个文种 最终 条例 确定党政机关公文主要文种15个 去掉了 指示 条例 规定 2 原则上不区分党政机关文种适用对象 只有命令 令 议案两个文种例外 3 15个文种适用范围表述有所变化 对决议 决定 命令 令 公报 通告 通知 通报 报告 纪要等9个文种适用范围作出修改 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布实施重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 此为刊物 并非文种 公告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项 批转 转发公文 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 批复 适用于答复下级机关请示事项 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 24 二 公文写作的要素 材料 撰文者 结构 语言 表达方式 行文规则 主旨 主题 25 一 撰文者 撰文者由授意者和撰写者共同组成 1 授意者 指法定的组织或法定组织的代表人 是文件所表达的意图和目标的实际制定者 他 她 规定了公文中 写什么 2 撰写者 将授意者的意图按一定的格式和程序 以文字 图表 图像等形式表达出来的操作者 26 二 公文的主题 公文主题是公文中贯穿的基本观点 主张或意图 是公文内容的核心部分 是公文的 灵魂 和 统帅 是写好公文的关键 公文主题的作用 一是决定着公文材料的选择 二是左右着公文结构的安排 三是限定着公文语言的色彩 四是控制着公文的表达方式 公文主题确立的原则 第一 主题要正确 第二 主题要鲜明 第三 主题要集中 第四 主题要新颖 27 三 公文的材料 公文材料是写入公文中用来说明行文机关的意图和观点的 它是包括具体事实 背景 根据 数据等的统称 公文材料的积累 一是深入实际 调查研究 二是广开渠道 多方采收 三是积累材料的方法 28 四 公文的结构 公文的结构是公文内容的组合构造 是公文的骨骼 公文结构的基本内容 一 开头二 段落三 过渡和照应四 结尾 29 五 公文的语言 1 公文的语言与文学语言相比形成了独具特色的文件语体特色 庄重 准确 简练 平实 上行文 用语尊重 恭而不卑下行文 郑重准确 威而不凶平行文 平和谦诚 敬而不凌 30 2 在使用文的语言时要注意以下几个方面的问题 规范使用书面语 不使用 行话 和 土话 使用规范的简称 要注意使用专用的公文语言 如 本 贵 恳请 等 注修辞手法的作用 使用消极修辞手法 常用数据的表达 时间 地点 人名表达要准确 31 六 表达方式 由于公关应用文的应用性 决定了在公文写作中说明方式是主要的表达方式 记叙和议论也带有明确的说明性 32 三 公文写作的重要前提 一 公文写作者须具备的基本素养 1 理论素养 没有必须的理论基础 写公文就会使自己觉得云遮雾罩 莫衷一是 看不清事物的本质 抓不住事物的特点 揭示不了事物发展的规律 2 政策素养 对党和国家在一定时期内的大政方针不仅要知其然 还要知其所以然 要做到全面 准确 深刻的理解和熟练掌握运用 3 政治素养 政治立场 政治观点 政治倾向不能出问题 要有全局意识 大事意识 人本意识 服务意识 4 文化素养 要有丰富的历史 文学 语言 文字 经济 社会 自然 地理等社会学科知识和必要的自然科学知识 宋朝大文学家欧阳修 文有三多 看多写多商量多也 5 道德素养 文字工作者一定要有谦虚 好学 上进 认真 刻苦 服务 奉献的精神 不钻营 不投机 踏踏实实做事 本本分分做人 要有忍辱负重的奉献精神 6 信息意识素养 巧妇难为无米之炊 要善于积累 米 要自己找 饭 要自己做 要了解领导思路 要了解世情 国情 了解省 州 地 市 县情 了解社情民情 7 文字素养 驾驭文字 驱遣语言的能力技巧是写好公文的重要基础 要有高超巧妙的设计能力 摆布先后层次的独具匠心 资料取舍 信息运用 遣词造句 轻重浓淡都要科学安排 不要把口头语言和文字语言的差距看的太大 8 实践素养 实践的过程应是 铁棒磨针 的过程 功在 磨 上 要提倡 悟 即认真研究 36 二 公文写作必须坚持的一些原则 