档案管理_建设项目档案管理实务课件

建设项目档案管理实务 内容 一 项目建设程序二 相关概念与项目档案的特点三 项目档案管理的依据四 项目文件形成的质量监控五 项目文件的归档范围和保管期限的划分六 归档项目文件的质量要求七 项目文件的整理归档八 项目档案的汇总整理与移交九 项目档案的验收 一 项目建设基本程序 四大环节 决策设计施工竣工验收六阶段 项目建议书阶段 拟建项目设想 可行性研究阶段 从技术与经济上进行分析论证 设计文件阶段 招标选择单位进行初步 技术 施工图设计 建设准备阶段 征地拆迁 材料订货 招标选择施工单位等 建设实施阶段 建设 施工 监理单位对工程进度 质量 投资的管理与控制 竣工验收阶段 自查 初验 专项 总验 二 相关概念和项目档案的特点 一 相关概念项目文件 指建设项目在立项 审批 招投标 勘察 设计 施工 监理及竣工验收全过程中形成的文字 图表 声像等形式的全部文件 项目档案 指经过鉴定 整理并归档的项目文件 项目文件是项目档案的前身 项目档案是项目文件的归宿 建设项目 指建筑 安装等形成固定资产的活动中 按照一个总体设计进行施工 独立组成的 在经济上统一核算 行政上有独立组织形式 实行统一管理的单位 小区 单位工程 在建设中 根据合同 具有独立施工条件 可单独作为成本计算对象的工程 独立楼房 分部工程 在单位工程中 按结构部位 路段长度及施工特点或施工任务划分为若干个分部工程 建筑 水电 门窗 分项工程 在分部工程中 按不同的施工方法 材料 工序等划分为若干个分项工程 二 相关概念和项目档案的特点 二 项目档案的特点 1 数量大2 形成时间长3 形成的单位多4 专业性强5 种类和载体的多样性6 成套性 三 建设项目档案的管理依据 档案法 建筑法 海南省档案管理办法 建设工程质量管理条例 基本建设档案管理资料管理暂行规定 国家重点建设项目档案管理登记办法 重大建设项目档案验收办法 海南省重点建设项目档案验收实施细则 GB T11811 2008科学技术档案案卷构成的一般要求 DA T28 2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 四 项目文件形成的质量监控 1 统筹规划 组织协调 成立项目档案领导小组 负责统筹组织开展项目档案工作 参照 国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表 制定本项目档案的归档范围 印发各参建单位遵照执行 要求各自负责收集 在与参建各方签订项目设计 施工及监理 供货等合同时 应设立专门条款 明确参建单位的收集 整理 归档的范围 时间 套数和标准等 并预留部分工程款 保证项目档案的完整 准确 系统归档后结算 一 建设单位文件的质量监控 2 建立网络 明确职责 建设单位在进入项目开始运作的阶段后必须加强项目档案工作 指定一位负责人分管档案工作 确定专门的档案工作机构和人员 加强管理和监督指导 同时 把档案工作网络扩展到项目参与建设的每个单位 明确各参建单位档案工作责任人及分管领导 如某建设项目档案工作网络图 业主总工室 办公室 档案室 计划部 工程部 财务部 监理单位 设计单位 施工一队 施工二队 领导 协调工作工作人员 具体工作 总承包 施工一队 施工二队 施工五队 3 统一制度 规范管理 项目建设单位 业主 法人 要制定要项目档案管理的相关规定 办法 标准和制度等 并印发到各参建单位贯彻执行 如项目档案资料管理办法 竣工文件编制规定 项目档案分类方案 项目文件归档范围及保管期限表 项目档案整理操作规程 竣工档案验收办法 档案库房管理制度 档案利用制度 档案保密制度等 4 申报登记 接受监督根据1997年8月19日国家档案局颁布施行 国家重点建设项目档案管理登记办法 的规定 国家重点建设项目要做好申报登记 二 设计单位文件的质量监控 1 设计单位明确设计任务后 应明确形成文件的质量要求 保证每张施工图应有图号 图名 设计人 校对人 审核人签名 2 规范设计变更文件的编制和传送 3 设计文件要按专业 文号顺序进行积累 4 设计任务完成后 需向建设单位移交经规范整理的全套档案 含电子件 并详列项目全部的技术文件 变更文件 图纸勘误表目录 三 监理单位文件的质量监控 1 明确职责 根据 建设法 和监理制度的规定 负责 三控制 两管理 一协调 即对工程质量 工期和投资控制 合同和信息管理 协调各方关系 检查 审核参建各方项目档案的完整 准确和系统 2 向法人提交工程监理档案材料 一是参与招标时 协助法人明确文件归档条款 二是在设计阶段监理时 对设计文件 图纸进行检查 归档验收 三是施工阶段监理时 对施工单位项目文件形成积累监控 对来自法人 设计和施工单位的文件进行完整 准确和系统进行审核 四 施工单位文件的质量监控 施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实貌和质量的主要依据 数量比重最大 是项目档案的主要组成部分 