办公须知及员工行为规范管理(12).docx

办公须知及员工行为规范管理文件号可阅范围LSKJzb-12A编 制:仵文婷审 核:批 准:行文单位：综办 全体员工生效日期：共 13页141 目的1.1 为树立良好的企业形象、规范员工办公行为，创造舒适的办公环境，特制订本制度。2 范围2.1 全体员工。3 事项及管理措施3.1 员工保密a 原则a) 不该看的绝对不看，不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该带出的绝对不带出。b 密级资料和范围a) 绝密：限于高层管理或其授权人接触的资料和事项b) 机密：限于部长级及以上、当事人或相关责任人接触的资料和事项。c) 秘密：限于内部员工接触的资料和事项。c 非秘密资料和范围a) 经核准刊登、发布于网站、各类媒体的资料和事项b) 经核准对外提供的内部文件和宣传资料。c) 经核准向社会公开进行招投标的相关信息资料。d) 规定的其他非秘密资料和事项。d 保密行为a) 按有关规定向外界提供产品样本、用户手册等标准宣传资料。如临时提供其他资料及照片、录像带等，须经综合办或其授权人批准。b) 对外提供各项数据和发表有关的文章须经厂长或其授权人签字同意。c) 外来人员参观考察厂区时，必须严格按预前编制的行程表及指定的路线进行。陪同者应督导其一切活动，发现有违规行为时（如在禁拍区拍照），应礼貌地劝阻。d) 对外交往、合作中不得擅自向对方泄露规定的密级资料及数据。若确属必要，须经厂长或其授权人批准，并应以适当形式（如在合同或协议中明确）要求对方承担保密义务及因泄密造成的责任。e) 对可疑咨询来电，应避免立即回复，防止恶意刺探f) 任何员工捡到公司秘密文件需立即上交综合办。e 禁令a) 严禁泄露绝密或窃取、出卖公司绝密、机密。b) 严禁擅自抄录、复制绝密文件。禁止抄录、复制机密文件。c) 严禁擅自将绝密、机密文件带出工作区域。禁止在私人交往中和公共场所谈论保密事项。d) 严禁擅自携带可存储设备和笔记本电脑离开工作区域和通过互联网向外输出保密数据。e) 禁止擅自安装软驱、光驱、硬盘和窃取他人计算机口令。不许泄漏本人计算机口令。f) 禁止非电脑管理人员私自打开计算机U口，登陆访问受限网站g) 禁止擅自用电子邮件发送机密、绝密文件。h) 禁止以任何方式打听、泄露个人收入。i) 禁止擅自向外界单位或个人、媒体提供与公司有关的内部新闻资料、音像制品、文章稿件等。j) 禁止擅自以个人、部门名义对外发表与公司有关的文章或发布重要的统计数据及其他资料。k) 禁止在禁拍区拍照、录像等。不许擅自改变指定的参观路线。l) 不许随意进入档案室等保密场所。不许对违反保密规定的言行视而不见、不加制止。m) 分清保密与沟通的界限，不许因保密导致信息不畅n) 对保密禁令违反者，对当事人视情节扣除绩效分5-20分；情节严重者解除劳动合同。3.2 遗失、损坏公物赔偿a 范围划分a) 遗失公司财物（以下简称“公物”）。b) 失误损坏公物。c) 故意破坏公物。b 处理办法a) 遗失/损坏公物由财务部门核定折旧率及赔偿额。b) 遗失不可家用的公物折旧后价值500元以下的，全额赔偿。c) 遗失不可家用的公物折旧后价值500元以上的，赔偿额=500元+超过500元部分的20% 。d) 遗失笔记本电脑、摄像机、照相机、收录机等可家用的公物，折旧后全额赔偿。e) 损坏公物能修复的，负责修复。无法修复的，损坏部分价值参照处理办法b）、c）条款的比例赔偿。f) 破坏公物者，除全额赔偿外，并视情节扣除绩效分5-10分。g) 多人共同遗失/损坏/破坏公物时，先按责任大小将损失公物的总价值分解到个人，再参照处理办法b）、c）条款的比例计算个人的赔偿额。c 其他a) 如当事人无力支付赔偿金，经部门负责人批准，可由当事人向财务打欠条，逐月从工资中扣除（以不影响当事人基本生活为前提）。b) 交通事故有责任者的损失赔偿，参照处理办法b）、c）条款的比例赔偿。3.3 工作联系单a 为规范各部门工作关系，建立相互协调、运行高效的内部协作模式和运行机制，提高工作效率，在工作中执行工作联系单机制。b 适应于各部门及相关单位。c 因工作职能分工、交叉衔接或单项工作需多个部门共同完成。