第十九条公文起草应当做到 一 符合党的理论路线方针政策和国家法律法规 完整准确体现发文机关意图 并同现行有关公文相衔接 二 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 三 内容简洁 主题突出 观点鲜明 结构严谨 表述准确 文字精练 四 文种正确 格式规范 五 深入调查研究 充分进行论证 广泛听取意见 六 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项 起草单位必须征求相关地区或者部门意见 力求达成一致 七 机关负责人应当主持 指导重要公文起草工作 37 三 公文写作的一般步骤和方法 一是明确发文主旨二是收集有关材料三是拟出写作提纲四是认真起草正文五是反复检查修改 直至领导审核签发 38 四 努力提高公文写作能力 1 以积极乐观的态度对待公文写作 公文写作是一种被动写作 与其消极 不如积极 与其皱眉 不如乐观 2 多看 多思 多练 看 看书 看报 看别人写的公文 看中央的文件 比着看 看着比 看中学 比中鉴 思 思思路 思结构 思手法 思表达 不要 横看成岭侧成峰 远近高低各不同 要跳出去想 练 百听不如一见 百思不如一干 坚持由易到难 由小到大 由短到长 由低到高 由粗到精 持之以恒 必成秀才 3 筑基础 练技巧 创新路 筑基础 铁杵磨绣针 功到自然成 读书破万卷 下比如有神 行万里路 胜读万卷书 台上三分钟 台下十年功 练技巧 苦练把零散的东西善于概括 原则的东西善于解析的本领 尊重规律 循序渐进 创新路 要特别关注掌握新理论 新观点 新论断 新情况 新问题 要特别关注掌握国情 省情 州情 县情 行业之情 要特别关注了解世界大势 国家大事 形势任务的变化 要特别关注热点 难点 焦点问题 要特别关注研究自己从事的业务 要跟紧发展的大势 趋势 知识 认识 思想上绝不能落后 要研究理论观点 方针政策 语言词汇等方面的新陈代谢 生死存亡 要善于从不同角度侧面看待分析同一个问题 要了解特定时期领导关心关注的问题 要贴紧时代 贴紧民意 贴紧中心任务 贴紧领导的思路 41 四 公文写作的有关问题 如 一位大学教授写的一篇文章APEC记者招待会后 我约了STV的记者和一群MBA MPA研究生朋友 讨论中国加入WTO后的IT业对GDP的影响 读MBA的张小姐本来想去COM当CEO 但觉得IT业风险大 转而想去NIKE公司 读MPA的李先生却认为加入WTO后政府职能将大有改变 随后大家相约关掉BP机 也不上QQ和BBS聊天 而是去了KTV唱卡拉OK 又如 偶稀饭KPM 就酱紫 一会和同学出动米西 886 今天和好朋友出去FB 腐败 花了偶100个大洋 心疼死偶的说 不过 金钱就索 是 那浮云啦 一 公文语言文字运用问题 42 43 一是一些公文冗长繁琐 动辄数千言 懒婆娘的裹脚又臭又长 二是有的公文空话连篇 言之无物 不关痛痒 不切实际 三是有的公文内容贫乏 文字干瘪 枯燥乏味 四是有的公文习惯照抄照搬上级文件 陈陈相因 缺乏新意 五是有的公文字词搭配不当 成分残缺不全 逻辑关系混乱 等等 目前公文语言文字方面存在的问题 44 公文语言运用的四个方面的要求 1 量的要求 简明扼要 适可而止 公文绝不是越长越好 公文用语恰到好处 就是只包括行文必要的信息 没有冗余的信息 信息量充足即可 表达清楚透彻即可 不要插入题外话 画外音 切忌重复累赘 甚至画蛇添足 2 质的要求 真实准确 摒弃虚假 不说虚假的话 不说缺乏足够依据的话 既要真实 又要准确 讲究高质量 高效率的语言表达 不要矫揉造作 华而不实 言而无文 力戒虚假随意 正确运用模糊语言 3 义的要求 简练顺畅 避免晦涩歧义 公文语言与文学语言不同 文学语言允许运用 朦胧 意识流 甚至荒诞 还可运用夸张 双关等修辞手法 公文则不允许 公文表达之义 应是开门见山 直述不曲 陈言务去 条理清晰 不晦涩 无歧义 极少用甚至不用修辞手法 4 理的要求 有理有据 不强词夺理 理 基于事实 不能杜撰和空想 要讲事实 摆道理 诉要求 或请求 理实 才能服人 理新 才能激励人 理深 才能吸引人 理周 才能指导人 不要 为赋新辞强说愁 甚至强词夺理 更不要把领导或上级教导我们的道理用在公文 上行文 中 反过去教导或开导领导或上级 45 二 