控制手段 一是以公文形式的文件 要注意统一文号 二是施工记录 必须真实 准确 耐久 有序 规范和完备的签署手续 三是竣工图必须字迹 线条清晰 图面整洁 修改到位 五 项目文件的归档范围和保管期限的划分 1 归档范围 对于具体的某个建设项目的归档范围 项目法人可参照 国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表 或 企业档案工作规范 表A 7项目建设类或相关主管部门所列的归档范围结合建设项目的实际情况予以适当拓宽或缩减 主要归档范围是反映与项目有关的重要职能活动且具有查考利用价值的各种载体的文件 2 收集职责 项目准备阶段 建设单位各机构负责收集积累项目立项及前期准备文件及设备 工艺和涉外文件 勘察设计单位负责收集积累勘察 设计文件 项目施工阶段 由各承包单位或分包单位负责收集各自承包项目形成的全部文件 项目监理单位负责收集积累项目监理文件 并受建设单位委托监督检查项目建设中的文件收集积累任务 而且向建设单位提交有关专项报告 验证材料等文件 项目试运行阶段 试运行单位负责收集 积累在生产技术准备和试运行中形成的文件 项目器材供应 财务管理单位负责收集 积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件 3 项目档案保管期限的划分 项目档案的保管期限主要有永久 长期 50年 和短期 15年 三种保管期限 编制项目档案保管期限表主要参照 国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表 来制定 影响项目档案保管期限划分的因素有 技术因素 功能因素 时间因素 典型因素 作者因素 名称因素 五 归档项目文件的质量要求 1 字迹清楚 图样清晰 图表整洁 盖章签字手续完备 2 需永久 长期保存的文件不应用易褪色的书写材料 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 书写 绘制 凡为易褪色材料 如复写纸 热敏纸即传真纸 形成的并需要永久和长期保存的文件 应附一份复印件 3 复印 打印文件及照片的字迹 线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求 4 录音 录像文件应保证载体的有效性 5 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘 6 归档的项目文件应为原件 7 图纸一般采用蓝晒图 竣工图应是新蓝图 计算机出图必须清晰 不得使用计算机出图的复印件 8 归档文件要齐全 完整 9 竣工文件的编制要求 竣工文件由施工单位负责编制 监理单位负责审核 由设计单位编制的竣工图应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任 竣工图应真实反映项目竣工验收时的实际情况 如施工图结构 工艺 平面布置等有重大改变或变更超过35 的 应重新绘制竣工图 建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图 如施工图施工没有变动的 由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章 可做竣工图归档 不同幅面的工程图纸应按 技术制图复制图的折叠方法 统一又叠成A4幅面 图标栏露在外面 图面折在里面 利于保护图迹永久保存 不易褪化 监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查竣工图编制完成情况 以便发现问题后能够及时修改及补齐 项目竣工图一般为两套 另有要求除外 如在城市规划区范围内的重点建设项目 应按有关规定编制一份主要建筑物及综合管线竣工图给城建档案馆 所有竣工图应加盖竣工图章 竣工图章如下图所示 图章尺寸60mmX80mm 六 项目文件的整理归档 项目文件整理的原则项目文件组卷的方法项目文件组卷的流程案卷的分类排列项目档案的编号项目档案案卷目录的编制 整理原则 根据 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 规定 遵循科技文件的形成规律保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套 系统便于档案的保管和利用 尊重形成规律 科技档案的形成有其自身规律 反映科技活动各阶段 环节的特殊要求 不得轻易破坏 日常形成积累有一定基础 有的已处于预立卷状态 因此利用原基础可起到事半功倍的效果 保持文件间的有机联系和案卷的成套 系统 项目档案的特点之一就是成套性 成套性就是文件之间的联系性 有机联系是文件内容内在的 本质的 自然的联系 而不是人为的联系 文件有机联系的几种状态 某一项目或单位工程 分部分项工程的文件 某一问题 事故处理形成的一组文件 