会议管理_常规会议的组织概述

1 项目七常规会议的组织 学习目标 本项目所涉及的几种会议我们称之为常规会议 在企业的经营管理中 它们有的经常召开 有的每年定期召开几次 比如行政办公会议几乎每周必开 座谈会 现场会 茶话会使用频繁 董事会 股东会定期召开 文秘人员应具备熟练组织这几种会议的能力 2 知识目标 了解企业常规会议的基本形式熟悉企业常规会议的主要内容掌握不同会议的组织特点 能力目标 能够做好常规会议的准备工作熟悉企业常规会议的文件写作能够完成企业常规会议的会场布置 3 任务一行政办公会议 一 行政办公会议的基本形式 行政办公会议又称工作例会 是党政机关 企事业单位定期召开的讨论日常工作的会议 是集体办公的一种形式 会议旨在及时了解和掌握工作进展和任务完成情况 适时传达上级指示精神和本级贯彻意见 做好各项工作的安排和协调 4 一 行政办公会议的基本形式 行政办公会议一般有四定 定时间 定地点 定人员 定周期 大多数组织一般将其固定在周一上午 因工作需要 亦可提前或推迟召开 参加会议的人员一般为企业领导班子成员 各部门负责人以及与例会讨论事项有关的人员 主要参会人员基本固定 5 二 行政办公会议的基本内容 各部门负责人或有关工作负责人汇报上周工作情况和本周工作计划以及需提交会议研究讨论的重点问题 领导班子成员根据各自分管的范围 部署安排有关工作任务 并对需研究讨论的问题提出意见和建议 会议主持人总结工作情况 部署新的任务 决定和答复提交讨论问题的处理意见 提出工作要求 6 三 行政办公会议的组织 一 收集议题每周五 办公室文秘人员收集各部门已经分管领导批准的 需提交下周一办公会议讨论的问题 向各位领导征询需上会传达或讨论的事项 二 制作会议议程根据收集到的议题 制作会议议程 不遗漏要讨论的事项 确定问题讨论的先后次序 便于与会人员的安排 资料的准备 7 三 行政办公会议的组织 三 会场布置一般来说 办公会议人数不会太多 通常采用圆桌会议 便于与会者商讨工作 发表意见 会场的布置应简洁 需准备茶水 投影设备等 一般不需要音响设备 会议横幅 四 会议记录和会议纪要会议进行过程中 文秘人员要做好会议记录 会后 根据会议记录尽快写出会议纪要 这个会议纪要可以说是用来指导今后一周工作的文件 因此尽可能在会议召开的当天 最迟不超过第二天就发文 8 任务二股东大会和董事会会议 一 股东大会 股东大会是公司的最高权利力机关 它由全体股东组成 对公司重大事项进行决策 有权选任和解除董事 并对公司的经营管理有广泛的决定权 股东大会既是一种定期或临时举行的由全体股东出席的会议 又是一种非常设的由全体股东所组成的公司制企业的最高权力机关 它是股东作为企业财产的所有者 对企业行使财产管理权的组织 企业一切重大人事任免和重大经营决策一般都得股东会认可和批准方才有效 9 一 股东大会 一 股东大会的基本形式 股东会会议分为定期会议和临时会议 股东大会应当每年召开一次年会 有下列情形之一的 应当在两个月内召开临时股东大会 董事人数不足 公司法 规定人数或者公司章程所定人数的三分之二时 公司未弥补的亏损达实收股本总额三分之一时 单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求时 董事会认为必要时 监事会提议召开时 公司章程规定的其他情形 10 一 股东大会 股东大会会议由董事会召集 董事长主持 董事长不能履行职务或者不履行职务的 由副董事长主持 副董事长不能履行职务或者不履行职务的 由半数以上董事共同推举一名董事主持 董事会不能履行或者不履行召集股东大会会议职责的 监事会应当及时召集和主持 监事会不召集和主持的 连续 日以上单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东可以自行召集和主持 11 一 股东大会 召开股东大会会议 应当将会议召开的时间 地点和审议的事项于会议召开 日前通知各股东 临时股东大会应当于会议召开 日前通知各股东 发行无记名股票的 应当于会议召开 日前公告会议召开的时间 地点和审议事项 12 一 股东大会 二 股东大会的基本内容1 议案的提出和审议单独或者合计持有公司百分之三以上股份的股东 可以在股东大会召开 日前提出临时提案并书面提交董事会 董事会应当在收到提案后 日内通知其他股东 并将该临时提案提交股东大会审议 临时提案的内容应当属于股东大会职权范围 并有明确议题和具体决议事项 