公文内容方面的问题 1 公文主旨不清晰 套话多 教化语言多 口号式的话多 2 结构不合理 层次不清晰 重点不突出 3 语言缺乏概括提炼 累赘 重复 交叉 遗漏 出错 篇幅冗长 4 表述不准确 不完整 不简洁 甚至出现前后矛盾的情况 5 引用公文标题不全 在文中首次出现时应引全标题并在标题之后注明发文字号 再次出现时可直接引用发文字号 6 批转 转发或印发的文件标题 前后几次出现时不一致 46 47 48 三 字词的规范应用问题 如 一份简报会场上 人们僵住了 空气凝结了 只有会计桌上的马蹄表 嗒嗒嗒 地以前所未闻的响声告诉人们时间在前进 说时迟那时快 人群里霍地站起一个人来 辫子往身后一甩 仿佛扬起一道黑色的闪电 只见她水灵灵的眼睛喷着火焰 银铃般的语声化作了雷霆 又如 1 对待犯错误的同志 是 惩前毖后 治病救人 的方针 2 听说王老师病了 同学们立即奔向王老师的宿舍跑去了 3 在党的培养教育下 使我提高了思想觉悟 4 为了尽快地发展教育事业 应该大力提高教师的业务水平和新生力量 5 行行出状元 不管哪一行也好 都会涌现出一批拔尖的人才 49 开头用语有 按照 为了 根据 依照 关于 报告悉 制定 任命 阅悉 等 结尾用语有 望 请 特此函告 为盼 是否可行 妥否 请批示 特此通知 特此报告 等 过度用语有 为此 为此 特 对比 结合 为 等 称谓用语有 贵省 贵局 该地区 我市 等 表时间的模糊词语有 最近 近期 适当时候 现在 将来 曾经 同时 有时 一直 等 表范围的模糊词语有 有关 各部门 乡 县 市 省 内外 国内外 左右 上下 等 表条件的模糊词语有 在可能的情况下 在 的基础上 符合一定条件 在特殊情况下 等 表数量的模糊词语有 许多 多数 广大 某些 有些 个别 部分 等 表程度的模糊词语有 很 一般 更加 进一步 基础上 显著 较 等 表频率的模糊词语有 经常 不断 有时 反复 多次 等 公文的规范用词 50 公文写作中易混易错字词 1 容易混淆的字词 截止 截至 截止 到一定期限为止或停止 截至 截止到某个时候 制订 制定 制订 创制拟定 制定 定出 制订 与 制定 的主要区别在于 前者强调方案 计划等的形成过程 而后者则强调法规等的定型和拍扳定案 急待 亟待 急待 紧急待办 亟待 极须 急迫待办 急待 与 亟待 的主要区别在于 前者强调时间的紧迫性 后者则更强调意义重要性 检察 监察 检察 审查被检举的犯罪事实 监察 监督各级国家工作人员的工作并检举违法失职的机关或工作人员 部署 布署 部署 安排 布置 人力 任务 但在公文写作中 还是用 部署 比较规范一些 以至 以致 以至 事物扩展 延伸或事物发展到一定程度产生的效果 以致 事态发展所形成的结果 以至与以致的主要区别在于 前者用于事物程度的升级 而后者用于原因导致的后果 遏止 遏制 遏止 意为用力阻止 如 洪流滚滚 不可遏止 遏制 意为压制 如 遏制对方的攻势 2 容易用错的字词 按部就班 按步就班 各司其职 各施其职 辐射 幅射 再接再厉 再接再励 报道 报导 表率 表帅 长年累月 常年累月 人才 人材 竣工 峻工 无所适从 无所是从 授予 授于 各行其是 各行其事 关怀备至 关怀倍至 焕然一新 换然一新 戒骄戒躁 戒骄戒燥 既往不咎 既往不纠 嘎然而止 戛然而止 先为人知 鲜为人知 民生凋蔽 民生凋敝 名誊 名誉 模形 模型 52 四 标点符号用法问题 1 并列或递进关系的中间不便停顿 如 就有关工作进行协商 并提出落实办法 并 字前的逗号应去掉 2 表示概数 连用的两个数字之间 不应用顿号隔开 如 近一 两年内 应把顿号去掉 3 层次序数第一层用顿号 一 第二层用圆括号 一 第三层用圆点 1 第四层用圆括号 1 53 4 逗号表示句子内部的一般性停顿 顿号表示种子内部并列词语之间的停顿 第一 加强组织领导 句中的顿号应改为逗号 5 多年来 在政府规章中存在错误使用分号的问题 如在某一条下面有几项 每一项中间有句号 而结尾处却用分号 这是错误的 各项结尾的分号均应为句号 6 专用名词中数字超过十时用间隔号 如 一二 九运动7 序数后没有量词时 用逗号 有量词时 不用号 空一个字格 如 第一 第一条 54 五 字符的使用问题 1 与0 零 与 0 初看起来没有太大的区别 其实 是汉字中的零 