d 执行办法a) 各部门必须接受工作联系单委托部门提出的工作协调要求，并按委托部门提出的联系工作事项、完成时限及标准，保质保量地完成联系事宜。b) 主管副厂长负责对工作联系单执行流程和完成情况进行检查监督，并根据实际完成时限及质量标准提出奖惩建议，报厂长审批后按奖惩制度相应规定执行。c) 综合办公室负责工作联系单归档及考核执行并及时记录。e 过程控制a) 委托人（部门）应根据需联系的工作填写工作联系单，注明联系工作事项、完成时限及标准，交给接收人（部门）；接受人在工作联系单上签字确认，并按规定时限和标准完成。b) 工作联系单一式三份，发出前需提交上级主管签批、综合办公室存档。c) 接收人（部门）不能在约定时间内完成任务，委托人可报请上级主管裁定，对接收人（部门）按奖惩制度相应规定予以奖惩。d) 出现奖惩的工作联系单需在交综合办公室报备；如期完成工作计划的由接收人自行存档，以备年终清算当年工作量。委托人（部门）填写工作联系单，注明联系工作事项、完成时限及标准，交给由上级主管签批后交接收人（部门）如工作不能在约定时限内完成，委托人可报请上级领导裁定奖惩出现奖罚的工作联系单需在综合办公室报备；如期完成工作计划的由接收人自行存档，以备年终清算当年工作量f 工作联系单惩处a) 因工作联系单未按时执行造成工作延误，对当事人扣除绩效分5分。b) 因工作联系单未按时执行造成工作中一般损失，对当事人扣除绩效分10分。c) 因工作联系单未按时执行造成工作中严重损失，对当事人扣除绩效分20分。d) 因工作联系单未按时执行造成公司重大损失并无法挽回，对当事人扣除绩效分30分，情节严重者经厂长办公会议决议予以撤职或辞退。g 工作联系单奖励a) 在工作联系单执行中，对工作联系单及时执行并取得重大成本节约，视情节给予绩效分奖励10-15分b) 在工作联系单执行中，对工作联系单及时执行并取得高度评价或为公司挣得荣誉，视情节给予绩效分奖励5-10分。c) 相关制度奖惩制度见附件十三档案管理制度见附件十六工作联系单见附件十七3.4 员工工装管理a 为规范管理制度，提高员工的企业意识，维护企业形象，特制定工装管理规定。b 本规定适用于公司全体员工c 过程控制a) 综合办负责服装领取，登记上报、领取明细表、服装款收取情况表，负责下达新老员工关于服装款的规定，协助服装款收取与退款工作。b) 财务部负责收取服装款及员工离职时服装款的退还工作。d 通用办法a) 试用期员工在三个月试用期满人资科下发正式录用通知后，配发统一服装；b) 自工装下发之日起，工作时间不足1个月离职者，缴付服装成本款的75%，离职后服装归个人所有；c) 自工装下发之日起，工作时间满1个月不足3个月离职者，缴付服装成本款的50%，离职后服装归个人所有；d) 自工装下发之日起，工作时间满3个月不足6个月离职者，缴付服装成本款的25%，离职后服装归个人所有；e) 自工装下发之日起，工作时间满6个月以上离职者，离职时不再缴付服装成本，离职后服装归个人所有；f) 在职期间，由于个人原因造成服装丢失，严重损坏不能正常着装，如需要另行购买，由个人承担相应服装款。g) 一线工作人员的工装免费配置，若离职需将工服上交给部门负责人统一管理。更新工装需根据衣服磨损程度而定，由部门领导签字申领。1.2.3.4.e 工装自行清洗。f 工作时间不穿工装者对当事人每次扣除绩效1分。3.5 计算机及网络管理a 计算机应用必须做到安全、高效。b 责任人要求a) 主动学习计算机知识。b) 文明使用计算机硬件设备。c) 保证所用设备的清洁卫生。d) 防止他人操作自己电脑。e) 注意信息的安全保密。f) 及时向综合办公室报告设备故障。c 计算机使用及控制a) 计算机设备责任到人，岗位异动设备责任人必须到综合办公室办理交接手续，责任期间发生任何人为毁损、丢失事故，按照公司遗失、损坏公司财物赔偿规定处理。b) 机器设置的开机口令，需报综合办公室存档。c) 机箱开启一律由综合办公室网络管理员专人进行，须经办人提出申请，综合办公室登记，并填写计算机维修登记表。d) 离开工作岗位10分钟以上须设置屏幕保护口令。d 设备配件及耗材a) 网络管理员根据设备使用情况及各部门上报信息，预备配件和消耗材料。