股东大会不得对通知中未列明的事项做出决议 2 表决 13 一 股东大会 三 股东会议的组织股东会议一般严格按照法律规定的程序来组织 秘书除了进行会务服务外 主要工作还包括 1 会议记录2 股东会决议的写作 14 二 董事会会议 一 董事会会议的基本形式董事会是依照有关法律 行政法规和政策规定 按公司或企业章程设立并由全体董事组成的业务执行机关 董事会会议分为常会和临时会议 15 二 董事会会议 董事会每年度至少召开两次会议 每次会议应当于会议召开 日前通知全体董事和监事 代表十分之一以上表决权的股东 三分之一以上董事或者监事会 可以提议召开董事会临时会议 董事长应当自接到提议后 日内 召集和主持董事会会议 董事会召开临时会议 可以另定召集董事会的通知方式和通知时限 16 二 董事会会议 二 董事会会议的基本内容1 议案的提出和审议 每位董事在董事会常会上 均有提案权 董事提案时 一般应向董事会秘书递交书面并签名的提案 情况特殊时 也可在会议上直接用口头提出 但会后应补充书面议案 董事的议案 一般应列入会议议程 但经半数以上的董事决定 可以不列入会议议程 17 二 董事会会议 2 董事会决议 董事应当亲自出席董事会会议 因故不能出席 可以委托本公司其他董事代行表决权 委托时应签署 授权委托书 注明委托事项并签名 董事会会议在对决议事项进行表决时 董事应当在表决单上签名 受委托的董事同时注明委托董事的姓名 董事可以在表决单上提出补充意见 该意见具有与会议记录同等的效力 18 二 董事会会议 三 董事会会议的组织 董事会会议召开程序 会议议题的准备 确定议题 明确召开董事会会议的目的 议题的来源 董事会会议议题是结合本公司工作实际来确定的 会议材料的准备 董事长讲话 一般由董事长的秘书负责 有时也由筹备处专门的秘书人员准备 待议文件 主要是需在会上讨论 议定的材料 参阅资料 是会议的参考性文件 19 二 董事会会议 会议议程与时间 地点的安排 会场布置 一般以圆桌会议形式布置 发出召开董事会的通知 20 二 董事会会议 董事会会议的写作根据 公司法 对公司董事会的有关规定 董事会的决议应当包含以下内容 会议基本情况 会议时间 地点 会议性质 会议通知情况及董事到会情况 会议通知的时间 方式 董事实际到会情况 会议主持情况 议案表决情况 签署情况 21 22 二 董事会会议 3 董事会会议纪要根据公司法的规定 有限责任公司或股份有限公司在召开董事会会议时 应就会议情况做出会议纪要 董事会会议记录应当完整 真实 出席会议的董事和记录人应当在会议记录上签名 董事会会议记录应作为公司重要档案妥善保存 以作为日后明确董事责任的重要依据 23 任务三工作现场会 一 工作现场会的基本形式 现场会一般是指在典型单位或典型现场召开的借鉴性会议 一般选取有典型意义的生产 工作 试验 经营 教育等场所进行 由于其直观 通常能给人深刻的印象 从而起到较好的典型示范作用 24 二 工作现场会的组织 一 选择现场从某种意义上说 现场的选取 一定程度上决定了现场会的成功与否 因此对于现场的选取 一定要特别精心 慎重 应选择那种能达到会议目的 具有典型意义的现场 比如召开安全生产工作现场会 就可以选择事故现场 触目惊心 给人留下深刻印象 生产技术推广现场会 可以选择采用先进技术成功的企业 让人亲身体验他们的生产过程和技术水平 25 二 工作现场会的组织 二 确定参观路线现场会必须有参观现场的项目 因此会务工作人员必须在会前安排好参观路线和参观点 参观路线和参观点选择应符合会议目标 26 二 工作现场会的组织 三 会议资料的准备1 制定现场会方案大型的现场会必须制定现场会方案 现场会方案包括组织机构 会务准备 会程安排 经费预算等事项 制定现场会方案 一方面可以使现场会的准备工作有领导 有组织 有计划地进行 是现场会成功召开的保证 另一方面也是现场会经费使用的依据 27 二 工作现场会的组织 2 发出会议通知行政工作会议的通知在会议召开前一个工作日发出即可 因为那是常规的会议 大家心中基本清楚哪一天要开这个会了 动员会的通知提前一两个工作日发出亦可 如果邀请了上级领导 则需再提前一点 因为一般的动员会与会人员多为本单位人员 28 二 工作现场会的组织 3 制定会议议程现场会一般包括两大方面的内容 现场参观 会议 有的现场会先参观后开会 也有的现场会先开会后参观 4 安排参观线路 准备参观讲解词参观是现场会的一个重要环节 