0 是阿拉伯数字中的零 零 作数字时用于大写汉字 2006年 的写法是对的 00六年 和 二零零六年 的写法不对 应当写成 二 六年 汉字的这个 不能写成阿拉伯数字的 0 也不能用字母 O 代替 2 与 破折号应当是占两个汉字位置的横线 不能写成 或 破折号的输入是按 Shift 组合键 然后选定字符 设为宋体或黑体 若设为仿宋体 则成为中间断开的两个短横 55 3 与 省略号是连续的六个小圆点 占两个汉字的位置 有的人用六个点号来代替 有的人用六个句号来代替 占了三个汉字位置 有的六个点公布不均匀 正确的输入法是在中文输入状态下按 Shift 组合键 4 与 与书名号 属于汉字中的特殊符号 在电脑输入时 不能用 或 拼装而成 5 与 公文发文字号中的年份只能用 括起来 用 都是错的 56 五 如何写好金融信息简报 什么是信息简报呢 57 二 简报的特点 简报是国家机关 社会团体及企事业单位内部用来通报情况 交流信息的一种简短的文字材料 常见的 工作动态 情况反映 简讯 内部参考 快报 等 都属简报 简报的特点 1 简 简就是内容集中 篇幅短小 文字简要 内容集中 是指每份简报的内容要做到单一 集中 一事一报 不要在一份简报中写许多项内容 如果为了集中反映某种情况 某个问题 也可以把几个内容相关或有共同性的短文编在一期内 篇幅短小 一份简报最好不超过一千字 有些综合性的简报 内容较多 但字数也应控制在两千字之内为宜 文字简要 是指写作简报时 文字要精炼 利索 无假 大 空话 58 2 真 简报的内容必须绝对真实 简报一个重要的目的是为领导机关反映情况 而领导机关有时可能根据简报所反映的情况做出决策 正是基于这个特点 决定了简报所写的事例 包括时间 地点 人物 或单位 事情的前因后果 来龙去脉 引用的数据 人物语言等 都必须准确无误 对上级既报喜也报忧 既不以偏概全 也不以面盖点 力求准确全面 真实地反映实际情况 59 3 快 这是对简报时间上的要求 简报的时限性很强 它必须及时地把工作中出现的新情况 新问题 新典型 新动向 报告给有关上级机关和业务部门 如果简报编写不迅速及时 作用就会大大缩小 有时甚至会变成 马后炮 失去其意义 毫无作用 4 准 就是针对性强 简报应根据国家的法律 法令及各级政府的指示或上级机关的有关规定 围绕本单位工作的重点 抓住工作中的关键问题 准确地加以反映 为领导运筹决策提供依据 60 三 简报的种类 按照简报的使用范围 可以分为业务简报 专题简报 会议简报和动态简报 1 业务简报 这是一种反映本地区 本系统 本部门日常工作或问题的经常性简报 它包含的内容较广 工作情况 成绩问题 经验教训 表扬批评 对上级某些政策或指示执行的步骤 措施都可以反映 它常以定期或不定期的形式出现 在一定范围内发行 2 专题简报 它是一种阶段性的简报 它往往是针对机关工作中某一时期的中心工作 某项中心任务办的简报 中心工作完成 简报也就停办了 3 会议简报是会议期间反映会议情况的简报 它是一种临时性的简报 内容包括会议中的情况 发言及会议决定等 规模较大 时间较长的会议常要编发多期简报 以起到及时交流情况 推动会议的作用 小型会议一般是一会一期简报 常常在会议结束后 写一期较全面的总结性的情况反映 4 动态简报 包括情况动态和思想动态 这类简报的时效性 机密性较强 要求迅速编发 发送范围有一定限制 在某一个时期 某一阶段要保密 四 简报的格式 报头包括 1 报名 一般用大字套红 醒目大方2 期数 报名正下方 有的连续出 还要注明总期数3 编发单位 排在横隔线的左上方位置4 印发日期 在横隔线的右上方位置5 密级 如 机密 内部刊物 等排在报左侧上方位置 四 简报的格式 正文部分 就是选刊的文章部分 编排原则是 1 各篇文章要围绕一个中心 从不同角度反映某一个问题 2 最突出中心的文章排在前头 3 每篇文章疏密间隔要恰当 标题字大小要一样 四 简报的格式 报尾部分 在末页的下方 用两条平行线框住 左侧写报 送 发单位的名称或个人姓名 职务 右侧写本期印发份数 信息简报怎么写 报头 正文 报尾 简报的写作 报头 标题 导语 正文 结尾 即简报的名称 类似新闻报道中的标题 简报正文的内容最关键的是要抓准主要问题 一份简报写出 效果如何 起的作用大小 主要在于反映的问题抓得准