请示与批复一组会议材料就某一变更事项产生的报告 批复 洽商材料 会议纪要等系统编号的变更令 变更通知单 工程联系单 材料报验 实验报告等有时间或文号联系 设备选购 开箱 试运行三阶段形成的文件 既自成体系 又互为联系 便于档案保管利用 是档案整理工作目的和要求与前两个整理原则矛盾时 应以第三个原则为重 组卷方法 管理性文件按问题 时间或项目依据性 基础性 竣工验收文件组卷 勘察设计材料和项目设计文件按项目或专业组卷 项目施工文件按单项工程 单位工程或装置 阶段 结构 专业组卷 检查验收记录 质量评定及原材料试验文件按单项工程 单位工程组卷 项目竣工图按建筑 结构 水电 暖通 电梯 消防 环保等顺序组卷 设备文件按专业 台件等组卷 监理文件按文种组卷 若干组卷方法介绍 项目组卷法或单位 分项工程组卷法 阶段 专业 结构组卷法问题组卷法时间组卷法文件名称组卷法来源组卷法 项目或单位 分项工程组卷法 将一个项目或单位工程 分部 分项工程看做一个基本单元 组成一个案卷 如 案卷1 海口电厂地基处理文件 案卷2 东方电厂一号机锅炉焊接及热处理检验记录 以一个发电机组为例 汽机间上部结构工程主厂房地下结构工程除氧煤仓上部结构工程主厂房建筑工程 地基处理文件施工记录桩基处理的效果分析 结论与评价 桩基检测报告变更文件及工作联系单重大问题及缺陷处理记录隐蔽工程验收记录 以上各组成一个案卷 桩基 阶段或专业 结构组卷法 即按工程 设备的结构 工程进行的不同阶段组卷 使用于施工文件 例 XX电厂土地征用文件 阶段 XX局机关办公楼排水结构竣工图XX公司主厂房管道水压检验记录 问题组卷法 将涉及同一问题 同一特定问题 同一类问题 的文件组成一卷 适用于管理性文件 例如 1 省市计经委 省能源集团关于项目建议书的请示 批复 2 省能源集团 省市计经委 市人民政府等关于工程预可行性 可行性研究报告的请示 批复 通知 3 加工厂水文地质勘察报告 时间组卷法 内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷 时间特征明显的文件可采用此方法 例如 海南东线高速公路工程1标段1993年8月份计量支付报表 海口环城高速公路工程3标段2006年1 3月份施工日记 名称组卷法 就是将相同名称 文种 的文件组成一卷 例如 海岛建设公司董事会2010年1 6月份会议纪要东方火电厂2标段设计变更技术联系单临高思源学校一期工程房屋拆迁协议书大隆水库工程监理部2006年1 50号工作联系单 来源组卷法 将来自同一地区 作者或内容针对同一地区的文件组成一卷 例如 华能海口公司关于文昌风电厂机构调整 人事任免问题的批复 文昌风电厂工程指挥部关于XX村房屋拆迁协议书 合理分卷 检查补充 卷内文件整理 卷内目录与备考表填写 案卷封面填写 案卷装订 项目文件组卷的流程 1 检查补充 对照归档范围 将接收进来的材料再检查一遍 确保符合原始 完整 准确等要求 区分不作为科技档案归档的文件 如文书文件 普发性文件 重份文件 事务性文件等 2 合理分卷 案卷是最低层次的类下面最小的类 是档案构成的基本单元 组卷的目的就是将零散文件通过某种方法形成一个个案卷 卷和卷之间相对独立 卷内文件保持有机联系 卷分为卷盒 卷夹 卷盒厚度以不超过4公分为宜 卷夹厚度以2公分左右为宜 不超过 公分 卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹 也可以采用件保管的方法 3 卷内文件整理 查漏补缺对破损文件进行修校对字迹模糊或易褪变的文件进行复制去除金属物超出卷盒幅面的科技文件应叠装 按照A4大小粘贴折叠 图纸折叠方法见GB T10609 3 卷内文件排列 按文件间的联系 重要程度 时间顺序 工程部位排列 科技 项目 文件一般文字材料在前图样在后 译文在前原文在后 管理性文件一般正本在前底稿在后 批复在前请示在后 结果在前过程在后 几种卷内文件的排列方法 图样文件 按隶属关系 按总体和局部的关系 按图号顺序 按地区特征 按时间顺序文字型文件 按重要程度 按时间 按地区 按内在联系 复文在前 来文在后 正文在前 附件在后 正本在前 定稿在后 图文混合型 一般是文字在前 图样在后 如果文字只起补充说明作用的 图样在前 文字在后 卷内文件页号的编写 案卷内项目文件以件为单位装订的 逐件盖档号章 并以件为单位编写页号 整卷装订的 从001起编页号 以有效内容的页面为一页 根据2008年版国标 科技案卷构成一般要求 整卷装订也可以件为单位编写页号 已有页号的文件可不再重新编写页号 4 卷内文件目录与备考表的填写 最好激光打印字段格式符合要求字体大小适当 填写卷内目录 序号 文件在卷内的顺序号文件编号 完整的代字代号责任者 文件的形成者 单位全称或规范化简称 文件材料题名 文件名称 注意无名称 或名称不能揭示内容的应自拟并加 日期 文件形成时间 用8位数字表示20010226表示 页数 填写每件文件的总页数 备注 