参观线路怎么安排 对参观现场讲解得如何 直接影响到参观的效果 因此 要重视线路安排和讲解词的写作等准备工作 29 二 工作现场会的组织 5 写作领导讲解词领导讲话稿应围绕现场会召开的目的 针对典型进行写作 一方面对典型进行分析 另一方面对相关工作提出要求 30 任务四座谈会和茶话会 一 座谈会 一 座谈会的基本形式座谈会是由一个特定的组织或个人出面 就某一个问题或一类问题 组织或邀请有关人员进行交流和讨论的会议 座谈会涉及内容广泛 可以是在一个特殊日子对某些人和事进行的讨论和交流 也可以是对一个事件的剖析 既可以是组织方请一些专门人士发表看法 也可以是与会者畅欲言 31 一 座谈会 二 座谈会的组织 明确座谈会的主题任何一个座谈会的举办 目的性都很明确 有的以教育和警示为目的 有的以交流情感 互相激发为目的 有的以沟通信息 统一思想为目的 也有的以提供平台 解决问题为目的 与会人员的确定确定与会人员应该依据会议的目的 会场布置座谈会的会场要悬挂会标 比如 装备制造企业座谈会 迎新春 谋发展座谈会 揭示会议主题 32 一 座谈会 发言人的安排座谈会的发言形式一般有两种 自由发言 即事先不设定发言人 不规定发言顺序 发不发言 什么时候发言 发几次言均由与会者自己决定 采用这种形式 要求主持人有较强的会场掌控能力 以避免会议冷场 事先确定几位主要发言者 也可以安排好发言顺序 先由主要发言者发言 再由其他与会者自由发言 33 二 茶话会 一 茶话会的基本内容茶话会 顾名思义 是饮茶谈话之会 它是由茶宴和茶会演变而来的 茶宴多以名茶待客 宾主在茶宴上一边细啜慢品 一边赋诗作对 论天说地 谈笑风生 茶会则是旧中国商人在茶楼进行交易的一种集会 流行于长江流域尤以上海最盛 届时 各业各帮的商人以约定的茶楼作为集会地点 边饮茶边交流行市 进行买卖 34 二 茶话会 目前 茶话会在中国十分盛行 各种形式的茶话会让人耳目一新 小的如结婚典礼 迎宾送友 同学朋友聚会 学术讨论 文艺座谈 大的如商议国家大事 庆典活动 招待外国使节 一般都采用茶话会的形式 特别是欢庆新春佳节 采用茶话会形式的越来越多 各种类型的茶话会 既简单隆重节俭 又轻松愉快高雅 是一种效果良好的聚会形式 35 二 茶话会 二 茶话会的组织 确定主题茶话会的主题 特指茶话会的中心议题 在一般情况下 商界所召开的茶话会 其主题大致可分为如下三类 以联谊为主题 以娱乐为主题 以专题为主题 确定与会者 发邀请函如果是小型茶话会 或者在通知与会者方面没有障碍 可以直接发邀请函 36 二 茶话会 会场的选择和布置 会场的选择 主办单位的会议厅 宾馆的多功能厅 高档酒楼等都可以作为茶话会举办场所 主办单位应根据茶话会与会人员身份 人数来选择合适的场所 座次安排 茶话会的座次安排有如下几种 环绕式 散坐式 圆桌式 主席式 37 二 茶话会 茶点的安排茶话会一般不上主食 不安排酒品 只提供茶点 茶话会的饮品 香茶是必备之物 有条件的还可以增加鲜果 糕点及各色糖果 会场的其他布置茶话会现场背景板上应书有 茶话会 字样 要突出茶话会的主题 6确定会议程序 38 任务五评审会 一 评审会的基本形式 评审会是有关权威机构 专家或其他相关人员对企业某一成果 包括工程 项目 产品 实验等 的可行性 可靠性 科学性以及技术水平 工艺质量等各种指标进行专业性评议审定的会议 对于企业任何重要的成果 都应该至少执行一次正式技术评审 39 一 评审会的基本形式 评审会的形式一般由企业向上级主管部门或权威鉴定机构提出申请 提供有关的资料 数据或样品 上级主管部门或鉴定机构接受资料 并进行评审 由于关系到该成果的价值判断 评审会在进行正式评审前 评审人员对其要进行评审的产品进行把关 确认其是否具备进入评审的初步条件 初步条件具备后 相关部门组织有关领导 行业专家 权威人士 技术人员组成评审小组 约定具体时间召开专门的评审会 40 二 评审会的基本内容 评审会的基本内容包括 一 汇报企业根据自己的成果特点 价值 作用 影响 进行专题汇报 二 鉴定评审小组专家从多个方面对成果及相关资料据 进行真实性 科学性 正确性 清晰性 无二义性 一致性 必要性 完整性 可实现性 可验证性 可测性等进行鉴定 如果有可能 最好制定评审检查表 列出若干指标 逐一进行鉴定 41 二 评审会的基本内容 三 评审对鉴定的结果进行评议 审查 讨论 四 结论根据评审会讨论结果 作出最终结论 并出具评审会结论性文件 42 三