b) 计算机责任人使用时应减少部件破损，节约耗材。e 电子邮件系统a) 公司文件传输原则上需统一使用企业邮箱，不得在工作中使用私人邮箱传输文件（无企业邮箱除外）b) 电子邮件只能传递与工作有关的文件，如发现在办公期间，利用办公电脑发送私人邮件或发送垃圾邮件，对当事人每次扣除绩效分3分。c) 绝密级的文件和信息严禁以电子邮件方式传送。机密级的文件和信息经厂长审批后只能传给特定的收件人。d) 收件箱中的机密级信息必须及时删除或转存以防泄密。e) 正文标准格式：致TO： 发件人FR:抄送CC： 编号NO：主题RE：(正文)f 互联网使用及用户申请流程a) 为方便工作，有效管控并合理利用网络资源，公司使用网络用户分别为：各部门领导以上管理干部、网络管理员、采购员、公司财务人员、预算人员、人资专员、行政专员。其余用户根据实际工作需要可按照用户申请流程开通，需注明使用期限。b) 网络或邮箱开通需填写互联网用户/电子邮箱申请表部门主管审核主管副厂长审核综合办主任复审厂长批准网络管理员开通。g 设备保养/维修/报废流程a) 设备平日保养维护应注意防尘、防静电、防雷击、防振动、散热、稳压。b) 设备发生故障，责任人必须立即上报综合办，并说明原因。网络管理人员到现场对设备进行鉴定，分析原因并做出处理。c) 一般故障，网络管理员自行维修。d) 需送外维修的，由责任人填写计算机设备报修/报废申请单，部门领导审核、主管副厂长审核、综合办审核，经厂长批准后，由网络管理员送外维修。e) 使用期已超过5年或维修费用很高、维修后使用价值不高的设备，由责任人填写计算机设备报修/报废申请单申请报废，部门领导审核、主管副厂长审核、综合办审核，报厂长批准。报废的设备应放置设备库。f) 违章使用造成设备故障/报废，责任人按遗失、损坏公物赔偿规定赔偿并视情节进行处罚。h 禁令a) 不许带有损害性操作计算机。b) 不许在未关电源的情况下拔插硬件设备的电源线。c) 不许未经允许关闭公用外设电源，如Hub、UPS等。d) 不许在计算机带电工作时震动或搬动工作台面。e) 不许下班不关电源。f) 不许随意移动设备或改变设备摆放位置。不许未经允许带走任何网络设备，包括：集线及电源、网线等。g) 不许随意打开机箱盖，不许随意拆卸电脑、调配机内组件（如内存条、硬盘等）、自行开启硬件进行维修或升级等。h) 不许在计算机上进行自己不清楚的修改和设置。不许随意更换操作平台或安装未经网络管理员确认的新软件。i) 不许在设备上放置和粘贴无关物品。j) 不许无工作需要长期占用设备。不许自行办理交接k) 不许他人随意操作自己责任范围内的计算机设备。l) 不许未经计算机责任人允许操作其计算机。m) 禁止未经审批就上网发布信息。n) 禁止玩计算机游戏。禁止在网上从事与工作无关的活动，如：聊天以及漫无目地的浏览等。o) 禁止私自收藏软盘。p) 禁止窃取他人口令，不许泄露本人口令。q) 禁止窃取或私自转让网络资源。r) 禁止擅自从网上下载软件或订阅/接收来历不明的邮件，需要的软件一律由网络管理员统一下载。s) 严禁将计算机系统中的公司秘密对外发送或将其拷贝私自带出工作地点。t) 严禁擅自将计算机带出工作区域。u) 对以上禁令违反者，视情节扣除绩效分1-10分。3.6 电话管理a 座机管理 a) 座机号（含传真）按部门及岗位设置并固定，永远不可变，人员调动不得改变部门及岗位电话号码。 b) 公共部门如营销、服务对外号码绝不可变，如需增加电话，可提出申请，由部门领导及主管副厂长审核、综合办统一安排处理，需开通新号，需由综合办向厂长请示批准后执行。 c) 因新建机构、新增业务和人员，原有电话不能满足工作需要，可以申请新装固定电话。新装、移机、并分机、权限修改都需填写通信工具申请表。b 手机管理a) 由公司统一配置的手机不得借于工作以外的人员使用，如出现此类情况对当事人扣除绩效分2分。b) 公司统一配置的手机不得出现停机或关机等现象，如出现此类情况对当事人扣除绩效分1分。c) 由公司统一配置的手机如出现丢失现象，需及时向综合办上报，由综合办联系电信公司及时解决，如出现丢失长时间不报者，扣除绩效分5分。d) 员工在使用自行配置的手机过程中，如更改手机号码，需24小时内上报所在部门进行登记，关键岗位及对外岗位更改号码前须报综合办公室。 