需说明的情况 卷内目录档号 24 J 1 001 1 文件级档号 08年版科档案卷要求 第四部分应为序号 24 J 1 001 卷内目录 档号 24 J 1 001 案卷级档号 档号 24 J 1 001 010 文件级档号 第四部分为所在卷大流水编号的第10页 卷内备考表的编制 5 案卷封面填写 案卷封面内容填写 案卷题名 揭示卷内科技文件的内容立卷单位 案卷的形成单位 起止日期 卷内文件的起止时间保管期限 对照保管期限表 从案卷保管单位的角度确定是永久 长期 短期 密级 卷内科技文件的最高密级 档号 档案的编号 案卷封面的编制 案卷题名的拟写方法1 案卷题名 项目名称 单位工程名 分部 分项 路段 专业 阶段 结构 文件内容 文件名方法2 案卷题名 责任者 问题 时间 地区等 文种 例 1 海文高速公路工程K50 20 K110 15项目名称单位工程路基压实度评定表文件内容文件名 2 美兰机场候机楼电气线路竣工图项目名称单位工程专业阶段文件名 3 海南广场1号楼供水排水施工图项目名称专业名阶段文件名 4 琼州大桥桥面沉降观测记录项目名称内容文件名 5 海南东线高速公路K100 10 K150 15路基中间检验报验单项目名称分项工程文件名 6 世纪大桥基础及下部结构单位工程名称1号墩钻孔桩 立柱 盖梁质量评定表分部工程名称内容文件名称 7 海南省地震局关于省档案馆库房地震安全性评价的作者问题通知 评价报告 评价结果 审批意见书文件名 案卷脊背式样 1 整卷装订的 用电钻三孔一线线绳装订2 以件单位装订组卷的 在左侧用不锈钢钉装订或缝纫机踏线 并在每件文件首页空白处加盖档号章 6 案卷的装订或装盒 案卷的分类排列 项目内分类项目前期文件项目施工文件项目竣工文件项目设备文件项目验收文件排列 按照类别 阶段 时间等要素排列 分类编号例1 综合档案室 010 C人事教育 B党务活动 G特种载体 A行政管理 D基本建设 E会计档案 F设备档案 2宿舍 3厂房 4海文高速公路 1办公楼 综合 前期 类1 监理3 施工4 设备5 声像类6 1卷2卷3卷4卷122卷 设计2 一级类目名称及代号 二级类目名称及代号 基本范围 办公楼1 宿舍2 食堂3 俱乐部4 同一工程项目内 包含从工程立项 勘探测绘 设计 施工 监理 竣工验收和工程创优的全过程 基本建设类JJ 档号 JJ 1 001 项目档案档号的编制 档号构成 全宗号 分类号 或项目代号或目录号 案卷号如 010 D 1分类编号 适用于大中型项目项目代号 项目内分类号 案卷顺序号如 D 4 1 122大流水编号 适用中小型项目项目代号 案卷顺序号如 DAG 50 档案馆建设项目代号 档号的编制说明如 010 D 4 1 122 案卷号三级类目号二级类目号一级类目号全宗号 编制项目档案案卷目录 项目文件整理成果的反映项目档案保管和查询的工具 案卷目录 七 项目文件的归档 1 建设单位各机构 各施工单位 监理单位应在建设项目完成后 将经整理 编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求 向建设单位档案管理机构移交归档 工程分包的 由分包单位向总包单位移交 再由总包单位汇总整理后建设单位移交 项目各参建单位在完成项目档案编制后 用铅笔编写临时档案号 2 根据基本建设程序和项目特点 归档可按阶段分期进行 也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档 3 归档文件应完整 成套 系统 应记述和反映建设项目的规划 设计 施工及竣工验收的全过程 真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况 图物相符 技术数据可靠 签字手续完备 文件质量应符合规定 4 外文资料应将题名 卷内章节目录译成中文 经翻译人 审校人签署的译文稿与原文一起归档 5 项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集 编制和整理后 应依次由竣工文件的编制方 质监部门 监理部门对文件的完整 准确情况和案卷质量进行审查或三方会审 经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构 6 项目文件的归档时间 除受委托进行项目档案汇总整理外 各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档 有尾工的应在尾工完成后及时归档 八 项目档案的汇总整理与移交 一 项目档案的汇总整理 全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织 其内容包括 a 根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况 设计 制定统一的项目档案分类编号体系 小型项目直接按项目 结构或专业分类 大中型项目