c 禁令 a) 严禁变更部门及岗位电话号码。 b) 禁止不主动申报手机号码或号码变更不及时申报。 c) 不许固定电话闲置超过1个季度不申请销号。d) 对以上禁令出现违规，当事人扣除绩效分1-2分。3.7 工作日志制度a 目的通过写工作日志，冷静反省一天的经历和思路，检讨得失，明白取舍，激发进取心；方便自己日后查阅；便于上级和公司对自己考评。b 必须写日志的岗位a) 职员、技术人员及基层管理以上干部。b) 各部门必须写日志的岗位由负责人根据情况自定。c) 出差、参加会议、外培学习人员。c 记录内容a) 做了什么工作？起止时间？成果？后续待办？b) 见了谁？起止时间？谈了什么？成果？下一步？c) 那位同事在场？如出差，在哪个城市？d) 主要接触者的职务、电话、手机、Email（当年已记入日志的不必重复）。e) 学习或编改了什么文件资料？f) 内容应简洁完整，详细内容及机密内容另行记录。d 书写及递交a) 必须手写且字迹易认。b) 日志文件名的命名：严格按照工作日志本格式书写c) 递交时间：每周一9：00之前（出差及节假日顺延）将上周日志交由上一级领导，出差者在回单位次日递交。e 阅读及保管a) 上级领导应于周一下午17:00之前读完下属日志返还本人，并找有问题人员谈话。b) 日志由本人保管。内容涉及保密的应上锁，离职时应上交。f 纪律a) 日志内容的真实与否，是衡量个人诚信的标尺。因此，必须当日完成，不许日后补写；不许延期递交；禁止内容牵强或夸大；严禁弄虚作假。禁止擅自毁坏、遗弃日志。3.8 公司内部沟通管理a 目的a) 提倡良好、融洽、简单的人际关系，为内部沟通提供指引，重视信息沟通，提高工作积极性，增加团队凝聚力，强调资源共享。b 范围a) 适用于公司内部沟通的管理。c 职责a) 各部门负责人负责本部门员工关系的管理，指导督促各部门与员工的良好沟通。b) 部门领导负责组织、落实与本部门员工沟通的方式、方法和内容，并将有关信息传递到公司。d 方法和过程控制a) 各部门应耐心、礼貌倾听员工意见，对员工的意见及困难予以重视并做好回复工作。b) 员工如有不明事项可咨询直属上级。c) 各部门负责人每年至少对本部门每一位员工进行一次正式单独面谈，面谈内容包括工作生活中的收获与疑问、职业生涯规划等内容。d) 各部门负责人负责对基层管理人员管理沟通技能的指导监督工作，以保障部门内沟通管理良好、顺畅。e 沟通渠道员工可以通过以下六种沟通渠道沟通与反馈信息。a) 员工如有疑惑或认为问题未得到及时有效解决，可按顺序与所在部门直属上级部门领导公司综合办公室逐级进行沟通，如有必要可直接与厂长沟通。b) 建立宁夏远大蓝山可建科技有限公司论坛，由员工在论坛上发表自己的见解和意见。c) 组织员工座谈会及各类培训，员工可以在座谈会上畅所欲言。d) 员工可以通过内部意见箱发表自己的意见、观点、见解。e) 每年至少召开一次员工大会，公司领导与员工进行座谈，相互沟通信息。f) 每季度至少组织一次员工活动，相互沟通信息。f 公司鼓励员工以主人翁姿态积极参与公司的经营管理活动，从各方面对公司的经营管理提出合理化建议。建议内容可包括：a) 提高工作效率，包括提高物品的利用率，节省不必要的工作时间，改进工作方法，改进劳动工具等。b) 及时反映员工中存在的影响正常工作的思想苗头和不良情绪，协助公司消除员工思想隐患，提高员工工作士气。c) 改进工作质量，针对管理体系运行过程中出现的问题提出改进意见和建议，帮助公司不断完善质量管理体系。d) 减少浪费、节约成本。开源与节流，是公司在经营管理中的两种手段，公司欢迎员工提出增收节支的方法和建议。e) 其他合理化建议。g 申诉处理a) 员工如认为部门管理存在不合理，可通过直接上级、厂长电子信箱、综合办公室进行申诉，综合办公室必须对员工的申诉进行核查，并填写面谈表，将处理结果通知申诉人。b) 员工在向综合办公室申诉后，未得到合理的答复时，如有需要，员工可直接与厂长约谈。c) 对员工申诉须在一周内予以回复，回复内容包括事情调查结果、拟采取措施等，以鼓励员工对改善工作进一步提出意见和建议。h 与厂长约谈a) 员工在公司有任何需要跟厂长沟通或反馈事宜，可通过综合办公室或厂长助理直接